Logistics System Assessment Tool (LSAT) - Spanish

Publication date: 2009

[image: image2.jpg] [image: image2.jpg] INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE SISTEMAS LOGÍSTICOS (IESL) USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1 USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1, es un proyecto financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional bajo el contrato número GPO-I-01-06-00007-00, a partir del 29 de septiembre de 2006. Orden de Trabajo 1 es implementada por John Snow, Inc., en colaboración con PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, The Manoff Group y 3i Infotech. El proyecto mejora las cadenas de productos e insumos esenciales de salud mediante el fortalecimiento de los sistemas de información para la administración de logística, haciendo más eficiente los sistemas de distribución, identificando los recursos financieros para la adquisición y operación de la cadena de suministros y mejorando el pronóstico y la planificación de las adquisiciones. El proyecto también insta a los legisladores y los donantes a apoyar la logística como un factor crítico en el éxito general de sus mandatos en el área de salud. Cita recomendada USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1. 2009. Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL). Arlington, Va.: USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1. USAID | DELIVER PROJECT John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Teléfono: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 E-mail: askdeliver@jsi.com Internet: deliver.jsi.com Contenidos vAcrónimos Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL) 1 GUIA DEL USUARIO 1 Antecedentes y objetivo 3 Ventajas 3 Descripción del proceso 3 Puntuación y Monitoreo de los Resultados del IESL 17 SECCIÓN I: Organización y Personal 19 SECCIÓN II: Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) 21 SECCIÓN III: Selección de Productos 25 SECCIÓN IV: Estimación de Necesidades 27 SECCIÓN V: Obtención de Insumos/Adquisición 28 SECCIÓN VI: Procedimientos de Control de Inventarios 30 SECCIÓN VII: Bodegaje y Almacenamiento 32 SECCIÓN VIII: Transporte y Distribución 34 SECCIÓN IX: Apoyo Organizacional al Sistema Logístico 36 SECCIÓN X: Uso de Productos 39 SECCIÓN XI: Financiamiento/Coordinación con los Donantes/Planificación de la DA 41 PUNTUACIÓN TOTAL DEL IESL 42 Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL) 43 Introducción 45 INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO (IESL) 47 SECCIÓN I: Organización y Personal 49 SECCIÓN II: Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) 54 SECCIÓN III: Selección de Productos 61 SECCIÓN IV: Estimación de Necesidades 64 SECCIÓN V: Obtención de Insumos/Adquisición 67 SECCIÓN VI: Procedimientos de Control de Inventarios 71 SECCIÓN VII: Bodegaje y Almacenamiento 77 SECCIÓN VIII: Transporte y Distribución 82 SECCIÓN IX: Apoyo Organizacional al Sistema Logístico 86 SECCIÓN X: Uso de Productos 92 SECCIÓN XI: Financiamiento/Coordinación con los Donantes/Planificación de la DA 97 Figuras 45Figura 1. Ciclo logístico Tablas 6Tabla 1. Áreas de Conocimiento que se Requieren de parte de los Participantes y Entrevistados 13Tabla 2. Hoja de Trabajo de Objetivos e Intervenciones 15Tabla 3. Hoja de Trabajo del Plan de Trabajo Acrónimos ARV antirretroviral TPA tasa de prevalencia de uso de anticonceptivos CS Seguridad Anticonceptiva DAI Disponibilidad Asegurada de Insumos DAIA Disponibilidad Asegurada de Insumos AnticonceptivosDOT terapia bajo observación directa (por sus siglas en Inglés) FEFO primero-en-expirar, primero-en-entregar (por sus siglas en inglés) SIGS Sistema de Información de Gestión de la Salud IEC información, educación y comunicación DUI dispositivo intrauterino IEIL Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos SIAL Sistema de Información para la Administración Logística IESL Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos MS Ministerio de Salud NC no corresponde ONG organización no gubernamental PRSP Plan de Estrategia de Reducción de la Pobreza (por sus siglas en inglés) SR salud reproductiva PES punto de entrega de servicio ITS infección de transmisión sexual SWAp enfoque sectorial (por sus siglas en inglés) TB tuberculosis Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL) GUIA DEL USUARIO Antecedentes y objetivo El Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL), uno de los dos instrumentos de recolección de datos (junto con instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos) desarrollados por USAID |PROYECTO DELIVER, es utilizado para evaluar un sistema logístico y su entorno. El IESL, un instrumento de diagnóstico y de monitoreo, puede usarse para realizar una evaluación anual o como parte integral del proceso de planificación del trabajo. Los datos recolectados usando el IESL se analizan para identificar problemas y oportunidades y, en base a ellos, es usado para delinear una evaluación más profunda y/o las intervenciones apropiadas. Puesto que las evaluaciones utilizando el IESL se realizan y se analizan en años sucesivos, los resultados pueden ser usados para monitorear y mejorar el funcionamiento del sistema; y para proporcionar datos esenciales que puedan identificar los puntos fuertes y los puntos débiles de la disponibilidad asegurada de insumos en un país. Tanto las cadenas de suministros públicas o privadas pueden utilizar el IESL. Ventajas El IESL puede— proporcionar a las partes interesadas una visión amplia de todos los aspectos de un sistema logístico usarse como un instrumento de diagnóstico para identificar problemas y oportunidades en logística y en disponibilidad asegurada de insumos aumentar el nivel de conciencia colectiva y la pertenencia del desempeño y de los objetivos del sistema para un mejorar ser usada por el personal del país como instrumento de monitoreo (para aprender y mejorar continuamente el desempeño del sistema) proporcionar datos para la planificación del trabajo. Descripción del proceso Período/Ciclo de evaluación El IESL puede aplicarse anualmente o, según lo acordado dentro de los países seleccionados, idealmente debe ser realizado dentro de los tres meses previos a la planificación del trabajo o los ejercicios de planificación estratégica. Recolección de datos Existen dos métodos de recolección de datos— grupos de discusión (método preferido) incluyendo ya sea (a) un grupo de discusión a nivel central y otro a nivel inferior (por ejemplo, representantes de distrito) o (b) un grupo de discusión conjunto compuesto por participantes de nivel central y de nivel inferior; planeando realizar, como mínimo, un grupo de discusión de personas del nivel central como una guía para realizar las entrevistas a los informantes claves tanto a nivel central como en los niveles inferiores. Se recomienda que los participantes del grupo de discusión o el entrevistador y los entrevistados, completen un número limitado de visitas de campo. Estas visitas pueden hacerse antes de la recolección de datos para tener una idea de las circunstancias actuales, o después de la recolección de datos para dar seguimiento a los problemas que surgieron durante la recolección de datos. Análisis de Datos y Recomendaciones para el Plan de Trabajo El análisis de los datos y el desarrollo de las recomendaciones y de un plan de trabajo deberían efectuarse inmediatamente después de la recolección de la información. A fin de desarrollar y dar prioridad a un conjunto de objetivos e intervenciones que responderán a los problemas que surgieron durante el ejercicio del IESL, este proceso ha de incluir un repaso minucioso de las fortalezas y debilidades del sistema. Aprendizaje Anual y Mejora del Desempeño A fin de medir el progreso, los resultados del año en curso y del año anterior han de ser comparados cada año. De la misma manera, los resultados de las intervenciones y las suposiciones en cuales se basan han de examinarse para que esta experiencia pueda ser aplicada al plan de trabajo del siguiente año. Planeación para aplicar el IESL Investigación Preparatoria Algunos aspectos del IESL han de ser investigados antes de empezar las discusiones en grupo o las entrevistas. La información obtenida ha de ser presentada y validada durante curso de la evaluación. Selección del método de recolección de datos Con los aportes de los gerentes del programa y contrapartes en el país, será necesario ponerse de acuerdo en cuanto a qué método utilizar. Grupos discusión grandes puede necesitar sesiones que duren de un día a un día y medio para obtener la magnitud y fondo requeridos de los datos y para proveer una oportunidad adecuada de participación para todos. Si el trabajo de planificación forma parte del ejercicio, se tendrá que extender el tiempo necesario para las sesiones. El uso del IESL como guía para las entrevistas con los informantes clave puede tomar hasta dos semanas o más debido al tiempo que se necesita para programar y realizar múltiples entrevistas con las personas que tienen conocimiento sobre los muchos de los componentes del sistema logístico. Opción 1: Grupos de discusión Separe los grupos de discusión del nivel central y de los niveles inferiores Nivel central: Esta sesión de grupo ha de incluir aproximadamente 10-25 participantes. Este grupo de discusión es el requerimiento mínimo al utilizar este método de recolección de información. Nivel inferior: Si la selección de productos, la estimación, la adquisición y la estructura organizacional se definen y se aplican al nivel central, entonces solamente siete de los 11 tópicos del IESL tendrán que estar representados de los niveles inferiores. Si estas funciones están descentralizadas a uno de los niveles inferiores, las personas que tengan este conocimiento han de ser incluidas. Esta sesión debe incluir representantes que tengan ese conocimiento. Por lo general, este grupo se compone de unidades de una sección transversal (por ejemplo, distritos), aunque puede que sea necesario seleccionar un subconjunto diferente, como un área geográfica en particular o unidades bajo circunstancias específicas. Esta opción requerirá por lo menos un día en cada lugar. Grupo de discusión de grupo conjunto (recomendado) Tanto los participantes del nivel central como de los niveles inferiores se reúnen en una sesión. Esta sesión probablemente incluirá 15–25 participantes y requerirá de un moderador experimentado. Esta actividad seguramente tomará de uno a dos días, dependiendo del número de participantes y del nivel de planificación de trabajo que se incluya en el ejercicio. Opción 2: Entrevistas con los informantes clave Con esta opción, utilice el IESL como una guía de entrevista para recolectar datos de los informantes clave. Debido a que este método implicará entrevistar a numerosas personas, el (los) entrevistador(es) tendrá(n) que consolidar y reconciliar los resultados en un solo informe final de evaluación. Para asegurar que todos los temas son cubiertos, todo este proceso puede tomar una semana o más, dependiendo del número de personas que necesiten ser entrevistados. Una desventaja de este método es que no permite una discusión de grupo entre las personas que trabajan en diferentes áreas de la cadena de suministros (durante la fase de recolección de datos). Si se selecciona este método, se recomienda tener una reunión con las partes interesadas para presentar y comentar los resultados de la evaluación. Un ejercicio de grupo participativo puede también usarse durante la etapa de análisis de datos del IESL. Selección de los Participantes en el Grupo de Discusión/Entrevistados Para recolectar datos exactos sobre el funcionamiento de cada aspecto del sistema logístico, es importante seleccionar la combinación apropiada de personas. Para la opción de grupo de discusión, continúe incluyendo los participantes del grupo de base los siguientes años a fin de desarrollar una capacidad interna y de mejorar la fiabilidad de los datos. Consideren a grupos ya existentes (tales como los comités de logística) como fuente de participantes. Cada uno de los participantes en el grupo de discusión/entrevistado ha de tener— buen conocimiento de una o más áreas de conocimiento cubiertas por el IESL (ver la tabla 1). experiencia práctica de cómo funciona el sistema logístico al nivel que la persona representa (nivel central o inferior). Los gerentes de programas han de identificar a los participantes y entrevistados mas apropiados. Consideren a donantes internacionales y/o al Ministerio de Finanzas para el área de conocimiento de finanzas. Incluya a alguien que tenga experiencia con las políticas como participante/entrevistado ya que varias secciones incluyen preguntas sobre políticas. Al seleccionar a los participantes/entrevistados, consulte la Tabla 1 para asegurarse de recolectar la información necesaria para el IESL. Tabla 1. Áreas de Conocimiento que se Requieren de parte de los Participantes y Entrevistados Conoce Sobre: Nivel Central* Nivel Inferior Organización y Personal ** SIAL Selección de Productos** ** Estimación de Necesidades** ** Adquisición** ** Procedimientos de Control de inventarios Bodega y Almacenamiento Transporte y Distribución Apoyo Organizacional Uso de Productos Financiamiento/Coordinación con los Donantes/Planificación de la DA *Los grupos de discusión o las entrevistas a nivel central han de incluir a participantes o entrevistados que tengan una base de conocimiento en las 11 áreas del IESL. **Si estas funciones logísticas están centralizadas, estas cuatro áreas se pueden excluir de cualquier otro grupo de discusión en los niveles inferiores. Para capturar la base de conocimiento de todas las áreas del IESL, los participantes han de representar cada componente en cada nivel (por ejemplo, a nivel de distrito). Planeación de Visitas de Campo Se recomienda que los facilitadotes o entrevistadores hagan las visitas de campo. El hacer estas visitas antes de las sesiones de discusión/entrevistas proveerá una muestra del contexto o circunstancias actuales, lo que añadirá una mejor comprensión de la recolección de la información. Las visitas realizadas después de las discusiones/entrevistas ofrecen la posibilidad de explorar más a fondo los problemas identificados durante las discusiones/entrevistas, de mejorar la calidad de la información recolectada y de permitir la recolección de datos adicionales. Las personas que realizan las visitas de campo se pueden concentrar en las preguntas que quedaron sin respuesta en el IESL, en la información mezclada, poco clara o en disputa; en las respuestas variadas o muy generales. Los gerentes de programas o sus contrapartes en el país pueden ayudar a planear el número apropiado de visitas de campo antes y/o después del ejercicio. Uso del IESL en un Sistema de Atención en Salud Descentralizado La década del 90 presenció un incremento en el número de países en vía de desarrollo que implementaron programas de reforma en el sector salud en un intento de mejorar la equidad, el acceso, la calidad y la sostenibilidad financiera de los servicios de salud. Los donantes bilaterales, los organismos multilaterales y los bancos de desarrollo han apoyado las reformas, la cuales con frecuencia han traído cambios significativos en la estructura de financiamiento y en los sistemas de apoyo de los ministerios de salud (MS). En muchos países, la reforma del sector salud ha resultado en la descentralización de los sistemas de salud pública. Las formas más comunes de descentralización incluyen— devolución: transferencia de la autoridad y las responsabilidades a los municipios, provincias y distritos locales desconcentración: ocurre dentro del Ministerio de Salud del nivel central hacia las regiones y los distritos delegación: transfiere las responsabilidades a agencias semi-autónomos. Cualquier sea la forma de descentralización implementada, el proceso crea desafíos para los gobiernos y los gerentes en salud locales mientras asumen la responsabilidad de administrar los programas de salud. Ya que la descentralización ocurre frecuentemente como consecuencia de una reforma del sector salud, se deberían considerar los siguientes aspectos ANTES de decidir si se puede implementar el IESL en su forma estándar como se presenta en este manual, o si es necesario adaptarlo a un sistema de atención en salud descentralizado: ¿Existen planes para descentralizar los servicios de salud/planificación familiar? ¿Cuándo? ¿A qué nivel? ¿Ya está ocurriendo la descentralización? Si este es el caso, ¿cuándo se inició el proceso? ¿Qué forma de descentralización se está aplicando/planeando (devolución, desconcentración o delegación)? ¿Existe una entidad/comité a nivel central que supervise el proceso de descentralización? Como resultado de la descentralización, ¿Qué relación existe entre el nivel central y los otros niveles? Si el sistema se ha devolucionado, es probable que la relación formal que existía entre el nivel central y el nuevo nivel al que se ha traspasado estará debilitada y, en algunos casos, el nivel central haya transferido totalmente la autoridad para las decisiones programáticas al nivel que se ha traspasado. ¿Qué cadenas de suministros son afectadas por la descentralización? ¿Cuáles cadenas de suministros se verán afectadas en el futuro? Sistemas de salud con Desconcentración o Delegación En general, el IESL estándar debiera poder usarse, tal como se presenta en este manual, en situaciones de desconcentración o delegación, ya que el nivel central sigue teniendo un rol importante en esos sistemas. En cualquiera de esos ambientes descentralizados, sin embargo, puede que algunas preguntas necesiten leves modificaciones para asegurar su aplicación a la situación actual. Además, el ejercicio tendrá más sentido si se incluye a personal de los niveles inferiores. Con estas consideraciones, sin embargo, se debería de poder utilizar el IESL estándar en estos tipos de descentralización. Sistemas de Salud con Devolución Si el sistema de salud en su país está en alguna etapa de devolución, es probable que el tipo de relación que había antes entre las agencias del nivel central y las nuevas agencias no exista de la forma como existió anteriormente; y las condiciones, las políticas y los procesos pueden variar tremendamente de una parte del país a otra. En tales contextos, se obtendrán resultados más significativos con el IESL al implementar una versión adaptada de la misma en distritos, regiones o provincias seleccionados (donde sea que se haya traspasado la autoridad). Si los nuevos niveles/agencias a los que se les ha traspasado la autoridad están tomando sus propias decisiones programáticas, será necesario que sean consultarlos directamente, ya que es muy probable que las respuestas dadas a las preguntas del IESL por el nivel central sean bastante diferentes de las respuestas procedentes de los niveles inferiores. En cuanto a la aplicación del IESL en dichos contextos, habrá que evaluar cada región o distrito por separado usando una versión completa y adaptada del IESL. Los resultados serán de utilidad principalmente al nivel de aplicación. Cada región o distrito podrá usar los resultados con fines de planificación y de gerencia, así como para monitorear el progreso a través del tiempo. Es probable que los resultados sean de mayor utilidad a nivel local que si se intenta consolidarlos para determinar las condiciones a nivel nacional, dependiendo del diseño de la cadena de suministros nacional. Para la mayoría de los contextos de devolución, por lo tanto, el mejor enfoque es animar a tantas regiones o distritos como sea posible a utilizar el IESL para sus propios fines y beneficios a nivel que la autoridad se hay traspasado. Para obtener una perspectiva a nivel nacional sobre el desempeño del sistema logístico, se puede tomar una muestra representativa de las regiones y de los distritos y obtener el promedio de los resultados del IESL en los sitios de aplicación. Tal ejercicio sería de utilidad para preguntas que se realizan en todos los niveles de aplicación. Una vez que se ha tomado una decisión de dónde aplicar el IESL dentro del contexto de devoución, es preferible adaptar las preguntas del el IESL estándar, reuniendo a participantes seleccionados que representen el (los) nivel(es) objetivo(s). Esto podría hacerse en un taller de uno a dos días de duración, en el cual se repasa y discute cada pregunta del IESL. Algunas preguntas pudieran necesitar borrarse o reescribirse de manera diferente para que reflejen mejor el nivel. Las notas a continuación presentan algunas recomendaciones a considerar al momento de adaptar cada sección del IESL. Partiendo del IESL existente, consideren los siguientes ajustes/adiciones al implementar el IESL en un sistema con devolución donde la autoridad se ha transferido a los niveles inferiores. Sección I: Organización y Personal Casi todas las preguntas aplican a un contexto con devolución. Cambie nivel nacional para reflejar el nivel con devolución (por ejemplo, provincia, región, distrito). Sección II: Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) Además de las preguntas hechas en esta sección, podría ser útil entender la relación entre el nivel central y los demás niveles al momento de la recolección y el uso de los datos del SIAL. ¿Se sigue enviando información al nivel central? Si este es el caso, ¿cómo se utiliza? Recuerde que la mayoría de los SIAL creados para un sistema centralizado recolectan la información que los encargados de la toma de decisiones a nivel central necesitan. ¿Sigue válida esta información para el nuevo nivel con devolución? También es factible que, a medida que evoluciona la descentralización, otras agencias (organizaciones no gubernamentales [ONG], sector privado) comiencen a jugar un papel mientras se establecen alianzas para abordar los problemas. Si este es el caso, ¿qué información necesitan estos socios? ¿Es necesario que el SIAL existente sea actualizado por completo para asegurar que la información que los socios necesitan es recolectada? Sección III: Selección de Productos Esta sección es especialmente importante, ya que, en un sistema centralizado, la selección de productos se basa generalmente en una decisión de política nacional. Es necesario explorar este aspecto con los niveles con devolución para ver como ha cambiado esta situación. ¿Sigue manteniendo el gobierno central su papel en la creación de políticas en la selección de productos, registro, servicios esenciales, etc.? Si no, ¿existe una posición específica en el nivel de devolución que sea responsable de la selección de productos en el área? ¿Cuál es su nivel de autoridad para hacer cambios en la selección de productos? Sección IV: Estimación de Necesidades La estimación de necesidades es otra tarea usualmente realizada por el nivel central, por lo tanto, en una ambiente traspasado será necesario identificar quién es el responsable de realizarla. Si le informan que la estimación ha pasado a ser responsabilidad de los niveles con devolución, será muy importante realizar las preguntas sobre la capacidad actual del personal. Esto constituye también un excelente rol de asistencia técnica que puede ser realizado por el nivel central ya que es muy probable que las competencias y la pericia sobre la estimación de necesidades radiquen en el nivel central. Si las responsabilidades de la estimación de necesidades se han traspasado a los niveles inferiores, todas las preguntas siguen siendo pertinentes; sin embargo, la redacción de las preguntas debería incluir el nivel que se está evaluando. Sección V: Obtención de Insumos/Adquisición Al igual que con la estimación de necesidades, la adquisición muy probablemente era realizada por en el nivel central. ¿Cómo se está manejando en los sistemas con devolución? Es posible que el nivel central mantenga alguna parte de la responsabilidad en cuanto a las adquisiciones—compartiéndola con el nivel con devolución. Al igual que con la estimación de necesidades, explore las competencias del personal existente para realizar las adquisiciones. Sección VI: Procedimientos de Control de Inventarios Lo más probable es que exista un sistema de control de inventarios previamente establecido en un sistema centralizado. Explore que tan apropiado continua siendo este sistema de control de inventarios ahora que la autoridad para administrar los insumos se ha traspasado del nivel central. ¿Todavía son aplicables los procedimientos de control de inventarios? ¿Es necesario que sean revisarlos/actualizados? ¿El personal actual en los niveles inferiores en un sistema con devolución tiene la autoridad para realizar cambios en los procedimientos de control de inventarios? Sección VII: Bodega y Almacenamiento Todas las preguntas son pertinentes. Explore la forma en que los niveles inferiores en un sistema con devolución planean manejar el retiro de los productos. ¿Se continuará siguiendo los procedimientos establecidos por el nivel/gobierno central? ¿Tienen la capacidad de desarrollar sus propios reglamentos en cuanto a la eliminación de productos? Sección VIII: Transporte y Distribución Todas las preguntas son pertinentes. Sección IX: Apoyo Organizacional al Sistema Logístico La mayoría de las preguntas en esta sección son pertinentes, sin embargo se tendrían que redactar nuevamente para que reflejen el papel que los niveles con devolución han de tener/tendrán en cuanto al apoyo logístico, desde un punto de vista organizacional. Sección X: Uso de Productos Es muy probable que el nivel central haya desarrollado lineamientos sobre el uso de los productos. Explore si los niveles inferiores en un sistema con devolución planean seguir esto lineamientos y con qué recursos humanos cuentan para hacerlo. Sección XI: Financiamiento/Coordinación con los Donantes/Planeación de la Disponibilidad Asegurada El financiamiento es un área esencial a explorar en un sistema con devolución. Es probable que mientras que el gobierno central continuará asignando fondos a los niveles con devolución, el gobierno también puede esperar que estos niveles comiencen a utilizar su propio dinero, asumiendo así cada vez más responsabilidad en un determinado período de tiempo. Es también importante explorar cuáles son las fuentes no gubernamentales (sector privado, ONGs, etc.) que existen en los niveles con devolución para ayudar a financiar los servicios. Aplicación del IESL Opción 1: Realizando sesiones de grupo de discusión Comentarios de introducción para el grupo de discusión: Establezca el tono de la sesión explicando como se utilizará los aportes de los participantes. Además, explique que desea escuchar de cada persona son su área de conocimiento y pericia y como ven que las áreas técnicas se impacta una a otra. La agenda de muestra a continuación muestra que es aconsejable que se complete la primera sección del instrumento dentro de una plenaria completa. Esto presentará el formato del instrumento a los participantes y les explicará como debe ser completada cada sección. Identifique a los participantes con anticipación para cada parte del taller, basado en sus áreas de pericia. Si algunas preguntas de cada sección pueden ser completadas satisfactoriamente antes de cada sesión, entonces puede reducir el tiempo necesario para completar el resto de las preguntas. Sin embargo, si esto no es posible, probablemente necesitará tener discusiones de seguimiento sobre preguntas específicas. El cierre puede durar de 30 a 60 minutos, o hasta un medio día, según se trate simplemente de resumir o también de establecer prioridades y planear las intervenciones. Datos específicos por nivel: Los participantes del grupo central serán los que más conozcan sobre el nivel central y sobre las circunstancias del siguiente nivel hacia abajo. Use el grupo focal en los niveles inferiores para obtener respuestas más realistas a las preguntas sobre el contexto y las prácticas a nivel de distrito y de los puntos de entrega de servicios (PES). Moderación del grupo de discusión: Se recomienda que el grupo cuente con un moderador experimentado y al menos un relator; ambos han de estar muy familiarizados con el instrumento. La experiencia en el campo ha demostrado que al tener varios relatores la información producida resulta de alta calidad. Las recomendaciones para la duración de las sesiones son— 8:30–9:00 a.m. Introducción, Objetivos y Agenda 9:00–10:00 Sección sobre Organización y Personal 10:00–10:15 Receso 10:15–1:00 Trabajo en Grupo 1:00–2:00 Almuerzo 2:00–2:30 Preparación de la Presentación del Trabajo en Grupo 2:30 - 4:30 Presentaciones sobre la Sección de Fortalezas, Debilidades y Recomendaciones y Discusión 4:30–5:00 Resumen y Cierre El emparejamiento de secciones sugeridas incluye— Grupo I: Componentes del IESL: Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) Grupo II: Componentes del IESL: Estimación de las Necesidades, Adquisición, Selección de Productos (por favor hágalo por último) Grupo III: Componentes del IESL: Control de Inventarios, Uso de los Productos Grupo IV: Componentes del IESL: Bodegaje y Almacenamiento, Transporte y Distribución Grupo V: Componentes del IESL: Apoyo Organizacional Grupo VI: Financiamiento/Coordinación con los Donantes/Disponibilidad de Insumos Instrucciones para el trabajo de grupo: Escoja un moderador y presentador del grupo. Complete las secciones/componentes pertinentes del cuestionario para su grupo. Identifique los problemas pertinentes para discutirlos con el grupo para su validación, si existen. Determine al menos tres fortalezas y tres debilidades. Provea recomendaciones asociadas para cada sección. Escriba los resultados del trabajo del grupo en un rotafolio o cree una presentación en PowerPoint. Presente el trabajo del grupo. Parámetros a considerar para la formulación de la recomendación: Intente, como tanto como sea posible, de aplicar los parámetros SMART-I en la formulación de su recomendación. Formulación N: Intente tanto como sea posible de aplicar SMART-I SMART-I significa— S = eSpecífico/eStratégico M = Medible A = Alcanzable R= Realista T = comprometido con el Tiempo I = Implementable. Opción 2: Uso del IESL como guía para las entrevistas Presentación de los resultados: Presente la información recolectada a través de las entrevistas de informantes clave en una reunión con las partes interesadas; puede discutir los resultados y sus implicaciones. El moderador o entrevistador también tendrá que compilar todos los resultados en un informe. La información recolectada ha de identificar las fortalezas y debilidades claves del sistema. Al utilizar los criterios descritos a continuación en la sección de análisis para la identificación de los objetivos, también debería llevar a la elaboración de las recomendaciones y un plan de trabajo. Análisis de la información recolectada La información recolectada mediante el IESL puede ser parte del proceso de planificación del trabajo y/o para monitorear el avance en el tiempo. Ambos usos se describen por separado a continuación. Planificación del Trabajo Para proveer información de la planeación del trabajo, los usuarios pueden revisar las fortalezas y las debilidades del sistema logístico y utilizar la información para desarrollar objetivos e intervenciones apropiados como parte de un plan de trabajo efectivo. Si hay suficiente tiempo, se recomienda altamente realizar un análisis participativo de los resultados de las discusiones sobre el IESL. Este análisis se recomienda especialmente se utiliza un grupo de discusión ya que los participantes ya están reunidos; el análisis también se puede organizar si se elige la opción 2. La sesión puede durar hasta un día, y se puede realizar en otro día, con un grupo de participantes ligeramente diferente (la mayoría de los participantes deberían de asistir a ambas sesiones). Los principales pasos incluyen— Elaborare un resumen consolidado de los puntos y observaciones clave (por ejemplo, las fortalezas y debilidades). Si se ha realizado una evaluación con el IESL anteriormente, compare los resultados actuales con los del año anterior y observe las razones de cualquier cambio significativo, incluyendo los supuestos que no resultaron. Identifique las condiciones o circunstancias clave existentes (el contexto) que influirán en la elección de los objetivos e intervenciones. Identifique sus objetivos o reconsidere los objetivos del año anterior. Describa los objetivos con el estado deseado, lo más extenso posible. Para cada objetivo, a fin de generar ideas para las intervenciones, revise las preguntas y las respuestas del IESL en las áreas identificadas como áreas de fortalezas y debilidades. Use el conjunto de criterios que aparecen en la tabla 2 para seleccionar las ideas de intervención. Use una escala del 1–3, de lo más bajo a lo más alto, para cada criterio por objetivo y por intervención seleccionados. Enumero tantos objetivos como consideren necesarios los participantes y tantas intervenciones como sean requeridas para lograr cada objetivo. Si los asesores optan por usar el IESL como base para un proceso de planificación estratégico sobre la disponibilidad asegurada de insumos, entonces es muy probable que se tenga que incluir como parte de los principales pasos descritos anteriormente a las partes interesadas de otros sectores del país, además de los del sector logístico. Tabla 2. Hoja de Trabajo de Objetivos e Intervenciones Prioridad Factibilidad Recursos Disponibles (vrs. Requerimientos) Objetivo 1: Intervenciones Objetivo 2: Intervenciones *Escala: 1 = bajo 2 = medio 3 = alto Use los resultados para desarrollar un plan de trabajo consistente con las políticas y los procedimientos del programa. Concéntrense en los objetivos y las intervenciones de mayor necesidad, de mayores posibilidades de éxito y/o que posean recursos disponibles. Si la prioridad y la factibilidad son altas pero no hay recursos disponibles, deberá de elaborar un plan de desarrollo de recursos. Para ayudar a preparar el plan de trabajo, complete la tabla 3 identificando lo siguiente: A. una descripción de la situación deseada que se espera lograr con cada intervención. B. los recursos para cada intervención y sus fuentes. C. las suposiciones clave en las que se basa cada intervención; lo que necesita estar en funcionamiento para realizar la intervención D. Los indicadores para medir el progreso hacia el cumplimiento de la intervención y, por lo tanto, hacia el logro los objetivos. E. las fuentes de datos para cada indicador. Tabla 3. Hoja de Trabajo del Plan de Trabajo Situación Deseada Recursos Supuestos Indicadores Fuentes de Datos Persona/s Responsable/s Objetivo 1: Intervenciones Objetivo 2: Intervenciones Puntuación y Monitoreo de los Resultados del IESL Para monitorear los resultados en el tiempo, conviene concentrarse en las prácticas que tengan la mayor influencia sobre el desempeño y prácticas medibles del sistema logístico. La hoja de puntuación que se muestra a continuación y en las páginas subsiguientes contiene un mecanismo que permite resumir los datos en un número manejable de preguntas que, en su totalidad, proveen una idea general del sistema logístico. La hoja de puntuación contiene preguntas esenciales para las 11 secciones del IESL, instrucciones en cuanto a cómo puntuar y recuadros para resumir las fortalezas y debilidades, así como las recomendaciones generales. Para completar la hoja de puntuación transfiera en ella los resultados de estas preguntas esenciales del IESL, sin olvidar las principales fortalezas y debilidades. Para cada pregunta que tenga categorías de respuestas para los diferentes niveles del sistema, añadan o borren un nivel dependiendo de la estructura del sistema logístico. La calificación total máxima para algunas preguntas y secciones cambiará en consecuencia. Siga las instrucciones en las anotaciones a pie de página para reasignar las puntuaciones apropiadamente. Cuando el número de la pregunta en el IESL sea diferente del número de la pregunta en esta hoja de calificación, se proporcionará el número de pregunta de la herramienta in paréntesis. La disponibilidad asegurada de los insumos se está volviendo una preocupación mundial, debido a la creciente escasez de recursos combinada con una mayor toma de conciencia de la existencia y uso de los productos, lo cual crea incertidumbre para los años venideros, incluyendo una oferta que podría no cubrir la demanda. El manejo adecuado de los productos de salud al recibirlos, y luego asegurándose de que lleguen a los usuarios finales a quienes van destinados, son elementos clave para lograr el reto de la disponibilidad asegurada de los insumos. Idealmente, para monitorear los cambios en el sistema logístico durante el tiempo, el IESL debería se realizarse en intervalos regulares, por ejemplo, una vez por año. Las puntuaciones pueden compararse usando la hoja de Puntuación Total del IESL (página 38) para los ejercicios subsiguientes. Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL) — Hoja de Puntuación País: Nombre del programa: Categorías de productos cubiertas en esta evaluación: (Marque todos lo que corresponda)  Anticonceptivos  Medicamentos para ITS Kits de pruebas de VIH Medicamentos esenciales. Kits de medicamentos esenciales. Antirretrovirales  Medicamentos para tuberculosis  Vacunas  Otros ________________________ Fecha del IESL: SECCIÓN I: Organización y Personal Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿El nivel nacional dispone de una unidad de administración logística?  Sí  No 1 Si no, conteste no en la pregunta 2, puntos a –h. 2. ¿Es la unidad de administración logística totalmente responsable de las siguientes actividades: a. manejo y uso del sistema de información para la administración logística?  Sí  No 0.25 b. estimación de las cantidades que se necesitan?  Sí  No 0.25 c. adquisiciones?  Sí  No 0.25 d. administración de inventarios, almacenamiento y distribución?  Sí  No 0.25 e. selección de productos  Sí  No 0.25 f. contratación del personal de logística?  Sí  No 0.25 g. presupuesto para el sistema logístico?  Sí  No 0.25 h. supervisión y capacitación del personal de logística?  Sí  No 0.25 3. ¿Existen directrices documentadas para lo siguiente: a. manejo y uso del sistema de información para la administración logística?  Sí  No 0.25 b. estimación de las cantidades que se necesitan?  Sí  No 0.25 c. adquisiciones?  Sí  No 0.25 d. administración de inventarios, almacenamiento y distribución?  Sí  No 0.25 e. selección de productos?  Sí  No 0.25 f. contratación del personal de logística?  Sí  No 0.25 g. presupuesto para el sistema logístico?  Sí  No 0.25 h. supervisión y capacitación del personal?  Sí  No 0.25 4. ¿Hay una posición dedicada a tiempo completo a la logística a nivel central?  Sí  No 1 Si no, marque No en la pregunta 5. 5. ¿El funcionario encargado de logística tiene el mismo nivel de autoridad en la toma de decisiones que los otros jefes de unidades operativas?  Sí  No 1 6. ¿El sistema logístico posee de un plan estratégico que cubra los próximos 1–3 años? (Pregunta 10)  Sí  No 1 7. ¿Existen leyes y regulaciones que promuevan la importación o la producción local de los insumos de salud que se están evaluando? (Pregunta 15)  Sí  No 1 8. ¿Existen leyes y regulaciones que obstaculicen la importación o producción local de los insumos de salud que se están evaluando? (Pregunta 16) Nota: (No = 1, Sí = 0)  Sí  No 1 TOTAL 11 PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% Puntuación de la sección = puntuación total/puntuación total máxima* × 100 SECCIÓN II: Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Existe un sistema de información para la administración logística?  Sí  No 1 2. ¿Incluye el sistema de información (SIAL, SIGS, otro) lo siguiente: (Pregunta 3) a. registros de existencias (por ejemplo, tarjetas de control de inventarios, tarjetas de control visible/Kardex, registros de existencias, etc.) en todos los niveles?  Sí  No 0.4 b. registros de pedido y despacho (por ejemplo, conocimientos de embarque, registros de envío, guías de pedido/despacho, etc.) en todos los niveles?  Sí  No 0.4 c. registros de entrega a usuarios en los puntos de entrega de servicios?  Sí  No 0.4 d. consolidados de datos de consumo en los niveles que se encuentran arriba de los puntos de entrega de servicios (por ejemplo, distritos, regiones, nivel central, etc.)?  Sí  No 0.4 e. existencias disponibles?  Sí  No 0.4 3. ¿Los informes del sistema de información en todos los niveles del sistema muestran: (Pregunta 4) a. el saldo del inventario (existencias disponibles)?  Sí  No 1 b. la cantidad despachada o expedida durante un período de informe específico?  Sí  No 1 c. las pérdidas y los ajustes?  Sí  No 1 d. las cantidades recibidas?  Sí  No 1 4. ¿Los informes SIAL o de otros sistemas de información recibidos en el nivel central proveen información sobre la condición de las existencias a nivel de los establecimientos de salud? (Pregunta 6)  Sí  No 1 SECCIÓN II: Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) % Informado Puntuación Puntuación Máxima 5. ¿Cuál es el porcentaje aproximado de informes del sistema de información que se reciben a tiempo para usarlos en la toma de decisiones en logística (pedidos, distribución, etc.) en los siguientes niveles del sistema? (Pregunta 9) Si está entre 90–100% la puntuación es de 1, si está entre 89–75%, la puntuación es de 0.5, si es menor a 75%, la puntuación es de 0. Si es necesario, borre o añada un nivel de acuerdo a la estructura del sistema logístico. Niveles % Informado a. central 1 b. regional 1 c. distrito 1 6. ¿Qué decisiones están basadas en los informes del sistema de información? (Pregunta 17) Si las respuestas a–e están todas marcadas, entonces la puntuación es 1; si no se marcan todas, sólo algunas, la puntuación es 0.5. a. estimación de las necesidades  1 b. adquisición  c. transporte/entrega  d. programación de las visitas de supervisión  e. cantidades de reabastecimiento  f. otras ____________________________  7. ¿Son los datos logísticos usados en cada nivel del sistema apropiadamente para: (Pregunta 18) a. el monitoreo continuo de los saldos de existencias?* central  Sí  No .25 regional Sí  No .25 distrito Sí  No .25 punto de entrega de servicios Sí  No .25 b. el cálculo de las cantidades de reabastecimiento?* Sí  No central Sí  No .25 regional Sí  No .25 distrito Sí  No .25 punto de entrega de servicios Sí  No .25 8. ¿Qué mecanismos de retroalimentación existen para canalizar la información logística de vuelta hacia los niveles inferiores? (Pregunta 19) Si la respuesta es (a) entonces la puntuación es 0; si se marca cualquier otra respuesta, la puntuación es 1 (aún si se marcan varias respuestas). a. ninguno  1 b. llamada telefónica  c. informes  d. reuniones  e. visitas de supervisión  f. otro  TOTAL 15* PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100 *Ajuste la puntuación máxima para eliminar preguntas que no se aplican (por ejemplo, si no existe un nivel regional, entonces se borra la pregunta 4b; se ajustan las preguntas 6a y 6b de tal manera que la puntuación máxima de cada una sea igual a 1 y la puntuación se calcule de la forma siguiente (puntuación total /13 x 100). FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN III: Selección de Productos Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Existe algún documento que establezca una política nacional sobre medicamentos? Sí No 1 Si no, pase directamente a la pregunta 3. 2. ¿Incluye la política nacional sobre medicamentos algunos lineamientos por escrito en cuanto a la donación de productos? (Pregunta 3) Sí No 1 3. ¿Se cobran aranceles sobre los medicamentos o insumos importados? (Pregunta 4) (No=1, Sí=0) Sí No 1 4. ¿Se exime de aranceles a los insumos donados? (Pregunta 5) Sí No 1 5. ¿Tiene el programa una política escrita para mantener la continuidad de las marcas y evitar la duplicación innecesaria de productos sustitutos? (Pregunta 7) Sí No 1 6. ¿Existe una lista nacional de medicamentos esenciales? (Pregunta 9) Sí No 1 Si la respuesta a la pregunta 6 es negativa, responda No para la pregunta 7. 7. ¿Están incluidos todos los productos en la cadena de suministros evaluada en la lista de medicamentos esenciales? (Pregunta 10) Sí No 1 TOTAL 7 PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100 FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN IV: Estimación de Necesidades Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Se elaboran las estimaciones usando: (Pregunta 2) a. los datos de entrega a usuarios? 1 b. los datos de distribución/despacho? 1 c. las existencias disponibles en todos los niveles? 1 2. ¿Se elaboran las estimaciones usando: (Pregunta 3) a. datos demográficos o de prevalencia/morbilidad de enfermedades? .5 b. estadísticas de servicio? .5 3. ¿Se validan las estimaciones comparando las estimaciones previas de consumo con el consumo real? (Pregunta 4)  Sí  No 1 4. ¿Se actualizan las estimaciones por lo menos anualmente? (Pregunta 12) Sí  No 1 5. ¿Se preparan las estimaciones siguiendo un cronograma que coincida con los ciclos locales de presupuesto y adquisiciones? (Pregunta 13)  Sí No 1 TOTAL 7 PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100 SECCIÓN V: Obtención de Insumos/Adquisición Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Se basan los planes de adquisición a corto plazo en las necesidades estimadas? (Pregunta 3)  Sí No 1 2. ¿Toman en cuenta estos planes de adquisición los siguientes elementos del sistema logístico: (Pregunta 4) a. los niveles actuales de inventarios (existencias disponibles)?  Sí No 1 b. consumo (entregado al usuario o despachado)?  Sí No 1 c. pérdidas y ajustes?  Sí No 1 d. plazos de entrega para los pedidos requeridos por los proveedores/donantes?  Sí No 1 e. niveles de existencias establecidos, si es aplicable (por ejemplo, los niveles máximos y mínimos)? *  Sí No 1 f. cronogramas de embarques y trámites?  Sí No 1 g. necesidad de tener existencias de seguridad?  Sí No 1 3. En general, ¿se adquieren y obtienen las cantidades correctas de todos los productos en el momento adecuado, en los siguientes niveles:** (Pregunta 7) a. central?  Sí No 0.25 b. regional?  Sí No 0.25 c. distrito?  Sí No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí No 0.25 4. ¿Se da seguimiento periódicamente al estado de los sistemas de suministro para asegurar que se pueden tomar decisiones sobre adquisiciones a fin de evitar desabastecimientos? (Pregunta 10)  Sí No 1 TOTAL 10* PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA* × 100 *Elimine esta pregunta para los productos que no tengan abastecimiento completo y que no tengan establecidos los niveles máximos y mínimos de existencias; la puntuación máxima posible para esta sección será de 9. ** Si es necesario, añada o elimine un nivel según la estructura del sistema logístico y asegúrese de que las subpreguntas se anoten de tal forma que la puntuación máxima posible de la pregunta 3 sea 1. FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN VI: Procedimientos de Control de Inventarios Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Existen lineamientos y políticas establecidas para los niveles máximos y mínimos de existencias en los cuales los productos en abastecimiento completo se deberían mantener: (Pregunta 3)* a. en el nivel central de la cadena de suministros?  Sí No b. en el nivel regional de la cadena de suministros?  Sí No 0.5 c. en el nivel de distrito de la cadena de suministros?  Sí No 0.5 d. en el nivel de los puntos de entrega de servicios de la cadena de suministros?  Sí No 0.5 2. ¿Existen disposiciones escritas para la redistribución de insumos con exceso de existencias? (Pregunta 7)  Sí No 1 3. ¿Tiene el programa una política de almacenamiento y entrega de productos de acuerdo a los procedimientos de control de inventarios primeros-en-expirar, primeros-en-entregar (FEFO) en todos los niveles? (Pregunta 9)  Sí No 1 4. En la práctica, ¿el programa administra y distribuye los inventarios de acuerdo a los procedimientos de control de inventarios FEFO, en todos los niveles? (Pregunta 10)  Sí No 1 5. ¿Los productos dañados/vencidos se apartan físicamente del inventario y se eliminan de los registros de existencias en los siguientes niveles: (Pregunta 11)*  Sí No a. central?  Sí No 0.25 b. regional?  Sí No 0.25 c. distrito?  Sí No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí No 0.25 6. ¿Tiene el programa un sistema de seguimiento para las pérdidas de productos y otros ajustes? (Pregunta 13)  Sí No 1 7. ¿Se han producido desabastecimientos de cualquier producto en los últimos 12 meses en los siguientes niveles:* (Pregunta 16) Si no se ha producido ningún desabastecimiento, la puntuación es 1; si se ha producido alguno en cada nivel del sistema, la puntuación es 0. a. central?  Sí No 1 b. regional?  Sí No 1 c. distrito?  Sí No 1 d. punto de entrega de servicios?  Sí No 1 8. ¿Existen procedimientos establecidos para hacer pedidos de emergencia? (Pregunta 19)  Sí No 1 TOTAL 12** PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA** × 100 * Si es necesario, añada o elimine un nivel en las preguntas 1, 5 y 7, de acuerdo a la estructura del sistema logístico. Para la pregunta 1, asegúrese que las puntuaciones de las subpreguntas son realizadas de tal manera que la puntuación máxima es igual a 2. Para la pregunta 5, asegúrese que las puntuaciones para las subpreguntas son realizadas de tal manera que la puntuación máxima (combinada) es igual a 1. ** Si es necesario, ajuste la puntuación máxima para eliminar preguntas que no se apliquen o para añadir las que no aparezcan (por ejemplo, si no hay nivel regional se eliminará la subpregunta 7b y la puntuación de la sección se calculará de esta forma [puntuación total/11 X 100]. FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN VII: Bodegaje y Almacenamiento Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Tiene el programa directivas escritas en cuanto al almacenamiento y el manejo de todos los productos en todos los niveles del sistema?  Sí No 1 2. ¿Existen directivas escritas en cuanto a la eliminación de agujas y objetos cortantes, de materiales biológicamente peligrosos y de otros desechos médicos?  Sí No 1 3. ¿Hace el programa por lo menos un inventario físico al año de todos los productos en los establecimientos de almacenamiento en los siguientes niveles: * a. central?  Sí No 0.25 b. regional?  Sí No 0.25 c. distrito?  Sí No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí No 0.25 4. ¿Es la capacidad de almacenamiento existente adecuada para manejar las cantidades actuales de productos en los siguientes niveles: * a. central?  Sí No 0.25 b. regional?  Sí No 0.25 c. distrito?  Sí No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí No 0.25 5. ¿Se realizan inspecciones visuales de los productos para asegurar su calidad en los establecimientos de almacenamiento en los siguientes niveles: * a. central?  Sí No 0.25 b. regional?  Sí No 0.25 c. distrito?  Sí No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí No 0.25 6. ¿Existen procedimientos o directivas escritos para la destrucción de productos dañados y vencidos? (Pregunta 15)  Sí No 1 7. En la práctica ¿se destruyen los productos dañados y vencidos siguiendo las directivas del programa en los siguientes niveles:* (Pregunta 17) a. central?  Sí No 0.25 b. regional?  Sí No 0.25 c. distrito?  Sí No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí No 0.25 TOTAL 7 PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100 * Añada o elimine un nivel de acuerdo a la estructura del sistema logístico y asegúrese de que la puntuación de las subpreguntas se realice de tal forma que la puntuación máxima posible para las preguntas 3, 4, 5 y 7 sea igual a 1. FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN VIII: Transporte y Distribución Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Los procedimientos escritos especifican qué tipo de sistema de distribución se debería de usar para repartir los productos entre cada nivel? (Pregunta 2)  Sí  No 1 2. ¿Existe un cronograma de distribución por escrito para todos los niveles? (Pregunta 3)  Sí  No 1 3. ¿Existe un número suficiente de vehículos en funcionamiento disponibles, con gasolina y conductores, en los niveles debidos, para cumplir con el cronograma de distribución deseado? * (Pregunta 5) a. central?  Sí  No 0.50 b. regional?  Sí  No 0.50 c. distrito?  Sí  No 0.50 d. punto de entrega de servicios?  Sí  No 0.50 4. En general, ¿se entregan los pedidos de acuerdo al horario establecido en los siguientes niveles: * a. central?  Sí  No 0.50 b. regional?  Sí  No 0.50 c. distrito?  Sí  No 0.50 d. punto de entrega de servicios?  Sí  No 0.50 TOTAL 6 PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100 * Añada o elimine un nivel según la estructura del sistema logístico y asegúrese de que la puntuación de las subpreguntas se realice de tal forma que la puntuación máxima posible para las preguntas 3 y 4 sea igual a 2. FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN IX: Apoyo Organizacional al Sistema Logístico Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Con qué frecuencia se comunica el personal en los siguientes niveles? * Puntuación: 0 si la respuesta es nunca; 0.33 para las otras respuestas a. ¿El personal de logística del nivel central con el personal del siguiente nivel (por ejemplo, regional, provincial, de distrito)?  Nunca  Semanalmente  Mensualmente Trimestralmente  Anualmente 0.33 b. ¿El personal de logística del nivel regional con el personal del siguiente nivel (por ejemplo, regional, provincial, de distrito)?  Nunca  Semanalmente  Mensualmente Trimestralmente  Anualmente 0.33 c. ¿El personal de logística de nivel de distrito con el personal del nivel de punto de entrega de servicios?  Nunca  Semanalmente  Mensualmente Trimestralmente  Anualmente 0.33 2. ¿Existe algún proceso establecido para mejorar cualquier deficiencia del personal de logística relacionado a conocimiento y habilidades en los siguientes niveles? * a. central?  Sí   No 0.25 b. regional?  Sí   No 0.25 c. distrito?  Sí   No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí   No 0.25 3. ¿Existen procedimientos y directivas por escrito (por ejemplo: manuales, guías de referencia, normas) para ayudar al personal a cumplir con sus responsabilidades de logística? (Pregunta 6)  Sí   No 1 4. ¿El personal que administra los productos posee una descripción escrita de su puesto de trabajo que incluya las responsabilidades logísticas en los siguientes niveles? * a. central?  Sí  No 0.25 b. regional?  Sí  No 0.25 c. distrito?  Sí  No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí  No 0.25 5. ¿Se describen las responsabilidades de supervisión las descripciones escritas de los puestos de trabajo? (Pregunta 13)  Sí  No 1 6. ¿Existen directrices disponibles sobre cómo los supervisores deben realizar las visitas de supervisión? (Pregunta 14)  Sí  No 1 7. ¿Existen instrumentos que describan lo que se debe cubrir al realizar una visita de supervisión? (Pregunta 15)  Sí  No 1 8. ¿Se realizan visitas de supervisión para el personal en los siguientes niveles:* (Pregunta 17) a. central?  Sí  No 0.25 b. regional?  Sí  No 0.25 c. distrito?  Sí  No 0.25 d. punto de entrega de servicios?  Sí  No 0.25 9. ¿Existe algún cronograma de supervisión por escrito? (Pregunta 19)  Sí  No 1 10. ¿Se ha capacitado al personal actual de todos los niveles apropiados en las siguientes áreas: (Pregunta 24) a. forma de completar y de presentar los informes del SIAL?  Sí  No 0.25 b. almacenamiento correcto de los insumos de salud?  Sí  No 0.25 c. mantenimiento de niveles de existencias adecuados?  Sí  No 0.25 d. determinación de cantidades a ordenar?  Sí  No 0.25 e. determinación de cantidades a despachar?  Sí  No 0.25 f. estimación de las necesidades anuales?  Sí  No 0.25 g. repaso de los informes y registros?  Sí  No 0.25 h. otra?  Sí  No 0.25 TOTAL 11 PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100 * Añada o elimine un nivel según la estructura del sistema logístico y asegúrese de que la puntuación de las subpreguntas se realice de tal forma que la puntuación máxima posible para las preguntas 1, 2, 4 y 8 sea igual a 1. FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN X: Uso de Productos Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Existen directivas de tratamiento normalizadas para los estados de salud que se tratan con productos de la cadena de suministros que se está evaluando?  Sí  No 1 Si la respuesta a la pregunta 1 es No, la puntuación es 0 en la pregunta 2. 2. ¿Se distribuyen las directivas de tratamiento normalizadas a todos los puntos de entrega de servicios? (Pregunta 3)  Sí  No 1 3. ¿Existen procedimientos por escrito para el monitoreo y la supervisión de las prácticas de prescripción? (Pregunta 4)  Sí  No 1 Si la respuesta a la pregunta 3 es No, la puntuación en la pregunta 4 será 0. 4. ¿Se distribuyen los procedimientos por escrito a los prestadores de servicios en todos los niveles? (Pregunta 5)  Sí  No 1 5. ¿Existen directivas por escrito sobre las normas universales de seguridad? (Pregunta 6)  Sí  No 1 Si la respuesta a la pregunta 5 es No, la puntuación para la pregunta 6 será 0. 6. ¿Se distribuyen las directivas sobre precaución a los prestadores de servicios en todos los niveles? (Pregunta 7)  Sí  No 1 7. ¿Se provee insumos solamente a los establecimientos que tienen personal capacitado y que están equipados para usarlos? (Pregunta 9)  Sí  No 1 8. ¿Las prácticas de prescripción son monitoreadas y comparadas con las directivas de tratamiento normalizadas? (Pregunta 10)  Sí  No 1 TOTAL 8 PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100 FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN XI: Financiamiento/Coordinación con los Donantes/Planificación de la DA Puntuación Puntuación Máxima 1. ¿Es el nivel de financiamiento “adecuado” o “más que adecuado” para los siguientes componentes de la cadena de suministros? a. productos?  Sí  No 1 b. bodegaje/almacenamiento?  Sí  No 1 c. sistema de información para la administración logística?  Sí  No 1 d. transporte?  Sí  No 1 e. desarrollo del personal de logística?  Sí  No 1 f. salarios para el personal de logística?  Sí  No 1 g. manejo de desechos?  Sí  No 1 2. ¿Existe alguna deficiencia de financiamiento de insumos actualmente o en el corto plazo (1 a 3 años)?* (no = 1, Sí = 0) (Pregunta 11)  Sí  No 1 3. ¿Existe alguna deficiencia de financiamiento de insumos en el mediano plazo (3 a 5 años)?* (no = 1, Sí = 0) (Pregunta 12)  Sí  No 1 4. ¿Está el país comprometido con un plan de estrategia de reducción de pobreza (PRSP)? (Pregunta 14)  Sí  No 1 5. ¿Están los insumos en esta cadena de suministros incluidos explícitamente en el SWAp? (Pregunta 16)  Sí  No 1 6. ¿Existe un comité o equipo de trabajo para DAI? (Pregunta 19)  Sí  No 1 7. ¿El comité hace partícipes a todas las partes involucradas (donantes, Ministerio de Salud, ONGs, representantes de proveedores comerciales, otros proveedores, grupos de de mercadeo social, etc.)? (Pregunta 21)  Sí  No 1 8. ¿El comité mantiene reuniones a intervalos específicos (por ejemplo, trimestralmente, anualmente)? (Pregunta 22)  Sí  No 1 9. ¿Hay algún experto en disponibilidad asegurada de insumos a nivel local que tenga autoridad para tomar decisiones? (Pregunta 24)  Sí  No 1 10. ¿Ha desarrollado el ministerio junto con las otras partes involucradas un plan estratégico nacional de DAI? (Pregunta 25)  Sí  No 1 11. ¿Se encuentra el plan estratégico nacional de DAI completamente financiado/miento total/con los recursos necesarios? (Pregunta 27)  Sí  No 1 12. ¿Se está implementando el plan estratégico nacional de DAI? (Pregunta 28)  Sí  No 1 13. ¿El plan incluye/compromete fondos gubernamentales para adquirir insumos de salud incluidos en esta cadena de suministros? (Pregunta 29)  Sí  No 1 TOTAL 19 PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN 100% PUNTUACIÓN DE LA SECCIÓN = PUNTUACIÓN TOTAL/PUNTUACIÓN TOTAL MÁXIMA × 100 * Para las preguntas 2 y 3, la puntuación será de 1 si no existe deficiencia de financiamiento para los productos; la puntuación será de 0 si existe deficiencia de financiamiento. PUNTUACIÓN TOTAL DEL IESL Puntuación SECCIÓN I. Organización y Personal II. Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) III. Selección de Productos IV. Estimación de Necesidades V. Obtención de Insumos/Adquisición VI. Procedimientos de Control de Inventarios VII. Bodegaje y Almacenamiento VIII. Transporte y Distribución IX. Apoyo Organizacional al Sistema Logístico X. Uso de Productos XI. Financiamiento/Coordinación con los Donantes/Planificación de la DA TOTAL Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL) Introducción El Instrumento de Evaluación de Sistemas Logísticos (IESL) puede ser usada para realizar una evaluación exhaustiva a nivel del sistema del desempeño de un sistema logístico para cualquier programa de salud que administre cualquier insumo de salud. La herramienta sigue el ciclo logístico (véase la Figura 1) e incluye preguntas sobre todos los componentes del ciclo. Puede utilizarse con el Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL)* para proveer una evaluación general de la capacidad de un programa de asegurar la disponibilidad de los insumos de salud en los puntos de prestación de servicios (PES). Figura 1. Ciclo logístico [image: image1.wmf] Los antecedentes y uso de ciclo logístico, y el proceso y análisis general, son descritos en la Guía del Usuario del IESL. El propósito general del IESL es de— Identificar las áreas que se necesiten mejorar, Realizar el seguimiento del desempeño del sistema, Elevar el nivel de conciencia colectiva de las partes interesadas en cuanto al desempeño del sistema, Recolectar el conocimiento (logístico) de parte de los informantes y utilizar los resultados del análisis para la planificación del trabajo. Se puede encontrar información adicional sobre el proceso de aplicación y análisis del IESL, en la Guía del Usuario del IESL. * El IESL es una herramienta de evaluación de cuantitativa que mide cinco indicadores logísticos: La condición de las existencias, la frecuencia de desabastecimientos, las condiciones de almacenamiento, la exactitud de las estimaciones y la calidad de los datos. Se puede acceder en el sitio www.deliverjsi.com INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO (IESL) Información General Fecha: _________________________ (DD/MM/AA) Facilitador: ___________________________________País: __________________________________ Relator: ___________________________________________________________________________________ Nombre del programa:_________________________ Tipo de programa:  Gobierno  ONG  Mercadeo Social  Privado  Otro (especifique): Número de los establecimientos visitados: ________________________________________________________________________ Antes del ejercicio ______________________________________________________________________________ Después del ejercicio __________________________ Niveles visitados:  Central  Regional  Distrito  Punto de Entrega de Servicio  Otro Categorías de productos cubiertas en esta evaluación: (Marque todas las que correspondan)  Anticonceptivos  Medicamentos para ITS  Kits de Prueba para VIH  Medicamentos Esenciales  Kits de Medicamentos Esenciales  Medicamentos para Tuberculosis  Vacunas  Antiretrovirales  Malaria (Medicamentos)  Malaria (ITNs)  Influenza Aviar(IA)  Otro Número total de productos administrados por el sistema: _______________________________________ Lista de todos los productos administrados por la cadena de suministros que se está evaluando (o anexe una copia de la lista): ___________________ ___________________ _______________________ ___________________ ___________________ _______________________ ___________________ ___________________ _______________________ ___________________ ___________________ _______________________ ___________________ ___________________ _______________________ Enumere el nombre y título de los participantes (o anexe una lista): Nombre Título Organización Información de Contacto ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________ ___________________ ____________________ Notas generales: Anexe una copia del organigrama institucional que describa la estructura del personal de logística de la cadena de suministros que se está analizando SECCIÓN I: Organización y Personal 1. ¿El nivel nacional dispone de una unidad de administración logística?  Sí  No Comentarios: Si no, conteste no en la pregunta 2, puntos a –h. 2. ¿Es la unidad de administración logística totalmente responsable de las siguientes actividades: (Si no, indique los departamentos o posiciones responsables de cada tarea logística): a. manejo y uso del sistema de información para la administración logística?   Sí  No Comentarios: b. estimación de las cantidades que se necesitan?  Sí  No Comentarios: b. adquisición?  Sí  No Comentarios: d. administración de inventarios, almacenamiento y distribución?  Sí  No Comentarios: e. selección de productos?  Sí  No Comentarios: f. contratación del personal de logística?  Sí  No Comentarios: g. presupuesto para el sistema logístico?  Sí  No Comentarios: h. supervisión y desarrollo del personal de logística?  Sí  No Comentarios: 3. ¿Existen directrices documentadas para lo siguiente: a. manejo y uso del sistema de información para la administración logística?  Sí  No Comentarios: b. estimación de las cantidades que se necesitan?  Sí  No Comentarios: b. adquisición?  Sí  No Comentarios: d. administración de inventarios, almacenamiento y distribución?  Sí  No Comentarios: e. selección de productos?  Sí  No Comentarios: f. contratación del personal de logística?  Sí  No Comentarios: g. presupuesto para el sistema logístico?  Sí  No Comentarios: h. supervisión y capacitación del personal?  Sí  No Comentarios: 4. ¿Hay una posición dedicada a tiempo completo a la logística a nivel central?  Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 6. 5. ¿El funcionario encargado de logística tiene el mismo nivel de autoridad en la toma de decisiones que los otros jefes de unidades operativas?  Sí  No Comentarios: 6. ¿Qué actividades se utilizan para coordinar las tareas claves entre las personas responsables de la logística?  ninguna  reuniones formales  planes de trabajo conjunto  comunicaciones escritas  reuniones de departamento  otras ______________________________ 7. ¿Cuántas posiciones de personal tienen asignadas tareas claves de logística? 8. ¿Cuántos puestos con tareas claves de logística están cubiertos actualmente? Si no están cubiertos , ¿por qué? 9. Provea o haga un organigrama que incluya la relación que existe entre las principales partes interesadas, incluyendo las unidades gubernamentales, donantes, otras agencias de cooperación y otras cadenas de suministros (en términos de sus responsabilidades para las actividades logísticas) (Es aconsejable que solicite este documento con anticipación, antes de iniciar la actividad del IESL.) 10. ¿El sistema logístico posee de un plan estratégico que cubra los próximos 1–3 años? Favor de anexarlo.  Sí  No Comentarios: 11. ¿Qué problemas fuera de la cadena de suministros impactan el funcionamiento de la cadena de suministros? (Nota: Incluya los principales factores políticos, culturales o económicos, tales como eventos políticos, disputas laborales, etc.) 12. ¿Existe una política nacional del programa de salud que está siendo evaluado (especifique los tipos de insumos cubiertos: Tuberculosis, malaria, planificación familiar, etc.)?   Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 19. 13. ¿Aborda la política nacional la disponibilidad asegurada de anticonceptivos? Por favor explique.  Sí  No Comentarios: 14. ¿Influencia la política de población el proceso anual de planificación? Por favor explique.  Sí  No Comentarios: 15. ¿Existen leyes y regulaciones que promuevan la importación o la producción local de los insumos de salud que se están evaluando? En caso afirmativo, de ejemplos.  Sí  No Comentarios: 16. ¿Existen leyes y regulaciones que obstaculicen la importación o producción local de los insumos de salud que se están evaluando? En caso afirmativo, de ejemplos.   Sí  No Comentarios: 17. ¿Existen políticas u otras restricciones que limiten o fomenten el acceso de los clientes a los servicios o insumos?   Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 19 18. Describa las políticas. 19. ¿Cómo están involucrados los encargados de elaborar las políticas en el mejoramiento del acceso a los insumos de salud? 20. Otros comentarios sobre Organización y Personal: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN II: Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) 1. ¿Existe un sistema de información para la administración logística?  Sí  No Comentarios: Si este es el caso, pase directamente a la pregunta 3 2. ¿Se recolecta la información logística mediante otro sistema de información (por ejemplo, el sistema de información gerencial en salud [SIGS])? Descríbalo brevemente.  Sí  No 3. ¿Incluye el sistema de información (SIAL, SIGS, otro) lo siguiente: a. registros de existencias (por ejemplo, tarjetas de control de inventarios, tarjetas de control visible/Kardex, registros de existencias, etc.) en todos los niveles?  Sí  No Comentarios: b. registros de pedido y despacho (por ejemplo, conocimientos de embarque, registros de envío, guías de pedido/despacho, etc.) en todos los niveles?  Sí  No Comentarios: c. registros de entrega a usuarios en los puntos de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: d. consolidados de datos de consumo en los niveles que se encuentran arriba de los puntos de entrega de servicios (por ejemplo, distritos, regiones, nivel central, etc.)?  Sí  No Comentarios: e. existencias disponibles?  Sí  No Comentarios: 4. ¿Los informes del sistema de información en todos los niveles del sistema muestran: a. el saldo del inventario (existencias disponibles)?  Sí  No Comentarios: b. la cantidad despachada o expedida durante un período de informe específico?  Sí  No Comentarios: c. las pérdidas y los ajustes?  Sí  No Comentarios: d. las cantidades recibidas?  Sí  No Comentarios: 5. Describa el flujo de la información desde el establecimiento de salud al nivel central. Por favor incluya información sobre los formularios utilizados, frecuencia de presentación de informes, quién es responsable y a dónde es consolidada la información. Adjunte un diagrama. 6. ¿Los informes del SIAL o de otros sistemas de información recibidos en el nivel central proveen información sobre la condición de las existencias a nivel de los establecimientos de salud (por ejemplo, tiene el personal a nivel central de información rutinaria exacta de cuales establecimientos se encuentran desabastecidos, sub-abastecidos, con existencias adecuadas o sobre-abastecidos)? Por favor explique.   Sí  No Comentarios: 7. ¿Con qué frecuencia se envían los informes a cada uno de los niveles superiores del sistema? Haga un diagrama del flujo de los informes 8. ¿Cómo realizan los administradores el monitoreo del porcentaje de presentación de informes y el seguimiento para obtener los informes logísticos que hacen falta? 9. ¿Cuál es el porcentaje aproximado de informes del sistema de información que se reciben a tiempo para usarlos en la toma de decisiones en logística (pedidos, distribución, etc.) en los siguientes niveles: a. central? b. regional? c. distrito? d. Si el resultado es inferior al 100% para cualquier nivel, explique por qué dichos establecimientos no emiten los informes o no lo hacen a tiempo. 10. ¿Los registros del sistema de información se reconcilian contra los inventarios físicos en cada nivel?  Sí  No a. Si la respuesta es afirmativa, ¿cómo se hace? b. ¿Con qué frecuencia? 11. ¿Está el sistema de información automatizado en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: Si se responde No a la pregunta 11 puntos a–d, pase directamente a la pregunta 13. 12. Describa brevemente las funciones y los procesos que están automatizados. 13. ¿Se proporciona asistencia externa para administrar el sistema de información? Describa. 14. ¿Se utiliza el sistema de información para monitorear y evaluar el desempeño del programa?  Sí  No Comentarios: 15. ¿Cómo se recolectan, administran, analizan y usan los datos logísticos en cada nivel? 16. ¿Cuáles son los indicadores relacionados a la logística y/o a la disponibilidad de productos que el sistema de información rastrea (por ejemplo, tasas de desabastecimiento, porcentaje de informes presentados, existencia de prácticas racionales en la prescripción de medicamentos, etc.)? a. ¿Quién da seguimiento a estos indicadores? ¿Con qué frecuencia? 17. ¿Qué decisiones están basadas en los informes del sistema de información?  estimación de las necesidades  adquisición  transporte/entrega  programación de visitas de supervisión  administración del inventario  cantidades a reabastecer  otras 18. ¿Son los datos logísticos usados en cada nivel del sistema apropiadamente para: a. el monitoreo continuo de los saldos de existencias? central?  Sí  No Comentarios: regional?  Sí  No Comentarios: distrito?  Sí  No Comentarios: punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: b. el cálculo de las cantidades de reabastecimiento?* central?  Sí  No Comentarios: regional?  Sí  No Comentarios: distrito?  Sí  No Comentarios: punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: 19. ¿Qué mecanismos de retroalimentación existen para canalizar la información logística de vuelta hacia los niveles inferiores?  teléfono  informes  reuniones  visitas de supervisión otras  ninguna Comentarios: 20. ¿Se realizan chequeos cruzado de los datos de despacho o de entrega a usuarios con los datos procedentes de otras fuentes (por ejemplo: estadísticas de servicio, sondeos demográficos, etc.)?  Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 22. 21. a. ¿Con qué tipo de datos se comparan?  estadísticas de servicio  estadísticas demográficas  dato de sondeos  informes de supervisión otra b. ¿Con qué frecuencia se comparan con cada tipo de datos?  trimestralmente  semestralmente  anualmente  otro________________________ c. ¿Quién es responsable del chequeo con otros datos? 22. a. ¿Se proporciona la información logística a las autoridades apropiadas de la toma de decisiones en cuanto a la planificación logística (por ejemplo, Ministerio de Salud, Ministerio de Finanzas, UNFPA, USAID, Banco Mundial, ONGs)?  Sí  No Comentarios: b. ¿Qué información se proporciona? c. ¿Quién proporciona la información? d. ¿Quién recibe la información? e. ¿Con qué frecuencia?  mensualmente  trimestralmente  semestralmente  anualmente  otra ______________ f. ¿Cómo se usa la información? 23. Otros comentarios sobre el SIAL: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN III: Selección de Productos 1. ¿Existe algún documento que establezca una política nacional sobre medicamentos?  Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 4. 2. a. ¿Cuándo fue publicado el documento? Adjunte una copia. b. ¿Quién lo desarrolló? c. ¿Con que frecuencia es actualizado? d. ¿Quién lo recibe? e. ¿Cómo es usado? 3. ¿Incluye la política nacional sobre medicamentos algunos lineamientos por escrito en cuanto a la donación de productos?  Sí  No Comentarios: 4. ¿Se cobran aranceles sobre los medicamentos o insumos importados?  Sí  No Comentarios: 5. ¿Se exime de aranceles a los insumos donados?  Sí  No Comentarios: 6. ¿Cómo se registran los nuevos medicamentos o productos? 7. ¿Tiene el programa una política escrita para mantener la continuidad de las marcas y evitar la duplicación innecesaria de productos sustitutos (por ejemplo, fórmulas hormonales de anticonceptivos y productos de mercadeo social o diferentes tipos de ACTs para el tratamiento de la malaria)?  Sí  No Comentarios: 8. a. ¿Existe un paquete de servicios básicos?  Sí  No b. En caso afirmativo, ¿qué servicios se incluyen? 9. ¿Existe una lista nacional de medicamentos esenciales? Si este es el caso, por favor obtenga una copia de la lista con anticipación.  Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 14. 10. ¿Están incluidos todos los productos en la cadena de suministros evaluada en la lista de medicamentos esenciales?   Sí  No 11. ¿Están todos los insumos usados en este programa de salud en la lista de medicamentos esenciales?  Sí  No Comentarios: 12. ¿Qué criterios se usan para seleccionar un producto para su inclusión en la lista? 13. ¿A qué niveles del sistema se distribuye oficialmente la lista de medicamentos esenciales?  central  regional  distrito  punto de entrega de servicio 14. ¿Se utiliza esta lista para la selección y pedido de productos? En caso afirmativo, explique cómo se usa. 15. Otros comentarios sobre la selección de productos: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN IV: Estimación de Necesidades 1. Describa el proceso de estimación de necesidades a. ¿Quién lo inicia? b. ¿Cuándo tiene lugar? c. ¿Cuánto tiempo toma el proceso? 2. ¿Se elaboran las estimaciones usando: a. los datos de entrega a usuarios?  Sí  No Comentarios: b. los datos de distribución/despacho?  Sí  No Comentarios: c. las existencias disponibles en todos los niveles?  Sí  No Comentarios: 3. ¿Se elaboran estimaciones usando: a. datos demográficos o de prevalencia/morbilidad de enfermedades?  Sí  No Comentarios: b. estadísticas de servicio?  Sí  No Comentarios: 4. ¿Se validan las estimaciones previas de consumo con el consumo real?  Sí  No Comentarios: 5. ¿Qué tan cercanas han sido la mayoría de las estimaciones en relación al consumo real?  menos de 0–10%  entre 10–25%  entre 25–50%  mas del 50% de discrepancia 6. a. ¿Cuántos productos han tenido serias discrepancias en la estimación en los últimos 2 años (+/-25%)? b. ¿Cuáles? c. ¿Qué productos tuvieron las discrepancias más pequeñas en la estimación? 7. ¿Qué otros factores son considerados en la preparación de las estimaciones (por ejemplo, consolidación de las estimaciones o cantidades descentralizadas, variaciones estacionales o regionales, lineamientos tratamiento normalizados, lista nacional de medicamentos esenciales, períodos de desabastecimiento, etc.)? 8. ¿Las estimaciones toman en cuenta los planes programáticos (por ejemplo, ampliación de los puntos de entrega de servicios, capacitación del personal, campañas de información, educación y comunicación [IEC] o campañas de cambio de conducta, otras actividades de la organización, etc.)? Describa. 9. a. ¿Se proporciona asistencia técnica para hacer estimaciones de las necesidades?  Sí  No b. En caso afirmativo, ¿quién lo hace? 10. ¿Cuál es el papel de los niveles regionales o inferiores en el proceso de estimación de necesidades? 12. ¿Se actualizan las estimaciones por lo menos anualmente?  Sí  No Comentarios: 14. ¿Se preparan estimaciones a largo plazo (por ejemplo, para 3 ó más años)?  Sí  No Comentarios: 15. ¿El Ministerio de Salud y/o otros donantes costean las estimaciones y las incorporan en la planeación presupuestaria? Explique. 16. Otros comentarios sobre la estimación de necesidades: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN V: Obtención de Insumos/Adquisición 1. ¿Quién es responsable de la planificación presupuestaria y del pedido y programación de los embarques (por ejemplo, la unidad de logística, unidad de adquisiciones) en los niveles apropiados? 2. Describa la coordinación entre el personal o la(s) unidad(es) responsable(s) de las actividades logísticas y el personal de adquisiciones. 3. ¿Se basan los planes de adquisición a corto plazo en las necesidades estimadas?  Sí  No  NC Comentarios: 4. ¿Toman en cuenta estos planes de adquisición los siguientes elementos del sistema logístico: a. los niveles actuales de inventarios (existencias disponibles)?  Sí  No  NC Comentarios: b. consumo (entregado al usuario o despachado)?  Sí  No  NC Comentarios: c. pérdidas y ajustes?  Sí  No  NC Comentarios: d. plazos de entrega para los pedidos requeridos por los proveedores/donantes?  Sí  No  NC Comentarios: e. niveles de existencias establecidos, si es aplicable (por ejemplo, los niveles máximos y mínimos)?  Sí  No  NC Comentarios: f. cronogramas de embarques y trámites?  Sí  No  NC Comentarios: g. necesidad de tener existencias de seguridad?  Sí  No  NC Comentarios: 5. ¿Son los planes de adquisición receptivos a otros factores relacionados con la oferta y la demanda de los productos (por ejemplo, tendencias demográficas, cambios o expansión de los programas, campañas de información, educación y comunicación [IEC], etc.)?  Sí  No Comentarios: 6. ¿Se limitan las adquisiciones a: a. proveedores pre-calificados?  Sí  No Comentarios: b. productos en la lista nacional de medicamentos esenciales?  Sí  No Comentarios: 7. En general, ¿se adquieren y obtienen las cantidades correctas de todos los productos en el momento adecuado, en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: Especifique cuáles son los productos, si los hay, que no llegan a tiempo o en las cantidades adecuadas y por qué. 8. a. ¿Cuál es el proceso para ajustar los planes de adquisición en caso de un déficit presupuestario? b. ¿Cuáles son los procedimientos y los plazos para ordenar productos de los proveedores y de los donantes? c. ¿Toman ellos en cuenta las restricciones comerciales, regulatorias y cambiarias? ¿De qué forma? 9. ¿Qué se hace para monitorear/administrar la coordinación de los planes de adquisición entre los proveedores/donantes? 10. a. ¿Se da seguimiento periódicamente al estado de los sistemas de suministro para asegurar que se pueden tomar decisiones sobre adquisiciones a fin de evitar desabastecimientos?  Sí  No Comentarios: b. En caso afirmativo, ¿quién lo hace y cómo se hace? c. ¿Ha sido efectivo este monitoreo? Explique. 11. ¿La unidad de adquisiciones o las personas responsables de las adquisiciones: a. redactan y hacen las ofertas?  Sí  No Comentarios: b. evalúan las propuestas?  Sí  No Comentarios: c. monitorean el desempeño de los proveedores?  Sí  No Comentarios: 12. ¿Dispone el programa de procedimientos escritos que garanticen que los productos cumplan con las normas de calidad establecidas? Por favor explique.  Sí  No Comentarios: 13. ¿Cuáles son los procedimientos que garantizan la calidad, quién es responsable y con qué frecuencia se realizan? 14. ¿Existe algún procedimiento para registrar quejas sobre la calidad de los productos y reportarlas a los proveedores? Por favor explique.  Sí  No Comentarios: 15. ¿Qué otras acciones se realizan para asegurar la calidad de los productos? 16. Otros comentarios sobre la adquisición: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN VI: Procedimientos de Control de Inventarios 1. Especifique qué tipo de sistema de control de inventarios se utiliza (por ejemplo, asignación, requisición, etc.) y describa el sistema. Dibuje/adjunte un diagrama que muestre la relaciones que existen entre los distintos niveles. 2. ¿Cuáles son los productos que el programa considera como en abastecimiento total? 3. ¿Existen lineamientos y políticas establecidas para los niveles máximos y mínimos de existencias en los cuales los productos en abastecimiento total se deberían de mantener (anote los niveles máximos y mínimos actuales en la sección de comentarios)? a. Al nivel central?  Sí  No  NC Comentarios: b. A nivel regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. A nivel de distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. A nivel de los puntos de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: 4. a. ¿Se respetan en todos los niveles los lineamientos sobre el control de inventarios de los productos en abastecimiento total, de forma tal que las existencias se mantengan por lo general entre los niveles máximos y mínimos?  Sí  No  NC b. Si no, ¿por qué? 5. a. ¿Se revisan periódicamente los niveles de existencias (máximos y mínimos) de los productos en abastecimiento total?  Sí  No  NC b. ¿Dichas revisiones toman en cuenta los cambios en la disponibilidad de los medios de transporte y de la información?  Sí  No  NC 6. ¿Cómo se asignan los productos que no pueden mantenerse a un nivel de abastecimiento total en los siguientes niveles? a. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: 7. ¿Existen disposiciones escritas para la redistribución de insumos en exceso de existencias?  Sí  No Comentarios: 8. ¿Cómo manejan los supervisores/administradores los desequilibrios en las existencias en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: 9. ¿Tiene el programa una política de almacenamiento y entrega de productos de acuerdo a los procedimientos de control de inventarios primeros-en-expirar, primeros-en-entregar (FEFO) en todos los niveles?  Sí  No Comentarios: Si no, ¿qué sistema se usa? 10. En la práctica, ¿el programa administra y distribuye los inventarios de acuerdo a los procedimientos de control de inventarios FEFO, en todos los niveles? Describa.  Sí  No Comentarios: 11. ¿Los productos dañados/vencidos se apartan físicamente del inventario y se eliminan de los registros de existencias en los siguientes niveles:  a. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: 12. Indique las cantidades aproximadas de productos que hayan vencido en los últimos dos años. 13. ¿Tiene el programa un sistema de seguimiento para las pérdidas de productos y otros ajustes?  Sí  No Comentarios: 14. a. ¿Existen pérdidas y ajustes considerables?  Sí  No Comentarios: b. En caso afirmativo, ¿cómo se investigan?  Sí  No Comentarios: c. ¿Se toman las acciones apropiadas para evitar que vuelva a ocurrir?  Sí  No Comentarios: 15. ¿Cómo calcula cada nivel del sistema las cantidades de reabastecimiento? a. central? Comentarios: b. regional? Comentarios: c. distrito? Comentarios: d. punto de entrega de servicios? Comentarios: 16. ¿Se han producido desabastecimientos de cualquier producto en los últimos 12 meses en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: Si se responde No a la pregunta 16 puntos a–d, pase directamente a la pregunta 19. 17. a. ¿Qué productos sufren desabastecimientos con más frecuencia? b. ¿Cuánto tiempo duran normalmente los desabastecimientos? c. ¿Qué causa estos desabastecimientos? d. ¿En qué niveles o en qué partes del país tienen lugar la mayor parte de los desabastecimientos? 18. ¿Cómo los desabastecimientos afectaron los servicios y el desempeño del programa (especifiquen qué productos y qué niveles)? 19. ¿Existen procedimientos establecidos para hacer pedidos de emergencia?  Sí  No Comentarios: 20. a. ¿Con qué frecuencia hacen pedidos de emergencia los siguientes niveles (incluya el producto): i. central? ii. regional iii. distrito? iv. punto de entrega de servicios? b. ¿Con que tanto éxito se cubren los pedidos de emergencia de los siguientes niveles? i. central? ii. regional iii. distrito? iv. punto de entrega de servicios? 21. Otros comentarios sobre el control de inventarios: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN VII: Bodegaje y Almacenamiento 1. ¿Tiene el programa directivas escritas en cuanto al almacenamiento y el manejo de todos los productos en todos los niveles del sistema (por ejemplo, manuales, afiches, etc.)?  Sí  No Comentarios: 2. ¿Existen directivas escritas en cuanto a la eliminación de agujas y objetos cortantes, de materiales biológicamente peligrosos y de otros desechos médicos?  Sí  No Comentarios: 3. ¿Hace el programa por lo menos un inventario físico al año de todos los productos en los establecimientos de almacenamiento en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: 4. ¿Existen requerimientos de cadena de refrigeración en esta cadena de suministro?  Sí  No  NC Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 7. 5. ¿Están disponibles los recursos de almacenamiento para la cadena de refrigeración (refrigerador, combustible/queroseno, diagrama de temperaturas) en todos los niveles del sistema, donde corresponda tenerlos?  Sí  No  NC Comentarios: 6. ¿Cómo se monitorea la cadena de refrigeración para asegurar que los productos se mantengan consistentemente en las temperaturas apropiadas? (Marque todas las que correspondan).  lineamientos escritos  supervisión  hojas de registro de temperatura  otro_____________________________ 7. ¿Es la capacidad de almacenamiento existente adecuada para manejar las cantidades actuales de productos en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: 8. ¿Puede la capacidad actual de almacenamiento manejar todas las cantidades necesarias para evitar desabastecimientos en los siguientes niveles? a. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: Si la respuesta es Sí para todos los niveles, pase directamente a la pregunta 10. 9. ¿Cómo enfrenta el programa la falta de capacidad de almacenamiento en los siguientes niveles: a. central? b. regional? c. distrito? d. punto de entrega de servicios? 10. ¿El programa dispone de planes para satisfacer los requerimientos de almacenamiento por lo menos para los próximos cinco años?  Sí  No Comentarios: 11. Describa los planes del programa para acomodar el crecimiento (por ejemplo, infraestructura, distribución, etc.) 12. Especifique cuáles son las condiciones de almacenamiento que necesitan mejoras, si las hay (por ejemplo, limpieza, organización, temperatura, estructura de edificios, etc.) 13. a. ¿Existe algún procedimiento para registrar las quejas sobre la calidad de los productos en todos los niveles?  Sí  No Comentarios: b. En caso afirmativo, ¿cómo se manejan las quejas? 14. ¿Se realizan inspecciones visuales de los productos para asegurar su calidad en los establecimientos de almacenamiento en los siguientes niveles: Nivel SÍ NO ¿Con qué frecuencia? Comentarios central? regional? distrito? punto de entrega de servicios? 15. ¿Existen procedimientos o directivas escritos para la destrucción de productos dañados y vencidos?  Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 18. 16. Describa los procedimientos o directivas escritos para la destrucción de productos dañados y vencidos. 17. En la práctica ¿se destruyen los productos dañados y vencidos siguiendo las directivas del programa en los siguientes niveles: ca. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: 18. Describa los problemas significativos encontrados en el último año, si los hay, relacionados al desperdicio debido a productos dañados o vencidos. Por favor tome nota del producto, nivel, ubicación, cantidad aproximada de productos y las acciones tomadas. 19. Otros comentarios sobre bodegaje y almacenamiento: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN VIII: Transporte y Distribución 1. ¿Cómo se entregan los productos entre cada nivel del sistema (incluyan la frecuencia y los medios de transporte)? Especifique entre cuales niveles. ¿Cómo se determinan las rutas? 2. ¿Los procedimientos escritos especifican qué tipo de sistema de distribución se debería de usar para repartir los productos entre cada nivel?  Sí  No Comentarios: 3. ¿Existe un cronograma de distribución por escrito para todos los niveles?  Sí  No Comentarios: 4. ¿Cuáles productos esenciales de salud son distribuidos de forma conjunta (por ejemplo, anticonceptivos, medicamentos esenciales, medicamentos para tuberculosis, medicamentos y kits de pruebas de ITS y VIH, insumos de laboratorio, etc.)? Especifique por nivel. 5. ¿Existe suficiente número de vehículos en funcionamiento disponibles, con suficiente gasolina y conductores, en los niveles apropiados, para cumplir con el cronograma de distribución de productos deseado? a. central?  Sí  No  NC Comentarios: b. regional?  Sí  No  NC Comentarios: c. distrito?  Sí  No  NC Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No  NC Comentarios: 6. ¿Se dispone regularmente de vehículos para la supervisión? a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: 7. ¿Se dispone de vehículos para el transporte de materiales biológicamente peligrosos y de deshechos cortantes?  Sí  No Comentarios: 8. ¿Se usan los vehículos de forma efectiva para realizar las entregas de rutina y de emergencia en todos los niveles? Explique (por ejemplo, uso máximo de la capacidad del vehículo, coordinación de las rutas de distribución, etc.) 9. a. ¿Están todos los vehículos en buenas condiciones de funcionamiento? b. ¿Cómo se maneja el mantenimiento de los vehículos en los diferentes niveles? 10. ¿Dónde se guardan los vehículos (a qué niveles del sistema)? 11. En general, ¿se entregan los pedidos de acuerdo a los horarios establecidos en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: 12. a. ¿Se subcontrata el transporte en alguno de los niveles del sistema?  Sí  No b. En caso afirmativo, ¿que tan efectivo ha resultado? 13. ¿Incluye el presupuesto del programa algún rubro para: a. vehículos?  Sí  No  NC Comentarios: b. combustible?  Sí  No  NC Comentarios: c. partes de repuesto para vehículo?  Sí  No  NC Comentarios: d. mantenimiento y reparación de vehículos?  Sí  No  NC Comentarios: e. viáticos?  Sí  No  NC Comentarios: f. salarios para conductores?  Sí  No  NC Comentarios: 14. a. ¿Alguno de los rubros listados anteriormente es apoyado con fondos externos?  Sí  No b. En caso afirmativo, ¿qué cantidad de fondos? ¿Por quién? c. En caso afirmativo, ¿existen planes para reducir progresivamente o eliminar esta ayuda? 15. Otros comentarios sobre el transporte y la distribución: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN IX: Apoyo Organizacional al Sistema Logístico 1. ¿Con qué frecuencia se comunica el personal en los siguientes niveles? a. ¿El personal de logística del nivel central con el personal del siguiente nivel (por ejemplo, regional, provincial, de distrito)?  Nunca  Semanal  Mensual  Trimestral  Anualmente Comentarios: b. ¿El personal de logística del nivel regional con el personal del siguiente nivel (por ejemplo, regional, provincial, de distrito)?  Nunca  Semanal  Mensual  Trimestral  Anualmente Comentarios: c. ¿El personal de logística de nivel de distrito con el personal del nivel de punto de entrega de servicios?  Nunca  Semanal  Mensual  Trimestral  Anualmente Comentarios: Si la respuesta a la pregunta 1 puntos a–c es Nunca, pase directamente a la pregunta 3. 2. Describa lo que se hace durante las reuniones con el personal que tiene responsabilidades logísticas 3. ¿Existe algún sistema de supervisión que cubre las actividades logísticas?  Sí  No Comentarios: 4. ¿Con qué frecuencia se supervisan los puntos de entrega de servicios?  Nunca  Semanal  Mensual  Trimestral  Anualmente Comentarios: 5. ¿Existe algún proceso establecido para mejorar cualquier deficiencia del personal de logística relacionado a conocimiento y habilidades en los siguientes niveles? De ser afirmativo, por favor describa el proceso. a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: 6. ¿Existen procedimientos y directivas por escrito (por ejemplo, manuales, guías de referencia, normas) para ayudar al personal a cumplir con sus responsabilidades de logística?  Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 8. 7. Enumere todos los procedimientos/directivas que cubren las responsabilidades logísticas. 8. ¿Se distribuyen los procedimientos y directivas al personal en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: 9. ¿El personal que administra los productos posee una descripción escrita de su puesto de trabajo que incluya las responsabilidades logísticas en los siguientes niveles? a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: 10. ¿El personal de logística tiene a su disposición las herramientas y los recursos que necesita para realizar su trabajo en todos los niveles (por ejemplo, guías de referencia, formularios, papel carbón, calculadoras, estantes, vehículos, fondos para transporte, etc.)? Si no, ¿cuáles son las herramientas o los recursos que faltan en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: 11. a. ¿Se utiliza ayuda externa (de ONGs, donantes o socios) para completar las actividades de administración y de supervisión?  Sí  No Comentarios: b. En caso afirmativo, describa el nivel de ayuda externa. 12. Describa la estructura de supervisión por puesto de trabajo/título y por nivel. Indique si alguna posición recibe supervisión de una o más personas o unidades. Provea un cuadro de ser posible. 13. ¿Se describen las responsabilidades de supervisión en las descripciones escritas de los puestos de trabajo?  Sí  No Comentarios: 14. ¿Existen directivas disponibles sobre cómo los supervisores deben realizar las visitas de supervisión (por ejemplo, introducciones, interacciones de estilo positivas, seguimiento)?  Sí  No Comentarios: 15. ¿Existen instrumentos que describan lo que se debe cubrir al realizar una visita de supervisión (por ejemplo, procedimientos, una lista de verificación)?  Sí  No Comentarios/describa: Si la respuesta a las preguntas 13–15 es No, pase directamente a la pregunta 18. 16. ¿Utilizan los supervisores estos instrumentos y directivas? 17. ¿Se realizan visitas de supervisión para el personal en los siguientes niveles: a. central?  Sí  No Comentarios: b. regional?  Sí  No Comentarios: c. distrito?  Sí  No Comentarios: d. punto de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: Si se responde No a la pregunta 17 puntos a–d, pase directamente a la pregunta 21. 18. ¿Qué tipo de actividades se realizan durante las visitas: a revisión de los procesos de estimación de necesidades?  Sí  No Comentarios: b. revisión de los procesos de pedido de productos?  Sí  No Comentarios: c. observación del almacenamiento de los productos?  Sí  No Comentarios: d. realización de inventario físico?  Sí  No Comentarios: e. revisión de los informes y registros logísticos?  Sí  No Comentarios: f. discusión del presupuesto de las actividades logísticas?  Sí  No Comentarios: g. revisión de los cambios hechos desde la última visita de supervisión?  Sí  No Comentarios: h. capacitación en el puesto de trabajo para mejorar el desempeño laboral?  Sí  No Comentarios: i. discusión de lo que funciona y de lo que no funciona?  Sí  No Comentarios: j. discusión de la ayuda que se necesita (personal, material, formularios, etc.)?  Sí  No Comentarios: 19. ¿Existe un cronograma de supervisión por escrito?  Sí  No Comentarios: Si la respuesta es No, pase directamente a la pregunta 21. 20. a. ¿Las visitas de supervisión se realizan siguiendo el cronograma establecido? Si no, ¿por qué? b. ¿Con qué frecuencia tienen lugar? 21. ¿Hay algún obstáculo para realizarlas?  Sí  No Comentarios: 22. Si el desempeño en logística de un miembro del personal no es satisfactorio, se le proporciona a esta persona con: a. capacitación mientras presta el servicio?  Sí  No Comentarios: b. capacitación en el puesto de trabajo?  Sí  No Comentarios: c. instrucciones escritas de como mejorar?  Sí  No Comentarios: d. un mentor o un entrenador?  Sí  No Comentarios: e. otro? (describa) 23. ¿Incluye el programa actividades periódicas de capacitación del personal (por ejemplo, capacitación en aulas, entrenamiento personalizado, capacitación en el puesto de trabajo, etc.)?  Sí  No Comentarios: 24. ¿Se ha capacitado al personal actual de todos los niveles apropiados en las siguientes áreas: a. forma de completar y de presentar los informes del SIAL?  Sí  No Comentarios: b. almacenamiento correcto de los insumos de salud?  Sí  No Comentarios: c. mantenimiento de niveles de existencias adecuados?  Sí  No Comentarios: d. determinación de cantidades a ordenar?  Sí  No Comentarios: e. determinación de cantidades a despachar?  Sí  No Comentarios: estimación de las necesidades anuales?  Sí  No Comentarios: g. revisión de los informes y registros?  Sí  No Comentarios: h. otra? (enumérelas):  Sí  No Comentarios: 25. Otros comentarios sobre el apoyo organizacional al sistema logístico: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN X: Uso de Productos 1. ¿Existen directivas de tratamiento normalizadas para los estados de salud que se tratan con productos de la cadena de suministros que se está evaluando?  Sí  No Comentarios: Si la respuesta es No, pase directamente a la pregunta 4. 2. Enumere los insumos que se están evaluando en esta cadena de suministros que es necesario que cumplan con las directivas de tratamiento normalizadas. 3. ¿Se distribuyen las directivas de tratamiento normalizadas a todos los puntos de entrega de servicios?  Sí  No Comentarios: 4. ¿Existen procedimientos por escrito en cuanto al monitoreo y la supervisión de las prácticas de prescripción (por ejemplo, dar seguimiento al número de productos/medicamentos que se receten/despachen por receta)?  Sí  No Comentarios: Si la respuesta es No, pase directamente a la pregunta 6. 5. ¿Se distribuyen los procedimientos por escrito a los prestadores de servicios en todos los niveles?  Sí  No Comentarios: 6. ¿Existen directivas por escrito sobre las normas universales de precaución (por ejemplo, la forma de deshacerse de las agujas usadas, lavarse las manos antes y después de tocar al paciente, etc.)?  Sí  No Comentarios: Si la respuesta es No, pase directamente a la pregunta 8. 7. ¿Se distribuyen las directivas sobre precaución a los prestadores de servicios en todos los niveles?  Sí  No Comentarios: 8. a. ¿Qué mecanismos y recursos se han establecido a fin de asegurar la implementación de las directivas de tratamiento normalizado y las normas de precaución universal? b. ¿En qué medida se siguen? c. Si no se siguen ¿cuáles son los obstáculos para su implementación? 9. ¿Se provee insumos solamente a los establecimientos que tienen personal capacitado y que están equipados para usarlos (por ejemplo, medicamentos contra la tuberculosis solamente a instalaciones con personal capacitado en el tratamiento a corto plazo con observación directa [TOD]; DIUs sólo a establecimientos con personal capacitado)?  Sí  No Comentarios: 10. a. ¿Las prácticas de prescripción son monitoreadas y comparadas con las directivas de tratamiento normalizadas?  Sí  No Comentarios: b. En caso afirmativo, ¿con qué frecuencia? c. ¿Por quién? Si se incluyen los anticonceptivos en la cadena de suministros que se está evaluando, conteste las preguntas 11–15; si no, pase directamente a la pregunta 16. 11. Que métodos anticonceptivos ofrece cada tipo de proveedor (público, ONGs, mercadeo social, comercial, otro gubernamental)? 12. Dentro de los últimos cinco años, ¿ha habido cambio en el porcentaje de participación en el mercado de los métodos provistos por cada proveedor?  Sí  No Comentarios: 13. Indique el porcentaje de la participación en el mercado de los métodos provistos por cada proveeros en el año 1 (hace cinco años) y en el año 5 (actualmente). Fuente de la información:_____________________ Insumo Gobierno ONG Sector Comercial Año 1 Año 5 Año 1 Año 5 Año 1 Año 5 Píldora Condón, Masculino Condón, Femenino Inyectables DIU Norplant Esterilización 14. ¿Cuál es la combinación actual de métodos anticonceptivos? Por favor describa. 15. ¿Los encargados de la toma de decisiones han evaluado las implicaciones de la combinación de métodos anticonceptivos? Explique/provea ejemplos.  Sí  No 16. a. ¿Existe alguna campaña de comunicación para el cambio de comportamiento realizándose actualmente (o se ha realizado en los últimos 2–3 Años) que promueva el uso de productos para la prevención y/o tratamiento? (por ejemplo, el uso de mosquiteros para la prevención de malaria, uso de métodos anticonceptivos modernos, o consejería y pruebas voluntarias (VCT)?  Sí  No Comentarios: b. En caso afirmativo, describa las campañas y especifique quién es responsable de estas actividades. 17. ¿Los siguientes obstáculos limitan el acceso de los clientes a servicios que utilicen productos procedentes de la cadena de suministros que se está evaluando? a. del programa?  Sí  No Comentarios: b. operacionales?  Sí  No Comentarios: c. culturales?  Sí  No Comentarios: d. religiosos?  Sí  No Comentarios: e. de precio?  Sí  No Comentarios: f. otros? (especifique)  Sí  No Comentarios: 18. ¿El acceso a los servicios de los programas se ve afectado de manera negativa por razones de percepción de la calidad en los siguientes puntos de entrega de servicios? a. públicos?  Sí  No Comentarios: b. ONG?  Sí  No Comentarios: c. mercadeo social?  Sí  No Comentarios: d. privado/comercial?  Sí  No Comentarios: e. otros? (especifique)  Sí  No Comentarios: Si la respuesta a la pregunta 18 puntos a–e, es No, pase directamente a la pregunta 20. 19. ¿Cuáles son los problemas que se comentan con más frecuencia relacionados con la calidad percibida? 20. Otros comentarios sobre el uso de los productos: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES SECCIÓN XI: Financiamiento/Coordinación con los Donantes/Planificación de la DAI 1. Describa el nivel de financiamiento para cada componente de la cadena de suministros: a. productos?  No existe  No adecuado  Adecuado  Más que adecuado Comentarios: b. bodegaje/almacenamiento?  No existe  No adecuado  Adecuado  Más que adecuado Comentarios: c. sistema de información para la administración logística?  No existe  No adecuado  Adecuado  Más que adecuado Comentarios: d. transporte?  No existe  No adecuado  Adecuado  Más que adecuado Comentarios: e. desarrollo del personal de logística?  No existe  No adecuado  Adecuado  Más que adecuado Comentarios: f. salarios para el personal de logística?  No existe  No adecuado  Adecuado  Más que adecuado Comentarios: g. manejo de desechos?  No existe  No adecuado  Adecuado  Más que adecuado Comentarios: 2. ¿Cuáles son el presupuesto y los gastos anuales del programa provenientes de todas las fuentes para: Presupuesto para medicamentos? ___________________ Año reportado __________ Gasto anual ______________ Presupuesto para la logística?__________________ Año reportado __________ Gasto anual ______________ Presupuesto para los anticonceptivos?* ___________ Año reportado __________ Gasto anual ______________ *Saltar si no se están evaluando anticonceptivos. 3. a. ¿Quién financia el presupuesto anual del programa? b. ¿Qué porcentaje del costo de los productos adquiridos es financiado por el gobierno? 4. ¿Qué proceso se utiliza para elaborar el presupuesto del programa? 5. Calcule el porcentaje de productos comprados a proveedores domésticos en comparación los comprados a proveedores internacionales. 6. ¿Existe un sistema de recuperación de costos para: a. los servicios?  Sí  No Comentarios: b. los insumos?  Sí  No Comentarios: Si la respuesta a la pregunta 6 puntos a y b es No, pase directamente a la pregunta 10. 7. ¿Se generan ingresos del sistema de recuperación de costos utilizado para: a. los costo de los insumos?  Sí  No Comentarios: b. los gastos de logística?  Sí  No Comentarios: a. los servicios?  Sí  No Comentarios: d. otros gastos?  Sí  No Comentarios: 8. ¿Cuál es el porcentaje aproximado de gastos que se recupera (por ejemplo, mediante las tarifas cobradas al usuario)? a. los costo de los insumos? ______%Comentarios: b. los gastos de logística? ______%Comentarios: a. los servicios? ______%Comentarios: d. otros gastos? ______%Comentarios: 9. ¿Existe un sistema de dispensa para aquellos que no pueden costear o pagar los servicios y/o productos?  Sí  No Comentarios: 10. ¿Cuál es el promedio anual de los gastos por cuenta propia (por hogar) para los insumos en esta cadena de suministros? 11. ¿Hay alguna deficiencia en el financiamiento de insumos en la actualidad, o en el corto plazo (1 a 3 años)?  Sí  No Comentarios: Si la respuesta es afirmativa, ¿cuál es la cantidad anual? 12. ¿Hay alguna deficiencia en el financiamiento de insumos en el mediano plazo (3 a 5 años)?  Sí  No Comentarios: Si la respuesta es afirmativa, ¿cuál es la cantidad anual? 13. ¿Qué porcentaje del mercado de insumos es financiado por el sector público y el sector privado? 14. ¿Está el país comprometido con un plan de estrategia de reducción de pobreza (PRSP)?  Sí  No Comentarios: 15. ¿Ha establecido el país un enfoque sectorial (SWAp) para la salud, salud reproductiva o la planificación familiar?  Sí  No Comentarios: 16. ¿Están los insumos en esta cadena de suministros incluidos explícitamente en el SWAp?  Sí  No Comentarios: 17. ¿Qué tan eficientemente recuperan los sectores (público, privado, ONG, etc.) colectivamente el mercado completo en términos de ingreso de los clientes, ubicación, métodos de preferencia? 18. (Para los insumos de SR) Es el método usado dominado por algunos métodos o tipos de métodos (por ejemplo, los métodos de reabastecimiento de corto plazo o los métodos de actuación prolongada o los métodos permanentes)? 19. ¿Existe un comité o grupo de trabajo para la DA?  Sí  No Comentarios: 20. ¿Existen otros mecanismos de coordinación? En caso afirmativo, de ejemplos.  Sí  No Comentarios: 21. ¿El comité hace partícipes a todas las partes involucradas (donantes, Ministerio de Salud, ONGs, representantes de proveedores comerciales, otros proveedores, grupos de de mercadeo social, etc.)?  Sí  No Comentarios: 22. ¿Mantiene reuniones el comité a intervalos específicos (por ejemplo, trimestralmente, anualmente)?  Sí  No Comentarios: 23. Describa las decisiones hechas y las acciones tomadas por el comité. 24. ¿Hay algún experto en disponibilidad asegurada de insumos a nivel local que tenga autoridad para tomar decisiones?  Sí  No Comentarios: 25. ¿Ha desarrollado el Ministerio, junto con el resto de las partes involucradas, un plan estratégico nacional de DAI?  Sí  No Comentarios: Si no, pase directamente a la pregunta 30. 26. Describa el plan estratégico. 27. ¿Se encuentra el plan estratégico nacional de DAI completamente financiado/con los recursos necesarios?   Sí  No Comentarios: 28. ¿Se está implementando el plan estratégico nacional de DAI?   Sí  No Comentarios: b. ¿Cómo (por ejemplo, a nivel nacional, regional, local)? 29. ¿El plan incluye/compromete fondos gubernamentales para adquirir insumos de salud incluidos en esta cadena de suministros?   Sí  No Comentarios: 30. ¿Cuáles son los planes futuros del programa en cuanto al financiamiento local? ¿Existen planes por parte de los donantes de eliminar o reducir progresivamente sus donaciones en los próximos cinco años? 31. Otros comentarios sobre financiamiento/coordinación con los donantes/planificación de la DAI: FORTALEZAS DEBILIDADES RECOMENDACIONES INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE SISTEMAS LOGÍSTICOS (IESL) Use los siguientes criterios de toma de decisión para completar el cuadro 2: Respecto a prioridad, considere la amplitud y la extensión del impacto, si se trata de un importante precursor/primer paso, o si existe sinergia con otros objetivos/iniciativas. Respecto a factibilidad, considere el grado de apoyo político, las políticas pertinentes, la infraestructura del país y del sistema logístico y el apoyo cultural. Califique los objetivos independientemente y luego califique las intervenciones dentro de cada objetivo para reflejar la factibilidad de alcanzar el objetivo o la intervención en su totalidad. Respecto a recursos, considere si los recursos disponibles (por ejemplo, fondos, materiales, conocimiento/habilidades) corresponden, exceden o no cumplen los requisitos para los recursos. La calificación asignada debería reflejar el nivel de recursos disponibles comparado con lo que se necesita para realizar cada intervención. For more information, please visit deliver.jsi.com. USAID | DELIVER PROJECT John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Phone: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 Email: ask� HYPERLINK "mailto:deliver@jsi.com" ��deliver@jsi.com� Internet: deliver.jsi.com vi v

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