Logistics System Assessment Tool (LSAT) - French

Publication date: 2009

[image: image2.jpg] [image: image2.jpg] Outil d’évaluation du système logistique (OESL) USAID | DELIVER PROJECT, Commande de Prestation 1 La Commande de prestation 1 du USAID | DELIVER PROJECT est financée par l’Agence américaine pour le développement international dans le cadre du contrat n°GPO-I-01-06-00007-00, prenant effet le 29 septembre 2006. La Prestation 1 est mise en oeuvre par John Snow, Inc., en collaboration avec PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, The Manoff Group, et 3i Infotech. Le projet améliore les chaînes d’approvisionnement en produits de base essentiels en matière de santé en renforçant les systèmes d’information pour la gestion logistique, en rationalisant les systèmes de distribution, en identifiant les ressources financières pour l’exploitation de la chaîne d’achat et d’approvisionnement et en améliorant les prévisions et la planification des acquisitions. Le projet encourage également les décideurs et les bailleurs de fonds à soutenir la logistique en tant que facteur essentiel à la réussite de leurs mandats en matière de soins de santé. Citation recommandée USAID | DELIVER PROJECT, Commande de prestation 1. 2009. Outil d’Évaluation du Système Logistique (OESL). Arlington, Va. : USAID | DELIVER PROJECT, Commande de prestation 1. USAID | PROJET DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Téléphone : 703-528-7474 Fax : 703-528-7480 Email : askdeliver@jsi.com Internet : deliver.jsi.com TABLE DES MATIÈRES vAcronymes Outil d'évaluation du système logistique (OESL) 1 Guide de l'utilisateur 1 Informations générales et objectif 3 Avantages 3 Vue d'ensemble du processus 3 Points obtenus et surveillance des résultats de l'OESL 17 Section I: Organisation et personnel 18 Section II: Système d'information en gestion logistique (SIGL) 20 Section III: Sélection des produits 23 Section IV: Prévision 25 Section V: Obtention de produits /Achats 26 Section VI: Procédures de contrôle des stocks 28 Section VII: Entreposage et stockage 30 Section VIII: Transport et distribution 32 Section IX: Support organisationnel du système logistique 34 Section X: Utilisation du produit 37 Section XI: Financement/Coordination avec les donateurs/Planification de la SP 39 Points totaux de l'OESL 40 Outils d'évaluation du système logistique (OESL) 41 Introduction 43 Outil d'évaluation du système logistique (OESL) 45 Section I: Organisation et personnel 47 Section II: Système d'information de la gestion logistique (SIGL) 52 Section III: Sélection des produits 59 Section IV: Prévision 62 Section V: Obtention de produits /Achats 65 Section VI: Procédures de contrôle des stocks 69 Section VII: Entreposage et stockage 75 Section VIII: Transport et distribution 80 Section IX: Support organisationnel du système logistique 85 Section X: Utilisation du produit 92 Section XI: Financement/Coordination avec les donateurs/Planification de la SP 97 Figures 431. Cycle logistique Tableaux 61. Connaissances requises chez les participants et les personnes interviewées 132. Feuille d’exercice sur les objectifs et les interventions 153. Feuille d’exercice sur la planification du travail ACRONYMES ARV Antirétroviral DIU Dispositif intra-utérin IEC Information, éducation et communication MS Ministère de la Santé MST Maladie sexuellement transmissible NA Non applicable OEIL Outil d’évaluation des indicateurs logistiques OESL Outil d’évaluation du système logistique ONG Organisation non gouvernementale PPPS Premier périmé, premier sorti PPS Point de prestation de services PSRP Plan stratégique pour la réduction de la pauvreté SIGL Système d’information en gestion logistique SIGS Système d’information en gestion sanitaire SP Sécurité des produits SR Santé reproductive SWAp Approche sectorielle d’ensemble TB Tuberculose TDO Thérapie de traitement directement observé TPC Taux de prévalence contraceptive Outil d’évaluation du système logistique (OESL) GUIDE DE L’UTILISATEUR Information générale et objectif L’outil d’évaluation du système logistique (OESL) est l’un des deux outils de collecte d’informations (l’autre étant l’outil d’évaluation des indicateurs logistiques) développés par le projet USAID | DELIVER PROJECT afin d’évaluer un système logistique et son environnement. L’OESL, un outil de diagnostic et de surveillance, peut être utilisé pour réaliser une évaluation annuelle en tant que partie intégrante du processus de planification du travail. Les informations recueillies grâce à l’OESL sont analysées afin d’identifier des problèmes et des opportunités et, à partir de là, de déterminer une évaluation supplémentaire et/ou des interventions appropriées. Étant donné que les évaluations qui utilisent l’OESL sont réalisées et analysées sur plusieurs années, les résultats peuvent être utilisés pour surveiller et améliorer le fonctionnement du système et pour fournir des informations critiques qui permettent d’identifier les points forts et les points faibles de la sécurité des produits d’un pays. Les chaînes d’approvisionnement aussi bien publiques que privées peuvent utiliser l'OESL. Avantages L’OESL permet de: fournir une vue d’ensemble de tous les aspects d’un système logistique aux personnes concernées être utilisé comme un outil de diagnostic afin d’identifier les problèmes et les opportunités de logistique et de sécurité des produits accroître le niveau de conscience collective, la responsabilisation du fonctionnement du système et les objectifs pour une amélioration être utilisé par le personnel du pays comme un outil de surveillance (afin d’apprendre et d’améliorer constamment le fonctionnement du système) fournir des données pour la planification du travail. Vue d’ensemble du processus Période/Cycle d’évaluation L’OESL peut être utilisé annuellement ou, selon les accords au sein des pays sélectionnés ; idéalement, il devrait être utilisé au cours des trois mois qui précèdent la planification du travail ou les exercices de planification stratégique. Collecte de données Il existe deux méthodes de collecte de données : Groupes de discussion (approche préférée) comprenant soit (a) un groupe de discussion au niveau central et un groupe de discussion séparé au niveau inférieur (par exemple, des représentants du district) ou (b) un groupe de discussion mixte composé de participants venant du niveau central et du niveau inférieur ; il est prévu, au minimum, de mettre en place un groupe de discussion au niveau central en tant que guide pour réaliser des interviews des informateurs clés aussi bien au niveau central qu’inférieur. Il est fortement recommandé que les participants aux groupes de discussion ou l’intervieweur et les personnes interviewées effectuent un nombre limité de visites sur le terrain. Ces visites peuvent constituer une collecte d’information préalable permettant de sonder les circonstances actuelles ou une collecte d’information ultérieure permettant d’effectuer un suivi des problèmes qui se sont présentés lors de la collecte des données. Analyse de données et recommandations pour le plan de travail L’analyse de données et le développement de recommandations et d’un plan de travail devraient s’effectuer immédiatement après la collecte de données. Afin de développer et de donner la priorité à un ensemble d’objectifs et de mesures d’intervention qui répondront aux problèmes identifiés pendant l’application de l’OESL, ce processus devrait inclure une révision minutieuse des points forts et des points faibles du système. Étude annuelle et amélioration du fonctionnement Les résultats des évaluations de l’année en cours et de l’année précédente devraient être comparés chaque année afin de mesurer les progrès accomplis. De même, les résultats des interventions et les suppositions sur lesquelles elles sont basées devraient être examinés pour que l’expérience puisse bénéficier au plan de travail de l’année à venir. Comment se préparer pour l’OESL? Recherche préparatoire Certains aspects de l’OESL devraient être préparés avant la réunion avec le groupe de discussion ou les interviews. Ces informations devraient être présentées et validées au cours de l’évaluation. Sélection de la méthode de collecte de données Décidez de l’approche à utiliser en accord avec les dirigeants du programme ou les homologues du pays. Des grands groupes de discussions peuvent nécessiter des sessions qui durent de un jour à un jour et demi si l’on veut entrer en détail dans les données requises et donner à toutes les personnes présentes une chance de participer. Si la planification du travail fait partie de l’exercice, la durée des sessions n’en sera que prolongée. L’utilisation de l’OESL comme guide pour les interviews des informateurs clés peut durer jusqu’à deux semaines (voire plus) à cause du temps nécessaire pour organiser et mener de multiples interviews avec les gens qui ont connaissance des nombreuses composantes du système logistique. Option 1: Groupes de discussion Groupes de discussion séparés, l’un au niveau central et l’autre au niveau inférieur Niveau central: Cette session en groupe devrait comprendre environ 10 à 25 participants. Ce groupe de discussion est le minimum requis lors de l’utilisation de cette méthode de collecte de données. Niveau inférieur: si la sélection des produits, la prévision, l’achat et la structure organisationnelle sont définis et exécutés au niveau central, dans ce cas seulement sept des onze domaines de connaissance de l’OESL doivent être représentés pour le niveau inférieur. Si ces fonctions sont décentralisées à un niveau inférieur, les gens qui ont ces domaines de connaissance devraient être inclus. Cette session devrait comprendre des représentants qui ont cette connaissance. Traditionnellement, ce groupe est composé d’une sélection représentative d’unités (par exemple les districts) encore qu’il puisse être nécessaire de sélectionner un sous –groupe différent , comme par exemple une zone géographique particulière ou des unités dans un ensemble particulier de circonstances. Cette option nécessitera au moins un jour pour être réalisée sur chaque site. Groupe de discussion mixte (recommandé) Les participants des deux niveaux (central et inférieur) sont rassemblés dans une session. Cette session inclura probablement 15 à 25 participants et exigera un modérateur expérimenté. Ceci prendra probablement un jour à deux jours, selon le nombre de participants et selon le niveau de planification de travail inclus dans l’exercice. Option 2: Interviews des informateurs clés Dans cette option, utilisez l’OESL comme guide de l’interview pour recueillir des données auprès des informateurs clés. Étant donné que cette option implique l’interview de nombreuses personnes, l’ (les) intervieweur(s) devra (devront) consolider et réconcilier les résultats en un seul rapport d’évaluation final. Afin de couvrir tous les thèmes, l’ensemble de ce processus peut prendre une semaine ou plus, selon le nombre de personnes qu’il faudra interviewer. Un inconvénient de cette approche est qu’elle ne permet pas une discussion de groupe entre les personnes qui travaillent dans différents secteurs de la chaîne d’approvisionnement (pendant la phase de collecte des données). Si cette approche est utilisée, il est recommandé qu’une réunion des personnes concernées soit organisée pour présenter et discuter les résultats de l’évaluation. Un exercice de groupe peut aussi être utilisé pendant la phase «analyse de données» de l’OESL. Sélection des participants au groupe de discussion et des personnes interviewées Il est important de faire une sélection appropriée des personnes pour la constitution du groupe si vous voulez recueillir des données précises sur le fonctionnement de chaque aspect du système logistique. Pour l’option «groupe de discussion», continuez à inclure des participants du groupe principal au cours des années qui suivent afin de développer une capacité interne et d’améliorer la fiabilité des données. Considérez les groupes déjà existants (tels que les comités logistiques) comme une source de participants. Chaque participant au groupe de discussion/personne interviewée devrait avoir: Une bonne connaissance des données dans au moins un des domaines de connaissance couverts dans l’OESL (voir tableau 1) de l’expérience quant au fonctionnement du système logistique au niveau que cette personne représente (central ou inférieur). Les dirigeants du programme devraient identifier les participants/personnes interviewées qui conviennent le mieux. Considérez des donateurs internationaux et/ou le Ministère des finances pour les connaissances du domaine financier. Incluez quelqu’un qui a une expertise en politique comme participant/personne interviewée parce que les questions de politique sont incorporées dans plusieurs sections. Veuillez vous référer au tableau 1 pendant la sélection des participants/personnes interviewées pour assurer que les données nécessaires à l’OESL ont été collectées. Tableau 1. Connaissances requises chez les participants et les personnes interviewées A une connaissance de: Niveau central* Niveau inférieur Organisation et personnel** ** SIGL Sélection des produits** ** Prévision** ** Achats** ** Procédure de contrôle des stocks Entreposage et stockage Transport et distribution Support organisationnel Utilisation des produits Financement/Coordination avec les donateurs/Planification de la SP * Les interviews ou groupes de discussion au niveau central devraient inclure des participants ou personnes interviewées qui ont une connaissance de base couvrant tous les domaines de connaissance de l’OESL. ** Si ces fonctions logistiques sont centralisées, ces quatre domaines peuvent être exclus du groupe de discussion du niveau inférieur. Afin de saisir les connaissances dans tous les domaines de l’OESL, les participants devraient représenter chaque composant à chaque niveau (par ex. district). Planification de visites sur le terrain Il est recommandé que les modérateurs ou interviewers effectuent des visites sur le terrain. Les visites sur le terrain réalisées avant les sessions de discussion/interviews fourniront un échantillon des circonstances ou du contexte actuels, ce qui donnera un éclairage supplémentaire à la collecte des données. Les visites effectuées après les discussions/interviews ont l’avantage d’offrir une exploration plus en détail des problèmes identifiés pendant les discussions/interviews, d’améliorer la qualité des informations recueillies et de permettre la collecte d’informations supplémentaires. Les personnes effectuant les visites sur le terrain peuvent se concentrer sur les questions sans réponse de l’OESL, sur les données nébuleuses, incertaines ou controversées, sur les réponses hétérogènes ou de registres variés. Les dirigeants du programme ou les homologues du pays peuvent aider à planifier le nombre adéquat de visites sur le terrain avant ou après l’exercice. Utilisation de l’OESL dans un système de santé décentralisé Les années 1990 ont vu un nombre croissant de pays en voie de développement mettre en application des programmes de réforme du secteur santé dans une tentative d’amélioration des capitaux, de l’accès, de la qualité et du maintien financier des services de santé. Les donateurs bilatéraux, les agences multilatérales et les banques de développement ont soutenu les réformes, ce qui, bien souvent, entraîne des changements significatifs dans la structure financière et les systèmes de soutien des Ministères de la Santé (MS). Dans de nombreux pays, la réforme du secteur santé a abouti à la décentralisation des systèmes de santé publique. Les formes les plus communes de décentralisation comprennent: la dévolution: transfert d’autorité et des responsabilités aux municipalités locales, aux provinces et aux districts la déconcentration: se produit au sein du MS depuis le niveau central vers les régions et districts la délégation: transfère des responsabilités aux agences semi-autonomes. Quelle que soit la forme de décentralisation appliquée, le processus lance des défis auxquels les autorités locales et les responsables de la santé doivent faire face lorsqu’ils assument la responsabilité de leurs programmes de santé. Étant donné que la décentralisation se produit fréquemment en tant que conséquence indirecte d’une réforme du secteur santé, vous devriez considérer les questions suivantes avant de décider si vous pouvez appliquer l’OESL dans sa forme standard tel qu’il est présenté dans ce manuel ou si vous devez l’adapter à un système de santé décentralisé: Y a-t-il des projets de décentralisation des services de planification familiale et de santé? Quand? A quel niveau? La décentralisation est-elle déjà en cours? Si c’est le cas, quand le processus a-t-il commencé? Quel est le type de décentralisation mis en application/projeté (dévolution, déconcentration, délégation)? Y a-t-il un comité au niveau central qui supervise le processus de décentralisation? En conséquence de la décentralisation, quel type de relation existe-t-il entre le niveau central et les autres niveaux? Si le système est dévolu, il est probable que la relation formelle qui existait entre le système central et le niveau récemment dévolu sera affaibli et, dans certains cas, le niveau central aura totalement transféré l’autorité des décisions du programme au niveau dévolu. Quelles sont les chaînes d’approvisionnement affectées par la décentralisation? Quelles sont les chaînes d’approvisionnement qui seront affectées à l’avenir? Systèmes de santé déconcentrés ou délégués Dans l’ensemble, vous devriez pouvoir utiliser l’OESL standard tel qu’il est présenté dans ce manuel, que ce soit dans un contexte de déconcentration ou de délégation, étant donné que le niveau central joue toujours un rôle important dans ces systèmes. Cependant, dans les deux cas, il se peut que certaines questions doivent être légèrement modifiées afin d’assurer le bien-fondé par rapport à la situation existante. Par ailleurs, l’exercice aura plus de sens si des membres du personnel du niveau inférieur sont inclus. Toutefois, si ces considérations sont prises en compte, vous devriez pouvoir utiliser l’OESL standard dans ces types de contextes décentralisés. Systèmes de santé dévolus Si le système de santé dans votre pays est en phase de dévolution, le type de relation qui existe entre les agences du niveau central et les agences récemment dévolues a probablement changé; de plus, les conditions, les politiques et les processus peuvent fortement varier selon la région du pays. Dans de tels contextes, vous obtiendrez des résultats de l’OESL beaucoup plus significatifs si vous appliquez une version adaptée de l’OESL dans certaines provinces/régions/districts (là où l’autorité a été dévolue). Si les niveaux/agences récemment dévolus prennent leurs propres décisions en matière de programme, ils doivent être consultés directement car il est probable que les réponses aux questions de l’OESL du niveau central seront fort différentes des réponses données par le niveau inférieur. Pour ce qui est de l’application de l’OESL dans de tels contextes, chaque région ou district peut être évalué séparément à l’aide d’un OESL complet et adapté. Les résultats seront utiles principalement au niveau de l’application. Chaque région ou district peut utiliser les résultats dans un but de gestion ou de planification, ainsi que pour surveiller de près les progrès accomplis. Les résultats seront probablement plus utiles au niveau local que si vous tentez de les réunir afin de déterminer les conditions du niveau national, en fonction de la conception de la chaîne d’approvisionnement nationale. C’est pour cela que dans la plupart des contextes dévolus, il est recommandé d’encourager autant de régions et districts possibles à utiliser l’OESL pour leurs propres besoins et bénéfices au niveau de l’autorité dévolue. Si l’on veut obtenir une perspective au niveau national du fonctionnement du système logistique, il est possible de prélever un échantillon représentatif des régions et des districts et de faire la moyenne des résultats de l’OESL sur les sites d’application. Un tel exercice sera bénéfique pour les questions qui sont posées à tous les niveaux de l’application. Après avoir décidé où appliquer l’OESL au sein de l’environnement dévolué, il est préférable d’adapter les questions de l’OESL standard (niveau central) en regroupant les participants qui représentent le(s) niveau(x) cible(s). Ceci pourrait être réalisé lors d’une réunion de un à deux jours pendant laquelle chaque question de l’OESL serait revue et discutée. Certaines questions devront peut-être être supprimées ou reformulées pour mieux refléter le niveau. Les notes ci-dessous présentent quelques recommandations à prendre en considération au moment de l’adaptation de chaque section de l’OESL. Dans l’OESL existant, considérez les ajustements/ajouts suivants lors de la mise en application de l’OESL dans un système dévolu où l’autorité a glissé vers les niveaux inférieurs. Section I: Organisation et personnel La plupart des questions s’appliquent à un contexte dévolu. Changez niveau national pour refléter le niveau dévolu (par exemple province, région, district). Section II: Système d’information en gestion logistique (SIGL) En plus des questions posées dans cette section, il serait utile de comprendre la relation qui existe entre le niveau central et les autres niveaux lorsque vous collectez des données et utilisez le SIGL. Les données sont-elles toujours envoyées au niveau central? Si c’est le cas, comment sont-elles utilisées? N’oubliez pas que la plupart des SIGL développés pour un système centralisé recueillent les données dont les décideurs du niveau central ont besoin. Ces données sont-elles toujours valables pour le niveau récemment dévolu? Est-il concevable qu’alors que la décentralisation évolue, les autres agences (organisations non gouvernementales [ONG], secteur privé) commencent à jouer un rôle pendant que des associations se créent pour faire face aux problèmes? Si c’est le cas, de quelles données les associés ont-ils besoin ? Le SIGL existant doit-il être complètement mis à jour afin d’assurer que les données dont les associés ont besoin soient recueillies ? Section III: Sélection des produits Cette section est particulièrement importante parce que, dans un système centralisé, la sélection des produits est généralement une décision du ressort de la politique nationale. Il est nécessaire d’explorer ce point avec les niveaux dévolus afin de voir comment cette situation pourrait avoir changé. Le gouvernement central maintient-il son rôle dans la création de politiques pour ce qui est de la sélection des produits, l’enregistrement, les services essentiels, etc.? Si non, existe-t-il un poste désigné au niveau dévolu qui soit responsable de la sélection des produits pour la région? Quel est leur pouvoir en matière de changement de sélection de produits? Section IV: Prévision La prévision est une autre tâche généralement prise en charge par le niveau central ; par conséquent, dans un contexte dévolu, vous devrez identifier qui est maintenant responsable de ce point. Si vous découvrez que la prévision a glissé vers un autre niveau, il sera important de vous enquérir de la capacité existante du personnel. Ceci constitue également un excellent rôle d’assistance technique qui peut être tenu par le niveau central car il est plus courant que les compétences et l’expertise en matière de prévision demeurent au niveau central. Si les responsabilités en matière de prévision ont été dévolues, toutes les questions s’appliquent; la formulation des questions devrait inclure le niveau que vous évaluez. Section V: Obtention des produits/Achats De même que pour la prévision, les achats s’effectuaient généralement au niveau central. Dans les systèmes dévolus, comment ce point est-il géré? Il est possible que le niveau central ait maintenu une certaine responsabilité en ce qui concerne les achats, de concert avec le niveau dévolu. De même que pour la prévision, étudiez les capacités existantes du personnel à se charger des achats. Section VI: Procédure de contrôle des stocks Il est fort probable qu’un système de contrôle des stocks existe et qu’il ait été mis en place dans un système centralisé. Étudiez dans quelle mesure ce système de contrôle est adéquat maintenant que l’autorité en charge de la gestion des produits a glissé du niveau central. Les procédures de contrôle des stocks sont-elles toujours applicables ? Doivent-elles être révisées/mises à jour? Le personnel actuel au niveau dévolu a-t-il le pouvoir de faire des changements dans les procédures de contrôle des stocks? Section VII: Entreposage et stockage Toutes les questions sont pertinentes. Étudiez comment le niveau dévolu compte disposer des produits endommagés. Vont-ils continuer à suivre les procédures établies par le niveau central/gouvernement? Sont-ils capables de développer leurs propres régulations en matière d’élimination des produits endommagés? Section VIII: Transport et distribution Toutes les questions sont pertinentes. Section IX: Support organisationnel pour la logistique La plupart des questions dans cette section sont pertinentes, bien qu’il serait bon de les reformuler afin de refléter le rôle que le niveau dévolu devrait avoir/aura dans son soutien à la logistique d’un point de vue organisationnel. Section X: Utilisation des produits Il est fort probable que le niveau central ait développé des directives d’utilisation des produits. Analysez si le niveau dévolu a l’intention de suivre ces directives et de quelles ressources humaines dispose-t-il pour ce faire. Section XI: Financement/Coordination avec les donateurs/Planification de la sécurité des produits Le financement est un domaine critique à analyser dans un système dévolu. Il est probable qu’alors que le gouvernement central continuera d’allouer des fonds au niveau dévolu, le gouvernement pourrait aussi attendre du niveau dévolu qu’il commence à dépenser son propre argent, assumant ainsi une responsabilité croissante sur une période donnée. Il est également important d’analyser quelles sources non gouvernementales (secteur privé, ONG, etc.) existent au niveau dévolu pour aider les services financiers. Application de l’OESL Option 1: Modération des sessions de discussions de groupe Commentaires d’introduction au groupe de discussions: Donnez le ton de la session en commençant par expliquer comment les données fournies par les participants seront utilisées. Expliquez également que vous souhaitez que chaque participant s’exprime sur son (ses) domaine(s) de connaissance et sur la manière dont les domaines techniques sont reliés et ont un impact les uns sur les autres. L’exemple d’agenda montre qu’il est conseillé de réaliser la première section de l’outil avec l’ensemble des participants. Cela permettra aux participants de se familiariser avec le format de l’outil et expliquera comment couvrir chaque section. Identifiez les participants à chaque section à l’avance, en fonction de leurs domaines d'expertise. Si certaines questions de chaque section peuvent être répondues de manière satisfaisante avant la session, vous pouvez réduire le temps nécessaire pour les questions restantes. Toutefois, si cela n’est pas possible, vous devrez probablement organiser des discussions de suivi sur des questions spécifiques. La clôture peut durer de 30 à 60 minutes, voire une demi-journée, selon qu’elle est utilisée simplement pour résumer ou pour identifier les interventions prioritaires et planifier. Données spécifiques par niveau: les participants du groupe central seront ceux qui s’y connaissent le mieux en matière de niveau central et des circonstances du niveau qui se trouve juste en dessous du leur. Servez-vous du groupe du niveau inférieur pour obtenir des réponses plus réelles quant aux pratiques et aux circonstances du district et des points de prestation de services (PPS). Modération du groupe de discussion: Nous recommandons que le groupe comprenne un modérateur expérimenté et au moins une personne chargée de la prise de notes ; les deux devront être familiarisés avec l’outil. La pratique a montré que la qualité des informations s’avère bien supérieure si plusieurs personnes prennent des notes. Les indications pour la durée d’une session sont: 8:30–9:00 Introduction, Objectifs et Agenda 9:00–10:00 Organisation et personnel 10:00–10:15 Pause 10:15–1:00 Travail de groupe 1:00–2:00 Déjeuner 2:00–2:30 Préparation de la présentation du travail de groupe 2:30 - 4:30 Présentations sur les points forts et points faibles et recommandations et discussions 4:30–5:00 Synthèse et clôture Suggestion de groupes: Groupe I : Composants de l’OESL: Système d’information en gestion logistique (SIGL) Groupe II : Composants de l’OESL: Prévisions, achats, sélection des produits (à faire en dernier) Groupe III : Composants de l’OESL: Contrôle des stocks, utilisation du produit Groupe IV : Composants de l’OESL: Entreposage et stockage, transport et distribution Groupe V : Composants de l’OESL: Support organisationnel Groupe VI : Financement/Coordination avec les donateurs/Sécurité des produits Instructions pour le travail de groupe: Choisissez un modérateur et un présentateur. Complétez les sections/composants pertinents du questionnaire pour votre groupe. Identifiez les questions à débattre avec le groupe pour validation, le cas échéant. Déterminez au moins trois points forts et trois points faibles. Formulez des recommandations associées à chaque section. Retranscrivez les résultats du travail de groupe sur un tableau à feuilles ou créez une présentation PowerPoint. Présentez le travail de groupe. Périmètres à considérer pour la formulation de la recommandation: Essayez, autant que possible, d’appliquer les paramètres SMART-I dans la formulation de votre recommandation. Formulation N: Essayez autant que possible d’appliquer SMART-I. Par SMART-I nous entendons: S = Specific/Strategic (Spécifié/stratégique) M = Measurable (mesurable) A = Attainable (réalisable) R= Realistic (réaliste) T = Time-bound (situé dans le temps) I = Implementable (pouvant être mis en oeuvre). Option 2 : Utilisation de l’OESL comme guide pour l’interview Présentation des résultats: Présentez les données recueillies par le biais des interviews des informateurs clés lors d’une réunion avec les parties prenantes ; ce sera l’occasion de discuter des résultats et de leurs implications. Le modérateur ou intervieweur devra également compiler les résultats dans un rapport. Les informations recueillies doivent identifier les points forts et les points faibles clés du système. Au moyen des critères d’identification des objectifs décrits dans la section d’analyse qui suit, ces données devraient également faciliter la formulation des recommandations et l’élaboration d’un plan de travail. Analyse des informations recueillies Les données recueillies par le biais de l’OESL peuvent être utilisées à la fois comme partie intégrante du processus de planification du travail et/ou pour suivre les progrès réalisés dans le temps. Ces points sont discutés séparément ci-dessous. Planification du travail Pour améliorer la planification du travail, les utilisateurs peuvent revoir les points forts et les points faibles du système logistique et utiliser les données pour développer des objectifs et interventions appropriés faisant partie d’un plan de travail efficace. Si le temps le permet, il est fortement recommandé qu’une analyse participative des résultats de discussions de l’OESL soit réalisée. Elle est particulièrement recommandée si une discussion de groupe est utilisée étant donné que les participants sont déjà réunis; ceci dit, l’analyse peut aussi être organisée si l’option 2 a été choisie. La session peut durer une journée entière, et elle peut aussi s’effectuer un autre jour avec un groupe de participants légèrement différent (la plupart des participants devraient assister aux deux sessions). Les principales étapes comprennent: Le développement d’un résumé consolidé des points et observations clés (par exemple : points forts et points faibles). Si un OESL a déjà été appliqué, comparez les résultats actuels à ceux de l’année précédente et indiquez les raisons d’un quelconque changement significatif, en incluant les suppositions qui n’ont pas fonctionné. L’identification de conditions ou circonstances clés existantes (le contexte) qui influenceront le choix des objectifs et des interventions. L’identification de vos objectifs ou la réévaluation des objectifs de l’année précédente. Tant que possible, décrivez les objectifs comme l’état souhaité. Pour chaque objectif, et pour générer des idées d’intervention, révisez les questions et réponses de l’OESL pour les domaines identifiés comme domaines de points forts ou de points faibles. Utilisez l’ensemble de critères fournit dans le tableau 2 pour sélectionner les idées d’intervention. L’utilisation d’une échelle de 1 à 3, du plus bas au plus élevé, pour chaque critère par objectif et par intervention sélectionnés. Faites la liste de tous les objectifs que les participants considèrent comme nécessaires et de toutes les interventions requises pour atteindre chaque objectif. Si les assesseurs décident d’utiliser l’OESL comme base pour un processus de planification stratégique en matière de sécurité des produits, il est alors probable que les personnes clés des autres secteurs du pays, autres que le secteur logistique, devront faire partie des principales étapes décrites ci-dessus. [image: image1] Tableau 2. Feuille d’exercice sur les objectifs et les interventions Priorité Faisabilité Ressources disponibles (vs. conditions requises) Objectif 1: Interventions Objectif 2: Interventions * Échelle: 1 = faible 2 = moyen 3 = élevé Utilisez les résultats afin de développer un plan de travail qui concorde avec les politiques et les procédures du programme. Concentrez-vous sur les objectifs et les interventions les plus urgents, sur ceux qui ont le plus de chances de succès et/ou sur les ressources disponibles. Si la priorité et la faisabilité sont élevées mais que les ressources ne sont pas disponibles, élaborez un plan de développement des ressources. Pour vous aider à développer le plan de travail, complétez le tableau 3 en identifiant les points suivants: Une description de l’état souhaité que chaque intervention est censée produire. Les ressources pour chaque intervention ainsi que leurs sources. Les suppositions clés considérées pour chaque intervention ; ce qui doit être mis en place pour réaliser l’intervention. Les indicateurs qui vont mesurer le progrès vers les interventions et, donc, vers la réalisation des objectifs. Les sources de données pour chaque indicateur. Tableau 3. Feuille d’exercice sur la planification du travail État souhaité Ressources Suppositions Indicateurs Sources de données Personne(s) responsable(s) Objectif 1: Interventions Objectif 2: Interventions Points obtenus et suIVI des résultats de l’OESL Pour le suivi des résultats au cours du temps, concentrez-vous sur les pratiques qui ont la plus grande influence sur les performances mesurables du système logistique et sur les pratiques. La feuille de points ci-dessous et les pages suivantes contiennent un mécanisme qui permet de synthétiser les données en un nombre maniable de questions qui, mises ensemble, donnent une image générale du système logistique. La feuille de points comprend des questions essentielles pour les 11 sections de l’OESL, des instructions quant aux totaux et des tableaux de résumé pour les points forts, les points faibles et les recommandations générales. Pour remplir la feuille de points, transférez les résultats de ces questions essentielles de l’OESL sur les feuilles de points, de même que les points forts et les points faibles clés. Pour chaque question ayant des catégories de réponses pour les différents niveaux du système, ajoutez ou supprimez un niveau selon la structure du système logistique. La note totale maximum pour certaines questions et certaines sections changera en conséquence. Suivez les instructions des notes de bas de page pour redistribuer les notes de manière appropriée. Lorsque le numéro de question dans l’outil OESL I est différent du numéro de question sur la feuille de points, le numéro de question correspondant de l’OESL est donné entre parenthèses. La sécurité des produits est en phase de devenir une préoccupation mondiale de plus en plus importante étant donné que la pénurie des ressources combinée à une conscientisation et une utilisation des produits de plus en plus fortes créent une situation d’incertitude pour les années à venir avec une offre qui ne parvient pas à répondre à la demande. Une gestion appropriée des produits de la santé une fois reçus suivie d’une assurance qu’ils atteignent les utilisateurs à qui ils sont destinés constituent des éléments essentiels pour répondre au défi de fournir une sécurité des produits. Idéalement, pour un suivi des changements apportés au système logistique au cours du temps, l’OESL devrait être mis à exécution à intervalles réguliers, par exemple une fois par an. Les points peuvent être comparés au moyen du tableau récapitulatif des points figurant à la fin de la section des points. Outil d’évaluation du système logistique (OESL) — I Feuille de points Pays: Nom du programme: Catégories de produits couvertes par cette évaluation: (cochez toutes les cases concernées) Contraceptifs  Médicaments IST Trousses de test du SIDA  Médicaments essentiels Trousses de médicaments essentiels ARV Médicaments TB  Vaccins Autre Date de l’OESL: SECTION I: Organisation et personnel Points Nombre maximum de points 1. Le niveau national dispose-t-il d’une unité de gestion logistique?  Oui  Non 1 Si non, cochez non pour la question 2, points a à h. 2. L’unité de gestion logistique est-elle entièrement responsable des activités suivantes: a. gestion et utilisation du système d’information en gestion logistique?  Oui  Non 0,25 b. prévision des quantités nécessaires?  Oui  Non 0,25 c. achats/acquisitions ?  Oui  Non 0,25 d. gestion des stocks, stockage et distribution?  Oui  Non 0,25 e. sélection des produits ?  Oui  Non 0,25 f. recrutement du personnel pour les postes logistiques à pourvoir?  Oui  Non 0,25 g. budgétisation du système logistique?  Oui  Non 0,25 h. supervision et formation du personnel logistique?  Oui  Non 0,25 3. Existe-t-il des procédures écrites pour: a. gestion et utilisation du système d’information en gestion logistique?  Oui  Non 0,25 b. prévision des quantités nécessaires?  Oui  Non 0,25 c. achats/acquisitions ?  Oui  Non 0,25 d. gestion des stocks, stockage et distribution?  Oui  Non 0,25 e. sélection des produits ?  Oui  Non 0,25 f. recrutement du personnel pour les postes logistiques à pourvoir?  Oui  Non 0,25 g. budgétisation du système logistique?  Oui  Non 0,25 h. supervision et formation du personnel ?  Oui  Non 0,25 4. Y a-t-il un responsable à temps plein chargé de la logistique ?  Oui  Non 1 Si non, cochez non pour la question 5. 5. Le(s) responsable(s) chargé(s) de la logistique a-t-il(ont-ils) le même niveau d’autorité pour la prise de décision que d’autres responsables d’unités fonctionnelles?  Oui  Non 1 6. Le système logistique dispose-t-il d’un plan stratégique qui couvre les prochains 1 à 3 ans ? (Question 10)  Oui  Non 1 7. Existe-t-il des lois et des réglementations promouvant l’importation ou la production locale des produits de santé évalués ? (Question 15)  Oui  Non 1 8. Existe-t-il des lois et des réglementations qui empêchent l’importation ou la production locale des produits de santé évalués ? (Question 16) Remarque: (Non = 1, Oui = 0)  Oui  Non 1 TOTAL 11 POINTS POUR CETTE SECTION 100% Points pour la section = total des points /nombre total maximum de points* × 100 SECTION II: Système d’information en gestion logistique (SIGL) Points Nombre maximum de points 1. Y a-t-il un système d’information en gestion logistique (SIGL)?  Oui  Non 1 2. Le système d’information (SIGL, SIGS, autre) comprend-il: (Question 3) a. les documents de gestion de stocks (ex.: fiches de stocks, registres de stocks) à tous les niveaux?  Oui  Non 0,4 b. les fichiers de commande et de sortie (ex.: factures, bordereaux d’expédition, bons de commande et de sortie) à tous les niveaux?  Oui  Non 0,4 c. les données sur la distribution aux utilisateurs aux points de prestation de services?  Oui  Non 0,4 d. des synthèses de données sur la consommation aux niveaux supérieurs des points de prestation de services (ex.: districts, régions, niveau central, etc.)?  Oui  Non 0,4 e. le stock disponible?  Oui  Non 0,4 3. Les rapports du système d’information à tous les niveaux du système montrent-ils: (Question 4) a. le solde du stock (stock disponible)?  Oui  Non 1 b. la quantité distribuée ou sortie pendant une période de rapport précise?  Oui  Non 1 c. les pertes et les ajustements?  Oui  Non 1 d. les quantités reçues?  Oui  Non 1 4. Les SIGL ou autres rapports de systèmes d’information reçus au niveau central fournissent-ils des informations concernant le statut des stocks au niveau des centres de santé ? (Question 6)  Oui  Non 1 5. Quel est le pourcentage approximatif des rapports du système d’information reçus à temps pouvant être utilisés pour les décisions logistiques (commande, distribution, etc.) à chacun des niveaux du système suivants ?* (Question 9) SECTION II: Système d’information en gestion logistique (SIGL) % rapporté Points Nombre maximum de points Si 90 à 100%, la note est 1; si 89 à 75%, la note est 0,5; si moins de 75%, la note est 0. Si nécessaire, supprimez ou ajoutez un niveau selon la structure du système logistique. Niveaux % rapporté a. Central 1 b. Régional 1 c. District 1 6. Quelles sont les décisions qui se basent sur les rapports du système d’information? (Question 17) Si les réponses aux points a à e sont toutes cochées, la note est 1; si quelques-unes seulement sont cochées, indiquez une note de 0,5. a. Prévision  1 b. Achats  c. Transport/Livraison  d. Programmation de visites de supervision  e. Quantités de réapprovisionnement  f. Autre  7. Les données logistiques utilisées à chaque niveau du système sont-elles pertinentes pour: (Question 18) a. une surveillance continue des quantités disponibles?* Central  Oui  Non 0,25 Régional  Oui  Non 0,25 District  Oui  Non 0,25 Point de Prestation de Services  Oui  Non 0,25 b. un calcul des quantités de réapprovisionnement?*  Oui  Non Central  Oui  Non 0,25 Régional  Oui  Non 0,25 District  Oui  Non 0,25 Point de Prestation de Services  Oui  Non 0,25 8. Quels sont les mécanismes de rétro-information logistiques vers le(s) niveau(x) inférieur(s)? (Question 19) Si vous cochez (a) la note est 0; si une des autres réponses est cochée, la note est 1 (même si plusieurs réponses sont sélectionnées). a. Aucune  1 b. Téléphone  c. Rapports  d. Réunions  e. Visite de supervision  f. Autre  TOTAL 15* POINTS POUR CETTE SECTION 100% Points pour la section = total des points / nombre total maximum de points × 100 * Ajustez le nombre maximum de points pour éliminer les questions qui ne sont pas applicables (par exemple, s’il n’y a pas de niveau régional, supprimez la question 4b, ajustez les questions 6a et 6b pour que le nombre maximum de points pour chacune soit égal à 1 et que la note soit calculée comme (nombre total de points /13) x 100). POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION III: Sélection des produits Points Nombre maximum de points 1. Existe-t-il un document de politique nationale en matière de médicaments?  Oui  Non 1 Si non, passez à la question 3. 2. La politique nationale en matière de médicaments contient-elle des directives écrites quant à la donation de produits? (Question 3)  Oui  Non 1 3. Des droits de douane sont-ils appliqués sur les médicaments ou les produits importés? (Question 4) (Non = 1, Oui = 0)  Oui  Non 1 4. Les produits donnés sont-ils exemptés de droits de douane? (Question 5)  Oui  Non 1 5. Le programme dispose-t-il d’une politique écrite sur le maintien de la continuité des marques et la suppression des doublons inutiles de produits interchangeables ? (Question 7)  Oui  Non 1 6. Existe-t-il une liste nationale des médicaments essentiels? (Question 9)  Oui  Non 1 Si la réponse à la question 6 est non, cochez non pour la question 7. 7. Tous les produits de la chaîne d’approvisionnement évaluée sont-ils inclus dans la liste des médicaments essentiels ? (Question 10)  Oui  Non 1 TOTAL 7 POINTS POUR CETTE SECTION 100% POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS × 100 POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION IV: Prévision Points Nombre maximum de points 1. Les prévisions sont-elles faites en utilisant: (Question 2) a. les données sur la distribution aux utilisateurs? b. les données sur les distributions et sorties des produits? c. le stock disponible à tous les niveaux? 2. Les prévisions sont-elles faites en utilisant: (Question 3) a. des données démographiques ou de prévalence de maladie/morbidité? b. des statistiques de service? 3. Les prévisions sont-elles validées par la comparaison entre la consommation estimée antérieure et la consommation effective? (Question 4)  Oui  Non 4. Les prévisions sont-elles actualisées au moins une fois par an? (Question 12) ?  Oui  Non 5. Les prévisions sont-elles préparées selon un plan qui coïncide avec les cycles locaux de budgétisation et d’achat ? (Question 13)  Oui  Non TOTAL POINTS POUR CETTE SECTION POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS × 100 SECTION V: Obtention des produits/Achats Points Nombre maximum de points 1. Les plans d’approvisionnement à court terme sont-ils établis sur la base des besoins prévus? (Question 3)  Oui  Non 1 2. Ces plans d’approvisionnement prennent-ils en compte les éléments suivants des systèmes logistiques: (Question 4) a. les niveaux de stock actuels (stock disponible)?  Oui  Non 1 b. la consommation (distribution aux utilisateurs ou sorties des produits)?  Oui  Non 1 c. les pertes et les ajustements?  Oui  Non 1 d. les délais de livraison des fournisseurs / donateurs?  Oui  Non 1 e. les niveaux de stock établis (par exemple, niveaux maximum et minimum), si cela s’applique?*  Oui  Non 1 f. les calendriers d’expédition et de manutention?  Oui  Non 1 g. le besoin d’un stock de sécurité?  Oui  Non 1 3. En général, les quantités reçues correspondent-elles aux quantités commandées (pour tous les produits) et les délais de livraison prévus sont-ils respectés aux niveaux suivants:** (Question 7) a. central ?  Oui  Non 0,25 b. régional ?  Oui  Non 0,25 c. district ?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 0,25 4. L’état des approvisionnements en cours est-il contrôlé régulièrement pour que des décisions d’achat puissent être prises pour éviter les ruptures de stock ? (Question 10)  Oui  Non 1 TOTAL 10* POINTS POUR CETTE SECTION 100% POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS* × 100 * Supprimez cette question pour les produits livrés en quantité inférieure à la quantité commandée et qui n’ont pas de niveaux de stock maximum et minimum établis ; le nombre maximum possible de points pour cette question devient 9. ** Si nécessaire, ajoutez ou supprimez un niveau selon la structure du système logistique et assurez-vous que les résultats des sous-questions sont totalisés de manière à ce que le nombre maximum possible de points pour la question 3 soit 1. POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION VI: Procédure de contrôle des stocks Points Nombre maximum de points 1. Existe-t-il des principes directeurs et des politiques établies concernant les niveaux de stock maximum et minimum auxquels les produits «en pleine disponibilité» devraient être maintenus: (Question 3)* a. au niveau central de la chaîne d’approvisionnement?  Oui  Non 0,5 b. au niveau régional de la chaîne d’approvisionnement?  Oui  Non 0,5 c. au niveau du district de la chaîne d’approvisionnement?  Oui  Non 0,5 d. au niveau du point de prestation de services de la chaîne d’approvisionnement?  Oui  Non 0,5 2. Existe-t-il des procédures écrites concernant la redistribution de produits en excédent de stock? (Question 7)  Oui  Non 1 3. Le programme dispose-t-il d’une politique de stockage et de sortie de stock basée sur les procédures de contrôle de stock premier périmé/premier sorti (PPPS) à tous les niveaux? (Question 9)  Oui  Non 1 4. Dans la pratique, le programme gère-t-il et sort-il le stock conformément aux procédures de contrôle de stock PPPS à tous les niveaux? (Question 10)  Oui  Non 1 5. Les produits endommagés/périmés sont-ils physiquement séparés du stock et supprimés des inventaires aux niveaux suivants: (Question 11)*  Oui  Non a. central ?  Oui  Non 0,25 b. régional ?  Oui  Non 0,25 c. district ?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 0,25 6. Le programme dispose-t-il d’un système de suivi des pertes de produits et autres ajustements? (Question 13)  Oui  Non 1 7. Y a-t-il eu rupture de stock pour l’un des produits au cours des 12 derniers mois aux niveaux suivants:* (Question 16) Comptez 1 point s’il n’y a pas eu de rupture de stock; comptez 0 point s’il y a eu une rupture de stock à chaque niveau du système. a. central ?  Oui  Non 1 b. régional ?  Oui  Non 1 c. district ?  Oui  Non 1 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 1 8. Existe-t-il des procédures précises pour passer des commandes d’urgence? (Question 19)  Oui  Non 1 TOTAL 12** POINTS POUR CETTE SECTION 100% POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS** × 100 * Si nécessaire, ajoutez ou supprimez un niveau pour les questions 1, 5 et 7 selon la structure du système logistique. Pour la question 1, assurez-vous que les sous-questions sont additionnées de manière à ce que le nombre maximum de points égale à 2. Pour la question 5, assurez-vous que les sous-questions sont additionnées de manière à ce que le nombre maximum (combiné) de points égale à 1. ** Si nécessaire, ajustez le nombre maximum de points pour éliminer les questions qui ne sont pas applicables ou pour ajouter des questions qui ne sont pas reflétées (par exemple, s’il n’y a pas de niveau régional, supprimez la sous-question 7b et la note pour la section serait calculée [nombre total de points / 11 x 100]. Toutefois, si un niveau zonal existe, ajoutez une sous-question à la question 1 et 7 et ajustez le nombre total maximum de points en conséquence). POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION VII: Entreposage et stockage Points Nombre maximum de points 1. Le programme dispose-t-il de procédures écrites pour le stockage et la manutention de tous les produits à tous les niveaux du système ?  Oui  Non 1 2. Existe-t-il des procédures écrites pour la destruction des aiguilles et instruments tranchants, du matériel posant des risques biologiques et d’autres déchets médicaux ?  Oui  Non 1 3. Le programme réalise-t-il au moins un inventaire physique annuel de tous les produits dans les centres de stockage aux niveaux suivants:* a. central ?  Oui  Non 0,25 b. régional ?  Oui  Non 0,25 c. district ?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 0,25 4. La capacité de stockage existante est-elle suffisante pour prendre en charge les quantités actuelles de produits aux niveaux suivants:* (Question 7) a. central ?  Oui  Non 0,25 b. régional ?  Oui  Non 0,25 c. district ?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 0,25 5. Des inspections visuelles des produits – afin de s’assurer de leur qualité – sont-elles effectuées dans les centres de stockage aux niveaux suivants:* (Question 14) a. central ?  Oui  Non 0,25 b. régional ?  Oui  Non 0,25 c. district ?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 0,25 6. Existe-t-il des procédures ou des directives écrites couvrant la destruction des produits endommagés et périmés ? (Question 15)  Oui  Non 1 7. Dans la pratique, les produits endommagés et périmés sont-ils détruits conformément aux procédures en vigueur aux niveaux suivants:* (Question 17) a. central ?  Oui  Non 0,25 b. régional ?  Oui  Non 0,25 c. district?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 0,25 TOTAL 7 POINTS POUR CETTE SECTION 100% POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS × 100 * Ajoutez ou supprimez un niveau selon la structure du système logistique et assurez-vous que les sous-questions sont additionnées de façon à ce que le nombre maximum de points possible pour les questions 3, 4, 5 et 7 égale à 1. POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION VIII: Transport et distribution Points Nombre maximum de points 1. Des procédures écrites spécifient-elles quel type de système de distribution devrait être utilisé pour distribuer les produits entre les différents niveaux? (Question 2)  Oui  Non 1 2. Existe-t-il un plan de distribution documenté pour tous les niveaux ? (Question 3)  Oui  Non 1 3. Y a-t-il aux niveaux appropriés un nombre suffisant de véhicules en bon état de marche disponibles, avec le carburant et les chauffeurs nécessaires, pour répondre au plan de distribution souhaité ? (Question 5) a. central?  Oui  Non 0,50 b. régional?  Oui  Non 0,50 c. district?  Oui  Non 0,50 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 0,50 4. En général, les commandes sont-elles livrées dans les délais prévus aux niveaux suivants:* (Question 11) a. central?  Oui  Non 0,50 b. régional?  Oui  Non 0,50 c. district?  Oui  Non 0,50 d. point de prestation de services ?  Oui  Non 0,50 TOTAL 6 POINTS POUR CETTE SECTION 100% POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS × 100 * Ajoutez ou supprimez un niveau selon la structure du système logistique et assurez-vous que les sous-questions sont additionnées de manière à ce que le nombre maximum possible de points pour la question 3 et 4 soit égal à 2. POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION IX: Support organisationnel du système logistique Points Nombre maximum de points 1. Avec quelle fréquence les membres du personnel des niveaux suivants communiquent-ils ?* Reportez 0 point pour jamais; comptez 0,33 point pour toute autre réponse. a. Personnel logistique du niveau central avec personnel du niveau inférieur suivant (ex.: région, province, district)?  Jamais  Une fois par semaine  Une fois par mois  Une fois par trimestre  Une fois par an 0,33 b. Personnel logistique du niveau régional avec personnel du niveau inférieur suivant (ex.: district)?  Jamais  Une fois par semaine  Une fois par mois  Une fois par trimestre  Une fois par an 0,33 c. Personnel au niveau du district avec le niveau PPS ?  Jamais  Une fois par semaine  Une fois par mois  Une fois par trimestre  Une fois par an 0,33 2. Un processus est-il mis en place qui vise à combler les lacunes du personnel d’un point de vue des connaissances et des capacités aux niveaux suivants*? (Question 5) a. central?  Oui  Non 0,25 b. régional?  Oui  Non 0,25 c. district?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de service ?  Oui  Non 0,25 3. Existe-t-il des procédures et des lignes directives écrites (ex.: manuels, aides de travail, normes) aidant le personnel à assumer correctement ses responsabilités logistiques? (Question 6)  Oui  Non 1 4. Le personnel chargé de la gestion des produits dispose-t-il d’une description écrite de son emploi comprenant les responsabilités logistiques aux niveaux suivants:* (Question 9) a. central?  Oui  Non 0,25 b. régional?  Oui  Non 0,25 c. district?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de service ?  Oui  Non 0,25 5. Les responsabilités de supervision sont-elles détaillées dans des descriptions de poste? (Question 13)  Oui  Non 1 6. Existe-t-il des lignes directrices sur la manière dont le superviseur doit conduire ses visites de supervision ? (Question 14)  Oui  Non 7. Existe-t-il des outils décrivant ce qu’il convient de traiter lors d’une visite de supervision ? (Question 15)  Oui  Non 1 8. Des visites de supervision sont-elles réalisées pour le personnel aux niveaux suivants:* (Question 17) a. central?  Oui  Non 0,25 b. régional?  Oui  Non 0,25 c. district?  Oui  Non 0,25 d. point de prestation de service ?  Oui  Non 0,25 9. Existe-t-il un calendrier documenté pour la supervision? (Question 19)  Oui  Non 1 10. Des formations ont-elles été offertes au personnel actuel à tous les niveaux appropriés dans les domaines suivants: (Question 24) a. réalisation et présentation des rapports SIGL?  Oui  Non 0,25 b. stockage adéquat des produits de santé?  Oui  Non 0,25 c. maintien des niveaux de stock adéquats?  Oui  Non 0,25 d. calcul des quantités à commander?  Oui  Non 0,25 e. calcul des quantités qui vont sortir?  Oui  Non 0,25 f. estimation des besoins annuels?  Oui  Non 0,25 g. révision des rapports et dossiers?  Oui  Non 0,25 h. autre ?  Oui  Non 0,25 TOTAL 11 POINTS POUR CETTE SECTION 100% POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS × 100 Ajoutez ou supprimez un niveau selon la structure du système logistique et assurez-vous que les sous-questions sont additionnées de façon à ce que le nombre maximum de points possible pour les questions 1, 2, 4 et 8 soit égal à 1. POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION X: Utilisation des produits Points Nombre maximum de points 1. Existe-t-il des directives écrites sur le traitement standardisé pour les conditions médicales qui utilisent des produits provenant de la chaîne d’approvisionnement en cours d’évaluation?  Oui  Non 1 Si la réponse à la question 1 est non, la note est 0 pour la question 2. 2. Les directives de traitement standard sont-elles distribuées à tous les points de prestation de services ? (Question 3)  Oui  Non 1 3. Existe-t-il des procédures écrites sur le contrôle et la supervision des pratiques de prescription ? (Question 4)  Oui  Non 1 Si la réponse à la question 3 est non, la note est 0 pour la question 4. 4. Les procédures écrites sont-elles distribuées aux prestataires de services à tous les niveaux ? (Question 5)  Oui  Non 1 5. Existe-t-il des directives universelles sur la précaution de sécurité ? (Question 6)  Oui  Non 1 Si la réponse à la question 5 est non, la note est 0 pour la question 6. 6. Les directives sur la précaution sont-elles distribuées aux prestataires de services à tous les niveaux? (Question 7)  Oui  Non 1 7. Les produits sont-ils fournis exclusivement aux centres qui disposent d’un personnel formé et équipé pour les utiliser ? (Question 9)  Oui  Non 1 8. Les pratiques de prescription sont-elles contrôlées et comparées avec les directives sur le traitement standardisé? (Question 10)  Oui  Non 1 TOTAL 8 POINTS POUR CETTE SECTION 100% POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS × 100 POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION XI: Financement/Coordination avec les donateurs/Planification de la SP Points Nombre maximum de points 1. Le niveau de financement est-il « adéquat » ou « plus qu’adéquat » pour les éléments suivants de la chaîne d’approvisionnement : a. les produits ?  Oui  Non 1 b. l’entreposage/le stockage?  Oui  Non 1 c. le système d’information en gestion logistique ?  Oui  Non 1 d. le transport ?  Oui  Non 1 e. la formation du personnel logistique ?  Oui  Non 1 f. les salaires pour le personnel logistique?  Oui  Non 1 g. la gestion des déchets ?  Oui  Non 1 2. Existe-t-il actuellement ou à court terme (1 à 3 ans) un trou financier à combler pour les produits ?* (non = 1, oui = 0) (Question 11)  Oui  Non 1 3. Existe-t-il actuellement ou à moyen terme (3 à 5 ans) un trou financier à combler pour les produits ?* (non = 1, oui = 0) (Question 12)  Oui  Non 1 4. Le pays est-il engagé dans un Plan stratégique pour la réduction de la pauvreté (PSRP)? (Question 14)  Oui  Non 1 5. Les produits de cette chaîne d’approvisionnement sont-ils explicitement inclus dans l’approche sectorielle d’ensemble (SWAp) ? (Question 16)  Oui  Non 1 6. Y a-t-il un comité ou un groupe de travail pour la SP ? (Question 19)  Oui  Non 1 7. Le comité implique-t-il toutes les instances concernées compétentes (donateurs, MS, ONG, représentants des fournisseurs commerciaux, autres fournisseurs, groupes de marketing social, etc.)? (Question 21)  Oui  Non 1 8. Le comité se réunit-il à intervalles réguliers (ex.: trimestriellement, annuellement)? (Question 22)  Oui  Non 1 9. Y a-t-il une personne experte en sécurité des produits qui détient l’autorité nécessaire pour la prise de décisions? (Question 24)  Oui  Non 1 10. Le Ministère et les instances concernées ont-ils développé un plan stratégique national de SP? (Question 25)  Oui  Non 1 11. Le plan stratégique national de SP est-il entièrement financé et dispose-t-il des ressources nécessaires? (Question 27)  Oui  Non 1 12. Le plan stratégique national de SP est-il mis en application? (Question 28)  Oui  Non 1 13. Le plan comprend-il / engage-t-il des fonds du gouvernement pour l’achat de produits de santé inclus dans cette chaîne d’approvisionnement ? (Question 29)  Oui  Non 1 TOTAL 19 POINTS POUR CETTE SECTION 100% POINTS POUR LA SECTION = TOTAL DES POINTS / NOMBRE TOTAL MAXIMUM DE POINTS × 100 * Pour les questions 2 et 3, s’il n’y a pas de trou financier à combler pour les produits, la note est 1; s’il y a un trou financier, la note est 0. POINTS TOTAUX DE L’OESL Points SECTION I. Organisation et personnel II. Système d’information en gestion logistique (SIGL) III. Sélection des produits IV. Prévision V. Obtention des produits/Achats VI. Procédure de contrôle des stocks VII. Entreposage et stockage VIII. Transport et distribution IX. Support organisationnel du système logistique X. Utilisation des produits XI. Financement/Coordination avec les donateurs/Planification de la SP TOTAL Outil d’évaluation du système logistique (OESL) Introduction [image: image3.png]L’outil d’évaluation du système logistique (OESL) peut être utilisé pour effectuer une évaluation exhaustive, à tous les niveaux d’un système logistique, de la performance d’un programme de santé donné qui gère des produits de santé. Cet outil suit le cycle logistique (voir figure 1) et il comprend des questions sur toutes les composantes du cycle. Il peut être utilisé avec l’outil d’évaluation des indicateurs logistiques (OEIL)* afin de fournir une évaluation générale sur la capacité qu’a un programme d’assurer une disponibilité continue des produits de santé aux points de prestation de services (PPS). Figure 1. Cycle logistique Le Manuel d’instructions de l’OESL décrit le contexte et l’utilisation du cycle logistique, ainsi que le processus d’ensemble et l’analyse du système. L’objectif général de l’OESL est de: diagnostiquer les domaines qui nécessitent des améliorations Asssurer le suivi du fonctionnement du système sensibiliser l’ensemble des partenaires au fonctionnement du système recueillir les connaissances (logistiques) des personnes interrogées et utiliser les résultats de l’analyse pour la planification du travail. Pour un complément d’information sur la réalisation et l’analyse de l’OESL, veuillez consulter le Manuel d’instructions de l’OESL. * L’OEIL est un outil d’évaluation quantitatif qui mesure cinq indicateurs logistiques: état du stock, fréquence de rupture de stock, conditions de stockage, exactitude de la prévision et qualité des données. Il est possible d’y accéder par le site www.deliver.jsi.com. Outil d’évaluation du système logistique (OESL) Informations générales Date : _________________________ (JJ/MM/AA) Modérateur: ___________________________________ Pays: _________________________________ Personne responsable de la prise de notes : __________________________________________________________________________________ Nom du programme : Type de programme:  Gouvernement  ONG  Marketing social  Privé  Autre (précisez): Nombre de centres visités : _____________________________________________________________________ Avant l’exercice Après l’exercice Niveaux visités:  Central  Régional  District  Point de prestation de services  Autre Catégories de produits couvertes par cette évaluation: (cochez toutes les cases concernées)  Contraceptifs  Médicaments IST  Trousses de test du SIDA  Médicaments essentiels Trousses de médicaments essentiels Médicaments TB  Vaccins ARV  Paludisme (médicaments)  Paludisme (moustiquaires traitées aux insecticides-ITN)  Grippe aviaire  Autre Nombre total de produits gérés par le système faisant partie de cette évaluation: _______________________________________ Indiquez tous les produits gérés par la chaîne d’approvisionnement faisant l’objet de cette évaluation (ou joignez une copie de la liste): ___________________ ___________________ _______________________ ___________________ ___________________ _______________________ ___________________ ___________________ _______________________ ___________________ ___________________ _______________________ ___________________ ___________________ _______________________ Indiquez le nom et la fonction des participants (ou annexez une liste) : Nom Fonction Organisation Information de contact ____________________ ____________________ ___________________ _________________ ____________________ ____________________ ___________________ _________________ ____________________ ____________________ ___________________ _________________ ____________________ ____________________ ___________________ _________________ ____________________ ____________________ ___________________ _________________ ____________________ ____________________ ___________________ _________________ Remarques d’ordre général: Joignez une copie de l’organigramme du personnel logistique de la chaîne d’approvisionnement concernée par cette évaluation. SECTION I: Organisation et personnel Le niveau national dispose-t-il d’une unité de gestion logistique ? Oui  Non Commentaires : Si non, cochez non pour la question 2, points a à h. 2. L’unité de gestion logistique est-elle entièrement responsable des activités suivantes: (Si non, indiquez les départements ou postes qui sont responsables de chacune des tâches logistiques) : a. gestion et utilisation du système d’information en gestion logistique?  Oui  Non Commentaires : b. prévision des quantités nécessaires ?  Oui  Non Commentaires : c. achats/acquisition ?  Oui ? Non Commentaires : d. gestion des stocks, stockage et distribution?  Oui  Non Commentaires : e. sélection des produits ?  Oui  Non Commentaires : f. recrutement du personnel pour les postes logistiques à pourvoir ?  Oui  Non Commentaires : g. budgétisation du système logistique ?  Oui  Non Commentaires : h. supervision et formation du personnel logistique ?  Oui  Non Commentaires : 3. Existe-t-il des procédures écrites pour: a. gestion et utilisation du système d’information en gestion logistique ?  Oui  Non Commentaires : b. prévision des quantités nécessaires ?  Oui  Non Commentaires : c. achats/acquisition ?  Oui  Non Commentaires : d. gestion des stocks, stockage et distribution?  Oui  Non Commentaires : e. sélection des produits ?  Oui  Non Commentaires : f. recrutement du personnel pour les postes logistiques à pourvoir ?  Oui  Non Commentaires : g. budgétisation du système logistique ?  Oui  Non Commentaires : h. supervision et formation du personnel logistique ?  Oui  Non Commentaires : 4. Y a-t-il un responsable à temps plein chargé de la logistique ?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez à la question 6. 5. Le(s) responsable(s) chargé(s) de la logistique a-t-il(ont-ils) le même niveau d’autorité pour la prise de décision que d’autres responsables d’unités fonctionnelles?  Oui  Non Commentaires : 6. Quelles sont les activités utilisées pour coordonner les tâches logistiques clés parmi les responsables de la logistique ?  Aucune Réunions formelles  Plans de travail commun  Communications écrites  Réunions de département  Autre______________________________ 7. Combien de postes ayant des tâches logistiques clés y a-t-il ? 8. Combien de ces postes ayant des tâches logistiques clé sont-ils actuellement occupés? S’ils ne le sont pas, pourquoi ? 9. Fournissez ou tracez un organigramme comprenant les relations qui existent entre les différents acteurs clés, y compris les unités gouvernementales, les donateurs, les autres agences de coopération et d’autres chaînes d’approvisionnement (en termes de responsabilités des activités logistiques). (Il est conseillé de demander ce document à l’avance, avant l’OESL à proprement parler). 10. Non Le système logistique dispose-t-il d’un plan stratégique qui couvre les prochains 1 à 3 ans ? Veuillez l’annexer.  Oui  Non Commentaires : 11. Quels sont les problèmes, en dehors de la chaîne d’approvisionnement, qui ont une incidence sur le fonctionnement de celle-ci? (Note : incluez les facteurs politiques, culturels ou économiques majeurs tels que des événements politiques, des controverses en matière d’emploi, etc.) 12. Y a-t-il une politique nationale relative au programme de santé en cours d’évaluation (spécifiez les types de produits couverts : TB, paludisme, planification familiale, etc.) ?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez à la question 19. 13. La politique nationale adresse-t-elle la sécurité des produits ? Veuillez expliquer.  Oui  Non Commentaires : 14. La politique influence-t-elle le processus de planification annuelle ? Veuillez expliquer.  Oui  Non Commentaires : 15. Existe-t-il des lois et des réglementations promouvant l’importation ou la production locale des produits de santé évalués ? Si oui, donnez des exemples.  Oui  Non Commentaires : 16. Existe-t-il des lois et des réglementations qui empêchent l’importation ou la production locale des produits de santé évalués ? Si oui, donnez des exemples.  Oui  Non Commentaires : 17. Existe-t-il des politiques ou d’autres restrictions qui limitent ou encouragent les clients à recourir aux services ou aux produits ?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez directement à la question 19. 18. Décrivez les politiques. 19. Dans quelle mesure les politiciens aident-ils à l’amélioration de l’accès aux produits de santé ? 20. Autres commentaires sur le personnel et support organisationnel : POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION II: Système d’information en gestion logistique (SIGL) Y a-t-il un système d’information en gestion logistique (SIGL)? Oui  Non Commentaires : Si oui, passez directement à la question 3. 2. Les informations logistiques sont-elles collectées par le biais d’un autre système d’information (par exemple, le SIGS)? Décrivez-le brièvement.  Oui  Non 3. Le système d’information (SIGL, SIGS, autre) comprend-il: a. des documents de gestion de stocks (ex.: fiches de stocks, registres de stocks) à tous les niveaux ?  Oui  Non Commentaires : b. des fichiers de commande et de sortie (ex.: factures, bordereaux d’expédition, bons de commande et de sortie) à tous les niveaux ?  Oui  Non Commentaires : c. des données sur la distribution aux utilisateurs aux points de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : d. des synthèses de données sur la consommation aux niveaux au-dessus des points de prestation de services (ex.: districts, régions, niveau central, etc.)?  Oui  Non Commentaires : e. le stock disponible ?  Oui  Non Commentaires : 4. Les rapports du système d’information à tous les niveaux du système montrent-ils: a. le solde du stock (stock disponible) ? Oui  Non Commentaires : b. la quantité distribuée ou sortie pendant une période de rapport précise ?  Oui  Non Commentaires : c. les pertes et les ajustements ?  Oui  Non Commentaires : d. les quantités reçues ?  Oui  Non Commentaires : 5. Décrivez le flux d’information depuis le centre de santé jusqu’au niveau central. Veuillez donner des informations sur les formulaires utilisés, la fréquence de rapport, l’identité de la personne en charge et où les données sont réunies. Joignez un diagramme. 6. Les SIGL ou autres rapports de systèmes d’information reçus au niveau central fournissent-ils des informations concernant le statut des stocks au niveau du centre de santé (par exemple, les membres du personnel du niveau central disposent-ils continuellement de données exactes sur base desquelles il est déterminé si les centres de santé sont en rupture de stock, en déficit de stock, en stock adéquat ou en excédent de stock)? Veuillez expliquer.   Oui  Non Commentaires : 7. A quelle fréquence les rapports sont-ils transmis à chaque niveau supérieur correspondant du système? Tracez le flux de rapports. 8. Comment les gestionnaires contrôlent-ils les fréquences de rapports et assurent-ils le suivi pour obtenir les rapports logistiques manquants? 9. Quel est le pourcentage approximatif des rapports du système d’information reçus à temps pour pouvoir être utilisés pour les décisions logistiques (commandes, distribution, etc.) aux niveaux suivants: a. central ? b. régional ? c. district ? d. Si le résultat est inférieur à 100% à un des niveaux, expliquez pourquoi les établissements ne préparent pas les rapports ou pourquoi ils ne les préparent pas à temps. 10. Les fiches de stock du système d’information sont-elles comparées avec les inventaires physiques à chaque niveau ?  Oui  Non a. Si oui, comment cela se fait-il? b. À quelle fréquence ? 11. Le système d’information est-il informatisé aux niveaux suivants: a. central ?  Oui  Non Commentaires : b. régional ?  Oui  Non Commentaires : c. district ?  Oui  Non Commentaires : d. points de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : Si la réponse est non pour les points a à d de la question 11, passez directement à la question 13. 12. Décrivez brièvement les fonctions et les processus qui sont informatisés. 13. Une assistance externe est-elle fournie pour gérer le système d’information ? Décrivez-la. 14. Le système d’information est-il utilisé pour contrôler et évaluer la performance du programme?  Oui  Non Commentaires : 15. Comment les données logistiques sont-elles enregistrées, gérées, analysées et utilisées à chaque niveau? 16. Quels sont les indicateurs liés à la logistique et/ou à la disponibilité des produits que le système d’information suit (par exemple, fréquence de rupture de stock, pourcentage de rapports rédigés, pratiques de prescription rationnelles, etc.)? a. Qui assure le suivi de ces indicateurs? A quelle fréquence? 17. Quelles sont les décisions qui se basent sur les rapports du système d’information?  prévisions  achats/acquisition  transport/livraison  programmation des visites de supervision  gestion des stocks  quantités à réapprovisionner  Autre 18. Les données logistiques utilisées à chaque niveau du système sont-elles pertinentes pour: a. une surveillance continue des quantités disponibles ? central ?  Oui  Non Commentaires : régional ?  Oui  Non Commentaires : district ?  Oui  Non Commentaires : points de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : b. calcul des quantités à réapprovisionner ? central ?  Oui  Non Commentaires : régional ?  Oui  Non Commentaires : district ?  Oui  Non Commentaires : points de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : 19. Quels sont les mécanismes de rétro-information logistiques vers le(s) niveau(x) inférieur(s)?  téléphone  rapports  réunions  visite de supervision  Autre  Aucun Commentaires : 20. Les données de sorties ou celles sur la distribution aux utilisateurs sont-elles vérifiées en regard d’autres sources de données (ex.: statistiques de service, sondages démographiques, etc.)?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez directement à la question 22. 21. a. Avec quel type de données sont-elles comparées?  Des statistiques de service  Des statistiques démographiques  Des données de sondages  Des rapports de superviseurs  Autre b. A quelle fréquence sont-elles comparées avec chaque type de données?  Trimestriellement  Semestriellement  Annuellement Autre___________________ c. Qui est responsable de la comparaison? 22. a. L’information logistique est-elle fournie aux décideurs adéquats en vue de la planification logistique (ex.: Ministère de la santé publique, Ministère des finances, UNFPA, USAID, Banque Mondiale, ONG)?  Oui  Non Commentaires : b. Quel type d’information est fourni ? c. Qui fournit l’information? d. Qui reçoit l’information? e. A quelle fréquence?  Trimestriellement  Semestriellement  Annuellement  Autre_________________ f. Comment l’information est-elle utilisée? 23. Autres commentaires sur le SIGL: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION III: Sélection des produits 1. Existe-t-il un document de politique nationale en matière de médicaments ?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez à la question 4. 2. a. Quand le document a-t-il été publié? Joignez une copie. b. Qui l’a établi? c. À quelle fréquence est-il mis à jour? d. À qui est-il distribué? e. Comment est-il utilisé? 3. La politique nationale en matière de médicaments contient-elle des directives écrites quant à la donation de produits? Oui  Non Commentaires : 4. Des droits de douane sont-ils appliqués sur les médicaments ou les produits importés ?  Oui  Non Commentaires : 5. Les produits donnés sont-ils exemptés de droits de douane?  Oui  Non Commentaires : 6. Comment les nouveaux médicaments ou produits sont-ils enregistrés? 7. Le programme dispose-t-il d’une politique écrite sur le maintien de la continuité des marques et la suppression des doublons inutiles de produits interchangeables (par exemple, formulations hormonales de contraceptifs et produits commercialisés à usage social)?  Oui  Non Commentaires : 8. a. Existe-t-il un forfait de services essentiels ?  Oui  Non b. Si oui, quels sont les services inclus? 9. Existe-t-il une liste nationale des médicaments essentiels? Si oui, procurez-vous une copie de la liste bien à l’avance.  Oui  Non Commentaires : Si non, passez directement à la question 14. 10. Tous les produits de la chaîne d’approvisionnement évaluée sont-ils inclus dans la liste des médicaments essentiels ?   Oui  Non 11. Tous les produits utilisés dans ce programme de santé sont-ils sur la liste des médicaments essentiels ? ? Oui  Non Commentaires : 12. Quels sont les critères utilisés pour la sélection d’un produit de la liste ? 13. A quels niveaux du système la liste des médicaments essentiels est-elle officiellement distribuée?  central  régional  district  point de prestation de services 14. La liste est-elle utilisée pour la sélection et la commande des produits? Si oui, expliquez comment elle est utilisée. 15. Autres commentaires sur la sélection des produits: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION IV: Prévision 1. Décrivez le processus de prévision. a. Qui l’initie? b. À quel moment a-t-il lieu? c. Combien de temps dure-t-il? 2. Les prévisions sont-elles faites en utilisant: a. les données sur la distribution aux utilisateurs ?  Oui  Non Commentaires : b. les données sur les distributions et sorties de produits?  Oui  Non Commentaires : c. le stock disponible à tous les niveaux?  Oui  Non Commentaires : 3. Les prévisions sont-elles faites en utilisant: a. des données démographiques ou de prévalence de maladie/morbidité?  Oui  Non Commentaires : b. des statistiques de service?  Oui  Non Commentaires : 4. Les prévisions sont-elles validées par la comparaison entre la consommation estimée antérieure et la consommation effective?  Oui  Non Commentaires : 5. Les prévisions ont-elles été proches de la consommation effective?  Moins de 0 à 10%  Entre 10 et 25%  Entre 25 et 50%  Plus de 50% de décalage 6. a. Combien de produits ont-ils eu un grave décalage de prévisions au cours des deux dernières années (+/- 25%)? b. Lesquels? c. Quels produits ont eu le plus petit décalage? 7. Quels autres facteurs sont pris en compte dans la préparation des prévisions (par exemple, la consolidation de prévisions décentralisées ou de quantifications, les variations régionales et saisonnières, les protocoles de traitement, la liste nationale des médicaments essentiels, les périodes de rupture de stock, etc.)? 8. Les prévisions prennent-elles en compte les plans de programmation (par exemple, l’expansion du nombre de points de prestation de services, les formations, l’IEC ou les campagnes de changement de comportement, les activités d’autres organisations, etc.)? Décrivez-la. 9. a. Une assistance technique est-elle assurée pour faire des prévisions ?  Oui  Non b. Si oui, par qui? 10. Quel est le rôle joué par les niveaux régionaux ou inférieurs dans le processus de prévision? 11. Comment le secteur privé participe-t-il au processus de prévision ? 12. Les prévisions sont-elles actualisées au moins une fois par an?  Oui  Non Commentaires : 13. Les prévisions sont-elles préparées selon un plan qui coïncide avec les cycles locaux de budgétisation et d’achat ? Oui  Non Commentaires : 14. Des prévisions à long terme (3 ans ou plus) sont-elles faites ?  Oui  Non Commentaires : 15. Les coûts des prévisions sont-ils établis et incorporés dans la planification budgétaire par le MS et/ou les donateurs. Expliquez. 16. Autres commentaires sur la prévision: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION V: Obtention des produits/Achats 1. Qui est responsable de la planification de l’approvisionnement, des commandes et des délais d’expédition (ex.: unité logistique, unité d’approvisionnement) aux niveaux appropriés? 2. Décrivez le processus de coordination entre les membres du personnel ou la (les) unité(s) responsable(s) des activités logistiques et le personnel d’approvisionnements. 3. Les plans d’approvisionnement à court terme sont-ils établis sur base des besoins prévus? Oui Non  NA Commentaires : 4. Ces plans d’approvisionnement (ou d’achats) prennent-ils en compte les éléments du système logistique suivants: a. le solde du stock actuel (stock disponible)?  Oui  Non  NA Commentaires : b. consommation (données sur la distribution aux utilisateurs ou sorties des produits)?  Oui  Non  NA Commentaires : c. pertes et ajustements?  Oui  Non  NA Commentaires : d. délais de livraison des fournisseurs/donateurs?  Oui  Non  NA Commentaires : e. niveaux de stock établis (par exemple, niveaux maximum et minimum), si cela s’applique?  Oui  Non  NA Commentaires : f. calendriers d’expédition et de manutention?  Oui  Non  NA Commentaires : g. besoin d’un stock de sécurité?  Oui  Non  NA Commentaires : 5. Les plans d’approvisionnement (ou d’achats) sont-ils sensibles à d’autres facteurs relatifs à l’offre et à la demande des produits (par exemple, les tendances démographiques, les changements ou expansion de programmes, les campagnes IEC, etc.)?  Oui  Non Commentaires : 6. Les achats se limitent-ils: a. aux fournisseurs pré-qualifiés?  Oui  Non Commentaires : b. aux produits qui figurent sur la liste nationale des médicaments essentiels?  Oui  Non Commentaires : 7. En général, les quantités reçues correspondent-elles aux quantités commandées (pour tous les produits) et les délais de livraison prévus sont-ils respectés aux niveaux suivants : a. central?  Oui  Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui  Non  NA Commentaires : c. district?  Oui  Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : Spécifiez les produits, s’il y en a, qui ne sont pas livrés dans les délais et/ou dont les quantités livrées ne correspondent pas à celles commandées; expliquez pourquoi. 8. a. Quelle est la procédure à suivre pour ajuster les plans d'approvisionnement en cas d’insuffisance budgétaire ? b. Quels sont les procédures et les délais de commande auprès des fournisseurs et des donateurs? c. Ceux-ci prennent-ils en compte les restrictions commerciales, réglementaires et de devises? Comment ? 9. Qu’est-ce qui est fait pour contrôler/gérer la coordination des plans d’approvisionnement parmi les fournisseurs/donateurs? 10. a. L’état des approvisionnements en cours est-il contrôlé régulièrement pour que des décisions d’achat puissent être prises pour éviter les ruptures de stock ? Oui Non Commentaires : b. Si oui, par qui et comment? c. Ce contrôle s’est-il révélé efficace? Expliquez. 11. L’unité d’approvisionnement ou les personnes responsables des approvisionnements (ou achats): a. rédigent-elles et émettent-elles des bons d’achat?  Oui  Non Commentaires : b. évaluent-elles les offres?  Oui  Non Commentaires : c. contrôlent-elles la performance des fournisseurs?  Oui  Non Commentaires : 12. Le programme dispose-t-il de procédures écrites garantissant que les produits répondent aux normes de qualité spécifiées? Veuillez expliquer. Oui Non Commentaires : 13. Quelles sont les procédures d’assurance qualité, qui en est responsable et à quelle fréquence sont-elles mises en œuvre ? 14. Existe-t-il une procédure d’enregistrement et de transmission des plaintes auprès des fournisseurs en ce qui concerne la qualité des produits? Veuillez expliquer. Oui Non Commentaires : 15. Quelles autres mesures sont prises afin d’assurer la qualité des produits? 16. Autres commentaires sur l’achat: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION VI: Procédure de contrôle des stocks 1. Précisez le type de système de contrôle de stock utilisé (ex.: réquisition, allocation, etc.) et décrivez le système. Dessinez/joignez un diagramme montrant les relations entre les différents niveaux. 2. Quels sont les produits que le programme considère «en pleine disponibilité»? 3. Existe-t-il des principes directeurs et des politiques établies concernant les niveaux de stock maximum et minimum auxquels les produits “en pleine disponibilité” devraient être maintenus (veuillez indiquer les niveaux maximum et minimum actuels dans la section «Commentaires»)? a. Au niveau central?  Oui  Non  NA Commentaires : a. Au niveau régional ?  Oui  Non  NA Commentaires : a. Au niveau du district ?  Oui  Non  NA Commentaires : d. Au niveau des points de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : 4. a. Les principes de contrôle des stocks pour les produits «en pleine disponibilité» sont-ils respectés à tous les niveaux, de manière à ce que les niveaux de stocks se situent généralement entre le maximum et le minimum?  Oui  Non  NA b. Si non, pourquoi pas ? 5. a. Les niveaux de stock (maximum et minimum) pour les produits «en pleine disponibilité» sont-ils revus régulièrement?  Oui  Non  NA b. Les révisions prennent-elles en compte les changements dans la disponibilité des informations et des moyens de transport? Oui Non  NA 6. Comment les produits qui n’arrivent pas à maintenir un statut de «pleine disponibilité» sont-ils répartis dans les niveaux suivants: a. central?  Oui Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui  Non  NA Commentaires : c. district?  Oui  Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : 7. Existe-t-il des clauses écrites concernant la redistribution des produits en excédent de stock?  Oui  Non Commentaires : 8. Comment les déséquilibres de stock sont-ils gérés par les superviseurs/responsables aux niveaux suivants: a. central?  Oui  Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui  Non  NA Commentaires : c. district?  Oui  Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : 9. Le programme dispose-t-il d’une politique de stockage et de sortie de stock basée sur les procédures de contrôle de stock premier périmé/premier sorti (PPPS) à tous les niveaux? Oui  Non Commentaires : Si non, quel système est utilisé ? 10. Dans la pratique, le programme gère-t-il et sort-il le stock conformément aux procédures de contrôle de stock PPPS à tous les niveaux ? Décrivez.  Oui  Non Commentaires : 11. Les produits endommagés/périmés sont-ils physiquement séparés du stock et supprimés des inventaires aux niveaux suivants:  a. central ?  Oui  Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui  Non  NA Commentaires : c. district?  Oui  Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : 12. Indiquez les quantités approximatives de produits qui ont périmé au cours des deux dernières années. 13. Le programme dispose-t-il d’un système de suivi des pertes de produits et autres ajustements?  Oui  Non Commentaires : 14. a. Y a-t-il des pertes et des ajustements significatifs?  Oui  Non Commentaires : b. Si oui, comment sont-ils examinés?  Oui Non Commentaires: c. Des mesures adéquates sont-elles prises pour empêcher que cela se reproduise?  Oui  Non Commentaires : 15. Comment chaque niveau du système calcule-t-il les quantités de réapprovisionnement? a. central ? Commentaires : b. régional ? Commentaires : c. district ? Commentaires : d. points de prestation de services? Commentaires : 16. Y a-t-il eu des ruptures de stock pour l’un des produits au cours des 12 derniers mois aux niveaux suivants: a. central ?  Oui  Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui  Non  NA Commentaires : c. district?  Oui  Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : Si la réponse est non pour les points a à d de la question 16, passez directement à la question 19. 17. a. Quels sont les produits qui connaissent le plus grand nombre de ruptures de stock? b. Pendant combien de temps sont-ils généralement en rupture de stock? c. Quelles sont les causes de ces ruptures de stock? d. À quels niveaux ou dans quelles régions du pays la plupart de ces ruptures de stock se produisent-elles? 18. Dans quelle mesure les ruptures de stock ont-elles affecté les services et la performance du programme (spécifiez quels produits et quels niveaux)? 19. Existe-t-il des procédures précises pour passer des commandes d’urgence?  Oui  Non Commentaires : 20. a. A quelle fréquence les commandes d’urgence sont-elles passées par les niveaux suivants (incluez les produits): i. central ? ii. régional ? iii. district ? iv. points de prestation de services? b. Les commandes d’urgence sont-elles satisfaites aux niveaux suivants? i. central ? ii. régional ? iii. district ? iv. points de prestation de services? 21. Autres commentaires sur le contrôle des stocks: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION VII: Entreposage et stockage 1. Le programme dispose-t-il de procédures écrites pour le stockage et la manutention de tous les produits à tous les niveaux du système (ex.: manuels, posters, etc.)? Oui  Non Commentaires : 2. Existe-t-il des procédures écrites pour la destruction des aiguilles et instruments tranchants, du matériel posant des risques biologiques et des autres déchets médicaux?  Oui  Non Commentaires : 3. Le programme réalise-t-il au moins un inventaire physique annuel de tous les produits dans les centres de stockage aux niveaux suivants:* a. central ? Oui Non Commentaires : b. régional ? Oui Non Commentaires : c. district ? Oui Non Commentaires : d. point de prestation de services? Oui Non Commentaires : 4. Y a-t-il des conditions requises pour la chaîne du froid dans cette chaîne d’approvisionnement?  Oui  Non  NA Commentaires : Si non, passez à la question 7. 5. Les ressources de stockage en chaîne du froid (ex.: réfrigérateurs, paraffine/kérosène et courbes de température) sont-elles disponibles à tous les niveaux du système, lorsque cela est nécessaire?  Oui  Non  NA Commentaires : 6. Comment la chaîne de froid est-elle contrôlée pour s’assurer que les produits sont en permanence maintenus à la température adéquate? (cochez toutes les cases concernées)  Directives écrites  Supervision  Fiches de températures  Autre_____________________________ 7. La capacité de stockage existante est-elle suffisante pour prendre en charge les quantités actuelles de produits aux niveaux suivants: a. central ?  Oui Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui Non  NA Commentaires : c. district?  Oui Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : 8. La capacité de stockage existante est-elle suffisante pour prendre en charge toutes les quantités de produits requises si l’on veut éviter qu’une rupture de stock ne se produise aux niveaux suivants? a. central ?  Oui Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui Non  NA Commentaires : c. district?  Oui Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : Si oui à tous les niveaux, passez directement à la question 10. 9. Comment le programme gère-t-il le manque de capacité de stockage aux niveaux suivants: a. central ? b. régional ? c. district ? d. point de prestation de services? 10. Le programme dispose-t-il de plans pour répondre aux exigences de stockage pour au moins les prochaines cinq années?  Oui  Non Commentaires : 11. Décrivez les plans du programme pour répondre à la croissance (ex.: infrastructure, distribution, etc.). 12. S’il y en a, précisez les conditions de stockage qui doivent être améliorées (ex.: propreté, organisation, température, structure des bâtiments, etc.). 13. a. Existe-t-il une procédure d’enregistrement des plaintes concernant la qualité des produits à tous les niveaux?  Oui  Non Commentaires : b. Si oui, comment ces plaintes sont-elles traitées? 14. Des inspections visuelles des produits – afin de s’assurer de leur qualité – sont-elles effectuées dans les centres de stockage aux niveaux suivants: Niveau OUI NON A quelle fréquence? Commentaires central ? régional ? district ? point de prestation de services ? 15. Existe-t-il des procédures ou des directives écrites couvrant la destruction des produits endommagés et périmés ? Oui Non Commentaires : Si non, passez directement à la question 18. 16. Décrivez les procédures/directives couvrant la destruction des produits endommagés et périmés. 17. Dans la pratique, les produits endommagés et périmés sont-ils détruits conformément aux procédures en vigueur aux niveaux suivants: a. central ?  Oui Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui Non  NA Commentaires : c. district?  Oui Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services?  Oui  Non  NA Commentaires : 18. S’il y en a eu, décrivez les problèmes importants qui ont surgi pendant l’année écoulée en ce qui concerne des pertes dues à l’endommagement ou à la péremption. Veuillez indiquer le produit, le niveau, l’endroit, le nombre approximatif de produits et les mesures prises. 19. Autres commentaires sur l’entreposage et le stockage: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION VIII: Transport et distribution 1. Comment les produits sont-ils distribués entre chacun des différents niveaux du système (y compris les moyens de transport et les fréquences)? Précisez entre quels niveaux. Comment les itinéraires sont-ils déterminés? 2. Des procédures écrites spécifient-elles quel type de système de distribution devrait être utilisé pour distribuer les produits entre chaque niveau?  Oui  Non Commentaires : 3. Y a-t-il un calendrier de distribution documenté pour tous les niveaux?  Oui  Non Commentaires : 4. Quels produits sanitaires essentiels sont distribués ensemble (ex.: contraceptifs, médicaments essentiels, médicaments TB, médicaments IST et VIH, trousses de test du SIDA, produits de laboratoire, etc.)? Précisez par niveau. 5. Y a-t-il aux niveaux appropriés un nombre suffisant de véhicules en bon état de marche disponibles, avec le carburant et les chauffeurs nécessaires, pour répondre au plan de distribution souhaité? a. central ?  Oui Non  NA Commentaires : b. régional?  Oui Non  NA Commentaires : c. district?  Oui Non  NA Commentaires : d. point de prestation de services ?  Oui  Non  NA Commentaires : 6. Les véhicules sont-ils régulièrement disponibles pour la supervision? a. central?  Oui Non Commentaires : b. régional?  Oui Non Commentaires : c. district?  Oui Non Commentaires : 7. Les véhicules sont-ils disponibles pour le transport de déchets tranchants et de matériel posant des risques biologiques? Oui Non Commentaires : 8. Les véhicules sont-ils utilisés efficacement pour les livraisons de routine et d’urgence à tous les niveaux? Expliquez (par exemple, utilisation maximale de la capacité des véhicules, coordination des itinéraires de distribution, etc.). 9. a. Tous les véhicules sont-ils en état de marche? b. Comment l’entretien et la maintenance des véhicules sont-ils gérés aux différents niveaux? 10. Où les véhicules sont-ils gardés (à quels niveaux du système)? 11. En général, les commandes sont-elles livrées dans les délais aux niveaux suivants: a. central?  Oui Non Commentaires : b. régional?  Oui Non Commentaires : c. district?  Oui Non Commentaires : d. point de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : 12. a. Le transport est-il géré par une compagnie extérieure à un quelconque niveau du système?  Oui  Non b. Si oui, avec quel degré d’efficacité? 13. Le budget du programme comprend-il une allocation pour: a. les véhicules?  Oui  Non  NA Commentaires : b. le carburant?  Oui  Non  NA Commentaires : c. les pièces de rechange pour les véhicules?  Oui  Non  NA Commentaires : d. les réparations et entretiens des véhicules?  Oui  Non  NA Commentaires : e. les indemnités?  Oui  Non  NA Commentaires : f. les salaires des chauffeurs?  Oui  Non  NA Commentaires : 14. a. L’un (ou plusieurs) des domaines mentionnés ci-dessus est-il (sont-ils) financé(s) par des fonds extérieurs?  Oui  Non b. Si oui, à raison de quelle somme? Par qui? c. Si oui, existe-t-il des projets visant à réduire ou mettre fin à ce soutien financier? 15. Autres commentaires sur le transport et la distribution: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION IX: Support organisationnel du système logistique 1. À quelle fréquence les membres du personnel des niveaux suivants communiquent-ils? a. Personnel logistique du niveau central avec personnel du niveau inférieur suivant (ex.: région, province, district)?  Jamais  Hebdomadairement  Mensuellement  Trimestriellement  Annuellement Commentaires : b. Personnel logistique du niveau régional avec personnel du niveau inférieur suivant (ex.: district)?  Jamais  Hebdomadairement  Mensuellement  Trimestriellement  Annuellement Commentaires : c. Personnel logistique au niveau du district avec le point de prestation de services  Jamais  Hebdomadairement  Mensuellement  Trimestriellement  Annuellement Commentaires : Si la réponse aux points a à c de la question 1 est jamais, passez directement à la question 3. 2. Décrivez ce qui se passe et ce qui se fait pendant les réunions du personnel ayant des responsabilités logistiques. 3. Existe-t-il un système de supervision qui couvre les activités logistiques? Oui Non Commentaires : 4. À quelle fréquence y a-t-il une supervision dans les points de prestation de services?  Jamais  Hebdomadairement  Mensuellement  Trimestriellement  Annuellement Commentaires : 5. Un processus est-il mis en place qui vise à combler les lacunes du personnel d’un point de vue des connaissances et des capacités aux niveaux suivants? Si oui, veuillez décrire le processus. a. central?  Oui  Non Commentaires : b. régional ?  Oui  Non Commentaires : c. district?  Oui  Non Commentaires : d. point de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : 6. Existe-t-il des procédures et des directives écrites (ex.: manuels, aides de travail, normes) aidant le personnel à assumer correctement ses responsabilités logistiques?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez à la question 8. 7. Indiquez l’ensemble des procédures/lignes directives couvrant les responsabilités logistiques. 8. Les procédures et les directives sont-elles distribuées aux membres du personnel aux niveaux suivants: a. central?  Oui  Non Commentaires : b. régional ?  Oui  Non Commentaires : c. district?  Oui  Non Commentaires : d. point de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : 9. Le personnel chargé de la gestion des produits dispose-t-il d’une description écrite de son emploi comprenant les responsabilités logistiques aux niveaux suivants: a. central?  Oui  Non Commentaires : b. régional ?  Oui  Non Commentaires : c. district?  Oui  Non Commentaires : d. point de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : 10. Le personnel logistique dispose-t-il des outils et ressources nécessaires pour effectuer le travail aux niveaux suivants (ex.: aides au travail, formulaires, papier carbone, calculatrices, étagères, véhicules, fonds pour le transport, etc.)? Si non, quels sont les outils et ressources qui manquent aux niveaux suivants: a. central?  Oui  Non Commentaires : b. régional ?  Oui  Non Commentaires : c. district?  Oui  Non Commentaires : d. point de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : 11. a. Est-il fait appel à une assistance extérieure (de la part d’autres ONG, donateurs ou partenaires) pour la réalisation des activités de gestion et de supervision ?  Oui  Non Commentaires : b. Si oui, décrivez le degré de l’assistance externe. 12. Décrivez la structure de supervision par poste / fonction et par niveau. Indiquez si un poste bénéficie de la supervision de la part de plus d’une personne ou unité. Joignez un organigramme si possible. 13. Les responsabilités de supervision figurent-elles dans les descriptions de poste écrites ?  Oui  Non Commentaires : 14. Existe-t-il des lignes directives sur la manière dont le superviseur doit conduire ses visites (ex.: présentation, style positif d’interaction, suivi)?  Oui  Non Commentaires : 15. Existe-t-il des outils décrivant ce qu’il convient de traiter lors d’une visite de supervision (ex.: directives, liste de contrôle)?  Oui  Non Commentaires/Description: Si la réponse est non pour les questions 13 à 15, passez directement à la question 18. 16. Les superviseurs utilisent-ils ces directives et outils ? 17. Les visites de supervision sont-elles conduites pour le personnel aux niveaux suivants: a. central?  Oui  Non Commentaires : b. régional ?  Oui  Non Commentaires : c. district?  Oui  Non Commentaires : d. point de prestation de services ?  Oui  Non Commentaires : Si la réponse est non pour les points a à d de la question 17, passez directement à la question 21. 18. Quels types d’activités ont lieu lors de ces visites de supervision: a. revue des procédures de prévision des besoins ?  Oui  Non Commentaires : b. revue des procédures de commande de produits?  Oui  Non Commentaires : c. observation du stockage des produits?  Oui  Non Commentaires : d. inventaire physique?  Oui  Non Non Commentaires : e. examen des fiches et des rapports logistiques?  Oui  Non Commentaires : f. discussion du budget pour les activités logistiques?  Oui  Non Commentaires : g. passage en revue des changements entrepris depuis la dernière visite de supervision?  Oui  Non Commentaires : h. formation sur le terrain pour améliorer la performance professionnelle?  Oui  Non Commentaires : i. discussion de ce qui marche et de ce qui ne marche pas?  Oui  Non Commentaires : j. discussion de l’aide nécessaire (personnel, matériel, formulaires, etc.)?  Oui  Non Commentaires : 19. Existe-t-il un calendrier documenté pour la supervision?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez à la question 21. 20. a. Les visites de supervision sont-elles faites en respectant le calendrier établi? Si non, pourquoi pas ? b. À quelle fréquence s’effectuent-elles ? 21. Quelles sont les contraintes à prendre en considération lors des visites de supervision ?  Oui  Non Commentaires : 22. Si la performance en logistique d’un membre du personnel n’est pas jugée satisfaisante, la personne peut-elle bénéficier: a. d’une formation en service? Oui Non Commentaires : b. d’une formation sur le tas ? Oui Non Commentaires : c. d’instructions écrites sur la façon d’améliorer sa performance? Oui Non Commentaires : d. d’un tuteur ou d’un mentor ? Oui Non Commentaires : e. autre? (décrivez). 23. Y a-t-il des activités de formation du personnel qui sont offertes régulièrement (ex.: formation en salle de classe, tuteur, formation sur le tas, etc.)? Oui Non Commentaires : 24. Des formations ont-elles été offertes au personnel actuel à tous les niveaux appropriés dans les domaines suivants: a. réalisation et présentation des rapports SIGL?  Oui  Non Commentaires : b. stockage adéquat des produits de santé?  Oui  Non Commentaires : c. maintien des niveaux de stock adéquats? Oui Non Commentaires : d. détermination des quantités à commander?  Oui  Non Commentaires : e. détermination des quantités qui sortiront?  Oui  Non Commentaires : f. estimation des besoins annuels?  Oui  Non Commentaires : g. révision des rapports et dossiers? Oui Non Commentaires : h. autre? (liste):_________________________ Oui Non Commentaires : 25. Autres commentaires sur le support organisationnel du système logistique: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION X: Utilisation des produits 1. Existe-t-il des directives écrites sur le traitement standardisé pour les conditions médicales utilisant des produits provenant de la chaîne d’approvisionnement en cours d’évaluation?  Oui  Non Commentaires : 2. Précisez les produits évalués dans cette chaîne d’approvisionnement qui sont nécessaires pour satisfaire les principes de traitement standardisé. 3. Les directives en matière de traitement standardisé sont-elles distribuées à tous les points de prestation de services?  Oui  Non Commentaires : 4. Existe-t-il des procédures écrites sur le contrôle et la supervision des pratiques de prescription (ex.: contrôle du nombre de produits / médicaments prescrits / distribués par prescription)?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez à la question 6. 5. Les procédures écrites sont-elles distribuées aux prestataires de services à tous les niveaux?  Oui  Non Commentaires : 6. Existe-t-il des directives universelles écrites sur la précaution de sécurité (ex.: destruction des aiguilles usagées, lavage des mains avant et après tout contact avec un patient)?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez à la question 8. 7. Les directives sur la précaution de sécurité sont-elles distribuées aux prestataires de services à tous les niveaux?  Oui  Non Commentaires : 8. a. Quels mécanismes et ressources ont été établis afin d’assurer la mise en application des directives sur le traitement standardisé et sur la précaution de sécurité universelle? b. Dans quelle mesure sont-ils suivis? c. S’ils ne sont pas suivis, quels sont les obstacles à leur mise en application? 9. Les produits sont-ils fournis exclusivement aux centres qui disposent d’un personnel formé et équipé pour les utiliser (ex.: médicaments TB uniquement aux centres formés en TDO, DIU uniquement aux centres disposant de prestataires formés)?  Oui  Non Commentaires : 10. a. Les pratiques de prescription sont-elles contrôlées et comparées avec les directives sur le traitement standardisé?  Oui  Non Commentaires : b. Si oui, à quelle fréquence? c. Par qui? Si les contraceptifs font partie de la chaîne d’approvisionnement que vous évaluez, répondez aux questions 11 à 15. Si non, passez directement à la question 16. 11. Quelles méthodes contraceptives chaque type de fournisseur offre-t-il (public, ONG, marketing social, commercial, autre gouvernement)? 12. Au cours des cinq dernières années, y a-t-il eu un changement dans le pourcentage de méthodes disponibles offertes par chaque fournisseur?  Oui  Non Commentaires : 13. Précisez le pourcentage de méthodes disponibles offertes par chaque fournisseur pour l’année 1 (il y a 5 ans) et l’année 5 (actuellement). Source d’information:_____________________ Produit Gouvernement ONG Année 1 Année 5 Année 1 Année 5 Année 1 Année 5 Pilule Préservatif masculin Préservatif féminin Injectable DIU Implant Stérilisation 14. Quelle est la méthode combinée de contraceptifs utilisée actuellement ? Veuillez décrire. 15. Les implications de la méthode combinée des contraceptifs ont-elles été évaluées par les décideurs? Expliquez et fournissez des exemples.  Oui  Non 16. a. Des campagnes de communication de changement du comportement sont-elles en cours (ou ont-elles été entreprises au cours des 2 ou 3 dernières années) promouvant l’utilisation des produits pour la prévention et/ou le traitement (par ex. l’utilisation de moustiquaires pour la prévention du paludisme, l’utilisation de méthodes contraceptives modernes ou de conseil et dépistage volontaire ?  Oui  Non Commentaires : b. Si oui, décrivez les campagnes et précisez qui est responsable de ces activités. 17. Les obstacles suivants limitent-ils l’accès des clients aux services qui utilisent des produits provenant de la chaîne d’approvisionnement évaluée aujourd’hui ? a. Relatifs au programme même ? Oui Non Commentaires : b. Opérationnels ?  Oui Non Commentaires : c. Culturels?  Oui  Non Commentaires: d. Religieux ?  Oui  Non Commentaires : e. Relatifs aux prix ?  Oui  Non Commentaires: f. Autre? (spécifiez)  Oui  Non Commentaires : 18. L’accès aux services offerts par les programmes est-il négativement affecté par des perceptions de qualité dans les sites de prestation de services suivants? a. public? Oui Non Commentaires : b. ONG ? Oui Non Commentaires : c. Marketing social ? Oui Non Commentaires : d. Privé/commercial ? Oui Non Commentaires : e. autre? (précisez) Oui Non Commentaires : Si la réponse est non pour les points a à e de la question 18, passez directement à la question 20. 19. Quels sont les problèmes les plus fréquemment exprimés concernant la qualité perçue ? 20. Autres commentaires sur l’utilisation des produits: POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS SECTION XI: Financement/Coordination avec les donateurs/Planification de la SP 1. Décrivez le niveau de financement pour chaque composant de la chaîne d’approvisionnement : a. les produits?  N’existe pas  Pas adéquat  Adéquat  Plus qu’adéquat Commentaires : b. l’entreposage/le stockage?  N’existe pas  Pas adéquat  Adéquat  Plus qu’adéquat Commentaires : c. le système d’information en gestion logistique ?  N’existe pas  Pas adéquat  Adéquat  Plus qu’adéquat Commentaires : d. le transport?  N’existe pas  Pas adéquat  Adéquat  Plus qu’adéquat Commentaires : e. la formation du personnel logistique?  N’existe pas  Pas adéquat  Adéquat  Plus qu’adéquat Commentaires : f. les salaires pour le personnel logistique?  N’existe pas  Pas adéquat  Adéquat  Plus qu’adéquat Commentaires : g. la gestion des déchets ?  N’existe pas  Pas adéquat  Adéquat  Plus qu’adéquat Commentaires : 2. Quels sont le budget et les dépenses annuels du programme en provenance de toutes les sources pour: Budget pour les médicaments? ___________________ Année concernée __________ Dépenses annuelles ______________ Budget pour la logistique?__________________ Année concernée __________ Dépenses annuelles ______________ Budget pour les contraceptifs ?* ___________ Année concernée __________ Dépenses annuelles ______________ *Passez cette question si vous n’évaluez pas les contraceptifs. 3. a. Qui finance le budget annuel du programme? b. Quel pourcentage du coût des produits achetés est financé par le gouvernement ? 4. Quel processus est-il utilisé pour développer le budget du programme? 5. Estimez le pourcentage de produits achetés chez des fournisseurs nationaux par rapport à celui des produits achetés chez des fournisseurs internationaux. 6. Y a-t-il un système de recouvrement des coûts pour : a. les services?  Oui  Non Commentaires : b. les produits ?  Oui Non Commentaires : Si la réponse est non pour les points a et b de la question 6, passez directement à la question 10. 7. Les revenus générés par le système de recouvrement des coûts sont-ils utilisés pour couvrir: b. les coûts des produits ?  Oui Non Commentaires : b. les coûts logistiques ?  Oui Non Commentaires : c. les services ?  Oui Non Commentaires : b. d’autres coûts ?  Oui Non Commentaires : 8. Quel pourcentage approximatif des coûts est-il récupéré (par exemple par le biais d’une cotisation de l’utilisateur)? a. les coûts des produits ? ______% Commentaires : b. les coûts logistiques ? ______% Commentaires : c. les services ? ______% Commentaires : d. d’autres coûts? ______% Commentaires : 9. Y a-t-il un système d'exception pour ceux qui n’ont pas les moyens de payer les services et/ou produits ? Oui Non Commentaires : 10. Quel est le montant annuel moyen des dépenses personnelles (ménage) pour les produits de cette chaîne d’approvisionnement ? 11. Existe-t-il actuellement ou à court terme (1 à 3 ans) un trou financier à combler pour les produits ? Oui Non Commentaires : Si oui, quantifiez la somme annuellement. 12. Existe-t-il un trou financier à combler pour les produits à moyen terme (3 à 5 ans)? Oui Non Commentaires : Si oui, quantifiez la somme annuellement. 13. Quel pourcentage du marché des produits est-il financé par le secteur public et le secteur privé ? 14. Le pays est-il engagé dans un Plan stratégique pour la réduction de la pauvreté (PSRP)? Oui Non Commentaires : 15. Le pays a-t-il mis au point une approche sectorielle d’ensemble (SWAp) pour la santé, la santé de la reproduction ou la planification familiale? Oui Non Commentaires : 16. Les produits de cette chaîne d’approvisionnement sont-ils explicitement inclus dans l’approche sectorielle d’ensemble (SWAp) ? Oui Non Commentaires : 17. Comment les secteurs (public, privé, ONG, etc.) couvrent-ils l’ensemble du marché en termes de revenus, emplacement, méthodes privilégiées ? 18. (Pour les produits SR) La méthode est-elle dominée par certaines méthodes ou types de méthodes (par exemple, les méthodes de réapprovisionnement à court terme ou des méthodes de longue date et permanentes) ? 19. Y a-t-il un comité ou un groupe de travail pour la SP ?  Oui  Non Commentaires : 20. D’autres mécanismes de coordination sont-ils mis en place? Si oui, donnez des exemples.  Oui  Non Commentaires : 21. Le comité implique-t-il toutes les instances concernées compétentes (donateurs, MS, ONG, représentants des fournisseurs commerciaux, d’autres fournisseurs, des groupes de marketing social, etc.)?  Oui  Non Commentaires : 22. Le comité se réunit-il à intervalles précis (ex.: trimestriellement, annuellement)?  Oui  Non Commentaires : 23. Décrivez les décisions et actions prises par le comité. 24. Y a-t-il une personne experte en sécurité des produits qui détient l’autorité nécessaire pour la prise de décisions?  Oui  Non Commentaires : 25. Le Ministère et les instances concernées ont-ils développé un plan stratégique national de SP?  Oui  Non Commentaires : Si non, passez directement à la question 30. 26. Décrivez le plan stratégique. 27. Le plan stratégique national de SP est-il entièrement financé et dispose-t-il des ressources nécessaires?  Oui  Non Commentaires : 28. Le plan stratégique national de SP est-il mis en application?  Oui  Non Commentaires : b. Comment (par ex. au niveau national, régional, local)? 29. Le plan comprend-il / engage-t-il des fonds du gouvernement pour l’achat de produits de santé inclus dans cette chaîne d’approvisionnement ?  Oui  Non Commentaires : 30. Quels sont les projets futurs du programme pour le financement à niveau local? Les donateurs envisagent-ils d’éliminer ou de réduire les donations au cours des cinq prochaines années? 31. Autres commentaires sur le financement/coordination avec les donateurs/planification de la SP : POINTS FORTS POINTS FAIBLES RECOMMANDATIONS OUTIL D’ÉVALUATION DU SYSTÈME LOGISTIQUE (OESL) Utilisez les critères de decision suivants pour compléter le tableau 2: Pour «priorité», considérez l’ampleur qu’aura l’impact, s’il constitue un important précurseur/premier pas, ou un synergisme avec les autres objectifs/initiatives. Pour «faisabilité», considérez l’étendue du soutien politique, les politiques correspondantes, l’infrastructure du pays et du système logistique, et le soutien culturel. Enregistrez indépendamment les objectifs et ensuite les interventions au sein de chaque objectif afin de refléter la faisabilité d’accomplir l’intervention ou d’atteindre l’objectif général. Pour «ressources», considérez si les ressources disponibles (ex.: fonds, matériel, connaissances/capacités) correspondent, dépassent ou sont insuffisantes par rapport aux conditions requises pour satisfaire aux exigences en matière de ressources. Les points donnés devraient refléter le niveau des ressources disponibles, en comparaison avec ce qui est nécessaire à l’accomplissement de chaque intervention. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site deliver.jsi.com. USAID | PROJET DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Téléphone : 703-528-7474 Fax : 703-528-7480 Email : askdeliver@jsi.com Internet : deliver.jsi.com vi v

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