Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali

Publication date: 2005

EVALUATION DES INDICATEURS ET DU SYSTEME DE GESTION LOGISTIQUE DES CONTRACEPTIFS ET DES MEDICAMENTS DE TRAITEMENTS DES IST DU MALI DECEMBRE 2005 Ce document a étéconçu pour revue par l’Agence amèricaine pour le développement international. Il a été réalisé par le projet DELIVER. EVALUATION DES INDICATEURS ET DU SYSTEME DE GESTION LOGISTIQUE DES CONTRACEPTIFS ET DES MEDICAMENTS DE TRAITEMENTS DES IST DU MALI Le présent document ne reflète pas nécessairement les points de vue ou les opinions de l'USAID. DELIVER DELIVER est un contrat d’assistance qui s’étale sur six ans et qui vise à fournir une aide technique à niveau mondial. DELIVER est financé par l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID). Mis en oeuvre par John Snow, Inc. (JSI) (contrat no HRN-C-00-00-00010-00), et par les sous-traitants Manoff Group (Groupe Manoff), Program for Appropriate Technology in Health [PATH] (Programme pour la Technologie Appropriée en matière de Santé) et Crown Agents Consultancy, Inc., le projet DELIVER vise à renforcer les chaînes d’approvisionnement des programmes de santé et de planification familiale dans les pays en voie de développement, et ce afin d ’assurer la disponibilité des produits de santé d’importance capitale pour les clients des dits programmes. DELIVER fournit également une assistance technique pour le système central de USAID de gestion des contraceptifs. Citation recommandée Ouedraogo, Youssouf, Briton Bieze, Ibnou Diallo, Dana Aronovitch, 2005. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali. Arlington, VA: DELIVER, pour l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID)]. Extrait En 2001 Le Ministère de la Santé du Mali a conduit une enquête sur la performance du système logistique des produits contraceptifs et des médicaments de lutte contre les infections sexuellement transmissibles (IST) avec l’assistance technique de DELIVER. Ce rapport d’évaluation de 2005 identifie les domaines d’améliorations réalisées depuis lors et propose des recommandations correctives et des activités pour l’amélioration du système logistique. Il fournit également des informations pour les décisions futures sur la réalisation de la sécurité de l’approvisionnement des contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST au Mali. Des informations sur la performance du système logistique, la disponibilité des produits, la disponibilité et la qualité des données logistiques y sont entre autre présentées. Le rapport note que le système de gestion logistique des contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST est intégré. Le programme de gestion logistique de ces produits a connu un support continu de divers partenaires depuis 2001 et a actuellement tous les atouts nécessaires pour une excellente gestion. Le défi majeur reste cependant l’application effective des procédures, normes et standards existants à tous les niveaux du système logistique. DELIVER John Snow, Inc. 1616 North Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Phone: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 Email: deliver_project@jsi.com Internet: www.deliver.jsi.com TABLE DES MATIÈRES ABREVIATIONS .v REMERCIEMENTS.vii RESUME .1 Contexte .1 Méthodologie .1 Résultats.1 Recommandations.3 CONTEXTE.5 Situation du pays.5 La chaîne d’approvisionnement de produits contraceptifs et de médicaments de lutte contre les IST du Mali .6 LE BUT ET LES OBJECTIFS DE L’ETUDE .9 METHODOLOGIE.11 Schéma de l’étude.11 Collecte de données .11 Indicateurs logistiques .13 Assurance qualité et analyse des données.14 Limites de l’étude .14 RESULTATS DE L’ETUDE.15 Disponibilité des produits .15 Système de Gestion des Informations Logistiques (SIGL).18 Sélection des produits .20 Prévision .21 Obtention et achat des produits.21 Procédures de contrôle des stocks.22 Entreposage et stockage.23 Transport et distribution.24 Contexte organisationnel .24 Support organisationnel pour la logistique .25 Utilisation des produits .27 Financement/coordination avec les partenaires financiers/planification de la SPSR .28 PROCESSUS D’UTILISATION DES RESULTATS DE L’OEIL ET DE L’OESL .29 Atelier de renforcement du système logistique.29 Comité de Revue, d’Orientation, de Conception, d’Evaluation et de Planification .30 CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS.31 Conclusions.31 Recommandations.33 REFERENCES BIBLIGRAPHIQUES .35 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de iii Traitements des IST du Mali Appendix 1 : Plan d’action pour le Renforcement du Système Logistique des Produits Contraceptifs et des Médicaments de Traitement des IST.37 Appendix 2: Liste des Superviseurs et Enquêteurs.41 Appendix 3: Liste des Participants à l’Atelier de Renforcement du Système Logistique des Contraceptifs et Médicaments de Traitement des IST.43 : Liste des Structures Visitées .45 Appendix 4 Appendix 5 : Liste des indicateurs clés.49 Appendix 6 : Points Forts et Points faibles Système Logistique du Mali suite à l’Application de l’O E S L.51 Appendix 7: Points forts et Points faibles du Système logistique par région .55 Appendix 8: Tableaux et Graphiques Supplémentaires .65 Appendix 9: Evaluation des Indicateurs Logistiques des Produits Contraceptifs et de Traitements des IST du Mali .71 Tableaux Tableau 1: Répartition des structures visitées par type et par région.12 Tableau 2: Liste des produits contraceptifs et de traitement des infections sexuellement transmissibles étudiés. .12 Tableau 3: Fréquence de l'envoi des rapports au niveau hiérarchique.19 Tableau 4: Nombre de mois de stock disponible par produit pendant l’ ŒILI et l’ŒIL II. 22 Tableau 5 : Pourcentage d’entrepôts et de PPS remplissant chacune des conditions de stockage.23 Tableau 7: Pourcentage des centres selon la période de la visite de supervision incluant la gestion des produits .27 Tableau 1: Répartition des entrepôts et PPS selon le nombre de conditions de bon stockage rempli .65 Tableau 2: Profil des structures selon les ruptures de stock de contraceptifs observés les pendant les 6 derniers mois et la durée moyenne de rupture en 2005.65 Tableau 4 : Période de la dernière visite de supervision.68 Tableau 5: Evolution du pourcentage des structures de gestion logistique selon les.68 Tableau 6: Données utilisées dans le calcul des quantités de réapprovisionnement.69 Tableau 7: Nombre des structures qui disent gérer les produits contraceptifs.69 Graphiques : STRUCTURE DU PIPELINE .7 Graphique 4.1: Pourcentage de niveaux de stock de produits de PF concordant entre 2001 et 2005.19 Graphique 4.2: Pourcentage de niveaux de stock de produits contre les IST concordant Graphique 1 Graphique 2.1: Disponibilite des produits de PF .15 Graphique 2.2: Disponibilite des produits contre les IST.2:.16 Graphique 3.1: Pourcentages des structures sans rupture de stock des produits de PF .17 Graphique 3.2: Pourcentage des structures sans rupture de stock des produits contre les IST. 17 entre 2001 et 2005.20 Graphique 5: Formation pour le remplissage des formulaires et dossiers utilisés .26 Graphique 1 : Niveau de stock de contraceptifs correct (Se maintenant entre le max/min de stock).67 Graphique 2 : Niveau de stock de produits de lutte contre les IST correct (se maintenant entre le max/min de stock).67 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali iv ABREVIATIONS AMPPF Association Malienne pour la Protection et la Promotion de la Famille ASACO Association de Santé Communautaire CAG Centrale d’Achat des Génériques CAP Couple-Années de Protection CMM Consommation Moyenne Mensuelle CSAR Centre de Santé d’Arrondissement Revitalisé CSRéf Centre de Santé de Référence CSCom Centre de Santé Communautaire DBC Distribution à Base Communautaire DIU Dispositif Intra-Utérin DPM Direction de la Pharmacie et du Médicament DRC Dépôt Répartiteur de Cercle DSR Division de Santé de la Reproduction DVC Dépôt de Vente du Cercle DV Dépôt de Vente EDS Enquête Démographique et de Santé FPLM Family Planning Logistics Management Project/ Projet de Gestion de la Logistique pour la Planification Familiale FS Formation Sanitaire GRM Gouvernement de la République du Mali IPPF International Planned Parenthood Federation IST Infections Sexuellement Transmissibles JSI John Snow, Inc. ONG Organisation Non-Gouvernementale PHN Population, Health and Nutrition/population, santé et nutrition PNLS Programme National de Lutte contre le SIDA PPM Pharmacie Populaire du Mali PPS Points de Prestation de services SDA Schéma Directeur d’Approvisionnement SDAME Schéma Directeur d’Approvisionnement des Médicaments Essentiels SIGL Système d’Information de la Gestion Logistique SIS Système d’Information Sanitaire SR Santé de la Reproduction UNFPA United Nation Funds for Population Activities USAID United States Agency for International Development/ Agence des Etats-Unis pour le Développement International VIH/SIDA Virus de l’Immuno-Déficience Humaine/Syndrome Immuno-Déficitaire Acquis Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali v Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali vi REMERCIEMENTS Les auteurs de cet rapport remercient le Ministère de la Santé du Mali et plus particulièrement le personnel de la Direction de la Pharmacie et du Médicament. Notre reconnaissance va également à l’équipe des enquêteurs et aux participants à l’atelier d’évaluation du système logistique. Leur engagement et leur contribution aidera à n’en pas douter au renforcement du système logistique des produits contraceptifs et des médicaments de traitement des IST. Une attention particulière va aux pharmaciens régionaux qui ont facilité la mise en œuvre de l’enquête de terrain et fortement contribué à l’élaboration du plan d’action. Enfin, les auteurs veulent traduire leur sincère reconnaissance à la dynamique équipe de USAID/Mali pour son support tant technique que financier. Les résultats de cette étude contribueront à l’amélioration du système logistique des produits contraceptifs et des médicaments de traitement des IST au Mali. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de vii Traitements des IST du Mali viii Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali RESUME CONTEXTE En 2001 le Ministère de la Santé du Mali a conduit une enquête sur la performance du système logistique des produits contraceptifs et des médicaments de lutte contre les infections sexuellement transmissibles (IST) avec l’assistance technique de DELIVER. Le Ministère de la Santé a décidé de refaire une enquête de suivi afin d’identifier les domaines d’améliorations réalisées depuis lors et de redévelopper des activités pour l’amélioration du système logistique. Les résultats de cette enquête visent à fournir également des informations pour les décisions futures sur la réalisation de la sécurité de l’approvisionnement des ces produits au Mali. Les objectifs de l’étude sont : ! Analyser la performance du système logistique relative à la prévision et l’approvisionnement des produits, la gestion et la distribution des produits, le système d’information de la gestion logistique (SIGL), la supervision et l’entreposage. ! D’étudier la disponibilité des contraceptifs et des médicaments pour traiter les IST aux magasins régionaux, aux Dépôts Répartiteurs de Cercle (DRC) et aux Dépôts de Vente (DV). ! De mesurer la disponibilité et la qualité des données utilisées aux DRC et aux DV pour la commande des produits et au niveau central pour la prévision et l’approvisionnement des besoins en contraceptifs et en médicaments pour traiter les IST. ! Identifier les points forts et les points faibles du système logistique des produits sur la base de l’analyse des données quantitatives et qualitatives et suggérer des stratégies d’amélioration. METHODOLOGIE Une équipe de recherche de 15 enquêteurs incluant 5 pharmaciens régionaux, des représentants du niveau central et ONG de santé ont reçu une semaine de formation à l’utilisation de l’Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistique (O E I L) des produits contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST. Cinq équipes de 3 à 4 personnes avec comme responsable un chef d’équipe ont visité en 2 semaines 108 structures (magasins centraux, dépôts régionaux, dépôts de vente, points de prestations de service) dans les régions de Bamako, Koulikoro, Ségou, Mopti, et Sikasso. Les données collectées ont été saisies avec Epi Info et analysées avec SPSS. Une collecte de données qualitatives a été conduite par l’application de l’Outil d’Evaluation du Système Logistique (O E S L) pendant un atelier d’une journée. Les données ont été présentées lors d'un atelier de renforcement du système logistique du Mali qui a contribué à l’utilisation des résultats de l’enquête quantitative et qualitative et à la formulation d’un plan d’action national. Ce plan, développé avec les participants a dégagé des lignes d’action pour le niveau central, régional, et district des éléments de ce plan devraient être inclus dans la planification annuelle en cours de développement des régions. La liste des participants et le programme de l'atelier figurent dans les annexes. RESULTATS Les systèmes de gestion logistique des contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST sont intégrés. Le programme a connu un support continu de divers partenaires depuis 2001 et a actuellement Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 1 tous les atouts nécessaires pour une excellente gestion. Le défi majeur consiste à assurer l’application effective des procédures, normes et standards existants à tous les niveaux par l’action coordonnée du renforcement de chacune des composantes du système logistique. Vous trouverez ci-dessous une présentation synoptique des faits saillants au niveau de chaque composante du système logistique. Contexte organisationnel : Au Mali le contexte organisationnel est favorable à la mise en place d’un système logistique très fonctionnel. Un Schéma Directeur des Approvisionnements en Médicaments Essentiels (SDAME) existant et du personnel adéquat est en place. Il existe des guides et des documents de gestion logistique nécessaires pour le fonctionnement approprié du système logistique de gestion des médicaments. Ceci demande à être mieux connu par les utilisateurs de la chaîne d’approvisionnement. Système d'Information de la Gestion Logistique (SIGL) : Le Schéma Directeur et le SIGL sont en place. Cependant, il y a un besoin d’opérationnalisation et de mise en place des normes, standard et des pratiques du SIGL. La moitié des DV des Centres de Santé Communautaire (CSCOM) ne connaissent pas la formule de la quantité à commander pour faire la commande des produits et diffèrent dans leurs procédures. Dans certains cas, les commandes des produits sont placées sans référence à une formule de calcul de gestion logistique (commande informelle au besoin) soit du fait de l'ignorance de la formule appropriée ou des contraintes budgétaires liées à la politique de recouvrement des coûts. La plupart des points de prestation de service (PPS) utilisant une formule de calcul logistique en 2005 prend en compte des données telles que les quantités reçues, les quantités utilisées, les pertes et ajustement dans leurs calculs. De façon générale, on observe une insuffisance dans le reportage et la transmission des rapports de gestion logistique. Les copies des rapports/ commandes ne sont pas le plus souvent disponibles au niveau des structures opérationnelles. Les formulaires de gestion logistique quoique disponibles ne sont pas utilisés dans la majorité des dépôts de vente. Plus de 70% des structures on envoyés leurs rapports de gestion logistique dans les 2 mois qui ont précédé la période de l’enquête. La majorité des PPS disent utiliser les rapports de gestion logistique pour leurs opérations. On note que environ 66% des structures utilisent leurs rapports de gestion des stocks de contraceptifs et de produits contre les IST. Sélection des produits : Le Mali est doté d’une liste nationale des médicaments essentiels et génériques dans laquelle figurent les produits contraceptifs. Les produits donnés par certaines ONG ne respectent pas toujours la liste des médicaments essentiels. Prévision : Il existe au niveau national un comité ayant toutes les compétences nécessaires pour estimer les besoins du pays tant pour les produits contraceptifs que pour les médicaments de lutte contre les IST. Jusque là les prévisions n’arrivent pas à se faire en tenant compte des informations sur les quantités distribuées, par conséquent ce sont les quantités expédiées des DRC qui sont utilisées pour les prévisions nationales. Obtention et achat des produits: Le système de recouvrement des coûts mis en place rend presque obsolète le reportage au niveau supérieur des données essentielles de la logistique en ce qui concerne les produits de traitement des IST. Les institutions commerciales auprès desquelles les commandes sont placées se basent sur les quantités commandées qu’ils reçoivent pour les calculs de leur prévision. Le constat est que les commandes se font plus en fonction des fonds disponibles que des besoins dictés par la rationalité logistique. Dans la majorité des cas les produits contraceptifs et les médicaments contre les IST gérés sont disponibles. A l’exception des produits que sont le Conceptrol, le Ceftriazone, le Métronidazole ovule, tous les produits étaient disponibles dans 75% des structures. En plus, on note que la disponibilité des produits en stock a augmenté en 2005 comparativement aux quantités observées en 2001. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 2 Les ruptures de stocks des produits contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST étaient réduites le jour de la visite. Aussi, on observe que les ruptures de stock en 2005 étaient moins fréquentes comparé a ce qu’ils étaient en 2001 pour les produits contraceptifs, mais plus fréquent pour plus de la moitié des médicaments de lutte contre les IST. La plupart des centres visités n’ont presque pas de produits périmés. On a noté que l’inventaire mensuel se fait dans toutes les structures visitées. Des méthodes de planification familiale telles que le Condom, le DIU et le Norplant ne sont pas disponibles dans la majorité des structures visitées qui doivent l’offrir. Des méthodes telles que le DIU et le Norplant ne sont pas offertes soit parce que le personnel n’est pas formé, soit que le matériel nécessaire n'est pas disponible, ou alors les deux. Les médicaments contre les IST telles que le Ceftriazone, le Cefixime et le Cetronidazole ovule ne sont pas disponibles dans la majorité des structures visitées. Procédures de contrôle des stocks : La majorité (entre 70-90%) des structures visitées ne respecte pas le système de contrôle d'inventaire Max-Min dans la gestion et pour l'estimation des besoins de stock. Les structures sont plus portées au sur stockage qu’au sous stockage. Il a été observé dans la majorité des structures visitées que les fiches de stock ne sont pas à jour ; il y a une discordance entre les stocks théoriques sur les Fiches de Stock et les stocks réels comptés à l'inventaire. Entreposage et stockage : Le système d’entreposage et de stockage obéit souvent aux conditions requises de bon stockage. On note que 80% des structures remplissent au moins 75% des conditions appropriées de stockage. Cependant, le matériel de sécurité incendie est absent dans la plupart des entrepôts faute de moyens Transport et distribution : Les délais de livraison sont très courts (moins de 2 semaines en majorité). Les structures sont responsables du transport de leurs produits et trouvent divers moyens pour acheminer à temps les produits. Utilisation des produits : On a observé que le condom sort pratiquement pas dans les CSCom. Les autres contraceptifs ont une demande très réduite. Les gérants applique aux clients de planning familial (PF) les règles exigeant une ordonnance avant d’être servi. Certaines méthodes ne sont pas disponibles (voir plus haut). Support institutionnel: Tous les gérants des directions régionales et des cercles sont formés en logistique et appliquent les compétences acquises. Par ailleurs, beaucoup de gérants de DV ont un bas niveau de formation si bien que les formations continues reçues n’ont pas influencé leur pratique quotidienne de la gestion logistique. Le contexte organisationnel favorable doit être suivi de formation des gérants des CSCom pour la mise en place effective du système logistique. L’approche de supervision des soins de santé se veut intégrée et se conduit de façon régulière mais les aspects logistiques ne sont pas bien pris en compte. Financement et coordination des partenaires financiers : Les produits contraceptifs sont fournis par USAID et UNFPA. Le Mali n’a toujours pas au niveau du budget de l’état une ligne spécifique pour l’achat des produits contraceptifs par ailleurs on observe une volonté qui se traduit par l’existence d’un comité pour la sécurité contraceptive, d’un plan stratégique et de personnes ressources engagées pour la mise en œuvre du plan stratégique. RECOMMANDATIONS Tout au long du rapport il a été présenté les besoins d’action qui sont tour à tour recommandations, suggestions d’amélioration ou objectifs par composantes. Cette option de présentation vise à accroître l’accès rapide par les utilisateurs non seulement des résultats de l’étude, mais aussi des besoins d’action Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 3 par composantes. Vous trouverez ci-dessous un regroupement sélectif de recommandations pour une référence rapide. 1. Harmoniser et institutionnaliser les supports de gestion logistique qui sont validés par la DPM et assurer le reportage et la transmission des rapports contenant les données essentielles de gestion logistique (stock disponible, quantités distribuées, perte et ajustement). 2. Rendre disponible les contraceptifs et les médicaments de lutte contre les IST à tout moment et dans toutes les structures en élargissant la gamme des produits contraceptifs et les médicaments de lutte contre les IST au niveau de tous les centres. 3. Mettre à la disposition des CSCom le carnet de compte rendu et bon de commande des médicaments et les former à son utilisation ; aussi, veiller à l’utilisation des carnets compte rendu et bon de commande par les structures qui l’on déjà reçu. 4. Veiller au respect des paramètres de fonctionnement du pipeline en vigueur (application du système max-min et du schéma directeur) à tous les niveaux et renforcer le principe de remplissage correct et la mise à jour ponctuelle des Fiches de Stock à tous les niveaux. 5. Assurer la formation en gestion logistique et en technologie contraceptive du personnel directement impliqué dans la gestion des produits de la Santé de la Reproduction (SR). 6. Renforcer les supervisions formatives au niveau des CSCOM en gestion des médicaments en renforçant le volet logistique (intégration de la grille de supervision logistique) dans la supervision intégrée de routine. 7. Mener les activités de plaidoyer nécessaires et redynamiser le comité de coordination des donateurs pour assurer l’intégration dans le budget de l’état une ligne pour l’achat des contraceptifs. Une liste plus détaillée des recommandations peut être trouvée dans la section « conclusion et recommandations » de ce rapport. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 4 CONTEXTE SITUATION DU PAYS Le Ministère de la Santé de la République du Mali a souligné l’importance de renforcer la gestion des contraceptifs et des condoms pour la protection contre les infections sexuellement transmissibles (IST) et le Virus de l’Immuno-Déficience Humaine/Syndrome Immuno-Déficitaire Acquis (VIH/SIDA) afin d’assurer la disponibilité de ces produits et le succès de ses efforts. Le gouvernement compte assurer le bon fonctionnement d’un réseau de distribution de l’ensemble des médicaments dans les secteurs public et privé avec comme objectifs de minimiser les ruptures de stocks et garantir la qualité des produits. La Mission de l’Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID) au Mali, qui fournit la majorité des contraceptifs (y compris les condoms) au Ministère de la Santé, a demandé l’assistance technique du projet DELIVER, géré par John Snow, Inc. (JSI), pour assurer la disponibilité des contraceptifs et d’autres médicaments essentiels aux points de prestations des services pour que les clients puissent avoir accès à la méthode de leur choix. ACTIONS MENEES DEPUIS 2001 Depuis 2001 le Ministère de la Santé a entrepris toute une série d’activités pour le renforcement de son système de gestion des médicaments. Il a ainsi, avec l’aide des partenaires, élaboré et validé de nouveaux supports de gestion logistiques. DELIVER à contribuer à la production du rapport et compte rendu et bon de commande. Il a aussi en force le respect du schéma directeur à travers la supervision et la création d’un poste de responsable de la logistique à la DPM. Au niveau national il a été institutionnalisé un inventaire physique national des produits contraceptifs dans lequel les données logistiques essentiels sont collectées en même temps en vue de leur utilisation dans la prévision nationale. Cette démarche avait pour objectif de combler l’insuffisance du système logistique en attendant la mise en place progressive du système logistique qui permettra l’obtention des données essentielles de logistique pour les prévisions. Les prévisions sont faites de façon plus rationnelle en utilisant les quantités expédiées des Dépôts Répartiteurs de Cercle (DRC) vers les CSCom et les données de l’inventaire national. La DPM a harmonisé depuis lors les supports de gestion logistique. Elle a mis un support de Compte Rendu de Gestion des Médicaments combinant le rapport et la commande sur la base des données logistiques. Cette activité a contribué au renforcement du SIGL. Il a été développé une stratégie de sécurité des produits contraceptifs. Ce programme financé par l’USAID et soutenu par les autres partenaires bénéficie de l’appui technique de DELIVER à la DPM qui en assure la coordination. Un plaidoyer national pour l'introduction d'une ligne budgétaire pour l'approvisionnement en produits contraceptifs est en cours avec une forte composante médiatique visant a la sensibilisation des autorités compétentes. Après une analyse des besoins de formation, un plan de formation a été développé et mis en œuvre. A ce jour le niveau région et cercle (zone d’intervention USAID) a bénéficié de ces formations. La conséquence observable de la mise en œuvre de ses formations des gérants de dépôts est la mise en place progressive du système logistique et la réduction des ruptures. Le ministère de la santé a depuis lors amélioré la supervision des centres de santé. La logistique contraceptive qui n’en faisait pas partie a commencé à avoir une timide considération. L’engagement des pharmaciens régionaux à travers le support dynamique de DELIVER a contribué au renforcement des procédures et normes en vigueur à Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 5 travers les visites de supervision du SDAME. Une nouvelle fiche d'ordonnancier permettant un meilleur suivi de la pharmacovigilance a été introduite. Renforcement du respect des protocoles à travers les rencontres périodiques et les supervisions du SDAME. Création d'un Comité Restreint de Suivi du Plan CS piloté par la DPM est responsable de la coordination des donateurs. LA SECURITE CONTRACEPTIVE AU MALI Le Mali, avec l’assistance de USAID à travers DELIVER s’est engagé à garantir la disponibilité pérenne des produits contraceptifs et l’offre de services de qualité dans le domaine de la contraception. Ainsi, il s’est fixé comme objectif pour les 10 ans à venir les objectifs spécifiques suivants : ! Assurer une transition de la fourniture de produits contraceptifs par les donateurs à l’acquisition de ces produits par l’Etat ; ! Améliorer la gestion de la logistique contraceptive ; ! Améliorer la qualité des services fournis aux clients en planification familiale ; ! Relancer la Distribution à Base Communautaire (DBC) des contraceptifs. Pour parvenir a ses fins, les stratégies adoptées incluent l’amélioration de l’environnement politique et réglementaire relatif à la pérennisation financière, l’augmentation progressive de la part de l’Etat dans l’acquisition des contraceptifs et l’association du secteur privé dans l’acquisition et la distribution des produits contraceptifs. Sur les 10 années à venir le ministère espère améliorer la prévalence contraceptive. Une telle option interpelle pour la mise en place d’un système de gestion logistique robuste et dynamique. LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT DE PRODUITS CONTRACEPTIFS ET DE MEDICAMENTS DE LUTTE CONTRE LES IST DU MALI La chaîne d'approvisionnement des médicaments essentiels, y compris les contraceptifs, est gérée par le SDAME sous le contrôle de la DPM. Il y a quatre niveaux dans le pipeline pour une longueur de 21 mois. Le diagramme ci-dessous décrit graphiquement le fonctionnement du pipeline du Mali. Au niveau central il y a deux récipiendaires pour lesquels la DPM fait les prévisions. Il s'agit de la Pharmacie Populaire du Mali (PPM) et de la Centrale d'Achat des Génériques (CAG) représentant respectivement le secteur public et le secteur privé. Entre ces deux structures il existe un mécanisme dit de vases communicants; c'est à dire, que la PPM et CAG peuvent se transférer des stocks pour faire face à certaines situations ponctuelles comme les ruptures de stock. La CAG est la structure qui fournit les produits reconditionnés tandis que les produits vrac sont distribués par la PPM. Le second niveau est constitué par le niveau régional. Pour la PPM, il s'agit des magasins PPM régionaux, des hôpitaux régionaux, et du programme SIDA. Tandis que pour CAG le niveau régional est représenté par les grossistes régionaux. Les magasins PPM régionaux desservent les dépôts répartiteurs de cercles alors que les hôpitaux nationaux et le programme SIDA servent directement leurs clients. Le troisième niveau est celui qui est le plus complexe quant à la clientèle-cible. Si les hôpitaux régionaux du secteur public, les ONG nationales, les officines et les dépositaires privés du secteur privé peuvent servir directement les clients, tel n'est pas le cas des dépôts répartiteurs des cercles du secteur public qui n'approvisionnement que les CSCom, les ONG locales et les agents de distributions à base communautaire. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 6 Le dernier niveau de la chaîne de distribution est constitué par les structures du secteur public desservant directement les clients. Il s'agit des Centres de Santé de Référence (CSRéf), des CSCom, et les agents de distribution à base communautaires communément appelés Relais. Parallèlement à ce flux des produits, le cheminement de l'information sur la gestion des produits, comme les rapports, remonte de la base vers le haut pour arriver sous forme compilée au niveau central. La DPM est la structure chargée du monitorage ce cette chaîne d'approvisionnement. Pour éviter certains goulots d'étranglement dans le fonctionnement du pipeline, les Formations Sanitaires (FS) périphériques sont autorisées à s'approvisionner dans le secteur privé au cas où ces mêmes produits n'existeraient pas dans le secteur public. Le seul problème qui existe encore dans la mise en œuvre du pipeline c'est que les produits reconditionnés et les produits en vrac sont vendus aux mêmes prix. Graphique 1 : STRUCTURE DU PIPELINE Fournisseurs PPM Hôpitaux Nationaux/ Programme SIDA Officines Privées ONG Nationales Grossistes Privés Prestataires Privés Hôpitaux Régionaux Services de Distribution à base Communautaire Magasins Régionaux de la PPM Dépôts Répartiteurs de Cercles CSReF CSCOM Autres FS Clients Clients Clients Clients Clients Clients ONG locales CAG Magasins Régionaux de CAG (Grossistes) Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 7 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 8 LE BUT ET LES OBJECTIFS DE L’ETUDE En 2001 le Ministère de la Santé a conduit une enquête sur la performance du système logistique avec l’assistance technique de DELIVER au Mali. Cette enquête a fourni des information sur la performance du système logistique et sa capacité de contribuer au succès des activités, suivant les stratégies du GRM, de USAID et de DELIVER. Il a aussi permis de mettre en exergue les points forts et les points faibles du système et de développer des séries d’activités pour renforcer la performance du système logistique des produits contraceptifs et de produits sélectionner pour les traitements des infections sexuellement transmissibles. Le Ministère de la Santé a décidé de refaire une enquête de suivi afin d’identifier les domaines d’amélioration réalisée depuis lors et de redévelopper des activités pour l’amélioration du système logistique. Cette activité offre aussi à DELIVER de mener une enquête de fin de programme pour apprécier certains aspects de son assistance technique au ministère da la santé dans le cadre de l’amélioration de son système Les objectifs de l’étude sont : ! D’Analyser la performance du système logistique relative à la prévision et l’approvisionnement des produits, la gestion et la distribution des produits, le système d’information de la gestion logistique (SIGL), la supervision et l’entreposage. ! D’étudier la disponibilité des contraceptifs et des médicaments pour traiter les MST aux magasins régionaux, aux Dépôts Répartiteurs de Cercle (DRC) et aux dépôts de vente (DV). ! De mesurer la disponibilité et la qualité des données utilisées aux DRC et aux DV pour la commande des produits et au niveau central pour la prévision et l’approvisionnement des besoins en contraceptifs et en médicaments pour traiter les MST. ! D’identifier les points forts et les points faibles du système logistique des produits sur la base de l’analyse des données quantitatives et qualitatives et suggérer des stratégies d’amélioration. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 9 10 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali METHODOLOGIE SCHEMA DE L’ETUDE Cette étude combine l’analyse de quatre études en vue non seulement de dégager les tendances d’évolution du programme depuis 2001 mais aussi et surtout de fournir des informations sur la situation nationale du programme actuel de gestion des contraceptifs et des produits de traitements des infections sexuellement transmissibles. Ces quatre études sont : Pour les enquêtes de base ! Evaluation des indicateurs logistiques des produits contraceptifs et des produits de traitement des infections sexuellement transmissibles (2001) ! Analyse du système logistique des produits contraceptifs et des produits de traitement des infections sexuellement transmissibles (2003). Pour les enquêtes de suivi ! Evaluation des indicateurs logistiques des produits contraceptifs et des produits de traitement des infections sexuellement transmissibles (2005) ! Analyse du système logistique des produits contraceptifs et des produits de traitement des infections sexuellement transmissibles (2005). L’analyse des données quantitatives et qualitatives se fera autour des différentes composantes du système logistique sur une base comparative d’indicateurs sélectionnés selon la pertinence. COLLECTE DE DONNEES EVALUATION DES INDICATEURS QUANTITATIFS LOGISTIQUES Aperçu sur l’évaluation des indicateurs quantitatifs logistique L’évaluation des indicateurs quantitatifs logistiques a utilisé l’Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (O E I L). Cet outil collecte des informations sur les indicateurs de disponibilité des produits, le stockage et l’inventaire des produits, le système des gestions des informations logistiques, la commande et le reportage et du support institutionnel tel que la formation et la supervision. Sélection des structures visitées L’étude de 2005 a revisité les 57 structures visitées en 2001; elle inclue des structures centrales telles que la PPM, la CAG, les magasins régionaux et des cercles et les formations sanitaires qui avaient fait partie de la première étude d’évaluation en 2001. Un échantillonnage complémentaire d’une cinquantaine de structures fut faite pour l’étude de 2005 en complément des 57 précédemment visitées pour une plus grande représentativité nationale des résultats. La particularité de l’échantillonnage des études logistiques tient á la nécessité de suivre le pipeline de la chaine du système logistique du niveau central aux consommateurs qui recevront les produits. Les études de 2001 et 2005 en ont tenus compte, identifiant ainsi les structures au niveau central, des régions et des cercles pour faire partie de l’échantillon. Pour des raisons de sécurité, les régions de Gao, Tombouctou et Kidal ont été exclues de l’échantillon. Le temps nécessaire pour voyager à Kayes sur le terrain et les distances entre les structures de santé dans la région nous ont empêchés de l’inclure dans l’échantillon. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 11 Traitements des IST du Mali Tableau 1: Répartition des structures visitées par type et par région Regions Entrepôts PPS Total Bamako 4 17 21 Sikasso 4 17 21 Koulikoro 5 18 23 Segou 5 17 22 Mopti 2 19 21 Total 20 88 108 Produits revus pendant l’étude Le système logistique pour gérer les médicaments essentiels au Mali y compris les contraceptifs consiste en un système intégré où tous les produits suivent le Schéma Directeur d’Approvisionnement (SDA). Ce schéma prend en compte non seulement les structures publiques de santé, mais aussi la Pharmacie Populaire du Mali (PPM) qui est une organisation para-publique qui s’occupe de la prévision, de l’approvisionnement et de l’emmagasinage des médicaments essentiels pour le Ministère de la Santé au niveau central et au régional a travers ses antennes représentatives. En plus du secteur public, la population peut aussi chercher des services et des médicaments avec le secteur privé et avec le programme de marketing social. Les médicaments étudiés retenus sont les contraceptifs et les médicaments utilisés pour traiter les infections sexuellement transmissibles (IST) qui se trouvent sur la liste nationale des médicaments essentiels. Ces médicaments inclus les produits suivants : Tableau 2: Liste des produits contraceptifs et de traitement des infections sexuellement transmissibles étudiés. # Produits autorisés Unités Dosage Catégorie Produits contraceptifs 1 Duofem/PilPlan/Lofemenal Cycle PF 2 Ovrette Cycle PF 3 Condom/Protector Pièce PF 4 Depo-Provera/Confiance Flacon PF 5 Norplant Jeu PF 6 Tcu 380 cuivre Pièce PF 7 Conceptrol Comprimé PF Produits pour le traitement des infections sexuellement transmissibles (IST) 8 Doxycycline Comprimé 100 mg IST 9 Ciprofloxacin Comprimé 500 mg IST 10 Cefixime Comprimé 400 mg IST 11 Erythromycine Comprimé 500 mg IST 12 Métronidazole Comprimé 250 mg IST 13 Métronidazole Ovule IST 14 Nystatine Ovule 100,000 U.I. IST 15 Ceftriazone Injectable IST 16 Auréomycine Pommade 1 % IST 12 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Enquête de terrain L’enquête de terrain qui a consisté en l’application de l’O E I L suit plusieurs étapes. Une formation de 4 jours de l’équipe de collecte composée de logisticiens tant du niveau central que du niveau régional á été conduite. Elle a visé non seulement à l’étude et au pré-test de l’outil mais aussi á la maitrise de l’approche de terrain. Cinq équipes de trois à quatre membres ont visité chacune une région et une vingtaine de structures en moyenne pendant deux semaines. Chaque équipe avait un chef qui avait entre autres comme responsabilité le contrôle de la qualité des données et la coordination avec les autres équipes EVALUATION QUALITATIVE DU SYSTEME LOGISTIQUE Aperçu sur l’évaluation qualitative L’évaluation qualitative utilise l’Outil d’Evaluation du Système Logistique (OESL). L’OESL est une technique de collecte de données qualitative qui permet d’effectuer une analyse exhaustive de toutes les composantes du système logistique des produits contraceptifs et les médicaments de lutte contre les IST. Profil des participants Les participants aux ateliers étaient composés de représentants du niveau central (DPM, PPM, CAG) et régional (pharmaciens régionaux) et des partenaires au développement (GTZ, USAID, Groupe Pivot, PSI, Cas) impliqués dans la gestion des contraceptifs et des produits de traitement des IST. La majorité des participants était membre de l’équipe de l’enquête. Organisation des ateliers Les participants du niveau central et régional ont été rassemblés dans chacune des sessions de groupe de discussions organisées en 2003 et en 2005. Chacune d’elle réunissait environ une vingtaine de participants a été modérée par un représentant de DELIVER et de la DPM. L’atelier de 2005 a analysé la situation actuelle en tenant compte des points forts et points faibles définis en 2003. Elle a analysé les activités menées depuis lors comme mesures correctrices des insuffisances et développé un plan d’action pour l’amélioration du système logistique actuel. L’élaboration du plan d’action a été fait non seulement au regard des résultats de l’OESL mais aussi à la lumière des conclusions de l’évaluation des indicateurs logistiques INDICATEURS LOGISTIQUES Les indicateurs quantitatifs (voir annexe …) et qualitatifs serviront à évaluer les composantes logistiques suivantes : 1. Contexte organisationnel 2. Système d’Informations de la Gestion Logistiques (SIGL) 3. Sélection des produits 4. Prévision 5. Obtention et achat des produits 6. Procédures de contrôle des stocks 7. Entreposage et stockage 8. Transport et distribution 9. Disponibilité des produits (Etat des stocks, Mois de stock disponible, Ruptures de stock, Produits périmés Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 13 Traitements des IST du Mali 10. Support organisationnel pour la logistique (Besoin en formation logistique, Supervision 11. Utilisation des produits 12. Financement et coordination des bailleurs ASSURANCE QUALITE ET ANALYSE DES DONNEES L’assurance qualité des données s’est traduite tout au long de la mise en œuvre de la collecte des données. Pour la collecte des données quantitatives, les chefs d’équipe avaient la responsabilité d’encadrement et d’assistance des membres de l’équipe dans chaque structure visitée. Chaque membre de l’équipe devait réviser son outil rempli qui est ensuite revue pendant les réunions quotidiennes de synthèse. Il est validé par le chef d’équipe qui s’assure de la complétude et qualité en utilisant une grille d’analyse. Une dernière révision est faite avant la saisie des données par le coordonateur de l’étude et les agents de saisie. Les données ont été saisies avec EPI Info. Un système de contrôle a été conçu pour limiter les erreurs de saisie. Des tests de logique ont ensuite été conduits avant que les données ne soient exportées en SPSS pour analyse. LIMITES DE L’ETUDE ! L’ O E I L est dynamique. Il a évolué depuis l’étude de 2001 et inclue de nouveaux indicateurs dans sa version améliorée de 2005. Ceci a pour conséquence de ne pas permettre une analyse comparative de certains indicateurs. ! La collecte d’informations qualitatives sur le système logistique a été faite dans des séries d’entretiens individuels et sur la base d’analyse documentaires dont les résultats sont compris dans le rapport des indicateurs quantitatifs de l’O E I L. Ce format de reportage fourni assez d’information sur le système logistique mais ne permet une comparaison rigoureuse en utilisant le système de score propre a L’O E S L. ! L’ O ESL appliqué en 2003, fournira des informations de processus. Il sera seulement possible d’apprécier les changements qualitatifs intervenus dans le programme depuis 2003 en utilisant le système d’analyse qualitatif par le système de score. ! Les 57 formations sanitaires de l’enquête de 2001 n’ont pas été sélectionnées en utilisant une méthode de choix au hasard, comme le furent les 51 formations sanitaires additionnelles de 2005. Cependant leur choix a respecté la chaine logistique. 14 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali RESULTATS DE L’ETUDE DISPONIBILITE DES PRODUITS ETAT DES STOCKS Les produits contraceptifs, à l’exception de l’Ovrette étaient disponibles dans plus de 80 % des structures1. Le Lofemenal et le Dépo provera qui sont les méthodes les plus demandées ont enregistré une évolution de disponibilité positive de 2001 à 2005. Cependant, on observe que toutes les méthodes de planification familiale (Condom, DIU, Norplant, Ovrette) ne sont pas disponibles dans certaines structures visitées qui doivent l’offrir. Des méthodes telles que le DIU et le Norplant ne le sont pas soit parce que le personnel n’est pas formé ou qu’il est formé mais n’a pas le matériel nécessaire. Graphique 2.1: Disponibilite des produits de PF Disponibilite des produits des PF au jour de la visite en 2001 et 2005 79.2 54.7 45.3 86.8 98.1 77.4 83.0 98.1 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 100.0 Duofem/Pilplan /Lofemenal Ovrette Condom /Protector Depo-Provera /Confiance OEIL I 2001 OEIL II 2005 On a observe une présence faible du condom au niveau des PPS. Ceci s’explique par le fait que les condoms ne sont pas demandés au niveau des formations sanitaires. En effet les clients peuvent obtenir plus facilement et rapidement les condoms dans les boutiques où ils n’ont pas à s’aligner. La demande étant donc réduite et parfois inexistante, les structures sanitaires ne veulent pas utiliser leur argent pour Le Norplant et le DIU ont été appréciés en fonction des structures qui disent offrir la méthode. Les autres produits ont été analysés par rapport à toutes les structures visitées. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 15 Traitements des IST du Mali 1 Co nc ep tro l Do xy cy cli ne Ci pr ofl ox ac in Ce fix im e Er yth ro my cin e Me tro nid az ole co mp rim e Me tro nid az ole ov ule Ny sta tin e Ce ftr iaz on e Au reo my cin e s’approvisionner au risque d’avoir des péremptions. Cependant, tous s’efforcent d’avoir de petites quantités en stock comme le recommande le ministère On observe aussi au niveau des produits de traitement des IST une amélioration de la disponibilité des produits de 2001 à 2005. Les médicaments contre les IST tels que le Ceftriazone, le Cefixime, et le Métronidazole ovule ne sont pas disponibles dans la majorité des structures visitées. Graphique 2.2: Disponibilite des produits contre les IST.2: Disponibilite des produits contre les IST au jour de la visite en 2001 et 2005 30.2 81.1 60.4 26.4 71.7 86.8 52.8 47.2 86.8 56.6 92.5 92.5 28.3 92.5 92.5 71.7 94.3 37.7 77.4 0.0 20.0 40.0 60.0 80.0 100.0 OEIL I 2001 OEIL II 2005 Il est recommandé de : ! Assurer la disponibilité des méthodes de longue durée dans les formations sanitaires qui doivent l’offrir. Ceci doit se faire en formant le personnel pour les prestation de service et en mettant à la disposition des structures sanitaire le matériel nécessaire et les produits. RUPTURES DE STOCK Les ruptures de stocks des produits contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST étaient réduites le jour de la visite. Aussi, on observe que les ruptures de stock en 2005 étaient moins fréquentes comparés a ce qu’elles étaient en 2001 pour les produits contraceptifs, mais plus fréquentes pour plus de la moitié des médicaments de lutte contre les IST. La plupart des centres visités n’ont presque pas de produits périmés. On a noté que l’inventaire mensuel se fait dans toutes les structures visitées. 16 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Co nc ep tro l Do xy cy cli ne Ci pr ofl ox ac in Ce fix im e Er yth ro my cin e Me tro nid az ole co mp rim e Me tro nid az ole ov ule Ny sta tin e Ce ftr iaz on e Au re om yc ine Graphique 3.1: Pourcentages des structures sans rupture de stock des produits de PF Pourcentages des structures sans rupture de stock des produits de PF au cours des 6 derniers mois en 2001 et 2005 0.0 20.0 40.0 60.0 80.0 100.0 Duofem/Pilplan /Lofemenal Ovrette Condom/Protector Depo-Provera /Confiance OEIL I 2001 OEIL II 2005 Graphique 3.2: Pourcentage des structures sans rupture de stock des produits contre les IST Pourcentage des structures sans rupture de stock des produits contre les IST au cours des 6 derniers mois en 2001 et 2005 0.0 20.0 40.0 60.0 80.0 100.0 OEIL I 2001 OEIL II 2005 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 17 Traitements des IST du Mali PRODUITS PERIMES La plupart des centres visités n’ont pas de produits périmés. L’inventaire se fait dans toutes les structures visitées. Cette absence de produits périmés témoigne de l’effort mis en place pour une bonne gestion des produits. Le système logistique, quoi que en court de mise en place, rempli déjà sa fonction rationnelle de gestion des gaspillages (péremption de produits) que peu entrainer les surstockages. SYSTEME DE GESTION DES INFORMATIONS LOGISTIQUES (SIGL) DESCRIPTION DU SYSTEME DE GESTION DES INFORMATIONS LOGISTIQUES Le contexte actuel du système d’information de gestion logistique au Mali est au point sur le plan organisationnel. Le schéma directeur d’approvisionnement est en place ; il inclut le SIGL. Le besoin pressant actuel est son opérationnalisation et la mise en place des normes standard et pratiques SIGL. Comme déjà décrit, le SIGL a pour outil les fiches de stock, les registres de stock et les rapport et bon de commande. Le système de reportage se fait mensuellement des PPS au DV de cercle, puis aux régions qui les reçoivent et les transmettent trimestriellement au niveau central. REPORTAGE LOGISTIQUE AUX DIFFERENTS NIVEAUX La commande des produits Les entrepôts et points de prestation de service utilisent des supports de bon de commande des produits contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST. Cependant ces bons n’incluent pas d’informations relatives aux données essentielles de logistique. Il a été observé un très bon fonctionnement du système de commande au niveau de toutes les structures visitées. La DPM a développé un nouveau document logistique de compte rendu et de bon de commande qui intègre les données essentielles de logistique qui est a sa phase introductive. Certains centres ont commencé à utiliser les nouveaux supports logistiques (compte rendu et bon de commande). Le personnel d’autres structures l’ont reçu et ont été formé à son utilisation mais n’en font pas usage. Il a été observé une existence des supports SIGL dans la plupart des centres visités (Fiche de Stock, Bon de Commande). La majorité des directions régionales de cercle disposent des tableaux d’acquisition des contraceptifs. Le problème majeur est relatif à la non utilisation de la formule des quantités à commander par le personnel des DV. La commande se fait sur une évaluation informelle des besoins et des fonds disponibles. La majorité des DRC appliquent la formule de la quantité à commander pour faire la commande. Les gérants DV qui n’utilisent pas la formule, commandent un stock suffisant qui couvre l'intervalle de commande. Les quantités reçues correspondent aux quantités commandées. La majorité des DV des CSCom ne connaissent pas la formule de la quantité à commander pour faire la commande des produits et diffèrent dans leurs procédures. Les commandes des produits sont placées sans référence à une formule de gestion logistique (commande informelle au besoin). De façon générale on observe une insuffisance dans le reportage et la transmission des rapports de gestion logistique. Les copies des rapports/ commandes ne sont pas le plus souvent disponibles au niveau des structures opérationnelles. Les formulaires de logistique quoique disponible ne sont pas utilisés dans la majorité des dépôts de vente. L’utilisation des rapports de gestion de stocks de produits contraceptifs se fait dans la totalité des entrepôts et dans 61% des PPS ; 88% des entrepôts et 63% des PPS utilisent des rapports de gestion pour les médicaments de traitement des IST. 18 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Du ofe m/ Pi lpl an /Lo fem en al Ov re tte Co nd om /P ro tec tor De po -P ro ve ra /C on fia nc e Co nc ep tro l Tableau 3: Fréquence de l'envoi des rapports au niveau hiérarchique OEIL I 2001 OEIL II 2005 Fréquence Entrepôt PPS Entrepôt PPS Une fois par mois 31 5 56 41 Une fois par trimestre 6 11 25 30 Une fois par semestre 6 0 0 5 Une fois par an 6 0 0 0 Autre 56 60 0 11 L’étude a essayé d’analyser la concordance entre les données des rapports envoyés au niveau hiérarchie supérieur avec les sources des données utilisées pour le reportage. L’analyse n’a pas pu se faire compte tenu de l’absence de données. Le système de reportage quoique existant semble totalement ignoré au niveau des points de prestations de service. Les cercles qui ne reçoivent pas de rapports ne sont pas en mesure à leur tour de faire un reportage au niveau des régions. Ceci a pour conséquence un manque d’information sur les données essentielles en logistique pour les besoins de prévision et de suivi du pipeline. Les structures qui ont eu à envoyer des rapports logistiques n’ont pas gardé de copies à leur niveau. Il a été observé dans la majorité des structures visitées que les fiches de stock ne sont pas à jour ; il y a une discordance entre les données de enregistrées sur les Fiches de Stock et les stocks physique réels comptés à l'inventaire. Graphique 4.1: Pourcentage de niveaux de stock de produits de PF concordant entre 2001 et 2005 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 19 Traitements des IST du Mali Pourcentage des niveaux de stock de produits de PF concordant entre 2001 et 2005 26.4 11.3 5.7 28.3 9.4 21.5 31.1 26.8 24.5 43.4 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 OEIL I OEIL II Do xy cy cli ne Ci pro flo xa cin Ce fix im e Er yth rom yc ine Me tro nid az ole co mp rim e Me tro nid az ole ov ule Ny sta tin e Ce ftri az on e Au reo my cin e Graphique 4.2: Pourcentage de niveaux de stock de produits contre les IST concordant entre 2001 et 2005 Pourcentage des niveaux de stock de produits contre les IST concordant en 2001 et 2005 34.0 15.1 7.5 34.0 45.3 22.6 13.2 32.132.1 34.0 73.6 26.4 28.3 45.3 26.4 66.0 37.7 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 100.0 OEIL I OEIL II Une amélioration du SIGL devrait inclure les objectifs suivants: ! Améliorer la disponibilité et l’utilisation des supports de gestion logistique ! Former les gérants des dépôts à l’utilisation et à la conservation des supports ! Veiller à l’utilisation des carnets compte rendu et bon de commande au niveau des structures qui l’on déjà ! Mettre à la disposition des CSCom le carnet de compte rendu et bon de commande et les former a leur utilisation ! Créer une base des données de gestion logistique ! Former les gérants à l’utilisation du logiciel de gestion des stocks ! Informatiser la gestion logistique au niveau des DRC et les doter les en outils informatique ! Institutionnaliser un inventaire physique national dans lequel les données logistiques seront collectées en même temps en vue de leur utilisation dans la prévision nationale SELECTION DES PRODUITS Le Mali a un document de politique nationale en matière de médicaments. Cette politique nationale en matière de médicaments contient les directives écrites quant à la donation de produit. Cependant, force est de constater que sur le terrain, certaines ONG nationale reçoivent en don des produits ne figurant pas sur la liste des médicaments essentiels. Des droits de douane sont imposés sur les médicaments ou les produits importés à caractère commercial. Aussi, les médicaments génériques sont soumis au même régime. Les produits donnés en sont exemptés. Le programme dispose d’une politique écrite sur le maintien de la continuité des marques et la suppression des doublons inutiles de produits interchangeables. Ainsi, nous assistons actuellement au 20 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali retrait progressif du Conceptrol au profit du Néo Sampoon. A ce jour les produits contraceptifs et les médicaments de traitement des IST figurent sur la liste nationale des médicaments essentiels. L’approche de marketing social des produits est porteuse sur le plan de la santé publique. Malheureusement la liste de produit est réduite. La composante sur la sélection des produits gagnerai à: ! Diffuser les textes de la politique écrite concernant la donation des médicaments essentiels et sensibiliser les ONG à leur respect ! Obtenir l’exonération des médicaments générique ! Faire le plaidoyer à l’égard des décideurs en vue d’une exonération des médicaments essentiel ! Élargir la gamme des produits de marketing social PREVISION Il existe au niveau national un comité ayant toutes les compétences nécessaires pour estimer les besoins du pays tant pour les produits contraceptifs que pour les médicaments de lutte contre les IST. Jusque là les prévisions ne sont pas faites en utilisant les données essentielles de logistique ; les données sur la distribution aux utilisateurs, et le stock disponible à tous les niveaux n’arrivent pas a être collectés par le SIGL et acheminés pour utilisation pour les prévisions. Cependant l’utilisation du tableau d’acquisition des contraceptifs (TAC)2 rempli par les cercles fournit un minimum d’informations sur la distribution qui permet d’avoir des scénarios approximatifs de prévision. La prévision des produits contraceptifs teint compte de la consommation estimée antérieure et la consommation effective fournit par la PPM et DRC. La prévision est un exercice annuel qui permet une actualisation des données; cette régularité a accru la précision des projections au fil des ans. Depuis 2004 DELIVER et la DPM ont initié un inventaire physique national devant avoir lieu au début de chaque année. La DPM et DELIVER estiment avoir collecté 37% des données et estiment collecter 60% en 2005 avec pour objectif 100% en 2006. Les Médicaments de traitements des IST quant à eux obéissent à la loi de l’offre et de la demande. Les prévisions sont faites sur la base des commandes enregistrées. De ce constat d’ensemble se dégage la recommandation de : ! Faire les prévisions en tenant compte des données essentielles de logistique que sont la quantité consommée, le stock disponible, les pertes et ajustements. OBTENTION ET ACHAT DES PRODUITS Le système de recouvrement des coûts mis en place rend presque obsolète le reportage au niveau supérieur des données essentielles logistique aux yeux du personnel des dépôts de vente. Les institutions commerciales se basent sur les commandes reçues pour faire leur prévision. Les commandes au niveau des points de prestation de service se font en fonction des besoins parfois révisés à la baisse pour répondre à des contraintes budgétaires. En général les districts et les points de prestation de service reçoivent les quantités de produits commandés contrairement au niveau régional et au niveau central. L’équipe de recherche recommande de: ! Tenir compte des données des utilisateurs dans l’obtention des produits Le Tableau d’acquisition des contraceptions est une fiche développée par JSI/DELIVER. Elle permet de collecter des information sur le stock disponible, les quantités distribués et les pertes et ajustements sur de façon ponctuelle sur une période définie. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 21 Traitements des IST du Mali 2 ! Amener les gérants à fournir régulièrement les données aux niveaux supérieurs PROCEDURES DE CONTROLE DES STOCKS CONTROLE DE L’INVENTAIRE La majorité (entre 70-90%) des structures visitées ne respecte pas le système de contrôle d'inventaire Max-Min adopté par le Ministère de la Santé pour le control de l’inventaire dans la gestion et pour l'estimation des besoins de stock. Ce système défini les quantités de produits maximales et les quantités minimales que chaque PPS doit respecter. L’étude révèlent que les structures sont plus portées au sur stockage (au dessus du maximum de stock recommandé) qu’au sous stockage (en dessous du niveau minimal de stock recommandé). MOIS DE STOCK DISPONIBLE Il a été observé une disponibilité accrue des produits au niveau des structures. Pour la plupart des produits les mois de stock disponibles sont élevés. La tendance rational serait de conclure à des risques de péremption de produits pour les cas de figure ou la disponibilité de mois de stock de produits est plus de 10 mois. C’est plutôt un signe préventif des risques de rupture. L’absence de produits périmés milite pour cette conclusion. Ce tableau atteste une plus grande disponibilité des produits en 2005 comparativement a celle de 2001. Le conceptrol et le DIU ont des mois de stock élevé, n’ont pas parce qu’il y a des quantités excessives dans le pipeline mais parce que les consommations moyennes mensuelles sont infimes. Par exemple, le DIU n’est presque que pas offert dans beaucoup de formations sanitaires suite a des départ de personnel formé. La consommation ramené a zéro contribue a élever les nombres de mois de stock. Tableau 4: Nombre de mois de stock disponible par produit pendant l’ ŒILI et l’ŒIL II. PRODUITS OEIL I OEIL II Duofem/Pilplan/Lofemenal 4.1 13.1 Ovrette 11.5 14.0 Condom/Protector 3.1 15.2 Depo-Provera/Confiance 4.1 4.2 Norplant 0.0 5.4 Tcu 380 cuivre - 28.7 Conceptrol 2.2 72.5 Doxycycline 5.5 2.9 Ciprofloxacin 2.9 5.8 Cefixime 2.9 1.0 Erythromycine 2.6 39.3 Metronidazole comprime 1.8 0.9 Metronidazole ovule 4.1 12.3 Nystatine 6.2 4.4 Ceftriazone - 0.2 Aureomycine 3.0 3.5 22 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali ENTREPOSAGE ET STOCKAGE Le ministère est doté de textes relatifs aux conditions de stockage. Il existe des procédures écrites pour le stockage des produits et des textes pour la destruction des produits périmés. Le personnel pour la plupart est formé au respect des conditions. Tableau 5 : Pourcentage d’entrepôts et de PPS remplissant chacune des conditions de stockage Conditions de stockage Pourcentage d'Entrepots Pourcentage de PPS 1 Les produits prêts à être distribués sont disposés de telle manière que les étiquettes d’identification et les dates de péremption et/ou de fabrication sont visibles. 100 92 2 Les produits sont stockés et rangés permettant un comptage de premier-périmé, premier-sorti (PPPS) et une gestion générale. 100 92 3 Les cartons et les produits sont en bon état et ne sont pas endommagés. 100 90 4 Le centre sépare toujours les produits endommagés et/ou périmés des bons produits et les supprime du stock 100 85 5 Les produits sont protégés de la lumière directe du soleil à tout moment de la journée et en toute saison. 95 91 6 Les cartons et les produits sont protégés de l’eau et de l’humidité en toute saison. 95 81 7 La zone de stockage est exempte d’insectes et de rongeurs. 77 96 8 La zone de stockage est sécurisée par un verrou et une clé, mais est accessible pendant les heures de travail normales, avec un accès limité au personnel autorisé 100 96 9 Les produits sont stockés à la température adéquate en toute saison selon les spécifications de température du produit 100 88 10 Le toit est maintenu en bon état 85 80 11 Le local de stockage est maintenu en bon Le toit est maintenu en bon état etat 90 67 12 L’espace et l’organisation sont suffisants pour les produits existants et pour une éventuelle expansion 75 59 13 Les produits sont rangés à 10 cm au moins au-dessus du sol. 95 NA 14 Les produits sont rangés à 30 cm au moins des parois et des autres piles. 80 NA 15 Les produits sont rangés sur une hauteur de 2,5 mètres maximum 95 NA 16 Le matériel de sécurité-incendie est disponible et accessible 50 NA 17 Les produits sont stockés séparément des insecticides et des produits chimiques. 95 NA Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 23 Traitements des IST du Mali Les conditions de stockage sont acceptables en général au niveau des structures visitées. On observait en 2001 que environ 69% des structures visitées remplissaient 50% à 77% des conditions de bon stockage. En 2005 63% remplissent 77% a 94% des conditions. Les normes d’entreposage de toute évidence ont été largement plus respectées en 2005 qu’en 2001: aucune structure n’avait observé les conditions d’entreposage en entier en 2001 contre 63% des structures qui ont respecté toutes les conditions en 2005 Cependant force est de constater que le matériel de sécurité incendie est absent dans la plupart des entrepôts. Aussi, les dépôts de vente sont parfois étroits et poussiéreux. Il est recommandé de: ! Aménager l’entreposage des produits dans les dépôts étroits ! Améliorer l’entreposage et le stockage des produits dans les dépôts de vente ! Afficher dans tous les dépôts les affiches sur les conditions de stockage TRANSPORT ET DISTRIBUTION Le Ministère de la Santé est doté de procédures écrites précisant le système de distribution à utiliser tant pour les produits contraceptifs que pour les produits de lutte contre les IST entre les différents niveaux. Chaque niveau s’est révélé connaître le mécanisme d’approvisionnement. La mise en place progressive du système de gestion décentralisé a rendu chaque niveau entièrement responsable ; 75% des structures visitées en 2005 collectent eux même leurs produits. Le volet transport n’a pas été enregistré de préoccupations critiques en matière de transport. La majorité des structures en 2001 (75%) et en 2005 (68%) utilisent les véhicules de leur structure. On relève en 2005 que 25% environ des structures disent utiliser des moyens de transport privé. En général, les commandes sont livrées (ou enlevés par les structures) dans un délai de moins de deux semaines. Tous les DRC et toutes les DRS sont équipés d'un véhicule qui peut être utilisé pour les livraisons. Cependant le budget alloué pour les livraisons s’est révélé insuffisant. D’ou le besoin de : ! Augmenter le budget de livraison des régions et cercles CONTEXTE ORGANISATIONNEL Le contexte organisationnel au Mali présente toutes les caractéristiques de base nécessaires pour un système logistique performant. La Direction de la Pharmacie et des Médicaments regroupe les compétences requises de gestion logistique. Au niveau national d’autres structures telles que la Pharmacie Populaire du Mali (PPM) et la Central d’Achat des Génériques (CAG) regorgent de compétence et d’expertise en charge de la gestion logistique. Chaque région a un pharmacien régional formé en logistique. L’assistance technique de DELIVER et d’autres partenaires au Ministère de la Santé a permis d’avoir un schéma directeur3 de la gestion des médicaments définissant la politique, les procédures et les normes en 3 Un guide gestion des dépôts répartiteurs de cercles, des dépôts de vente et des pharmacies hospitalières a été conçu. Ce guide a pour objets de : a) Décrire en détail les procédures de gestion des médicaments essentiels (ME) qui doivent être strictement appliquées dans le cadre de la mise en œuvre du Schéma Directeur d’Approvisionnement et de Distribution (SDAD). b)Renforcer la capacité en gestion des acteurs du système, notamment les médecins et les autres prescripteurs, les gestionnaires, les gérants, l’équipe régionale, y compris le pharmacien régional et le gestionnaire/comptable régional, et les représentants des communautés. c) Définir un système de gestion administrative et financière des Dépôts Répartiteurs de Cercle commun à tous les Services Socio-Sanitaires de la République du MALI. d) Etre la trame des modules de formation qui seront développés et réalisés par les équipes régionales des DRSP. 24 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali matière de médicaments. Dans le domaine de la gestion des produits contraceptifs le pays s’est doté d’un plan d’action pour la contraception sécurisée. Sur le plan financier les produits de lutte contre l’IST fonctionnent bien sur le principe du recouvrement des couts. Les produits contraceptifs sont malheureusement encore entièrement pourvus par USAID et UNFPA sans une participation de l’état à leur achat. Des efforts considérables ont été entrepris depuis le début 2001 pour créer les conditions nécessaires pour un contexte organisationnel favorable à un bon fonctionnement du système logistique. Le ministère a élaboré et validé des nouveaux supports de gestion logistiques. Les supervisions ont veillé à une application du schéma directeur. La DPM a créé un poste de responsable de la logistique. Bien que le pays dispose de documents de politique et de gestion des médicaments, il ressort à l’issue des enquêtes qualitatives et des visites de terrain que ceux-ci ne sont pas bien connus par les partenaires et le personnel de terrain et pêche dans leur application. Aussi, les différentes directions ne sont pas toujours informées de leurs responsabilités mutuelles. En vu du renforcement du cadre organisationnel le programme de gestion des médicaments devrait s’atteler a faire aboutir les objectifs suivants: ! Améliorer la coordination entre les directions et les unités de gestion logistique du Ministère de la Santé (information, responsabilités) ! Diffuser les tâches logistiques et procédures existantes ! Continuer le plaidoyer pour l’inscription d’une ligne budgétaire pour l’achat des contraceptifs au niveau parlementaire et ministériel ! Inscrire une ligne budgétaire pour l’achat des contraceptifs dans le budget de l’état SUPPORT ORGANISATIONNEL POUR LA LOGISTIQUE FORMATION EN LOGISTIQUE Le ministère est actuellement bien nanti en matière de matériel de formation en gestion logistique des médicaments. Les guides développés fournissent les normes et procédures nécessaires pour la gestion logistiques des médicaments. La formation en logistique a été suivie pour le remplissage des formulaires et dossiers utilisés pour plus de trois structures sur quatre (77%) en 2005 contre la moitié (51%) en 2001. Cet état de fait témoigne du processus de renforcement continu des capacités. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 25 Traitements des IST du Mali Graphique 5: Formation pour le remplissage des formulaires et dossiers utilisés Formation pour le remplissage des formulatires et dossiers utilises 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Jamais appris Formation de base Formation en logistique Formation sur le tas Autre Profil de formation Po ur ce nt ag e de s tr uc tu re s OEIL I 2001 Entrepôts OEIL I 2001 PPS OEIL II 2005 Entrepôts OEIL II 2005 PPS Il a été noté dans les PPS l’utilisation dans le calcul des quantités de réapprovisionnement des quantités reçues et des pertes et ajustements s’est accrue, bien que demeurant, encore, largement en dessous de celle des entrepôts. La plupart des gérants n’arrivent pas a tenir correctement les supports logistique. Ceci est du au fait que le personnel est recruté par les comités de santé qui, pour la plupart du temps, ne tiennent pas compte du niveau technique des candidats mais plus de leur crédibilité et relation sociale. Ces gérants n’ont pas dans la majorité des cas le niveau de langue necessaire pour suivre les formations qui leur sont données. En général on observe que la pratique dans l’application des principes de gestion logistique des commandes, le reportage et l’utilisation des données essentielles de logistique ne sont pas toujours respectés. La tenue des supports logistique n’est pas bonne dans son ensemble et certains gérants de dépôts manquent de formation. Il a aussi été observé que certains gérants de dépôts n’ont pas le niveau minimum requis pour assumer leur fonction. De façon générale on note une absence de description de poste du personnel; ce qui a pour conséquence la méconnaissance de leurs responsabilités quoique le profil actuel du personnel soit meilleurs a celui de 2001 suite aux activités de formation continue et de développement d’outils, il est nécessaire de veiller à: ! Former en logistique tous les gérants DRC et veiller à l’application des compétences acquises ! Encourager l’élaboration des descriptions de poste du personnel en logistique ! Introduire dans la formation de base le SIGL ! Élever le niveau de recrutement des gérants D.V. SUPERVISION Le ministère a défini un système et un plan de supervision des différents niveaux. L’approche est intégrée. Une équipe de la Direction Régionale de la Santé, qui comprend normalement le pharmacien régional, visite les Centres de Santé des Cercles (CSC) et les DRCs chaque trimestre. Cette pratique qui était irrégulière en 2001 est devenue plus fréquente en 2005. La majorité des structures visitées (60% ) ont 26 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali reçus au moins une visite de supervision pendant les 3 dernies mois précédents le jour de l’enquête de 2005. Ceci constitue une nette amélioration en matière de supervision. Tableau 7: Pourcentage des centres selon la période de la visite de supervision incluant la gestion des produits Pourcentage des centres selon la priode de la visite de supervision incluant la gestion des produits 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Jamais Depuis un mois Depuis 3 mois Depuis 6 mois NA Autre Periode Po ur ce nt ag e de s ce nt re s Contraceptifs Produits IST A la question de savoir si ces supervisions reçues prenaient en compte la gestion logistique, il s’est révélé que la logistique était le parent pauvre des activités observées. Tout comme en 2001, les supervisions logistiques concernent surtout la gestion financière4 ; on perd dès lors l’opportunité d’assister les gérants de dépôts dont les insuffisances se traduisent dans le non respect des pratiques de gestion logistique recommandées. Les activités et recommandations qui s’en dégagent consisteront à : ! Veiller à une meilleure intégration de la supervision logistique dans les supervisions intégrées par le développement et l’utilisation d’outils de supervision appropriée ! Prévoir le SIGL dans les termes de référence des supervisions intégrées ! Conduire autant que faire se peut au niveau des régions des supervisions spécifiques en logistique ! Veiller a la conduite régulière de supervisions formatives en gestion logistique UTILISATION DES PRODUITS Le système de gestion logistique a contribué à rendre disponibles aussi bien les produits contraceptifs que les produits clés pour le traitement des IST. Des directives ont été distribuées à cet effet et le Ministère de la Santé a renforcé le respect des protocoles à travers les rencontres périodiques et les supervisions du SDAME. On observe l’existence de produits standardisés à tous les niveaux et un élargissement de la gamme des méthodes contraceptives, facteurs contribuant à l’amélioration de l’accessibilité des produits Dana Gelfeld Aronovich : Enquête sur la performance du système logistique et la disponibilité des produits, Bamako Mali 2001 P. 16 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 27 Traitements des IST du Mali 4 et, partant, de l’utilisation des produits. Aussi, le ministère a mis en place un système de contrôle des pratiques de prescription. Depuis 2003 une campagne de lutte contre la vente des médicaments illicites est menée sur l'ensemble du territoire. Le domaine de l’utilisation des produits présente des insuffisances dont les corrections contribueront a une meilleure utilisation des produits. Malgré l’existence de normes et procédures, on constate leur non application à tous les niveaux ; la supervision telle que faite n’y contribue pas. Le personnel formé en insertion DIU ne peut pas offrir la méthode compte tenu du manque de matériel d’insertion et de retrait. Il a été constaté dans la plupart des régions visitées une faible sortie de certains produits tel que le condom et d’une timide demande des méthodes contraceptives. Aussi, les enquêteurs ont observé que les clients qui se présentaient sans ordonnance pour l’achat de contraceptifs étaient refoulés. Cette attitude quoique en droite ligne avec l’application d’une consigne du schéma directeur5 , va a l’encontre de la politique nationale qui autorise le réapprovisionnement en pilule et l’accès a certains contraceptifs sans ordonnance. Les suggestions de renforcement de l’utilisation des produits peuvent se résumer comme suite : ! Améliorer l’offre de service de planification familiale par le renforcement institutionnel des structures ! Assurer l’application correcte des procédures et normes à tous les niveaux de la chaine d’approvisionnement ! Rendre disponible le matériel pour l’insertion du DIU au près des prestataires formés. ! Faciliter l’accès aux produits contraceptifs aux clients dans les cas où la méthode désirée ne nécessite pas que les clients aient une ordonnance pour s’approvisionner ou se réapprovisionner6. FINANCEMENT/COORDINATION AVEC LES PARTENAIRES FINANCIERS/PLANIFICATION DE LA SPSR Depuis 2002, DELIVER a travaillé avec le gouvernement pour développement et la mise en œuvre d’une stratégie pour la sécurité contraceptive. Un plan stratégique a été développé et sa mise en œuvre a été fortement appuyé par le conseiller résident DELIVER en poste au Mali avec l’assistance technique de DELIVER Washington. A ce jour, le Ministère de la Santé a identifié des personnes ressources pour la coordination et a mis en place un comité des parties prenantes. Ce comité assure le suivi de la coordination des bailleurs et le plaidoyer auprès du gouvernement du Mali pour l’inclusion dans le budget de l’état d’une ligne pour les produits contraceptifs qui sont jusque là fournis par l’USAID et le UNFPA. A ce jour le Mali est en excellente position dans le processus d’accès à la sécurité contraceptive. Ceci se traduit par l’existence d‘un comité de coordination, d’un plan d’action stratégique et d’un coordinateur mandaté. Cependant, force est de constater que les produits sont toujours pourvus par les partenaires financiers. Le statut actuel interpelle les actions suivantes : ! Intensifier le lobby auprès des décideurs pour l’insertion dans le budget de l’état d’une ligne budgétaire conséquente ! Redynamiser le comité de suivi et de coordination de la contraception sécurisée 5 Il est écrit dans le guide de gestion des dépôts répartiteurs des cercles, des dépôts de vente et des pharmacies hospitalières : « il est rappelé que la vente libre (sans ordonnance) de médicaments est proscrite dans les formations publiques, parapubliques et communautaires » 6 Cette recommandation vient du constat sur le terrain les pharmacie exige des clients une ordonnance avant de leur offrir les méthodes contraceptives qu’ils désire. Ceci est du au fait que les ordonnance sont ensuite utilisé dans le cadre de leur gestion logistique. L’application de cette recommandation demanderait une concertation entre la DPM et la Direction Nationale de la santé. Des activités telles que l’introduction d’une note d’information a ce sujet et d’une sensibilisation des gérants peuvent être menées. 28 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali PROCESSUS D’UTILISATION DES RESULTATS DE L’OEIL ET DE L’OESL ATELIER DE RENFORCEMENT DU SYSTEME LOGISTIQUE Un atelier de renforcement du système logistique a été organisé. Il avait pour but général l’utilisation des résultats de l’enquête quantitative et qualitative et la formulation d’un plan d’action national. Les participants à l’atelier étaient composés des représentants du niveau central, des pharmaciens régionaux et de structures impliquées dans la gestion des contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST. Cet atelier incluait trois activités clés traduites dans les réalisations suivantes : ! La conduite de l’Evaluation du Système Logistique (l’ O E S L) : cette activité qui a duré une journée a fait le point sur les changements intervenus depuis l’ O E S L de 2003 et a diagnostiqué les points forts et points faibles à ce jour et formuler les suggestions d’amélioration. ! Présentation des résultats préliminaires de l’enquête sur les indicateurs logistique (O E I L) : Les résultats préliminaires de l’enquête sur les indicateurs logistique conduite dans les cinq régions a été présenté. Les discussions et travaux de groupe ont permis de traduire les résultats quantitatifs en points forts et points faibles du système et à formuler des suggestions d’amélioration appropriées. ! Elaboration de plan d’action et de suivi pour la résolution des problèmes identifiés par l’O E I L et l’O E S L : Un plan d’action a été développé sur la base des résultats à partir des résultats de l’ O E I L et de l’O E S L. Les participants du niveau central et régional se sont engagés à veiller à sa mise en œuvre. Ce plan sera aussi utilisé pour la mise à jour du plan national de sécurité contraceptive. Afin de maximiser les chances d’exécution du plan d’action développé, les participants ont proposé un plan de suivi que la DPM en coordination avec DELIVER et les pharmaciens régionaux mettrons en œuvre. NIVEAU CENTRAL 1. Dissémination des résultats de l’enquête l’OEIL et de l’OESL. 2. Coordination de la mise en œuvre du plan d’action développé lors de l’atelier de renforcement du système logistique sur la base des résultats de l’O EIL et de l’OESL. 3. Recherche de financement et équipement pour contribuer à la mise en œuvre du plan d’action 4. Suivi et évaluation de la mise en œuvre du plan d’action de renforcement logistique a. Suivi trimestriel avec les directions régionales de la mise en œuvre du plan d’action b. Revue annuelle Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 29 Traitements des IST du Mali NIVEAU REGIONAL 1. Dissémination des résultats/plan d’action de l’atelier de renforcement du système logistique aux DRS, PPM, CAG et autres partenaires au niveau des régionaux 2. Plaidoyer a l’endroit des ASACO et ASCOM pour la mise en œuvre des recommandations et du plan d’action de l’atelier de renforcement du système logistique 3. Intégration des activités du plan d’action dans les PO 4. Mise en Œuvre des activités des régions du plan d’action défini au cours de l’atelier de renforcement 5. Suivi et Evaluation des activités 6. Reportage trimestriel à la DPM des activités menées au niveau des régions COMITE DE REVUE, D’ORIENTATION, DE CONCEPTION, D’EVALUATION ET DE PLANIFICATION Le développement des Plans Opérationnels (PO) de 2006 des régions est en cours (décembre 2005-janvier 2006) et le plan d’action pour le renforcement du système logistique tombe a point nommé pour l’être intégré dans les PO. Les résultats des travaux seront pris en compte dans l’assistance de la DPM aux régions pour le développement des plans opérationnels 2006. Le directeur a envoyé une note de service encourageant vivement l’utilisation des résultats ; y fut jointe la synthèse spécifique des points forts, points faibles et suggestions d’amélioration par région. 30 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS CONCLUSIONS Le système de gestion logistique des contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST sont intégrés. Le programme a connu un support continu de divers partenaires depuis 2001 et a actuellement tous les atouts nécessaires pour une excellente gestion. Le programme au stade actuel s’efforce d’assurer l’application effective des procédures, normes et standards existants à tous les niveaux par l’action coordonnée du renforcement de chacune des composantes du système logistique. Vous trouverez ci- dessous une présentation synoptique des faits saillants au niveau de chaque composante du système logistique. Contexte organisationnel : Au Mali le contexte organisationnel est favorable à l’obtention d’un système logistique très fonctionnel. Un Schéma Directeur des Approvisionnements en Médicaments Essentiels (SDAME) existant et du personnel adéquat est en place. Il existe des guides et des documents de gestion logistique nécessaires pour le fonctionnement approprié du système logistique de gestion des médicaments. Ceci demande à être mieux connu par les utilisateurs de la chaîne d’approvisionnement. Système d'Information de la Gestion Logistique (SIGL) : Le Schéma Directeur et le SIGL sont en place. Cependant, il y a un besoin d’opérationnalisation et de mise en place des normes standard et des pratiques du SIGL. La moitié des DV des CSCom ne maîtrise pas encore la formule de la quantité à commander pour faire la commande des produits et diffèrent dans leurs procédures. Dans certains cas, les commandes des produits sont placées sans référence à une formule de gestion logistique (commande informelle au besoin) soit du fait de l'ignorance de la formule appropriée ou des contraintes budgétaires liées à la politique de recouvrement des coûts. La plupart des PPS utilisant une formule en 2005 prend en compte des données telles que les quantités reçues, les quantités distribuées, les pertes et ajustement dans leurs calculs. De façon générale, on observe une insuffisance dans le reportage et la transmission des rapports de gestion logistique. Les copies des rapports/ commandes ne sont pas le plus souvent disponibles au niveau des structures opérationnelles. Les formulaires de gestion logistique quoique disponible ne sont pas utilisés dans la majorité des dépôts de vente. La majorité des PPS disent utiliser les rapports les rapports de gestion logistique pour leurs opérations. On note que environ 66% des structures utilisent leurs rapports de gestion des stocks de contraceptifs et de produits contre les IST. Sélection des produits : Le Mali est doté d’une liste nationale des médicaments essentiels et génériques dans laquelle figurent les produits contraceptifs. Les produits donnés par certaines ONG ne respectent pas toujours la liste des médicaments essentiels. La présence de tels produits méconnus du ministère peut avoir une incidence négative sur les prévisions. Prévision : Il existe au niveau national un comité ayant toutes les compétences nécessaires pour estimer les besoins du pays tant pour les produits contraceptifs que pour les médicaments de lutte contre les IST. Jusque là les prévisions n’arrivent pas à se faire en tenant compte des informations sur les quantités distribuées, par conséquent ce sont les quantités expédiées des DRC qui sont utilisées pour les prévisions nationales. Un échec de prévision précise peut soit entraîner des ruptures de stock au niveau national ou des sur stockages. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 31 Traitements des IST du Mali Obtention et achat des produits: Le système de recouvrement des coûts mis en place rend presque obsolète le reportage au niveau supérieur des données essentielles de la logistique ; les institutions commerciales se basent sur les commandes reçues pour calculer leur prévision. Les commandes au niveau des PPS se font en fonction des fonds disponibles. Dans la majorité des cas les produits contraceptifs et les médicaments contre les IST gérés sont disponibles. A l’exception des produits que sont le Conceptrol, le Ceftriazone, le Métronidazole ovule, tous les produits étaient disponibles dans 75% des structures. En plus, on note que la disponibilité des produits en stock a augmenté en 2005 comparativement aux quantités observées en 2001. Les ruptures de stocks des produits contraceptifs et des médicaments de lutte contre les IST étaient réduites le jour de la visite. Aussi, on observe que les ruptures de stock en 2005 étaient moins fréquentes comparées a ce qu’ils étaient en 2001pour les produits contraceptifs, mais plus fréquent pour plus de la moitié des médicaments de lutte contre les IST. La plupart des centres visités n’ont presque pas de produits périmés. On a noté que l’inventaire mensuel se fait dans toutes les structures visitées. Des méthodes de planification familiale telles que le Condom, le DIU et le Norplant ne sont pas disponibles dans la majorité des structures visitées qui doivent l’offrir. Des méthodes telles que le DIU et le Norplant ne sont pas offertes soit parce que le personnel n’est pas formé, soit que le matériel nécessaire n'est pas disponible, ou alors les deux. Les médicaments contre les IST telles que le Ceftriazone, le Cefixime et le Métronidazole ovule ne sont pas disponibles dans la majorité des structures visitées Procédures de contrôle des stocks : La majorité (entre 70-90%) des structures visitées ne respecte pas le système de contrôle d'inventaire Max-Min dans la gestion et pour l'estimation des besoins de stock. Les structures sont plus portées a avoir des sur stockages que des sous stockages. Il a été observé dans la majorité des structures visitées que les fiches de stock ne sont pas à jour ; il y a une discordance entre les stocks théoriques sur les Fiches de Stock et les stocks réels comptés à l'inventaire. Des erreurs dans le contrôle de stock est source de conséquences qui incluent entre autres la mauvaise appréciation du pipeline qui peut entrainer des ruptures de stock ou la péremption de produits. Entreposage et stockage : Le système d’entreposage et de stockage obéit souvent aux conditions requises de bon stockage. On note que 80% des structures remplissent au moins 75% des conditions appropriées de stockage. Un tel constat atteste de la qualité assuré des produits stockés, lesquels sont a l’abri de détérioration de toutes nature et des vols. Cependant, le matériel de sécurité incendie est absent dans la plupart des entrepôts faute de moyens. Ce qui peut avoir comme conséquences la destruction totale du magasin en cas d’incendie. Transport et distribution : Les délais de livraison sont très courts (moins de 2 semaines en majorité). Les structures sont responsables du transport de leurs produits et trouvent divers moyens pour acheminer à temps les produits. La qualité du système de transport contribue effectivement à assurer la disponibilité. Utilisation des produits : On a observé que le condom ne sort pratiquement pas dans les CSCom. Les autres contraceptifs on une demande très réduite. Les gérants appliquent aux clients de PF les règles exigeant une ordonnance avant d’être servi. Certaines méthodes ne sont pas disponibles (voir plus haut).Un tel état de fait entraine une limitation de l’accès aux méthodes et pourrait avoir pour conséquence des grossesses indésirées. Support institutionnel: Tous les gérants des directions régionales et des cercles sont formés en logistique. Par ailleurs, beaucoup de gérants de DV ont un bas niveau de formation si bien que les formations continues reçues n’ont pas influencé leur pratique quotidienne de la gestion logistique. Le contexte organisationnel favorable doit être suivi de formation des gérants des CSCom pour la mise en place effective du système logistique. La supervision est intégrée et régulière mais les aspects logistiques 32 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali ne sont pas bien pris en compte. Le système souffre dès lors de sa mise en œuvre effective à cause capacités techniques limités du personnel. Financement et coordination des partenaires financiers : Les produits contraceptifs sont fournis par USAID et UNFPA. Le Mali n’a toujours pas au niveau du budget de l’état une ligne spécifique pour l’achat des produits contraceptifs. Par ailleurs on observe une volonté qui se traduit par l’existence d’un comité pour la sécurité contraceptive, d’un plan stratégique et de personnes ressources engagées pour la mise en œuvre du plan stratégique. La contribution de l’Etat est nécessaire pour assurer la pérennité de la disponibilité en cas de retrait des partenaires financiers qui à ce jour donne gratuitement les produits contraceptifs. RECOMMANDATIONS Tout au long du rapport il a été présenté les besoins d’actions qui sont tour à tour recommandations, suggestions d’amélioration ou objectifs par composantes. Cette option de présentation vise a accroitre l’accès rapide par les utilisateurs non seulement des résultats de l’étude mais aussi des besoins d’action par composantes. Trouvez ci-dessous un regroupement sélectif pour une référence rapide. Contexte Organisationnel ! Diffuser le schéma directeur d’approvisionnement et les documents de gestion logistique à tous les niveaux et apporter l’assistance nécessaire pour assurer leur utilisation effective. Système d’Information et de Gestion Logistique ! Harmoniser et institutionnaliser les supports de gestion logistique qui sont validés par la DPM pour assurer la remontée des données par la formation de tous les CSCOM en gestion logistique. ! Assurer le reportage et la transmission des rapports logistiques contenant les données essentielles de gestion logistique. Sélection des produits ! Faire diffuser, faire connaître et veiller à l’application de la règlementation nationale en matière de donation de médicament Prévision ! Mener un effort soutenu pour assurer la disponibilité des informations sur les quantités distribuées aux utilisateurs en vue de leur utilisation dans la prévision. Disponibilité des produits ! Rendre disponible les contraceptifs et les médicaments de lutte contre les IST à tout moment et dans toutes les structures. ! Elargir la gamme des produits contraceptifs et les médicaments de lutte contre les IST au niveau de tous les centres Contrôle des stocks ! Mettre à la disposition des CSCOM le carnet de compte rendu et bon de commande des médicaments et les former à son utilisation ; aussi, veiller à l’utilisation des carnets compte rendu et bon de commande par les structures qui les ont déjà. ! Veiller au respect des paramètres du fonctionnement de gestion des stocks en vigueur (application du système max-min et du schéma directeur) à tous les niveaux du pipeline. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 33 Traitements des IST du Mali ! Faire une analyse spécifique des raisons qui entravent ou empêchent la tenue à jour des fiches de stock et trouver une formule adapter à leur bonne gestion. Conditions de stockage ! Doter les dépôts de matériel de sécurité incendie. Transport et distribution ! Inclure dans les Plans Opérationnels (PO) des cercles une ligne budgétaire pour l’approvisionnement et la distribution des médicaments. Support institutionnel ! Veiller à la disponibilité de toute la gamme des produits par niveau et renforcer le counseling et la supervision formative (implication de la DNS). ! Assurer la formation du personnel ! Formation/recyclage des agents en gestion logistique des contraceptifs et produits de lutte contre les IST ! Conduire des supervisions formatives au niveau des CSCOM en gestion des médicaments ! Renforcer le volet logistique (intégration de la grille de supervision logistique) dans la supervision intégrée de routine Financement et coordination des partenaires financiers ! Redynamiser et rendre très fonctionnel le comité de coordination des donateurs ! Mener les activités nécessaires pour assurer l’intégration dans le budget de l’état d’une ligne pour l’achat des contraceptifs 34 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali RÉFÉRENCES BIBLIGRAPHIQUES 1. Outil Evaluation des Indicateurs Logistique (O E I L) (2005) Arlington, VA: John Snow, Inc./DELIVER, pour l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID) 2. Outil d’Evaluation du Système Logistique ( OESL). (2005) Arlington, VA: John Snow, Inc./DELIVER, pour l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID) 3. Aronovich Dana conseillère en Evaluation (2001) Enquête sur la Performance du Système Logistique et de la Disponibilité des produits du Mali, Arlington, VA: John Snow, Inc./DELIVER, pour l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID) 4. Analyse du Système Logistique du Mali (2003) Arlington, VA: John Snow, Inc./DELIVER, pour l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID) 5. Ministère de la Santé Direction Pharmaceutique des Médicaments Schéma Directeur d’Approvisionnement des Médicaments Bamako, Mali. 6. Neil Woodruff Evaluation de la qualité des données Couple-Année de Protection Bamako, Mali, Aout 2005 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 35 Traitements des IST du Mali 36 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 1 : Plan d’action pour le Renforcement du Système Logistique des Produits Contraceptifs et des Médicaments de Traitement des IST Composantes du Système Logistique Objectifs Activités Période Structure Responsable Amener les gérants des dépôts à respecter le plan d’approvisionnement en tenant compte des éléments essentiels de gestion logistique Mener des supervisions formatives régulières en gestion logistique 3 à 6 mois selon les niveaux DRS/CSC Sélection des Produits Améliorer la pratique de donation des médicaments générique Diffuser et faire appliquer la politique écrite concernant la donation des médicaments essentiels 1er semestre 2006 DPM / DELIVER Obtention d’une exonération des médicaments essentiels génériques Faire un plaidoyer à l’égard des décideurs en vue d’une exonération des médicaments essentiels génériques 1er semestre 2006 DPM / DELIVER Élargir la gamme des produits de marketing Social Documenter le besoin d’élargissement de la gamme de produits du marketing social Soumettre le document à l’appréciation de la commission pour prise en compte 1er semestre 2006 DPM / DELIVER Obtention des produits Étendre l’usage des TAC supports Rendre disponible les supports à tous les niveaux 1er trimestre 200 DPM / DELIVER DRS CSC Améliorer le respect des délais de livraison des produits Assurer la disponibilité des produits à tous les niveaux 2006 Tout niveau Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali 37 Composantes du Système Logistique Objectifs Activités Période Structure Responsable Tenir compte des données des utilisateurs dans l’obtention des produits Amener les gérants à fournir régulièrement les données essentielles de logistique aux niveaux supérieurs 2006 DPM / DELIVER DRS/CSC Améliorer la disponibilité et l’utilisation des supports de gestion logistique Fournir aux structures une dotation initiale en supports de gestion T1 DPM DRS/ CS Réf Système de gestion des informations logistiques (SIGL) Former les gérants des dépôts à l’utilisation et à la conservation des supports logistique T1 DPM/DRS Réapprovisionner régulièrement les structures en support de gestion T1,2,3,4 ASACO, CE Réf Procédures de contrôle des stocks Améliorer la disponibilité et la gestion des stocks Disposer de toute la gamme de produits gérés par niveau T1,2,3,4 PPM, DRC, DV Former les gérants à la gestion des stocks T1 DRS, CS Réf Former / recycler les prestataires en counceling PF T1 DRS, CS Réf Utilisation des produits Améliorer l’offre de service par le renforcement institutionnel des structures Dynamiser les supervisions formations T1,2,3,4 DRS, CS Réf Doter les structures en kit d’insertion du DIU T1 DRS Doter les DRC en outils informatique T1 DPM Créer une base des données de gestion logistique T1 DPM, DRS Former les gérants à l’utilisation du logiciel de gestion des stocks. T2 DPM 38 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Composantes du Système Logistique Objectifs Activités Période Structure Responsable Contexte Organisationnel Renforcer le support organisationnel du système logistique Instruire l’élaboration des descriptions de poste T1 DPM (Niveau Central Introduire dans la formation de base le SIGL Faire un plaidoyer au près de la Direction de l’institut pour l’introduction au SIGL dans la formation de base. T2 Unité logistique (DPM / DELIVER) Élever le niveau de recrutements des gérants DV Fixer un niveau minimum des gérants DV lors du recrutement T1 Ministère de la Santé Insérer l’achat des produits contraceptifs dans le budget d’État Faire un plaidoyer à l’endroit du Ministère de la Santé pour l’insertion du Financement des produits contraceptifs dans le budget de l’tat T1 Comité de suivi et de Coordination Finance / Coordinateur Faire un lobby au niveau de l’Assemblée national pour qu’elle soutienne l’insertion d’une ligne budgétaire de contraceptifs dans le budget de l’état. T2 Comité de suivi et de coordination/ Commissions de la santé – Assemblée Redynamiser le comité de suivi et de coordination de la contraception sécurisée T1 DPM Entreposage Stockage Améliorer l’entreposage et le stockage des Recycler et Former les gérants des dépôts 1er trimestre 2006 Médecin Chef produits dans les dépôts Mener des supervisions spécifiques régulières T1 DRS-CesRef Afficher les procédures de stockage des produits dans les dépôts de vente Immédiatement Gérant du Dépôt Prévoir le SIGL dans les termes de référence des supervisions intégrées T1 DRS-CesRef Mener des supervisions régulières des dépôts Permanent Médecin Chef Équiper les dépôts en matériel de sécurité incendie 1er trimestre 2006 USACO / DILIVER Améliorer l’entreposage des produits au Aménager les dépôts étroits 1er trimestre 2006 ASACO Entreposage et distribution niveau des dépôts Motiver les gérants des dépôts (prime de bonne gestion) Permanent ASACO Transport et distribution Améliorer le ravitaillement des structures en médicaments Doter le niveau central en moyen logistique 2ème trimestre 2006 MS Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 39 Traitements des IST du Mali Composantes du Système Logistique Objectifs Activités Période Structure Responsable Donner à toutes les unités de gestion des médicaments essentiels un budget de livraison Permanent PPM Augmenter le budget de livraison 1er trimestre 2006 PPM 40 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 2: Liste des Superviseurs et Enquêteurs NOM/PRENOMS STRUCTURES CONTACT SUPERVIEURS 1 Paul CRYSTAL DELIVER/WASHINGTON 17035287474 paul_crystal@jsi.com 2 Youssouf OUEDRAOGO DELIVER/WASHINGTON youssouf_ouedrago@jsi.com 3 Ibnou DIALLO DELIVER/MALI 674 21 56 /223 28 01 Ibnou_diallo@jsi.com 4 Adama KEITA DELIVER/MALI 672 55 35/223 28 01 aelviskta_fr@yahoo.fr 5 Dr Bakary TRAORE DRS/ District BAMAKO 645 83 47/222 54 26 traorebakary@hotmail.com ENQUETEURS 1 Dr Badjigui TRAORE DRS/SIKASSO 676 30 11/2620 338 mahademb@yahoo.fr 2 Dr Sidi COULIBALY DRS/SEGOU 633 02 61 3 Dr Fatogoma TOGOLA DRS/KOULIKORO 610 50 08/226 20 78 Doc_togola22@yahoo.fr 4 Mr Sékou KEITA AMPPF 638 59 84/222 36 02 5 Dr Gassim CISSE SAVE THE CHILDREN CS20 676 89 78 6 Dr Bakary TRAORE DRS/ District BAMAKO 645 83 47/222 54 26 traorebakary@hotmail.com 7 Dr Adama DIAKHATE PPM 610 92 97/222 50 59 Adamadiakhate1@yahoo.fr 8 Dr Zoumana FANE DRS/MOPTI 611 61 07 Zoufane2002@yahoo.fr 9 Djiba Kane DIALLO GROUPE PIVOT/SANTE POPULATION 221 21 45 10 Mme Fanta COULIBALY DSR/DNS 672 98 15/615 22 66 223 33 52/222 64 97 fcoulibaly@dnsmali.org 11 Dr Hamadi TRAORE Pharmacien Stagiaire CAG 627 21 33/220 37 22 12 Mme KONATE Ramata FOMBA P K CIWARA/USAID Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 41 Traitements des IST du Mali 42 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 3: Liste des Participants à l’Atelier de Renforcement du Système Logistique des Contraceptifs et Médicaments de Traitement des IST N° NOM/PRENOMS STRUCTURE CONTACT 1 Dr Badjigui TRAORE DRS/SIKASSO 689 58 60/2620 338 badjiguitraore@yahoo.fr 2 Dr Oyé AG Hama DRS/SEGOU 638 47 92 /232 00 37 232 03 59/ 3 Dr Fatogoma TOGOLA DRS/KOULIKORO 610 50 08/226 20 78 Doc_togola22@yahoo.fr 4 Mr Sékou KEITA AMPPF 638 59 84/222 44 94 5 Dr Gassim CISSE SAVE THE CHILDREN CS20 676 89 78 cgassim@yahoo.com 6 Dr M’Famara SANOGO Ordre des Pharmaciens 672 19 95/228 79 33 mfsanogo@yahoo.fr 7 Nouhoum SIDIBE CAG 675 25 78/220 60 28 agencecag@afribone.net.ml 8 Dr Adama DIAKHATE PPM 610 92 97/222 50 59 Adamadiakhate1@yahoo.fr 9 Dr Zoumana FANE DRS/MOPTI 611 61 07/242 00 85 Zoufane2002@yahoo.fr 10 Madiou YATTARA USAID/MALI 610 72 94/222 36 02 myattara@usaid.gov 11 Djiba Kane DIALLO GROUPE PIVOT/SANTE POPULATION 676 41 52/221 21 45 bibelajo@yahoo.com 12 Mme KEITA Oumou KEITA DSR/DNS 679 71 82/223 33 52 222 64 97 okeita@dnsmali.org 13 Bob CLARK PSI/MALI 490 01 11/490 01 12 634 27 67 bclark@psimali.org 14 Dr Hamadi TRAORE Pharmacien Stagiaire CAG 627 21 33/220 37 22 16 Mme KONATE Ramata FOMBA P K CIWARA/USAID 679 55 68 /224 91 37 rfkonate@caremali.org 17 Mme DIALLO Jeanette DERGHAM Ordre des Sages Femmes 649 98 32/221 66 18 223 03 020 18 Dr Alfred DEMBELE CAG 672 16 06/220 37 22 cag@cefib.com adembele@ikatelnet.net 19 Franco CIRO ATN/USAID 640 28 68 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 43 Traitements des IST du Mali cfranco@atnsante.org 20 Briton BIEZE DELIVER/WASHINGTON 001 703 528 74 74 bbieze@jsi.com 21 Youssouf OUEDRAOGO DELIVER/WASHINGTON 001 703 528 74 74 youedraogo@jsi.com 22 Ibnou DIALLO DELIVER/MALI 674 21 56/223 28 01 idiallo@jsi.com 23 Adama KEITA DELIVER/MALI 672 55 35/223 28 01 akeita@dirpharma.org 24 Mieko MAC USAID/MALI 222 36 02 mmac@usaid.gov 44 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 4: Liste des Structures Visitées Les cercles et les structures en caractère normal sont les 57 structures visitées pendant l’enquête de 2001. Les 51 structures qui viennent en complément à la liste des structures visitées pendant la première enquête sont en gras. No. Région Cercle Nom de la Structure Unique Identifier 1. Bamako CAG Magasin Central 1001 2. Bamako PPM Magasin Central 1002 3. Bamako PPM Magasin Régional Bamako 1000 4. Sikasso PPM Magasin Régional Sikasso 2000 5. Koulikoro PPM Magasin Régional Koulikoro 3000 6. Ségou PPM Magasin Régional Ségou 4000 7. Mopti PPM Magasin Régional Mopti 5000 Bamako - 1 1. Bamako Commune I (CSCOM Asacoba) 1101 2. Bamako Commune I CSCOM Asacoboul 2 1102 3. Bamako Commune I CSCOM Asacoumsi 1103 4. Bamako Commune II Centre de Référence Commune II 1204 5. Bamako Commune II Bozola 1205 6. Bamako Commune II CSCOM Boniaba 1206 7. Bamako Commune III Centre de Référence Commune III 1307 8. Bamako Commune III CSCOM Asaked 1308 9. Bamako Commune III CSCOM Ascom 1309 10. Bamako Commune IV ASACO Sénou 1410 11. Bamako Commune IV Centre de Référence Commune IV 1411 12. Bamako Commune IV CSCOM Asacosek 1412 13. Bamako Commune V Centre de Référence Commune V 1513 14. Bamako Commune V ASACO Baco Djicoroni 1514 15. Bamako Commune V CSCOM Asacosab I 1515 16. Bamako Commune VI Centre de Référence Commune VI 1516 17. Bamako Commune VI CSCOM Asacofa 1617 18. Bamako Commune VI CSCOM Asacoyir 1618 Sikasso - 2 1. Sikasso Sikasso DV du CSC de Sikasso 2101 2. Sikasso Sikasso Kolokoba 2102 3. Sikasso Koutiala DV du CSC de Koutiala 2203 4. Sikasso Koutiala DRC de Koutiala 2204 5. Sikasso Koutiala CSCOM Peguena 2205 6. Sikasso Koutiala CSCOM M'Pessoba 2206 7. Sikasso Kadiolo DV du CSC de Kadiolo 2307 8. Sikasso Kadiolo DRC de Kadiolo 2308 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 45 Traitements des IST du Mali No. Région Cercle Nom de la Structure Unique Identifier 9. Sikasso Kadiolo CSCOM Dioumantene 2309 10. Sikasso Kadiolo CSCOM Zégoua 2310 11. Sikasso Kadiolo CSCOM Nimbougou 2311 12. Sikasso Kadiolo CSCOM Loulouni 2312 13. Sikasso Bougouni CSCOM Faragouara 2413 14. Sikasso Bougouni CSCOM Tourakoro 2414 15. Sikasso Bougouni CSCOM Bougouni Sud 2415 16. Sikasso Bougouni CSCOM Bougouni Est 2416 17. Sikasso Bougouni CSCOM Zantiébougou 2417 18. Sikasso Bougouni CSCOM Kéléya 2418 19. Sikasso Bougouni DRC de Bougouni 2419 20. Sikasso Bougouni DV du CSC de Bougouni 2420 Koulikoro - 3 1. Koulikoro Banamba DV du CSC de Banamba 3101 2. Koulikoro Banamba DRC de Banamba 3102 3. Koulikoro Banamba CSCOM Banamba 3103 4. Koulikoro Banamba CSCOM Kiban 3104 5. Koulikoro Banamba CSCOM Kerwane 3105 6. Koulikoro Dioila DRC de Dioila 3206 7. Koulikoro Dioila DV du CSC de Dioila 3207 8. Koulikoro Dioila CSCOM Banco 3208 9. Koulikoro Dioila CSCOM Ngolobougou 3209 10. Koulikoro Diola CSCOM Wakoro 3210 11. Koulikoro Kati Sanankoroba CSA_R 3311 12. Koulikoro Kati Neguela CSA_R 3312 13. Koulikoro Kati Kati-Sanafara 3313 14. Koulikoro kati Kalifabougou CSCOM 3314 15. Koulikoro Kati Bankoumana 3315 16. Koulikoro Fana CSA_R Beleko Soba 3416 17. Koulikoro Fana CSCOM Djele 3417 18. Koulikoro Fana CSCOM Djoumazana 3418 19. Koulikoro Fana CSCOM Nangola 3419 20. Koulikoro Fana CSCOM Seyla 3420 Ségou - 4 1. Ségou Bla DRC de Bla 4101 2. Ségou Bla DV du CSC de Bla 4102 3. Ségou Bla CSCOM Yangasso 4103 4. Ségou Bla CSCOM Tonah 4104 5. Ségou Bla Nampasso 4105 6. Ségou San CSCOM N'Goa 4206 7. Ségou San DRC de San 4207 8. Ségou San DV du CSC de San 4208 9. Ségou San CSCOM Djéli 4209 10. Ségou San CSCOM Ntorosso 4210 11. Ségou Ségou CSCOM Darsalam 4311 46 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali No. Région Cercle Nom de la Structure Unique Identifier 12. Ségou Ségou Farako-Segou 4312 13. Ségou Ségou CSCOM Konodimini 4313 14. Ségou Ségou CSCOM Segoukoura 4314 15. Ségou Ségou CSCOM Yollo 4315 16. Ségou Markala CSCOM Babougou 4416 17. Ségou Markala CSCOM Koila 4417 18. Ségou Markala CSA_R Sansanding 4418 19. Ségou Markala CSCOM Sibila 4419 20. Ségou Makala CSCOM Togou 4420 Mopti - 5 1. Mopti Bandiagara DV du CSC de Bandiagara 5101 2. Mopti Bandiagara DRC de Bandiagara 5102 3. Mopti Bandiagara CSCOM Bandiagara 5103 4. Mopti Bandiagara CSCOM Dourou 5104 5. Mopti Bandiagara CSCOM Irely 5105 6. Mopti Djenné CSCOM Taga 5206 7. Mopti Djenné CSCOM Madiama 5207 8. Mopti Djenné DV du CSC de Djenné 5208 9. Mopti Djenné DRC de Djenné 5209 10. Mopti Djenne CSCOM Mourrah 5210 11. Mopti Mopti CSCOM Ascotamb 5311 12. Mopti Mopti CSCOM Kakagna 5312 13. Mopti Mopti CSCOM Komoguel 1 5313 14. Mopti Mopti CSCOM Sampara 5314 15. Mopti Mopti CSCOM Somadougou 5315 16. Mopti Koro CSCOM Gangafani 5416 17. Mopti Koro CSA_R Korona 5417 18. Mopti Koro CSCOM Pomorodogiou 5418 19. Mopti Koro CSCOM Zon 5419 20. Mopti Koro CSCOM Yoro 5420 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 47 Traitements des IST du Mali 48 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 5 : Liste des indicateurs clés A. Disponibilité des produits Etat des stocks o Pourcentage de points de prestation de service ayant un niveau de stock correcte (entre le minimum et maximum établis) d’une méthode contraceptive spécifique le jour de la visite d’évaluation. o Pourcentage de points de prestation de service ayant un excès de stock (au dessus du maximum établi) d’une méthode contraceptive spécifique le jour de la visite d’évaluation. o Pourcentage de points de prestation de service ayant une pénurie de stock (en dessous du minimum établi) ou une rupture de stock d’une méthode contraceptive spécifique le jour de la visite d’évaluation. Mois de stock disponible o Mois de stock disponible en produits viables de PF le jour de la visite d’évaluation. Ruptures de stock o Pourcentage de points de prestation de service ayant une rupture de stock d’une méthode contraceptive spécifique à un quelconque moment lors des six derniers mois. o Durée moyenne de la rupture de stock d’une méthode contraceptive spécifique lors des six derniers mois. o Pourcentage de points de prestation de service ayant une rupture de stock d’une méthode contraceptive spécifique le jour de la visite d’évaluation. o Fréquence des ruptures de stock. o Moyenne de ruptures de stock par produit. Produits périmés o Pourcentage de points de prestation de service ayant des produits de PF périmés le jour de la visite d’évaluation. o Quantité de produits périmés le jour de la visite d’évaluation. o Mois de stocks de produits périmés le jour de la visite d’évaluation. B. Stockage et gestion de l’inventaire Control de l’inventaire o Pourcentage de points de prestation de service ayant des fiches de stock actualisées le jour de la visite d’évaluation. o Pourcentage de points de prestation de service ayant reçu la quantité de produits commandée. o Pourcentage de points de prestation de service ayant une discordance entre les fiches de stock et l’inventaire physique pour les produits sélectionnés. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 49 Traitements des IST du Mali Stockage et assurance Qualité o Pourcentage de points de prestation de service remplissant au moins 80 pour cent des conditions acceptables pour le stockage. Transport et distribution o Répartition des points de prestation de service (par pourcentage) par rapport au type de transport le plus souvent exploité. o Répartition des points de prestation de service (par pourcentage) par rapport au type de livraison. C. Commande et reportage logistique Système de gestion des informations Logistiques o Délai noté entre la commande et la réception de produits o Qualité des données en logistique pour la gestion des approvisionnements o Pourcentage de différence entre la quantité commandée et la quantité reçue D. Support Institutionnel Besoin en formation logistique o Pourcentage de points de prestation de service n’ayant reçu aucune formation en remplissage de formulaires logistiques. Supervision o Pourcentage de points de prestation de service ayant reçu une visite de supervision lors de la période spécifié o Pourcentage de points de prestation de service ayant reçu une visite de supervision spécifique à la gestion des produits contraceptifs lors de la période spécifié 50 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 6 : Points Forts et Points faibles Système Logistique du Mali suite à l’Application de l’O E S L Résultats des Travaux de l’Atelier Composantes du Système Logistique Points forts Points faibles Suggestions d’amélioration Contexte Organisationnel Existence d’une structure chargée de la gestion logistique Existence de personnel forme en gestion logistique Existence de documents de procédures Existence d’un Plan d’Action pour la Contraception Sécurisée Non inscription d’une ligne budgétaire pour l’achat des contraceptifs Insuffisance de la coordination de l’unité de gestion logistique (information, responsabilités) Meilleure diffusion des taches logistiques et procédures existantes Continuer le plaidoyer pour la ligne budgétaire au niveau parlementaire et ministériel Renforcer le système de transport et de distribution Système d’Information en Gestion logistique Existence de supports Disponibilité des rapports des DRC, CSREF ET DV; Existence de mécanismes de Feedback. Inexistence de rapports pour certains CSCOM. Les prévisions ne sont pas faites sur la base des quantités distribuées. Inexistence des rapports de tous les PPS. Insuffisance d’archivage. Ce rapport est fait par les DRC et les DVCS Réf mais pas par les DV des CSCOM. Les rapports des DRC et des DVCS Réf sont seulement utilisés par le niveau central pour faire les prévisions Le SIGL ne prend pas en compte les données sur la distribution aux utilisateurs aux points de prestation du fait : de la non disponibilité du compte rendu Bon de Commande dans certaines structures. De la non utilisation du document par les agents formés. du coût estimé trop cher pour le réapprovisionnement en ce document. Rendre disponible le compte rendu de gestion des stocks dans tous les points de prestation. Faire un bon archivage des documents. Tenir compte des données de distributions aux consommateurs pour faire les prévisions. Garder une copie du rapport au niveau du PPS ; Améliorer l’accessibilité financière aux supports de gestion Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 51 Traitements des IST du Mali Procédures de Contrôle de Stock. Existence d’un politique de Max / Min. Disponibilité de la majorité des produits gérés respect du principe de PPPS. Existence de la liste Nationale de médicaments / niveau. Non gestion de la totalité de la gamme des produits. Rupture de stock de certains produits gérés (Céfixime, Ceftriaxome…) Manque de procédures de transfert de Stock. Rendre disponible toute la gamme de produits gérés. Instaurer une procédure de transfert de stock. Appliquer à tous les niveaux la politique de MAX / MIN Le Guide de SDAME ne prend pas en compte le Transfert en cas de sur stockage. Sélection des produits. Existence du Plan d’approvisionnement qui tient compte des éléments essentiels de gestions logistiques. Pas de politique Écrite concernant la donation des M.E La non Exonération des M.E Liste limitée des produits du M.S. Renforcer plaidoyer pour l’introduction d’une ligne budgétaire supportant l’approvisionnement en produits contraceptifs. Élargir la gamme des produits du marketing SOCIAL. Obtention / Prévision des produits Existence d’une politique concernant la donation des produits contraceptifs. Existence des Tableau d’Acquisition des Contraceptifs. Délai de livraison non respecté. Non prise en compte à 100% des données aux utilisateurs. Faire les prévisions sur la base des quantités données aux utilisateurs. Améliorer des délais de livraison à tous les niveaux. Entreposage / Stockage Existence procédure écrite pour le stockage des produits. Capacité de stockage de grandes quantités de produits (central, Régional et district) Textes pour la destruction des produits périmés Existence d’un personnel formé. Procédures écrites pour stockages. Présence SDAME Insuffisance des supervisions à tous les niveaux. Insuffisance de Personnel qualifié. Etroitesse de certains dépôts. Non disponibilité des moyens financiers. Mauvais choix de gérants (niveau bas d’instruction). Les dépôt construits ne répondent pas aux Normes (certains). Faire des supervisions régulières à tous les niveaux. Recyclage du personnel chargé de la gestion des stocks. Recrutement du personnel qualifié pour la gestion du stock. Stockage des médicaments dans les locaux appropriés. Formation du personnel (Appui partenaires) Dotation en supports. Transport / Distribution Application de schéma directeur d’approvisionnement. Disponibilité de moyens de Transports pour acheminer les produits au niveau du District (DRC et des CSCOM (DV). Insuffisance des moyens logistiques pour l’approvisionnement du niveau régional par le niveau central. Doter le niveau central en moyens logistique Avoir un plan ravitaillement pour les régions. Support Organisationnel du système logistique Existence de supports organisationnels (Guide, Normes et procédures). Existence d’un planning de production des rapports Absence de description de poste à tous les niveaux. Insuffisance dans le plan de formation continue adapté au mouvement du personnel. Insuffisance dans les procédures de choix des Instruire l’élaboration des descriptions de poste . Introduire dans la formation de base le SIGL Élever le niveau de recrutement des gérants D.V. 52 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali agents au niveau des PPS (Le Niveau Bas Des Gérants DV) Financement / Coordination Existence des partenaires financiers des plans stratégiques pour la contraception sécurisée. Comité de sécurité pour la contraception. Absence de ligne budgétaire pour l’achat des contraceptions. Le comité de sécurité pour la contraception ne se réuni pas régulièrement Faire un lobby auprès des décideurs pour l’insertion d’une ligne budgétaire conséquente. Utilisation des produits Existence des produits standardisés Distribution des directives à tous les niveaux et élargissement de la gamme des contraceptions. Contrôle des pratiques de prescription Non application des procédures à tous les niveaux. Insuffisance de supervision Non utilisation des produits par les prestataires formés (DIU par exemple) suite à la non disponibilité du matériel d’insertion. Application correcte des procédures à tous les niveaux Régularité des supervisions à tous les niveaux. Rendre disponible le matériel à utiliser pour l’insertion du DIU au près des prestataires formés. Information de la gestion logistique au niveau des DRC. Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 53 Traitements des IST du Mali 54 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 7: Points forts et Points faibles du Système logistique par région Synthèse par région des points, points faibles et suggestions d’amélioration Synthèse Régionale de BAMAKO Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration A. Disponibilité des produits Disponibilité Les produits gérés sont disponibles de façon générale Toutes les méthodes de PF ne sont pas disponibles dans la majorité des structures (conceptrol, condoms, DIU, norplant, ovrette) Certains produits IST ne sont pas disponibles (cefixime ; ceftriazone) Formation du personnel en PF pour une diversification des méthodes à offrir Elargir la gamme des produits contraceptifs au niveau des structures Etat des stocks (Max-Min, l’état des stocks le jour de la visite) La majorité des structures n’utilisent pas le système de Max Min ni pour la gestion des stock, ni pour le calcul des besoins de réapprovisionnement Respecter le système de gestion des stocks en vigueur. Ruptures de stock Les ruptures de stock des produits gérés sont rares On observe des ruptures de stock de certains produits tel que Cefixime, Conceptrol, Ceftriazone. Produits expires Inexistence de produits périmés B. Stockage et gestion de l’inventaire Control de l’inventaire Inventaire mensuel ou trimestriel régulier dans les structures Implication de personnes autres que le gestionnaire des dépôts (comité de gestion des CSCOM) dans l’inventaire Les fiches de stock ne sont pas á jour Le solde sur les fiches de stock est différent de l’inventaire physique Inexistence de fiche de stock et autres supports de gestion logistique dans certains dépôts. Les supports de gestion des stocks sont avec le trésorier dans certaines structures (loin des produits) Tenir a jour les fiches de stock et les autres supports. Mettre en place des fiches de stock pour tous les médicaments Renforcer l’application du système de gestion Max-Min par les structures Faire une analyse spécifique des raisons qui entravent ou empêchent la tenue a jour des fiches de stock et trouver une formule adapter a leur bonne gestion Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 55 Traitements des IST du Mali Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration Stockage et assurance Qualité Les conditions de stockage sont respectées dans la majorité des structures Les dépôts répondent aux normes de construction Les magasins de stockages sont en général réduits dans la plupart des CSCOM Quelques DV devront ouvrir des magasins annexes aux aires de vente Transport et distribution Le transport des produits est efficace Les délais de livraison sont réduits C. Commande et reportage logistique et SIGL Commande et reportage logistique Il existe un rythme de commande à tous les niveaux Les dépôts reçoivent les quantités qu’ils commandent. Système de reportage des données logistique presque inexistant Instaurer/ améliorer le reportage des données essentielles de logistique (stock disponibles, quantités distribuées, perte et ajustement) Système de gestion des informations Logistiques Il existe des fiches de stock dans la plupart des structures visitées Les fiches de stock sont ne sont pas toujours gardées avec les produits. Garder toujours les fiches de stock au niveau des dépôts PPM central : Informatisation du system de gestion logistique au niveau du magasin PPM central : Rénovation et agrandissement du magasin de PF D. Support Institutionnel Formation logistique La plupart des gérants ont reçu une formation continue en gestion logistique Recrutement de gérants de faible niveau Manque de formation de certains agents en gestion logistique Formation/recyclage du personnel a l’utilisation des supports de gestion logistique Recyclage pour la gestion des produits contraceptifs PPM central : formation en gestion des stocks avec utilisation des nouveaux logiciels de gestion des produits Supervision Les supervisions sont assez irrégulières Insuffisance de supervisions spécifiques des dépôts de vente S’assurer de la supervision effective de la gestion des produits par les équipes de supervision intégrées Conduire des supervisions formatives au niveau des CSCOM 56 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Synthèse Régionale de SIKASSO Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration A. Disponibilité des produits Disponibilité Disponibilité de la majorité des produits contraceptifs et IST gérés au dépôt Produits disponibles dans la plupart des cas le jour de la visite La gamme de produits contraceptifs est restreinte au niveau des structures visites. Le norplant, le DIU et le conceptrol ne sont pas gérés en général Absence d’une marge bénéficiaire financière lorsque la FS acquière les produits au DRC et doit les livrer aux relais communautaires Métronidazole existe en blister. Les comprimes en vrac sont en rupture. Les blisters coutent cher alors qu’il existe des barèmes a ne pas dépasser Les boites de 1000 d’Erytromicine sont souvent incomplètes Mettre une gamme variée de produits contraceptifs á la disposition des clients Formation du personnel a l’offre des services de DIU et de norplant Eviter les ruptures de stock de produits IST au niveau central Rendre disponible les produits tel que le conceptrol et la cefixime Rendre disponible les produits contraceptifs en général et le duofem en particulier Eviter les ruptures de stock de conceptrol et de metronidazole 250mg en boite de 1000 comprimés au niveau de la DRC S’assurer de la conformité des critères de commande des produits par les fournisseurs Etat des stocks (Max-Min, l’état des stocks le jour de la visite) Pas de sur stockage dans la plupart des dépôts Ruptures de stock Les ruptures de stocks de produits contraceptifs et IST sont rares. Rupture de stock de certains produits contraceptifs (condoms, conceptrol) et médicaments contre les IST (cefixime, ceftriasone) Produits expires La plupart des centres n’ont pas de produits périmés B. Stockage et gestion de l’inventaire Control de l’inventaire Fiches de stock existants Inventaire assez régulier dans les DV des CS Ref Stock physique ne coïncident pas en général avec le stock sur la fiche de stock Fiches de stocks non a jour généralement Fiche de stock pas entièrement remplis Inventaire irréguliers dans les CSCOM Peu de structures appliquent le système de max-min Tenir a jour les fiches de stock et les autres supports. Faire régulièrement les inventaires dans les CSCOM Mettre en place des fiches de stock pour tous les médicaments Renforcer l’application du système de gestion Max-Min par les structures Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 57 Traitements des IST du Mali Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration Faire une analyse spécifique des raisons qui entravent ou empêchent la tenue a jour des fiches de stock et trouver une formule adapter a leur bonne gestion Stockage et assurance Qualité Bonne condition de stockage des produits Entreposage correct garantissant la qualité des produits Absence de matériel sécurité incendie Dépôts poussiéreux dans la majorité des structures visitées Augmenter le budget pour l’électricité ( eau +électricité= 120000) pour le dépôt régional PPM Besoin d’agrandissement de certaines structures et/ou d’augmentation du nombre d’étagères. Transport et distribution Les produits commandés sont enlevés par les centres de santé eux-mêmes Les produits commandés sont en général obtenus dans de brefs délais s’ils ne sont pas en rupture de stock au niveau supérieur ou chez les fournisseurs. Les rapports logistiques des CS REF ne sont pas envoyés régulièrement, ceci parce que les CSCOM n’envoient pas leurs rapports Le budget des régions pour la livraison des produits aux cercles est insuffisant. Le budget de livraison des produits aux cercles doit être augmenté. Il est a 1 200000 depuis 2002 malgré l’augmentation du prix du carburant. La structure dépense 1 800 000 a l’heure actuel pour ces livraisons C. Commande, reportage logistique Commande et reportage logistique Utilisation de support de commande des produits Système de commande des produits effectif Supports adéquats de commande non utilises Certains centres place les commandes des produits sans référence à une formule de gestion logistique (commande informelle au besoin) Insuffisance dans le reportage et la transmission des rapports de gestion logistique Incompréhension de l’approvisionnement des relais par les dépôts de vente Insister sur l’utilisation des carnets de bon de commande Veiller à l’élaboration des supports de gestion logistique et á leur transmission régulière Mettre à la disposition des CSCOM le compte rendu bon de commande Inciter les gérants à produire des rapports de gestion et à les transmettre au niveau supérieur. Clarifier le rôle du CSCOM sur le circuit d’approvisionnement des relais communautaires D. Support Institutionnel Formation logistique La plupart des gérants ont reçu une formation continue en gestion logistique Recrutement de gérants de faible niveau Manque de formation de certains agents en gestion logistique Formation/recyclage des agents en gestion logistique des contraceptifs et produits de lutte contre les IST 58 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration Insuffisance de connaissance des principes de gestion logistique par la majorité des gérants de dépôts Supervision Supervision irrégulière des activités de gestion logistiques des médicaments dans les CSCOM Mettre a la disposition des centres assez de personnel et de moyen pour mener la supervision. Conduire des supervisions formatives au niveau des CSCOM en gestion des médicaments Synthèse régional de KOULIKORO Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration A. Disponibilité des produits Etat des stocks (Max-Min, l’état des stocks le jour de la visite) Les produits gérés sont disponibles Stock normal entre Max et Min Toute la gamme des produits n’est pas disponible Rendre disponible toute la gamme de produits contraceptifs et IST Mois de stock disponible Mois de stock disponible a temps Ruptures de stock Peu de ruptures de stock Constat de quelques produits en rupture Produits expires Peu de stock expires Constat de quelques produits périmés Suivre les directives de rotation allocation (échange entre structures) si possible au centre ou le produit sort B. Stockage et gestion de l’inventaire Control de l’inventaire Les inventaires sont faits régulièrement Les supports ne sont pas mis à jour L’inventaire non régulier dans certains centres Rendre disponible tous les supports de gestion Faire régulièrement l’inventaire Stockage et assurance Qualité Existence des extincteurs aux DRC de Kate et Diola Aire de stockage approprié dans certains centres Absence total de matériel de sécurité incendie Aire de stockage inapproprié au DRC de Diola et le DV de Nangola Doter les DRC et DV en matériel de sécurité incendie Agrandissement du DRC de Diola et du DV de Nangola Transport et distribution Le transfert et la distribution sont bien assures dans certains centres L’usage des véhicules publiques et des Moto pour le transport des produits ne sont pas sécurisants Utiliser les véhicule du niveau supérieur pour la livraison des produits comme font certains centres de Fana Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 59 Traitements des IST du Mali Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration C. Commande et reportage logistique Commande et reportage logistique Les besoins sont estimés de façon facultative Les agents doivent estimer les besoins de réapprovisionnement selon une formule Système de gestion des informations Logistiques Disponibilité des supports de gestion (compte rendu et bon de commande) Existence du canevas TAC (tableau d’acquisition des contraceptifs) Les rapports de gestion logistique ne sont pas disponibles dans la plupart des centres Inexistence de copie des données envoyées au niveau central Rendre disponible les supports de gestion dans tous les centres D. Support Institutionnel Formation logistique Certains gérants sont formés Plusieurs gérants formés n’ont pas reçus de formation en gestion logistique Former et recycler tous les gérants Supervision Existence de traces de supervision La supervision en gestion logistique est irrégulière Conduire des supervisions régulière de tous les centres Synthèse régionale de MOPTI Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration A. Disponibilité des produits Etat des stocks (Max-Min, l’état des stocks le jour de la visite) L’essentiel des produits contraceptifs et IST étaient disponible dans la majorité des structures visitées durant les 6 derniers mois et le jour de la visite Beaucoup de produits étaient périmés le jour de l’enquête. Les produits comme Cefixime, Ceftriazone, Conceptrol n’étaient pas dans certaines structures visitées. Rendre disponible les produits a tout moment et a tout lieu a travers une bonne estimation des besoins. Ruptures de stock Rupture de stocks peu fréquents Produits expires Beaucoup de produits périmés (Condoms, Ovrette, Doxycicline) ont été constatés le jour de la visite. B. Stockage et gestion de l’inventaire Control de l’inventaire Les inventaires se font régulièrement dans la majorité des structures visitées. Stockage et assurance Qualité Les conditions de stockage sont bonnes dans la majorité des structures visitées. Nombre de palettes insuffisantes dans certains dépôts. Dépôts réduits et/ou parfois insuffisamment aérer dans certains dépôts Besoin de palettes et d’aération/rénovation de certains dépôts. 60 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration Transport et distribution Le transport et la distribution ne sont pas bien organisés à tous les niveaux. C. Commande et reportage logistique Commande et reportage logistique La PPM reste le principal fournisseur pour les structures ; ceci facilite la gestion des stocks qui est parfois difficile lorsque les ONG s’impliquent, vu les exigences de commande et de reportage qu’ils exigent Les commandes sont mal exprimées dans la plupart des dépôts. Les calendriers de commandes se font sans une fréquence régulière ; elles se font au besoin dans certains dépôts. Inviter à respecter les rythmes de commande (mensuel pour les DV et trimestriel pour les DRC et les magasins PPM) Système de gestion des informations Logistiques Les fiches de stock sont disponibles dans la plupart Les formulaires de logistique ne sont pas utilisés dans la majorité des dépôts. Les dépôts qui en utilisent n’en garde pas de copies. Analyser le SIGL existant et trouver un système adéquat de SIGL. D. Support Institutionnel Formation logistique Tous les gérants ont reçu une formation en logistique La plupart des gérants n’arrivent pas à bien tenir les supports logistiques. Organiser des sessions de recyclage Supervision La majorité des centres ont reçu une supervision du niveau supérieur lors du dernier trimestre. Les supervisions ne sont pas généralement formatives. Intensifier les activités de supervision a l’endroit des gérants. Elargir les terme de référence de la supervision logistique en incluant la formation dans la tenu des outils. Synthèse régionale de SEGOU Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration A. Disponibilité des produits Etat des stocks (Max-Min, l’état des stocks le jour de la visite) Duofem et Dépo-provera ne sont pas en rupture dans la presque totalité des centres Les stocks disponibles dans les dépôts sont suffisants pour la période Manque de disponibilité de Métronidazole ovule et nystatine ovule en même temps à la PPM et dans les structures déconcentrées Ruptures de stock Ruptures de stock peu fréquents Ruptures de stock rare mais existants Eviter les ruptures en effectuant raisonnablement les commandes et en respectant le principe de premier expiré premier sorti. Produits expires Les stocks périmés sont retirés partout du rayon de vente. 1800 comprimés de Conceptrol périmés à la PPM ne sont pas retirés du rayon de vente Supprimer la quantité de produits périmés du stock disponible et utilisable à l’inventaire physique sur la fiche de stock Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 61 Traitements des IST du Mali Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration Les produits périmés sont comptabilisés dans le SDU de la fiche de stock B. Stockage et gestion de l’inventaire Control de l’inventaire L’inventaire s'effectue dans tous les centres Les résultats des inventaires sont mentionnés sur la fiche de stock. Les données logistiques (quantités distribuées, stock disponible utilisable, pertes et ajustements) sont disponibles Insuffisance dans la tenue des fiches de stock La fréquence de l’inventaire est variée d’un centre à un autre Les fiches de stock ne sont pas harmonisées Plusieurs fiches de stock distinctes pour recenser les données du même produit à la même période Suivi régulier de l’inventaire Eviter d'utiliser à la fois deux fiches de stock pour enregistrer les mêmes données sur le même produit. Harmoniser l’utilisation des formulaires Stockage et assurance Qualité Les magasins sont aérés et le minimum de condition requise est respecté pour le stockage des produits. Pas de matériel anti-incendie dans les DV et certains DRC et DVC Les magasins de stockage sont très chargés et mal rangés Transport et distribution Le délai de livraison est fort appréciable dans tous les centres (en moyenne 24 heures). Les structures utilisent dans la plus part des cas, un moyen de déplacement défini et choisi par elles pour le transport des médicaments C. Commande et reportage logistique et SIGL Commande et reportage logistique La totalité des DRC appliquent la formule de la QàC pour faire la commande. Les gérants DV qui n’utilisent pas la formule, commandent un stock suffisant qui couvre l'intervalle de commande Les commandes sont effectuées après avoir vérifier par RAC ou Les CSComs ne connaissent pas la formule de la QàC pour faire la commande Les copies des rapports/ commandes ne sont pas le plus souvent disponibles La fréquence de transmission des rapports est variée Garder toujours une copie des rapports et commandes à envoyer au niveau supérieur Harmoniser la fréquence d’élaboration et de transmission des rapports 62 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Rubriques Points forts Points Faibles Suggestions d’amélioration téléphone, la disponibilité des médicaments à commander auprès de la source d’approvisionnement Système de gestion des Informations Logistiques Certains centres ont commencé à utiliser les nouveaux supports logistiques Les supports SIGL existent dans la plupart des centres visités (Fiche de Stock, Bon de Commande) et le Rapport TAC est disponible dans tous le DRC D. Support Institutionnel Formation logistique Tous les gérants DRC sont formés en logistique et appliquent les compétences acquises Le personnel des CSComs (chef de poste gérants) n’est pas formé en logistique Former le personnel des CSComs (chef de poste, gérant DV) en logistique Supervision Supervision réalisée dans toutes les structures Insuffisance de supervision des CSCOM Améliorer la fréquence des supervisions des différentes structures Renforcer le volet logistique dans la supervision intégrée de routine Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 63 Traitements des IST du Mali 64 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 8: Tableaux et Graphiques Supplémentaires Tableau 1: Répartition des entrepôts et PPS selon le nombre de conditions de bon stockage rempli O E I L I 2001 O E I L II 2005 NOMBRE DE CONDITIONS REMPLIES Entrepôt PPS Ensembl e Entrepôt PPS Ensem ble 9 0.0 8.1 5.7 0.0 14.3 6.7 10 12.5 8.1 9.4 0.0 0.0 0.0 11 6.3 16.2 13.2 0.0 0.0 0.0 12 12.5 5.4 7.5 0.0 21.4 10.0 13 18.8 24.3 22.6 0.0 7.1 3.3 14 12.5 18.9 17.0 18.8 0.0 10.0 15 25.0 13.5 17.0 18.8 14.3 16.7 16 12.5 5.4 7.5 31.3 42.9 36.7 17 0.0 0.0 0.0 31.3 0.0 16.7 EFFECTIF 16 37 53 16 37 53 Tableau 2: Profil des structures selon les ruptures de stock de contraceptifs observés les pendant les 6 derniers mois et la durée moyenne de rupture en 2005 CONTRACEPTIFS % DE STRUCTURES AYANT UNE RUPTURE DE STOCK DURANT LES 6 DERNIERS MOIS DUREE MOYENNE DE LA RUPTURE EN JOURS % DE STRUCTURES AYANT UNE RUPTURE DE STOCK DURANT LES 6 DERNIERS MOIS DUREE MOYENNE DE LA RUPTURE EN JOURS Entrepôts Entrepôts PPS PPS Duofem 25 16 14 60 Ovrette 20 87 19 128 Condom 25 93 18 91 Depo-Provera 30 76 24 45 Norplant* 50 183 100 155 DIU** 22 158 100 183 Conceptrol 40 78 27 84 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 65 Traitements des IST du Mali Tableau 3: Profil des structures selon les ruptures de stock de produits IST observés les pendant les 6 derniers mois et la durée moyenne de rupture en 2005 PRODUITS D’IST % DE STRUCTURES AYANT UNE RUPTURE DE STOCK DURANT LES 6 DERNIERS MOIS - DUREE MOYENNE DE LA RUPTURE EN JOURS - % DE STRUCTURES AYANT UNE RUPTURE DE STOCK DURANT LES 6 DERNIERS MOIS - DUREE MOYENNE DE LA RUPTURE EN JOURS Entrepôts Entrepôts PPS PPS Doxycycline 55 50 22 58 Ciprofloxacin 20 61 21 70 Cefixime 5 134 10 97 Erythromycine 2 21 19 49 Metronidazole comprime 50 39 27 25 Medtranidazole ovule 30 94 26 126 Nystatine 50 34 27 35 Ceftriazone 30 85 21 121 Aureomycine 30 41 13 30 Doxycycline 55 50 22 58 66 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Graphique 1 : Niveau de stock de contraceptifs correct (Se maintenant entre le max/min de stock) Niveau de stock correcte 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Duofem Ovrette Condom Depo- Provera Norplant* DIU** Conceptrol Methode contraceptive Po ur ce nt ag e Entrepots PPS *1 entrepot; 2 PPS **6 entrepots; 9 PPS Graphique 2 : Niveau de stock de produits de lutte contre les IST correct (se maintenant entre le max/min de stock) Niveau de stock correcte 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Do xy cy clin e Cip rof lox ac in Ce fix im e Er yth rom yc ine Me tro nid az ole co mp rim e Me dtr an ida zo le ov ule Ny sta tin e Ce ftri az on e Au reo my cin e Produit d'IST Po ur ce nt ag e Entrepots PPS Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 67 Traitements des IST du Mali Tableau 4 : Période de la dernière visite de supervision OEIL I 2001 OEIL II 2005 Entrepot PPS Entrepot PPS Jamais recue 13 27 7 3 Au cours du dernier mois 13 24 7 29 Au cours des 3 derniers mois 50 24 53 31 Au cours des 6 derniers mois 13 19 27 29 Il y a plus de 6 mois 7 9 Autre 13 5 0 0 Tableau 5: Evolution du pourcentage des structures de gestion logistique selon les caractéristiques de la dernière supervision. CARACTERISTIQUES OEIL I 2001 OEIL II 2005 Entrepôt PPS Ensemble Entrepôt PPS Ensemble Periode de la derniere visite de supervision Jamais recue 12.5 27.0 22.6 6.7 2.9 4.0 Au cours du dernier mois 12.5 24.3 20.8 6.7 28.6 22.0 Au cours des 3 derniers mois 50.0 24.3 32.1 53.3 31.4 38.0 Au cours des 6 derniers mois 12.5 18.9 17.0 26.7 28.6 28.0 Il y a plus de 6 mois - - - 6.7 8.6 8.0 Autre 12.5 5.4 7.5 0.0 0.0 0.0 Responsable de la dernière visite de Supervision Agent de la DPM 12.5 5.4 7.5 25.0 13.5 17.0 Agent de la DRS 62.5 18.9 32.1 43.8 29.7 34.0 Agent du CSRef 18.8 29.7 26.4 6.3 59.5 43.4 Chef de poste 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 Gérant du DRC 6.3 29.7 22.6 0.0 0.0 0.0 Autre 12.5 32.4 26.4 12.5 13.5 13.2 Activites effectuées pendant les visites de Supervision Les approvisionnements sont verifiés 50.0 40.5 43.4 43.8 10.8 20.8 Les registres de vente sont verifies 62.5 54.1 56.6 37.5 10.8 18.9 Les rapports sont vérifiés 50.0 37.8 41.5 50.0 10.8 22.6 Les stocks périmés sont enlevés 25.0 5.4 11.3 50.0 5.4 18.9 Les conditions de stockage sont évaluées 56.3 27.0 35.8 43.8 0.0 13.2 La formation sur le terrain est faite 12.5 2.7 5.7 43.8 5.4 17.0 Autre 0.0 5.4 3.8 25.0 10.8 15.1 EFFECTIF 16 37 53 16 37 53 68 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Tableau 6: Données utilisées dans le calcul des quantités de réapprovisionnement Données utilisées OEIL I 2001 OEIL II 2005 Entrepôts PPS Entrepôts PPS Stock au début de la période 75 35 69 30 Stock à la fin de la période 88 41 75 51 Quantites reçues 63 3 75 27 Quantités distribuées 88 54 81 51 Pertes et ajustements 25 8 63 27 Autre 6 3 13 5 Tableau 7: Nombre des structures qui disent gérer les produits contraceptifs Nombre de structures gérant chaque produit. Contraceptifs Entrepôt PPS Duofem 20 83 Ovrette 18 62 Condom 18 65 Depo-Provera 20 85 Norplant* 2 2 DIU** 9 12 Conceptrol 15 44 Médicament de lutte contre les IST Doxycycline 19 80 Ciprofloxacin 18 69 Cefixime 3 18 Erythromycine 19 76 Metronidazole comprime 18 86 Medtranidazole ovule 16 41 Nystatine 19 83 Ceftriazone 12 18 Auréomycine 16 75 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de 69 Traitements des IST du Mali 70 Evaluation des Indicateurs et du Système de Gestion Logistique des Contraceptifs et des Médicaments de Traitements des IST du Mali Appendix 9: République du Mali Ministère de la Santé USAID-DELIVER Evaluation des Indicateurs Logistiques des Produits Contraceptifs et de Traitements des IST du Mali Novembre 2005 72] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [73 Sigles IST Infection Sexuellement Transmissible CSRéf Centre de Santé de Référence DRC Dépôt Répartiteur de District MS Ministère de la Santé NSP Ne sait Pas OEIL Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques ONG Organisation Non Gouvernementale PPS Point de Prestation de Services SIGL Système d’Information en Gestion Logistique 74] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) Guide de l’Enquêteur Identification du centre Information concernant l’interview Introduction Questions 01 à 04 Questions 101 à 129a Tableau 1 : Etat de stock Tableau 2 : Conditions de stockage Tableau 3 : Qualité des données Tableau 4 : Précision des prévisions Tableau 5 : Taux de satisfaction des commandes Fin de l’interview Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [75 Noter le nom et l’emplacement de la structure. En utilisant les codes fournis pour chaque question, placer toutes les autres réponses dans les encadrés à droite. Noter la date de l’interview et faire une liste de noms des enquêteurs. Utiliser le texte pour guider la présentation de l’enquête au personnel du centre. Recevoir l’autorisation de réaliser l’interview et noter l’information concernant la personne interrogée. Noter les réponses en entourant clairement le numéro ou la lettre qui correspond à la réponse de la personne interrogée. Les questions avec des lettres peuvent avoir plusieurs réponses ; les questions avec des numéros n’ont qu’une seule réponse. Noter le stock maximum, exprimé en mois, le stock minimum, exprimé en mois, et l’intervalle de commande au-dessus du tableau. Si la personne interrogée ne connaît pas la réponse, inscrire NS comme réponse. Pour remplir les cases, suivre les instructions au-dessus du tableau. Noter les observations dans la zone principale de stockage (même s’il s’agit d’un placard) en répondant aux questions 1 à 12 concernant le stockage pour chaque centre visité. Pour de grandes zones de stockage qui demandent un empilement de plusieurs boîtes, continuer à remplir les conditions de stockage 13 à 17. Remplir le tableau pour tous les produits ou pour une sélection des produits. Noter les observations dans la zone principale de stockage des produits. Remplir le tableau pour tous les produits ou pour une sélection des produits. Demander aux personnes interrogées si elles ont des questions. Les remercier pour leur temps et leur coopération. Services et infrastructure de la structure 76] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) IDENTIFICATION DU CENTRE Nom du centre _________________________________ Emplacement de la structure Ville _________________________________________ Région . Région _______________________________________ Cercle . Cercle ________________________________________ Zone sanitaire__________________________________ Zone sanitaire. Code de la structure. Code de la structure (insérez dans la colonne d’en face) Entrepôt/PPS. Type de structure: (1=Entrepôt ; 2=PPS) . Si PPS, marquer le type de centre : (1=CS Réf ; 2=Hôpital Secondaire ; 3=CSCOM ; Type de PPS . 4=Dispensaire ; 9=autre ____________) . Si entrepôt : marquer le niveau : Type d’entrepôt . (1=Central ; 2=Régional/Provincial ; 3=District) Autorité responsable . Autorité responsable 1=MS ; 2=ONG Electricité. Electricité fonctionnant le jour de la visite ? (0=non ; 1=oui) . Eau courante dans la structure le jour de la Eau . visite ? (0=non ; 1=oui) . Téléphone ou radio fonctionnant le jour de la visite ? Communication externe . (0=non ; 1=oui) . ____________________________________________ Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [77 INFORMATION CONCERNANT L’INTERVIEW JOUR/ MOIS/ ANNEEDate : _______________________________________ Enquêteur/s : _________________________________ Introduction Présentez tous les membres de l’équipe et demandez aux représentants du centre de se présenter. Bonjour. Je m’appelle ________________. Mes collègues et moi-même représentons le Ministère de la Santé. Nous réalisons une étude concernant le système logistique des produits contraceptifs et des produits de traitement des infections sexuellement transmissibles. Nous observons la disponibilité des produits choisis et collectons certaines informations concernant la manière dont vous les commandez et les recevez. Nous visitons des centres de santé choisis sur l’ensemble du pays ; ce centre a été sélectionné pour l’étude. Cette étude a pour objet de réunir une information courante sur la performance du système logistique et l’état de stock de ces produits essentiels. Les résultats de cette étude nationale fourniront une information visant à prendre des décisions et à encourager des améliorations. L’étude a été réalisée en 2001 et est conduite a nouveau afin de mesurer les changements apportés au système logistique. Nous aimerions vous poser quelques questions concernant les produits contraceptifs et les produits de traitement des infections sexuellement transmissibles disponibles dans ce centre. De plus, nous aimerions compter les produits choisis que vous avez en stock aujourd'hui et regarder les conditions générales de stockage. Avez-vous des questions ? No. Question Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires 01. Pouvons-nous continuer ? Oui………………….1 Non………………….0 1 0 1 0 !STOP 02. Nom et titre de la personne interrogée pour cette section 03. Nombre d’années et de mois que vous travaillez dans ce centre Années : ______ Mois : ______ Années : Mois : ____ ____ Années : Mois : ____ ____ 78] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) No. Question Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires 04. Quelle est la principale personne responsable de la gestion des produits contraceptifs/IST dans ce centre ? Chef de poste .1 Médecin .2 Gérant de dépôt .3 Matrone .4 Sage femme . .5 Autre (spécifier) _______ 9 1 2 3 4 5 9 1 2 3 4 5 9 05. Est-ce que les produits contraceptifs/IST sont gérés à cette structure ? Oui . 1 Non . 0 1 0 1 0 !STOP Premièrement, posez les questions suivantes au responsable en charge du centre (ou au remplaçant ; il se peut que la personne responsable du dépôt soit plus indique pour fournir les informations. Dans ce cas, invitez la a l’entretien). Après avoir posé les questions 101 à 129, allez visiter l’entrepôt, la pièce ou la zone de stockage où l’on gère les produits sanitaires figurant sur la liste. Si on vous envoie vers un autre membre du personnel pour l’exercice de stock, présentez les buts et les objectifs de l’étude tel que vous l’avez fait lors de la présentation. Remettez au répondant la liste des produits qui sont inclus dans l’enquête et expliquez-lui que vous allez vous rapporter à la liste pour certaines des questions suivantes. No. Questions pour la gestion des produits contraceptifs/IST Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires Est-ce que vous utilisez et remplissez les formulaires logistiques suivants pour gérer les produits contraceptifs/IST? A. fiches de stock Oui .1 Non .0 1 0 1 0 B. registre quotidien Oui .1 Non .0 1 0 1 0 C. Inventaire trimestriel Oui .1 Non .0 1 0 1 0 D. autre Oui .1 Non .0 1 0 1 0 102. Utilisez-vous des rapports de gestion des stocks des produits contraceptifs/IST? Oui .1 Non .0 1 0 1 0 !111 Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [79 No. Questions pour la gestion des produits contraceptifs/IST Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires Si oui : quels sont les formulaires que vous utilisez pour faire vos rapports et placer vos commandes ? A. Compte rendu et bon de commande Oui .1 Non .0 1 0 1 0 B. Bon de commande Oui .1 Non .0 1 0 1 0 C. Tableau d’acquisition de contraceptifs Oui .1 Non .0 1 0 NA 103. D. autre Oui (spécifier).1 Non .0 1 0 1 0 Si A, B, C et D =0 Passez à !105 Est-ce que les rapports logistiques comprennent les éléments suivants ? A. stock disponible Oui .1 Non.0 1 0 1 0 B. quantités utilisées Oui .1 Non.0 1 0 1 0 C. pertes et ajustements Oui .1 Non.0 1 0 1 0 105. Quel est le mécanisme utilisé par cette structure pour envoyer les rapports de gestion des stocks des produits contraceptifs/IST au niveau supérieur? Le superviseur vient les chercher . A Un autre employé du niveau supérieur vient les chercher . B Quelqu’un de cette structure les amène au niveau supérieur . C Message RAC . D Tel/Fax . E Ca ne se fait pas . F Autre (a spécifier) .W A B C D E F W A B C D E F W 80] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) No. Questions pour la gestion des produits contraceptifs/IST Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires 106. Selon quelle fréquence ces rapports sont-ils envoyés au niveau hiérarchique supérieur ? (Encercler tout ce qui s’applique) Une fois par mois . A Une fois par trimestre . B Une fois par semestre . C Une fois par an . D Autre(a spécifier) _________________ W A B C D W A B C D W 107. Quelle est la dernière fois où vous avez envoyé une commande/un rapport pour des produits contraceptifs/IST au niveau hiérarchique supérieur ? Jamais.0 Au cours de ce mois .1 Au cours du mois dernier .2 Il y a 2 mois . 3 Il y a 3 mois . 4 Il y a plus de 3 mois .5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 108. Selon quelle fréquence devriez-vous envoyer ces commande/un rapport au niveau hiérarchique supérieur ? (Encercler tout ce qui s’applique.) Une fois par mois . A Une fois par trimestre . B Une fois par semestre . C Une fois par an . D Autre(a spécifier) _________________ W A B C D W A B C D W 109. Combien de centres devraient envoyer les rapports de produits contraceptifs/IST dans votre centre ? Noter le nombre de centres _____ ____ Si la réponse est zéro, aller à la question 111 110. Combien de centres ont envoyé les rapports remplis pour le mois de Septembre ? Demander à voir les rapports et cocher ici si confirmé. ___________ 111. Comment avez-vous appris à remplir les formulaires/dossiers utilisés dans votre centre ? (Encercler tout ce qui s’applique.) Jamais appris.A Formation de base .B Au cours d’une formation en logistique . C Formation sur le tas . D Autre (spécifier) __________________ W A B C D W A B C D W Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [81 No. Questions pour la gestion des produits contraceptifs/IST Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires 112. Combien de commandes d’urgence pour le depo- provera et le ciprofloxacin avez-vous passées au cours des 3 derniers mois ? Aucune.0 1.1 2 . 2 3 . 3 Plus de 3 .4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 113. Qui détermine les quantités de réapprovisionnement de produits contraceptifs/IST dans votre centre ? (Encercler tout ce qui s’applique.) Le centre lui-même . A Un centre au niveau supérieur . B Autre __________________________ W A B W A B W !116 !116 114. Comment sont déterminées les quantités de réapprovisionnement de produits contraceptifs/IST du centre ? Formule (spécifier) __________ 1 Ne sait pas . 2 Autres moyens . 9 1 2 9 1 2 9 !116 !116 115 Si vous utilisez une formule, quelles sont les données utilisées pour calculer les quantités de réapprovisionnement des produits contraceptifs/IST? Stock au début de la période . A Stock à la fin de la période . B Quantités reçues . C Quantités distribuées . D Pertes et ajustements . E Autre, veuillez spécifier .W A B C D E W A B C D E W 116. Qui est responsable du transport des produits contraceptifs/IST dans votre centre ? (Encercler tout ce qui s’applique.) Fournisseurs locaux . A Niveau supérieur . B Ce centre les collecte. C Autre (spécifier). W A B C W A B C W 117 . Quel mode de transport utilise-t-on le plus souvent ? Véhicule de la structure (voiture moto, pirogue etc) . 1 Transports publics . 2 Véhicule privé . 3 Autre (spécifier) _______________ 9 1 2 3 9 1 2 3 9 82] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) No. Questions pour la gestion des produits contraceptifs/IST Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires 118 . En moyenne, combien de temps environ s’écoule entre la commande et la réception des produits contraceptifs/IST? Moins de 2 semaines . 1 De 2 semaines à 1 mois . 2 Entre 1 et 2 mois . 3 Plus de 2 mois .4 1 2 3 4 1 2 3 4 119 . Quand avez-vous reçu votre dernière visite de supervision ? Vérifier le registre des clients/cahier de supervision ou autre document, si nécessaire. Jamais reçue. 0 Au cours du dernier mois . 1 Au cours des 3 derniers mois . 2 Au cours des 6 derniers mois.3 Il y a plus de 6 mois . 4 Autre (spécifier) ___________________9 0 1 2 3 4 9 0 1 2 3 4 9 120 Qui a fait la visite de supervision ? Agent de la DPM. A Agent de la DRS . B Agent du CSRéf . C Chef de poste. D Gérant du DRC . E Autre (veuillez spécifier).W A B C D E W A B C D E W 121 . Quand avez-vous reçu votre dernière visite de supervision qui incluait la gestion des produits contraceptifs/IST (par exemple, vérification des fiches de stock, des rapports, retrait du stock périmé, vérification des produits) ? Jamais reçue. 0 Au cours du dernier mois . 1 Au cours des 3 derniers mois . 2 Au cours des 6 derniers mois . 3 Il y a plus de 6 mois . 4 Autre (spécifier) ___________________9 0 1 2 3 4 9 0 1 2 3 4 9 122 Qui a fait la visite de supervision qui incluait la gestion des produits contraceptifs/IST? Agent de la DPM. A Agent de la DRS . B Agent du CSRéf . C Chef de poste. D Gérant du DRC . E Autre (veuillez spécifier).W A B C D E W A B C D E W 123 Quand avez-vous fait une visite de supervision qui incluait la gestion des produits contraceptifs/IST? Jamais . 0 Depuis un mois . 1 Depuis 3 mois . 2 Depuis 6 mois . 3 NA . 4 Autre (expliquez) __________ . 9 0 1 2 3 4 9 0 1 2 3 4 9 !125 !125 Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [83 No. Questions pour la gestion des produits contraceptifs/IST Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires 124 Quelles activités faites- vous pendant les visites de supervision des produits contraceptifs/IST? Notez tous les choix qui sont applicables: Les approvisionnements sont vérifiés . A Les registres de vente sont vérifiés . B Les rapports sont vérifiés . C Les stocks expirés sont enlevés. . D Les conditions de stockage sont évaluées . E La formation sur le terrain est faite . F Autre, (veuillez expliquer) .W A B C D E F W A B C D E F W Questions Contraceptifs IST Commentaires 125. Existe-t-il des produits contraceptifs/IST pour lesquels vous êtes souvent en rupture de stock avant le réapprovisionnement ? Oui……………1 Non………….0 Oui……………1 Non………….0 !127 126. Faites une liste des produits contraceptifs/IST pour lesquels vous êtes en rupture de stock le plus fréquemment (jusqu’à 3 produits). 1. _________________ 2. _________________ 3. _________________ 9. NA 1. ___________ 2. ___________ 3. ___________ 9. NA 127. Avez-vous souvent un excédent de stock de certains produits contraceptifs/IST avant le réapprovisionnement ? Oui……………1 Non………….0 Oui……………1 Non………….0 !129 128. Faites une liste des produits contraceptifs/IST pour lesquels vous avez un surplus de stock le plus fréquemment (jusqu’à 3 produits). 1. _________________ 2. _________________ 3. _________________ 9. NA 1. ___________ 2. ___________ 3. ___________ 9. NA 129. Quel sorte d’appui/assistance faut-il pour augmenter l’efficacité de votre travail, mis a part l’augmentation du nombre d’employés et les questions relatives problèmes de salaire? 1. _________________ 2. _________________ 3. _________________ 1. _________ 2. _________ 3. __________ Merci pour votre temps et l’information que vous nous avez communiquée. Vous nous avez beaucoup aidés. Pour les questions restantes, nous devons regarder les produits dans le local de stockage et parler à la personne qui s’occupe du local. 84] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) A l’intérieur du local de stockage (si personne différente) : Présentez tous les membres de l’équipe et demandez aux représentants du centre de se présenter. Expliquez les objectifs de cette étude : Bonjour. Je m’appelle ________________. Mes collègues et moi-même représentons le Ministère de la Santé. Nous réalisons une étude concernant le système logistique des produits contraceptifs et des infections sexuellement transmissibles. Nous observons la disponibilité des produits choisis et l’information concernant la manière dont vous commandez et recevez ces produits. Nous visitons des centres de santé choisis sur l’ensemble du pays ; ce centre a été sélectionné pour l’étude. Cette étude a pour objet de réunir une information courante sur la performance du système logistique et l’état de stock de ces produits essentiels. Les résultats de cette étude nationale fourniront une information visant à prendre des décisions et à encourager des améliorations. L’étude a été réalisée en 2001 et est conduite a nouveau afin de mesurer les changements apportés au système logistique. Nous aimerions vous poser quelques questions concernant les produits contraceptifs et les produits contre les infections sexuellement transmissibles disponibles dans ce centre. De plus, nous aimerions compter les produits choisis que vous avez en stock aujourd'hui et regarder les conditions générales de stockage. Avez-vous des questions ? No. Question Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires 05 Nom et titre de la personne interrogée pour cette section. 06 Nombre d’années et de mois que vous travaillez dans ce centre. Années : ____ Mois: ___ Années : ____ Mois: _____ Années : ____ Mois: _____ Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [85 No. Question Code de classement Contra- ceptifs IST Aller à/ Commen- taires 07 Est-ce que les fiches de stock sont enregistrées en utilisant la plus petite unité de comptage ? Oui (toujours)……………1 Non (pas toujours)………0 1 0 1 0 08 Existe-t-il un enregistrement où la quantité distribuée aux patients est notée pour les consultations sur place ? Oui……………………….1 Non……………………….0 1 0 1 0 09 Existe-t-il un enregistrement où la quantité distribuée aux patients est notée pour les consultations externes ? Ou……………………….1 Non……………………….0 1 0 1 0 86] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) Voila les produits autorisés faisant partie de ce sondage: # Produits autorisés Unités Dosage Catégorie Produits contraceptifs 1 Duofem/PilPlan/Lofemenal Cycle PF 2 Ovrette Cycle PF 3 Condom/Protector Pièce PF 4 Depo-Provera/Confiance Flacon PF 5 Norplant Jeu PF 6 Tcu 380 cuivre Pièce PF 7 Conceptrol Comprimé PF Produits pour le traitement des infections sexuellement transmissibles (IST) 8 Doxycycline Comprimé 100 mg IST 9 Ciprofloxacin Comprimé 500 mg IST 10 Cefixime Comprimé 400 mg IST 11 Erythromycine Comprimé 500 mg IST 12 Metronidazole Comprimé 250 mg IST 13 Metronidazole Ovule IST 14 Nystatine Ovule 500,000 U.I. IST 15 Ceftriazone Injectable IST 16 Aureomycine Pommade 1 % IST Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [87 TABLEAU 1 : Etat de stock (1er Mai-30 Octobre 2005 et le jour de la visite) Colonne : 1. Nom de tous les produits autorisés qui vont être comptés 2. Unité de comptage pour le produit Note : Les colonnes 1 et 2 devraient être remplies avant que les questionnaires ne soient imprimés pour l’étude. 3. Que le produit soit ou non géré dans ce centre, répondez O pour oui ou N pour non. Notez que, pour certains produits, à certains niveaux, tous les centres devraient gérer le produit. Dans de tels cas, cette colonne devraient être marquée avec un O. 4. Vérifiez si la fiche de stock est disponible, répondez O pour oui ou N pour non. 5. Vérifiez si la fiche de stock a été mise à jour au cours des 30 derniers jours, répondez O pour oui ou N pour non. Note : Si la fiche de stock a été mise à jour la dernière fois avec un solde de 0 et que le centre n’a pas reçu de réapprovisionnement, considérez que la fiche de stock est à jour. 6. Notez le solde sur la fiche de stock. 7. Notez si le centre a eu une rupture de stock pour un produit au cours des 6 derniers mois complets avant l’enquête, répondez O pour oui ou N pour non. 8. Notez le nombre de fois où le produit s’est trouvé en rupture de stock au cours des 6 derniers mois complets avant l’étude selon les fiches de stock, si disponibles, sinon demandez à un informant clé. Notez la source d’information. 9. Noter le nombre total de jours où le produit était en rupture de stock au cours des 6 derniers mois complets avant l’étude. 10. Notez la quantité de produits distribués aux utilisateurs ou en provenance du local de stockage au cours des 6 derniers mois complets avant l’enquête. Note : si la réponse à la colonne 4 est N, notez NA dans cette colonne. 11. Notez le nombre de mois représentés par les données saisies (peut-être mois de 6) ; notez les mois pour lesquels on a enregistré des données, quelles qu’elles soient, y compris 0. Note : si la réponse à la colonne 4 est N, notez NA dans cette colonne. 12. Notez la quantité de produits qui se trouvent dans le local de stockage. 13. Notez si le centre enregistre a une rupture de stock du produit le jour de la visite, selon l’inventaire physique, répondez O pour oui ou N pour non. 14. Notez la quantité de produits périmés. Comptez tous les produits périmés le jour de la visite. S’il existe des produits qui sont presque périmés (d’ici à une semaine), notez-le dans la section des commentaires. Note : Pour tout produit pour lequel on a noté une rupture de stock au cours des 6 derniers mois (y compris le jour de la visite), prière de noter les raisons (par produit). - — 88] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) Note : Pour tout produit pour lequel on a noté une rupture de stock au cours des 6 derniers mois -Mai-Octobre (y compris le jour de la visite), prière de noter les raisons (par produit). Géré dans ce centre (O/N) Fiche de Unités de comp tage Rupture stock Fiche de stock à jour ? (O/N) de stock disponi- Solde sur fiche de stock aujour- ble? Rupture de stock derniers 6 mois (O/N) d’hui ? (O/N) Produit (O/N) Quantité de produits périmés Nombre de ruptures de stock Inventaire physique Local de stockage Nombre de mois de données disponibles Total sorties (derniers 6 mois) Nombre total de jours 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Duofem/Pil plan/Lofem Cycle Ovrette Cycle Condom/ Protector Pièce Depo-Prov/ Confiance flacon Norplant Jeu Tcu 380 cuivre Pièce Conceptrol Comprimé Doxycycline, 100 mg Comprimé Ciproflox- acin, 500mg Comprimé Cefixime, 400 mg Comprimé Erythromy- cine, 500mg Comprimé - — Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [89 Produit Unités de comp tage Géré dans ce centre (O/N) Fiche de stock disponi- ble? (O/N) Fiche de stock à jour ? (O/N) Solde sur fiche de stock Rupture de stock derniers 6 mois (O/N) Nombre de ruptures de stock Nombre total de jours Total sorties (derniers 6 mois) Nombre de mois de données disponibles Inventaire physique Local de stockage Rupture de stock aujour- d’hui ? (O/N) Quantité de produits périmés Metronida- zole, 250mg Comprimé Metronida- zole Ovule Nystatine, 500,000 U.I. Ovule Ceftriazone, 50 mg Injectable Aureo- mycine, 1% Pom-made Commentaires : 90] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [91 TABLEAU 2 : Conditions de stockage Les articles 1–12 doivent être évalués pour tous les centres pour les produits qui sont prêts à être distribués aux clients. Cochez dans la colonne appropriée en fonction de l’inspection visuelle du local de stockage ; notez toute observation pertinente dans la colonne des commentaires. Pour obtenir un « oui, » tous les produits et cartons doivent répondre aux critères de chaque article. No. Description Non Oui Commentaires 01. Les produits prêts à être distribués sont disposés de telle manière que les étiquettes d’identification et les dates de péremption et/ou de fabrication sont visibles. 02. Les produits sont stockés et rangés permettant un comptage de premier-périmé, premier-sorti (PPPS) et une gestion générale. 03. Les cartons et les produits sont en bon état et ne sont pas endommagés. Si les cartons sont ouverts, les produits ne sont pas humides ou craquelés par suite de la chaleur ou du rayonnement (lumières fluorescentes dans le cas de condoms, cartons stockés verticalement pour le Depo-Provera®). 04. Le centre sépare toujours les produits endommagés et/ou périmés des bons produits et les supprime du stock. 05. Les produits sont protégés de la lumière directe du soleil à tout moment de la journée et en toute saison. 06. Les cartons et les produits sont protégés de l’eau et de l’humidité en toute saison. 07. La zone de stockage est exempte d’insectes et de rongeurs. (Vérifiez visuellement les traces de rongeurs et d’insectes dans la zone de stockage.) 08. La zone de stockage est sécurisée par un verrou et une clé, mais est accessible pendant les heures de travail normales, avec un accès limité au personnel autorisé. 09. Les produits sont stockés à la température adéquate en toute saison selon les spécifications de température du produit. 10. Le toit est maintenu en bon état pour éviter la pénétration de la lumière du soleil et de l’eau. 11. Le local de stockage est maintenu en bon état (propre, sans déchets, les étagères sont nettoyées et les boîtes correctement disposées). 12. L’espace et l’organisation sont suffisants pour les produits existants et pour une éventuelle expansion (par exemple, réception de produits attendus dans un avenir proche). Les normes supplémentaires ci-dessous peuvent être appliquées à toute installation suffisamment grande pour permettre l’empilement de plusieurs boîtes. 92] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) No. Description Non Oui Commentaires 13. Les produits sont rangés à 10 cm au moins au-dessus du sol. 14. Les produits sont rangés à 30 cm au moins des parois et des autres piles. 15. Les produits sont rangés sur une hauteur de 2,5 mètres maximum. 16. Le matériel de sécurité-incendie est disponible et accessible (tout article permettant de lutter contre le feu doit être pris en compte). 17. Les produits sont stockés séparément des insecticides et des produits chimiques. Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [93 Principes supplémentaires pour des questions spécifiques : Point 2 : Lorsque vous notez la bonne disposition des produits, tenez compte de la durée de vie de ces différents produits. Point 3 : Vérifiez les cartons pour voir s’ils ont été endommagés par suite d’une mauvaise manutention. Vérifiez les produits à l’intérieur de cartons ouverts ou endommagés pour vous assurer qu’ils ne sont ni humides, ni craquelés par suite de la chaleur ou du rayonnement (par exemple, du fait de lumières fluorescentes dans le cas des condoms), ni écrasés. Point 4 : Vérifiez que le centre supprime bien les produits endommagés ou périmés en respectant les procédures (qui peuvent varier d’un centre à un autre). Spécifiez si des procédures existent et décrivez-les. Point 7 : Il est important de vérifier que la zone de stockage ne présente aucune trace de rongeurs (déjections) ou d’insectes pouvant présenter un risque quelconque pour les produits. Point 8 : Ce point concerne un entrepôt fermé par un verrou ou un local fermé à clé à l’intérieur d’une clinique. Point 16 : Il n’est pas nécessaire que l’équipement de sécurité contre l’incendie réponde aux normes internationales en vigueur. Tenez compte de tout article identifié comme pouvant participer à la protection contre l’incendie (par exemple, seau d’eau, sable). Ne tenez pas compte des extincteurs d’incendie vide et/ou périmés comme équipement valable contre les incendies. 94] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) 1 Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [95 TABLEAU 3 : QUALITE DES DONNEES SIGL : STOCK DISPONIBLE AU MOMENT DU RAPPORT SIGL LE PLUS RECENT Colonne : 1. Liste de produits sélectionnés 2. Obtenez le rapport SIGL le plus récent montrant les produits choisis et inscrivez le stock disponible déterminé à partir du rapport SIGL dans la colonne 2. 3. Inscrivez la quantité de stock disponible à partir des registres/fiches de stock à compter de la date du rapport SIGL concerné. 4. Calculez, sous forme de pourcentage, la différence entre les quantités de stock disponible à partir du rapport SIGL (colonne 2) des quantités de stock disponible des registres/fiches de stock (à partir du moment du rapport SIGL [colonne 3], divisez ce chiffre par les quantités de stock disponible à partir du registre de stock [colonne 3] et multipliez par 100). 5. Notez les motifs de ces différences. 2 3 4 5 Stock disponible (au moment du rapport SIGL le plus récent) Méthode/marque/ produit % différence (col.2–col.3/col.2) *100 Motifs de la différence Duofem/Pil plan/Lofem Condom masculin Depo-Prov/ Confiance Doxycycline, 100 mg Ciprofloxacin, 500mg Metronidazole, 250mg Selon le rapport SIGL le plus récent Depuis le journal de stock ou les fiches de stock au moment du rapport SIGL 96] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) TABLEAU 4. DIFFERENCE, EN POURCENTAGE, ENTRE LA QUANTITE COMMANDEE ET LA QUANTITE REÇUE Colonne : 1. Liste des mêmes produits sélectionnés 2. Marquez la quantité commandée pendant la dernière période de commande pour laquelle les produits devraient avoir été reçus (c'est-à-dire n’incluez pas les commandes ouvertes dont la date de réception prévue n’est pas encore arrivée). 3. Marquez la date de passation de la commande. 4. Marquez la quantité reçue lors de la dernière commande. 5. Marquez la date de réception de la commande. Méthode/marque/ produit Quantité commandée pour la dernière période de commande Date de passation de la commande Quantité reçue lors de la dernière commande/acquisition Date de réception de la commande 1 2 3 4 5 Duofem/Pilplan/Lofem Condom masculin Depo-Prov/ Confiance Doxycycline, 100 mg Ciprofloxacin, 500mg Metronidazole, 250mg Commentaires : Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) [97 Demandez à la personne interrogée si elle a des questions à vous poser. Commentaires ou observations générales, notamment les points forts, les points faibles et/ou les suggestions d’amélioration concernant la gestion des produits : Points forts— 1. 2. 3. Points faibles— 1. 2. 3. Suggestions d’amélioration— 1. 2. 3. Remerciez les personnes avec lesquelles vous avez discuté. Rappelez-leur qu’elles ont largement contribué à la réalisation des objectifs du programme et assurez-leur que les résultats seront utilisés pour mettre en œuvre des améliorations en matière de performance du système logistique. Notes/Commentaires : 98] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) Pour plus de renseignements, consulter le site web: www.deliver.jsi.com 2] Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL) DELIVER John Snow, Inc. 1616 North Ft. Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Tel: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 www.deliver.jsi.com

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