The Logistics Handbook- A Practical Guide for Supply Chain Managers in Family Planning and Health Programs - Spanish

Publication date: 2011

Manual de logística Guía práctica para la gerencia de cadenas de suministros de productos de salud 2011 La presente publicación fue revisada por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. Fue preparada por USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1. Manual de logística Guía práctica para la gerencia de cadenas de suministros de productos de salud Los puntos de vista expresados por los autores en la presente publicación no representan necesariamente los puntos de vista de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional o el gobierno de los Estados Unidos. USAID | PROYECTO DELIVER USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1 es financiada por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) bajo el contrato no. GPO-I-01-06-00007-00 a partir del 29 de septiembre de 2006. La Orden de Trabajo 1 es implementada por John Snow, Inc. (JSI), en colaboración con PATH; Crown Agents Consultancy, Inc.; Abt Associates; Fuel Logistics Group (Pty) Ltd.; UPS Supply Chain Solutions; Family Health International; The Manoff Group; y 3i Infotech. El proyecto mejora las cadenas de abastecimiento de los productos e insumos esenciales de salud a través del fortalecimiento de los sistemas de información para la administración logística, el alineamiento de los sistemas de distribución, la identificación de recursos financieros para adquisiciones y para el funcionamiento de la cadena de abastecimiento; y el mejoramiento de los pronósticos y la planificación de adquisiciones. El proyecto también alienta a legisladores y donantes a que apoyen la logística como factor crítico del éxito general de sus mandatos en el área de salud. Cita recomendada USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1. 2011. Manual de logística: Guía práctica para la gerencia de cadenas de suministros de productos de salud. Arlington, Va.: USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1. Segunda edición (Primera edición: 1998) Resumen El Manual de logística: Guía práctica para la gerencia de cadenas de suministros de productos de salud brinda una orientación práctica en la administración de la cadena de suministros con un enfoque en los productos de salud. El presente manual resultará particularmente útil para los gerentes de programas que diseñan, administran y evalúan sistemas logísticos para programas de la salud. Igualmente, les será muy útil a los diseñadores de políticas, a los actores clave de sistemas y a cualquier persona que trabaja en logística porque el contenido sirve de perspectiva general del sistema y de referencia en su conjunto. El lector encontrará definiciones y explicaciones claras de los términos y conceptos clave puesto que el documento incluye información detallada en cuanto al diseño y la implementación de sistemas de información para la administración logística y de sistemas de control de inventarios. Comprende también una perspectiva general sobre cuantificación, procesos de adquisición, así como sobre almacenamiento, transporte y selección de productos. Agradecimientos USAID | PROYECTO DELIVER quiere expresar su agradecimiento a las numerosas personas que trabajaron y participaron en la preparación del Manual de logística: Guía práctica para la gerencia de suministros de productos de salud. El manual original se basó en el curso principal de logística impartido por el personal de USAID | PROYECTO DELIVER (en aquel entonces el personal del Proyecto de Administración Logística de Planificación Familiar). En 1992, Barbara Felling y Walter Proper desarrollaron el curso y lo ofrecieron por primera vez a profesionales de logística fuera del proyecto. El equipo de mejoramiento del desempeño del proyecto prosiguió con el desarrollo del curso, llegando así a varias versiones y materiales complementarios. Barry Chovitz, capacitador y desarrollador de cursos desde 1992, decidió desarrollar el manual en 1998 a fin de incrementar el número de participantes al curso; así, se enfocó en transformar el amplio currículo de formación en un libro de referencia. Barbara Felling actualizó el manual en 2004 para incluir los nuevos conocimientos del proyecto. En 2010, un equipo de asesores técnicos y personal de USAID | PROYECTO DELIVER solicitó aportes de todos los equipos técnicos a fin de realizar la más importante revisión y actualización del manual desde su publicación original en 1998. Los principales colaboradores incluyen a Claudia Allers, Dana Aronovich, Jaya Chimnani, Todd Dickens, Paul Dowling, Barbara Felling, Carolyn Hart, Alexis Heaton, Rich Owens, Leslie Patykewich, Gregory Roche, Eric Takang y Edward Wilson. El equipo encargado de las revisiones incluye a Lilia Gerberg, Kelly Hamblin, Erin Hasselberg, Naomi Printz y Ashley Smith. Gus Osorio estuvo a cargo del diseño y de la diagramación. Pat Shawkey fue la editora. El manual está basado en una gran variedad de conocimiento e información procedentes del personal desde el inicio del proyecto. Imagen de cubierta: Durante la temporada de lluvias, un carro de bueyes es la única manera fiable de transportar productos de la salud a través de llanuras inundadas hacia centros de salud rurales en la provincia occidental de Zambia. (USAID | PROYECTO DELIVER 2010). USAID | PROYECTO DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 16th Floor Arlington, VA 22209 - EE.UU. Teléfono: 1-703-528-7474 Fax: 1-703-528-7480 Correo electrónico: askdeliver@jsi.com Internet: deliver.jsi.com Contenido Siglas .vii Prefacio .ix ¿Cómo utilizar el presente manual? .ix 1• Introducción a la logística .1 Objetivos .1 1.1 ¿Qué es la logística? .1 1.2 ¿Por qué es importante la logística? .2 1.3 El sistema logístico .3 1.4 El ciclo logístico: organización de las actividades del sistema logístico .5 1.5 Términos clave de la logística .9 1.6 Más términos logísticos . 11 Resumen del capítulo . 16 2 • Sistemas de información para la administración logística .17 Objetivos . 17 2.1 Sistemas de información para la administración logística . 18 2.2 Datos esenciales para la toma de decisiones . 18 2.3 Tres tipos de registros logísticos . 19 2.4 Sistemas de información y consolidación de datos . 33 2.5 El uso de un SIAL para la toma de decisiones . 41 Resumen del capítulo . 42 3 • Evaluación de los Niveles de Existencias .43 Objetivos . 43 3.1 Evaluación de niveles de existencias . 43 3.2 Cómo evaluar los niveles de existencias . 44 3.3 Cuándo evaluar los niveles de existencias . 46 3.4 Evaluación del nivel de existencias en cualquier nivel del sistema . 46 Resumen del capítulo . 53 4 • Sistemas de control de inventarios máximos y mínimos .55 Objetivos . 55 4.1 El propósito de un sistema de control de inventarios . 55 4.2 Términos clave en el control de inventarios . 56 4.3 Tres tipos de sistemas de control de inventarios máximos y mínimos . 57 4.4 Cómo calcular la cantidad a pedir o a distribuir . 57 4.5 Cómo determinar el momento en que se tiene que hacer un pedido o una distribución . 58 4.6 Cómo establecer los niveles máximos y mínimos . 64 4.7 Dos desafíos de diseño para los sistemas de control de inventarios . 69 4.8 Selección de un sistema máximo-mínimo apropiado . 71 Resumen del capítulo . 75 5 • Selección de productos .77 Objetivos . 77 5.1 El propósito de la selección de productos . 77 5.2 Lista nacional de medicamentos esenciales . 78 5.3 Registración de los productos farmacéuticos . 79 5.4 Guías de tratamiento estándar . 80 5.5 Requisitos de los donantes . 81 5.6 Estandarización de los suministros y equipos de laboratorio . 81 Resumen del capítulo . 83 iv MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD 6 • Cuantificación de insumos de salud .85 Objetivos . 85 6.1 Importancia de la cuantificación . 86 6.2 Pasos clave en la cuantificación . 86 6.3 Utilización de los resultados de la cuantificación . 95 6.4 Revisión y actualización de la cuantificación . 96 Resumen de capítulo . 98 7 • Adquisición de insumos de salud .99 Objetivos . 99 7.1 Por qué son importantes las adquisiciones en la cadena de suministros . 99 7.2 El proceso de adquisición .101 7.3 Los retos clave en el proceso de adquisición .108 Resumen de capítulo .111 8 • Almacenamiento y distribución .113 Objetivos .113 8.1 Almacenamiento .114 8.2 Inspección visual .118 8.3 Requerimientos del espacio de almacenamiento .120 8.4 Conteo de inventario físico .122 8.5 Manejo de los desechos biomédicos .123 Resumen de capítulo .126 9 • Monitoreo y evaluación de las cadenas de suministros .129 Objetivos .129 9.1 Conceptos básico de monitoreo y evaluación .129 9.2 El desarrollo de un plan de M&E .132 9.3 Indicadores para el M&E de las cadenas de suministros .135 9.4 Metodologías de recopilación de datos .137 9.5 Herramientas de recopilación de datos .139 9.6 Retroalimentación y resultados .141 Resumen de capítulo .142 10 • Diseño del sistema logístico .143 Objetivos .143 10.1 Proceso del diseño de un sistema logístico .143 10.2 Los elementos del diseño del sistema .148 10.3 Otras consideraciones para el diseño .152 Resumen de capítulo .156 Recursos .157 Referencias .159 Figuras Figura 1-1: Correlación entre la tasa de prevalencia anticonceptiva y la disponibilidad de los insumos .3 Figura 1-2: El ciclo logístico .5 Figura 1-3: Sistema de distribución de insumos típico del sector público de un país determinado . 10 Figura 2-1: El ciclo logístico . 17 Figura 2-2: Tarjeta de control de estiba . 21 Figura 2-3: Tarjeta de control de existencias . 22 Figura 2-4: Libro mayor de existencias (cubierta, contenido, página de productos) . 23 Figura 2-5: Comprobante de despacho y recepción . 25 Figura 2-6: Circulación de los comprobantes de despacho y recepción . 26 Figura 2-7: Comprobante de solicitud, despacho y recepción . 27 v Figura 2-8: Circulación de los comprobantes de solicitud, despacho y recepción . 28 Figura 2-9: Registro diario de actividades . 30 Figura 2-10: Registro del uso diario . 31 Figura 2-11: Hoja de llenado . 32 Figura 2-12: Ejemplo de sistema de información logística: Programa nacional de vacunación . 34 Figura 2-13: Reporte y requisción mensual de ARVs (ultima hoja de un formulario de 4 hojas) . 37 Figura 2-14: Reporte de retroalimentación . 40 Figura 2-15: Proceso de toma de decisiones . 41 Figura 3-1: Evaluación del nivel de existencias . 49 Figura 4-1: Indicador de gasolina . 56 Figura 4-2: Lapsos de reabastecimiento . 64 Figura 5-1: El ciclo logístico . 77 Figura 6-1: El ciclo logístico . 85 Figura 6-2: Pasos en el ejercicio de cuantificación . 86 Figura 7-1: El ciclo logístico . 99 Figura 8-1: El ciclo logístico .113 Figura 8-2: Caja para punzocortantes .123 Figura 9-1: Ciclo de programa para el mejoramiento de los sistemas de la cadena de suministros .130 Figura 9-2: Relaciones que existen entre metas, objetivos, intervenciones e indicadores .135 Figura 10-1: Proceso del diseño de un sistema logístico .143 Cuadros Cuadro 1-1: Ventajas y desventajas de los sistemas de asignación y requisición . 12 Cuadro 2-1: Tres datos logísticos esenciales . 19 Cuadro 4-1: Muestra de niveles máximos y mínimos . 69 Cuadro 4-2: Factores de selección de un sistema de control de inventarios máximos y mínimos . 73 Cuadro 6-1: Proceso de preparación . 87 Cuadro 6-2: Proceso de estimación . 88 Cuadro 6-3: Tipos y fuentes de datos para la estimación sobre el consumo de los productos . 89 Cuadro 6-4: Análisis de calidad de datos para la cuantificación de medicamentos ARV en Tanzania . 90 Cuadro 6-5: Conversión de datos en cantidades de productos. 91 Cuadro 6-6: Proceso de planificación de insumos . 93 Cuadro 6-7: Datos necesarios para la planificación de insumos . 93 Cuadro 7-1: El proceso de adquisición de productos (PATH 2009) .102 Cuadro 8-1: Pautas para el almacenamiento .116 Cuadro 8-2: Problemas comunes de calidad de los productos .119 Cuadro 8-3: Cómo calcular la superficie de planta .121 Cuadro 9-1: Hoja de ejercicio sobre el plan de trabajo de M&E .133 Cuadro 9-2: Planilla del plan de trabajo de M & E .134 Cuadro 10-1: Resumen de las implicaciones del diseño de sistema .155 vi MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Siglas ABC abstinencia, fidelidad, uso de preservativos ACM almacén central de medicamentos ALu artemetero/lumefantrina (medicamento antipalúdico) ANRM autoridad nacional regulatoria de medicamentos APP años protección pareja ARV antiretroviral ATLAS (por sus siglas en inglés) herramienta de evaluación para los servicios de laboratorio CDR comprobante de despacho y recepción CMS Central Medical Stores CPGCS Consejo de Profesionales de la Gerencia de la Cadena de Suministros CPM consumo promedio mensual CSDR comprobante de solicitud, despacho y recepción DAISR disponibilidad asegurada de insumos de salud reproductiva DBM desechos biomédicos DCA distribuidor o distribución comunitario/a de anticonceptivos DIU dispositivo intrauterino DTTU sistema de camión propio de reparto EDS Encuesta Demográfica y de Salud FDA Administración de Fármacos y Alimentos de los Estados Unidos FPLM Proyecto de administración logística de planificación familiar FPTWG Grupo técnico de trabajo sobre la planificación familiar GFATM Fondo Mundial de Lucha Contra el SIDA, la Tuberculosis y la Malaria GSMF fundación de mercadeo social de Ghana GTE guías de tratamiento estándar IEC Información, educación y comunicación IPPF International Planned Parenthood Federation ISO organización de estándares internacionales ITS infecciones de transmisión sexual JSI Corporación John Snow LIAT Herramienta de evaluación de indicadores logísticos LME lista de medicamentos esenciales LSAT herramienta de evaluación del sistema logístico MEF mujeres en edad fértil M&E monitoreo y evaluación viii MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD MS Ministerio de Salud ONG organización no gubernamental OECO Organización de Estados del Caribe Oriental OJT capacitación en servicio ORS sales de rehidratación oral OMS Organización Mundial de la Salud OPS Organización Panamericana de la Salud PAI programa ampliado de inmunizaciones PEPE primeros en expirar, primeros en entregar PES punto de entrega de servicios PIPE primeros en ingresar, primeros en entregar PPD base de datos de proyectos en población, salud y nutrición PPE punto de pedido de emergencia PTMAH prevención de la transmisión madre a hijo RDA registro diario de actividades SAF(/OECO) Servicio de Adquisición Farmacéutica (de la OECO) SIAL sistema de información para la administración logística SIDA síndrome de inmuno-deficiencia adquirida SIG sistema de información geográfica SIGS sistema de información gerencial en salud SMART específico, medible, apropiado, realista y determinado en el tiempo SPARHCS vía estratégica a la disponibilidad asegurada de insumos de salud reproductiva TAR terapia anti-retroviral TMS transport management system TB tuberculosis TGF tasa global de fecundidad TPA tasa de prevalencia anticonceptiva UCI unidad de control de inventario UNFPA United Nations Population Fund USAID Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional USR unidad de salud rural VEN Vital, esencial, necesario VPP Adquisiciones conjuntas voluntarias (del Fondo Mundial) VIH virus de la inmunodeficiencia humana Prefacio El Manual de logística: Guía práctica para la gerencia de cadenas de suministros de salud constituye un recurso valioso para cualquier persona que administra insumos de salud, desde los diseñadores de políticas y los administradores de programas hasta los proveedores de servicios, los bodegueros, los proveedores de asistencia técnica, el público y los socios (tanto del sector público como del sector privado). Los temas técnicos se aplican a la gestión de una variedad de productos de la salud, incluyendo medicamentos esenciales, medicamentos antiretrovirales, vacunas, anticonceptivos, medicamentos antipalúdicos, pruebas de diagnóstico rápido de malaria y VIH, medicamentos para la tuberculosis (TB) y otros. Muchos de los conceptos descritos en el presente manual serán relevantes para quienes están a cargo de mejorar, revisar, diseñar y manejar un sistema logístico, ya sea en parte o en su totalidad; esto incluye el diseño de formularios de recolección de datos y sistemas de control de inventarios. El documento describe también cómo evaluar el funcionamiento de un sistema logístico integrado y cómo supervisar y mejorar constantemente un sistema. El presente manual constituye el punto de partida para quienes tienen interés en aprender sobre y entender los principios y conceptos clave de la gerencia de cadenas de suministros de salud. ¿Cómo utilizar el presente manual? Los gerentes de las cadenas de suministro y demás personas aprenderán una amplia variedad de prácticas y principios logísticos. La lista de objetivos que se encuentra al principio de cada capítulo ayudará al lector a seleccionar los capítulos que le resulten de especial interés. Al leer sólo la parte de texto principal, el lector podrá aprender los principios básicos de la gestión logística. El manual destaca detalladamente cada función del ciclo logístico y describe otros principios necesarios del sistema logístico, incluyendo la evaluación del nivel de abastecimiento, el control de los inventarios y el diseño del sistema. Para facilitar la comprensión del material, véase los recuadros de texto seleccionados que proveen explicaciones o ejemplos más detallados. A lo largo del manual se pueden encontrar los siguientes tipos de recuadros: Ejemplos concretos de gestión de la cadena de suministro en acción adentro de países específicos Recuadros que presentan situaciones concretas y proveen respuestas a preguntas frecuentes Innovaciones, avances y tecnología recientes en la gerencia de cadenas de suministro de productos de la salud Enlaces y referencias a otros recursos y herramientas, así como a otras publicaciones de USAID | PROYECTO DELIVER Ejemplos para ilustrar que los conceptos generales de la cadena de suministro se aplican diferentemente según los diferentes tipos de insumos de la salud. Véase como referencia rápida el resumen al final de cada capítulo que repasa los objetivos del capítulo. x MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD 1• Introducción a la logística Objetivos En este capítulo el lector aprenderá lo siguiente: • una definición de lo que es la logística • la razón por la cual la logística es tan importante en todos los programas de salud • el propósito de un sistema logístico • los diferentes componentes de un sistema logístico y su funcionamiento en conjunto • las dfeiniciones de términos clave de logística 1.1 ¿Qué es la logística? Con el tiempo, la profesión de gerente de la cadena de suministro ha evolucionado para adaptarse a las necesidades cambiantes de la cadena de suministro a nivel mundial. Según el Consejo de Profesionales de la Gerencia de la Cadena de Suministro (CPGCS): “La gerencia de la cadena de suministro abarca la planificación y la administración de todas las actividades involucradas en el financiamiento y en las adquisiciones… y todas las actividades de administración logística. En gran medida, incluye también la coordinación y la colaboración con los socios del sistema; éstos pueden ser proveedores, intermediarios, proveedores terceristas y clientes. En esencia, la gerencia de la cadena de suministro integra la gerencia de la oferta y la demanda adentro y a través de las compañías.” El CPGCS define también la logística como: “[La] parte de la gerencia de la cadena de suministro que planifica, implementa y controla los flujos de distribución –ya sea hacia el cliente o hacia el proveedor- para que sean eficientes y eficaces, así como el almacenamiento de productos, los servicios y la información relacionada entre el punto de partida y el punto de consumo, todo esto a fin de responder a las exigencias de los clientes. La gerencia logística cumple con una función integrada que coordina y optimiza todas las actividades logísticas, y que también integra las actividades logísticas en otras funciones, como es el caso del mercadeo, las ventas, la fabricación, las finanzas y la tecnología de la información.” (CPGCS 2011) Dicho de otra manera, se puede considerar que las actividades logísticas son el componente operativo de la gerencia de la cadena de suministro; este componente incluye la cuantificación, la adquisición, la administración de los inventarios, el transporte y la gestión del flete, así como la recolección de datos y el reporte de la información. La gerencia de la cadena de suministro incluye las actividades logísticas más la coordinación y la colaboración del personal, de los niveles adentro del sistema y las funciones. La cadena de suministro incluye los fabricantes a nivel mundial y las dinámicas de la oferta y la demanda, aunque la logística tienda a enfocarse más en tareas específicas adentro de un sistema de programa de salud. El presente manual se enfoca en actividades logísticas específicas emprendidas en un contexto de modelo integrado de cadena de suministro. Este modelo promueve una colaboración y unos enlaces continuos entre las actividades, los niveles del sistema y las personas responsables de administrar la cadena de suministros. Nótese que se utiliza indistintamente los términos logística y cadena de suministro a lo largo del manual. 2 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD 1.2 ¿Por qué es importante la logística? En el pasado, la logística se consideraba como una actividad de custodia. Los bodegueros tenían la custodia de insumos almacenados en despensas pequeñas y en almacenes grandes. Por consiguiente, la ciencia (y el arte) de la logística, al igual que las personas que hacían funcionar el sistema logístico de los productos de salud, no eran considerados como parte importante de la planificación familiar, de VIH y SIDA o de programas de vacunación, para nombrar algunos solamente. Afortunadamente, con el paso del tiempo, más y más gerentes de programas han llegado a reconocer la importancia de la logística en el éxito de un programa. El objetivo de un sistema de logística en el área de la salud va más allá de simplemente asegurarse que un producto llegue a donde tiene que ir. En última instancia, la meta de cualquier sistema logístico de salud pública es ayudar a que cualquier cliente tenga una disponibilidad asegurada de insumos. La disponibilidad asegurada de insumos existe siempre y cuando cada persona puede obtener y utilizar suministros esenciales de salud cuando los necesite. Una cadena de suministro que funciona como debería constituye un elemento fundamental para llegar a la disponibilidad asegurada de insumos; cabe precisar que elementos como el financiamiento, las políticas y el compromiso son igualmente necesarios. Una cadena de suministro eficiente ayuda a llegar a la disponibilidad asegurada de insumos y, también, ayuda a determinar el éxito o el fracaso de cualquier programa de salud pública. Tanto en el sector comercial como en el sector público, los diseñadores de políticas se enfocan cada día más en la mejora de las cadenas de suministro porque saben muy bien que el mejoramiento a nivel logístico trae consigo beneficios importantes y cuantificables. Una cadena de suministro que funciona bien trae beneficios muy importantes para los programas de salud pública porque: • incrementa el impacto del programa • mejora la calidad del cuidado • aumenta la eficacia y la eficiencia de los costos. La logística incrementa el impacto del programa Si un sistema logístico provee un abastecimiento de insumos de manera fiable, es probable que más gente recurra a los servicios de salud. Los clientes tienen más confianza en el programa de salud cuando disponen de un constante abastecimiento de productos puesto que este hecho les motiva a buscar y utilizar los servicios. La figura 1-1 muestra el impacto de una disponibilidad mejorada de insumos. Nótese que a medida que la disponibilidad de una variedad de métodos anticonceptivos mejora, al mismo tiempo aumenta la tasa de prevalencia anticonceptiva (TPA). Cuando existe la posibilidad de elección de métodos anticonceptivos en los centros de salud, más mujeres recurren a anticonceptivos. Cuando más mujeres utilizan un método anticonceptivo, mayor es el impacto en varios indicadores clave de la salud pública: la mortalidad materna, la mortalidad infantil y las tasas totales de fertilidad disminuyen. La logística es importante. La logística mejora la calidad de la atención Los programas de salud bien abastecidos pueden proveer un servicio superior, mientras que los programas mal abastecidos no lo pueden hacer. De la misma manera, los trabajadores de la salud que disponen de buenos abastecimientos pueden utilizar sus conocimientos y su pericia por completo y mejorar directamente la calidad del servicio a los usuarios. Dichos usuarios no son los únicos en sacar beneficio de un abastecimiento constante de insumos. Un sistema logístico eficiente ayuda a proveer insumos apropiados a los proveedores de salud, lo que incrementa su satisfacción profesional, su motivación y su ánimo. Es más probable que un personal motivado provea un servicio de calidad superior. La logística es importante. La logística aumenta la eficacia y la eficiencia de los costos Una cadena de suministro eficiente contribuye al mejoramiento de la eficacia de los costos en todas las áreas de un programa. De igual forma, puede extender los recursos limitados. El fortalecimiento y el mantenimiento de un sistema logístico tiene tres ventajas: (1) reduce las pérdidas debidas a sobreabastecimiento, desechos, vencimientos, daños, hurto e ineficiencia; (2) protege las inversiones de otros grandes proyectos; y (3) maximiza el potencial de recuperación de costos. La logística es importante. Los programas de salud no pueden ser exitosos a menos de que la cadena de suministro abastezca a sus usuarios de insumos de salud de manera fiable y continua. ¡Sin productos, no hay programa! 1• INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA 3 Figura 1-1: Correlación entre la tasa de prevalencia anticonceptiva y la disponibilidad de los insumos Fuente: DELIVER 2007 ¡La logística le debería de importar! La logística le es probablemente importante, así como a cualquier persona que lea el presente manual y a cualquier persona que trabaje en gerencia, apoyo y mejoramiento de sistemas logísticos de salud pública. Si queremos asegurar que los sistemas logísticos de insumos de salud del sector público continúen la disponibilidad asegurada de insumos y aumentando el impacto sobre los programas, la calidad de los cuidados y la eficiencia de los costos, tenemos que convencer a los diseñadores de políticas y tomadores de decisiones que las contribuciones a un fortalecimiento de los sistemas de logística resultarán en un mejoramiento general de la eficiencia de los programas. 1.3 El sistema logístico Durante la vida, uno se encuentra con cientos de sistemas logísticos, ya sea en restaurantes, tiendas, almacenes y muchos más lugares. Pese a que este manual describe sistemas logísticos de programas de salud, si uno entiende un ejemplo sencillo de un sistema logístico orientado a otra área, se podrá comprender prácticamente cualquier sistema logístico del ámbito de la salud. Un ejemplo de sistema logístico sencillo es un restaurante. • La cocina es un lugar de almacenamiento: los alimentos se almacenan allí hasta que se sirvan al cliente. • Los camareros proveen el transporte: llevan los alimentos de la cocina al cliente. • Las mesas son los puntos de entrega del servicio, o sea donde los clientes se sientan para pedir sus platos y comer. Para los clientes, un restaurante no es un sistema logístico; es un lugar para comer. Probablemente usted nunca consideró antes a un restaurante como un sistema logístico. Pero aún así, sus expectativas de un restaurante están directamente relacionadas con la logística. 4 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD ¿Qué espera usted de un restaurante cuando sale a comer? Posiblemente espera que— • el restaurante sea atractivo y agradable • el personal de atención ofrezca un excelente servicio a sus clientes • el restaurante disponga de la comida que usted pide • la comida se sirva rápido • se entregue a su mesa el pedido correcto • la calidad de la comida sea aceptable • la cantidad de comida sea aceptable • el costo de la comida corresponda a lo que vale. Tales expectativas de un cliente definen el propósito de un sistema logístico: se trata de garantizar que los productos correctos, en cantidades correctas y en la condición correcta sean entregados en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto. En logística, estos “correctos” se llaman los seis “correctos”. Estos seis “correctos” se aplican siempre sin importar si el sistema abastece refrescos, vehículos o bolígrafos, o si administra anticonceptivos, medicamentos esenciales u otros suministros. Los seis “correctos” de la logística Los productos CORRECTOS en cantidades CORRECTAS en condición CORRECTA entregados. en el lugar CORRECTO en el momento CORRECTO al costo CORRECTO. ¿Cuál es el costo “correcto” de insumos donados? En muchos programas de salud los productos de salud proceden de donaciones por parte de socios u organizaciones caritativas internacionales que implementan los programas. Ahora bien, si se dona un artículo, ¿se aplica el sexto correcto, o sea “al costo correcto”? Sí. Aun cuando se done el producto, el programa puede ser el responsable de hacerse cargo de los otros costos de los sistemas logísticos; se puede tratar de costos de aduana, almacenamiento y transporte de los productos, así como de recolección de datos y reportes en cuanto a cómo se usan los productos. 1• INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA 5 1.4 El ciclo logístico: organización de las actividades del sistema logístico La gestión logística comprende una serie de actividades que sustentan los seis “correctos”. Con los años, los técnicos en logística han desarrollado un modelo que ilustra la relación que existe entre las actividades adentro de un sistema logístico. Lo denominaron el ciclo logístico (véase figura 1-2). Figura 1-2: El ciclo logístico Co ntr ol d e ca lidad Cont rol de cal ida d Control de calidad Control de calidad Selección de productos Servicio al usuario Control de inventarios, almacenamiento y distribución SIAL Monitoreo del sistema de distribución: organización y personal, presupuesto, supervisión, evaluación Cuanti cación y adquisiciones Política Adaptabilidad Lo primero que se puede notar es que el ciclo es circular, lo que muestra la índole cíclica o repetitiva de varios elementos en el ciclo. Cada actividad, ya sea el servicio a los usuarios, la selección de productos, la cuantificación y las adquisiciones, así como el control de inventarios, depende de y se ve afectada por las demás actividades. Por ejemplo, la selección de productos se basa en el servicio a los usuarios. ¿Qué pasaría si, por alguna razón médica, se selecciona un producto que no está aprobado o registrado para el uso en el programa de un determinado país? Se tendría que revisar la decisión y encargar un producto que esté aprobado y registrado para el uso. A su turno, esta decisión afectaría las adquisiciones y el almacenamiento, otras dos actividades del ciclo logístico. Las actividades que se encuentran en el centro del ciclo logístico representan las funciones de apoyo a la gerencia, o sea las que informan e impactan los demás elementos alrededor del ciclo logístico. En las siguientes secciones, se examinarán brevemente todos los elementos del ciclo logístico. Estos incluyen: • las principales actividades del ciclo • el corazón del ciclo logístico • el control de calidad de las actividades • el entorno logístico: políticas y adaptabilidad del sistema 6 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Actividades principales del ciclo logístico Repasemos brevemente las principales actividades del ciclo logístico: Servicio al usuario. Cada persona que trabaja en logística debe recordar que selecciona, compra, almacena o distribuye productos para satisfacer las necesidades del usuario. Los bodegueros no almacenan medicamentos por el mero hecho de almacenarlos; más bien lo hacen para asegurar la disponibilidad de insumos para cada usuario y, así, puedan acceder a los insumos de salud cuando sea que los necesiten. Además de satisfacer las necesidades del usuario al final del sistema, o sea el cliente que necesita servicios de salud, cada persona que participa en el sistema satisface también necesidades de clientes más inmediatos. Los bodegueros proveen un servicio al cliente cada vez que expiden medicamentos a centros de salud, igual como los almacenes centrales proveen un servicio al cliente cuando despachan insumos al distrito. El sistema logístico garantiza el servicio al cliente al cumplir con los seis “correctos”. Cada una de las actividades del ciclo logístico, por tanto, contribuye a brindar un excelente servicio al usuario y a garantizar la disponibilidad asegurada de insumos. Selección de los productos. En cualquier sistema logístico de salud, los programas de salud tienen que seleccionar productos. En un sistema logístico de salud, la selección de productos puede estar a cargo de un comité nacional terapéutico, un colegio de farmacéuticos, un consejo de médicos u otro organismo designado por el gobierno. La mayoría de los países han elaborado listas de medicamentos esenciales y han tomado como modelo la lista de la Organización Mundial de la Salud (OMS). Los productos seleccionados para el uso tendrán un impacto sobre el sistema logístico, así que se tienen que tomar en cuenta los requerimientos logísticos a la hora de seleccionar productos. Cuantificación. Después de la selección de los productos, se tiene que determinar la cantidad necesaria y el costo de cada producto. La cuantificación es el proceso de estimación de la cantidad y el costo de los productos necesarios para un programa (o servicio) específico de la salud; este proceso implica también la determinación de cuándo conviene comprar y distribuir los productos a fin de asegurar un abastecimiento continuo para el mismo programa. Véase la lista de lectura sugerida que figura al final del presente manual para referencias complementarias en cuanto a la cuantificación de insumos de la salud. Adquisiciones. Una vez que se ha desarrollado un plan de insumos como parte del proceso de cuantificación, se tienen que adquirir ciertas cantidades de productos. Los programas o sistemas de salud pueden conseguir sus insumos por medio de abastecedores a nivel local, regional o internacional, o pueden recurrir a agentes de compras para cumplir con esta actividad logística. De cualquier manera, el proceso de adquisiciones debería seguir un conjunto de pasos específicos para asegurar un proceso abierto y transparente que sostenga los seis “correctos”. Control de inventarios: almacenamiento y distribución. Una vez que el programa o sistema de salud ha comprado y recibido un artículo, éste se tiene que transportar hacia el nivel de prestación de servicio donde el usuariorecibirá los productos. Durante este proceso, los productos se tienen que almacenar hasta que sean enviadosal siguiente nivel o hasta que el cliente los necesite. Casi todas las empresas almacenan parte de sus existencias para prever futuras necesidades de los clientes. El corazón del sistema logístico La información es el motor que impulsa el ciclo logístico. Sin información, el sistema logístico no funcionaría bien. Sistemas de información para la administración logística Al principio del ciclo, los gerentes recopilan información sobre cada actividad del sistema y la analizan para tomar decisiones y para coordinar acciones futuras. Así, por ejemplo, la información sobre el consumo de un producto y los niveles de existencias debe recopilarse para garantizar que los gerentes sepan cuánto más de un determinado producto deben adquirir. Los profesionales en logística incorporaron el término logística a sistema de información para administración (SIA) para formar la expresión sistema de información para la administración logística (SIAL). Los técnicos en logística quieren aclarar que la recopilación de datos para la gerencia de un sistema logístico es una actividad diferente a la recopilación de datos para otros sistemas de información, inclusive los sistemas de información gerencial de la salud (SIGS). Un SIAL recopila datos sobre los insumos; esta información se utiliza generalmente para actividades tales como el rellenar formularios rutinarios de pedidos de insumos para centros de salud. Un SIGS recopila información sobre el número total de pacientes examinados o diagnosticados; los datos procedentes de un SIGS no se utilizan tan frecuentemente como los datos que proceden de un SIAL (anualmente, por ejemplo) y se utilizan para diferentes propósitos (para evaluar los impactos de un programa, por ejemplo). Los profesionales en logística hacen hincapié en el uso de datos logísticos para tomar decisiones sobre actividades adentro del ciclo logístico. 1• INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA 7 Otras actividades en el centro del ciclo logístico Existen otras actividades que impulsan o apoyan al ciclo logístico y conforman la parte central de un sistema logístico que funciona bien. Incluyen lo siguiente: Organización y personal. Un sistema logístico funciona únicamente si dispone de personal eficiente y capacitado para monitorear los niveles de existencias, hacer pedidos y proveer los productos a los clientes. Los programas de salud asignan recursos apropiados al personal (como, por ejemplo, una autoridad supervisora y un conocimiento técnico) a fin de realizar las actividades logísticas. De hecho, ciertos países han establecido unidades nacionales de gerencia de logística que analizan datos logísticos y proporcionan retroalimentación en todo el sistema. Por lo tanto, la organización y el personal constituyen partes importantes del ciclo. El personal logístico debe dar prioridad a los seis “correctos” para que el sistema logístico funcione correctamente. Presupuesto. La asignación y la administración de fondos afectan directamente todas las partes de un ciclo logístico, desde las cantidades de productos que se pueden adquirir, el espacio disponible para almacenamiento, el número de vehículos que se pueden mantener, hasta el número de empleados que trabajan en el área logística. La movilización de recursos y la obtención de financiamiento para insumos de la salud y para actividades logísticas es de suma importancia si se quiere asegurar la disponibilidad de los productos y la eficiencia de un sistema logístico. Para poder determinar los recursos necesarios para una ampliación, los gerentes de cadenas de suministro tienen que empezar por evaluar los costos anticipados en los diferentes niveles del sistema logístico. A la hora de determinar los costos de la cadena de suministro, deberían de tomar en cuenta el costo del almacenamiento, del transporte y de la administración; de la misma manera, deberían determinar qué parte de estos costos van a ser cubiertos por cada grupo involucrado (por ejemplo, el Ministerio de Salud, los donantes, las organizaciones no-gubernamentales [ONG], etc.). Supervisión. La supervisión del personal que trabaja en un sistema logístico permite un funcionamiento sin problemas y contribuye a anticipar cambios necesarios. Una supervisión rutinaria y eficiente asociada con una capacitación en logística en el lugar de trabajo ayuda a la vez a prevenir y a resolver los problemas de abastecimiento y los recursos humanos limitados. En Zambia, la Unidad Nacional de Gerencia Logística (UNGL) radica en el almacén nacional de Medical Stores Limited en Lusaka. Este equipo de seis personas, todos empleados por Medical Stores Limited, trabaja duro cotidianamente para ingresardatos logísticos en bases de datos de administración de información logística y para entregar reportes de retroalimentación mensuales a los sistemas logísticos para antiretrovirales, pruebas de detección de VIH e insumos de laboratorios. Monitoreo y evaluación. Un monitoreo rutinario y una evaluación periódica del sistema de distribución y de las actividades del sistema logístico ayudan a demostrar si el sistema funciona, si hay áreas que pueden mejorar y si el sistema tiene algún impacto sobre la implementación de los servicios. El control de calidad Es importante entender el papel que tiene el control de calidad para lograr un sistema logístico eficiente y eficaz. Nótese que el control de calidad está presente entre cada actividad del ciclo logístico. El control de calidad no alude únicamente a la calidad del producto, sino también a la calidad del trabajo. El control de calidad aparece cuatro veces en el ciclo logístico: Entre Selección de productos y Cuantificación y adquisiciones. El control de calidad tiene un papel importante en el proceso de cuantificación y de adquisición de los productos correctos, basado en la selección y el uso apropiados del producto. Los productos que se cuantifican deberían de figurar en la lista nacional de medicamentos esenciales (LME), ser aprobados y registrados para su uso en un país determinado y estar incluidos en las guías de tratamiento estándar (GTE) apropiadas. Igualmente, los proveedores de servicios tienen que recibir capacitación apropiada en cuanto al uso de los productos antes de adquirirlos y distribuirlos a los centros de salud. Entre Cuantificación y adquisiciones y Control de inventarios. Las decisiones en cuanto a las adquisiciones se deberían de basar en el plan de insumos desarrollado durante el proceso de cuantificación. Para garantizar la calidad del producto, los requisitos de compras deben incluir especificaciones detalladas sobre el producto 8 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD y el empaque, así como las expectativas de calidad del producto en el momento de la entrega. Luego de la obtención de los productos, los gerentes de programas deben controlar la calidad de los insumos de salud antes de que ingresen al sistema de distribución. Los productos adquiridos deberían de pasar por aduana u otras inspecciones rápidamente antes de entrar en el sistema de distribución a los establecimientos. Entre Control de existencias y Servicio al usuario. Es importante monitorear la calidad de los productos durante la entrega, el almacenamiento y la distribución, y también cuando llegan al usuario. De igual forma, se debería monitorear la calidad de las condiciones de almacenamiento y los mecanismos de transporte. El sistema de control de inventarios/existencias se tiene que diseñar de tal manera que, si se sigue, los usuarios reciban los productos que necesitan en el momento que los necesitan. Entre Servicio al usuario y Selección de productos. Aun después de entregar los productos al usuario, el programa debe continuar con los controles de calidad. Los programas tienen que determinar si los usuarios están satisfechos con la calidad de los productos y también si los usuarios están satisfechos con el servicio recibido. Los trabajadores de la salud tienen que cumplir con las pautas estándar de tratamiento a la hora de proveer servicios a los usuarios; además tienen que reforzar la farmacovigilancia. El control de calidad tanto del producto como del servicio es esencial para alcanzar el éxito en la promoción del uso apropiado de los productos. Los usuarios deberían utilizar correctamente los productos que reciben y tendrían que estar satisfechos con los productos y servicios recibidos. Los resultados que se obtienen de la evaluación del nivel de satisfacción del usuario pueden emplearse para informar a los tomadores de decisiones sobre los productos que deben seleccionar en el siguiente ciclo de adquisiciones. Recuerde que el servicio al usuario se encuentra en la parte superior del ciclo logístico, lo que significa que se debe de entregar el producto correcto a los usuarios. El control de calidad se discute más detalladamente a lo largo del presente manual. La institución de mecanismos que aseguran la calidad a través de la cadena de suministros tiene que ocurrir para satisfacer los seis “correctos”, así como asegurar la entrega de los productos correctos en las condiciones correctas a los usuarios. Políticas y adaptabilidad Además de los elementos del ciclo logístico, dos factores adicionales –las políticas y la adaptabilidad- se relacionan directamente con el sistema logístico. Políticas. Los procedimientos y las normas gubernamentales afectan a todos los elementos del sistema logístico. Muchos gobiernos han establecido políticas sobre la selección de productos médicos (generalmente basada en listas de medicamentos esenciales), el mecanismo compra (por ejemplo, llamados a licitación a nivel internacional o recurriendo a compañías precalificadas), el momento en que los artículos deben ser distribuidos, el lugar y el modo en que los artículos son almacenados, y las cantidades que el cliente recibe (frecuentemente llamadas protocolos de distribución de productos). Las políticas fiscales y presupuestarias constituyen a veces las políticas de más influencia sobre un sistema logístico; pueden estar relacionadas con la garantía de fondos para la adquisición de productos o con el financiamiento de infraestructuras esenciales tales como almacenes o transporte. Los gerentes de programas de salud y demás personal dedicado a la logística pueden influir en estas políticas, aunque pueden posiblemente enfrentar retos enormes a la hora de implementarlas o modificarlas. Estos gerentes y personal de logística deben mantenerse informados sobre las políticas actuales e implementarlas según lo especificado. Adaptabilidad. La adaptabilidad es la característica típica de todos los sistemas de logística exitosos. Los sistemas logísticos se tienen que diseñar para que sean flexibles y se puedan adaptar a circunstancias constantemente cambiantes, como es el caso de los cambios en la demanda de un producto o de los cambios en las políticas de financiamiento de las actividades logísticas. No se puede volver a diseñar el sistema logístico cada vez que un nuevo producto aparece o cuando el consumo disminuye. De alguna manera, la adaptabilidad se refiere a la capacidad que tiene el sistema logístico para obtener exitosamente los recursos necesarios para responder a cambios en la demanda. Por ejemplo, conforme va aumentando la demanda, el sistema logístico tiene que ser suficientemente flexible como para reaccionar al aumento de las cantidades de productos que se van a mover a través del sistema. Esto puede implicar la construcción de más bodegas y la compra de más vehículos, o tal vez el incremento de la frecuencia de reabastecimiento a fin de evitar tener que buscar almacenamientos más grandes. La capacitad que tiene el sistema de satisfacer estas necesidades –o sea su adaptabilidad- tendrá un impacto sobre la disponibilidad de insumos. Mientras ciertos gobiernos siguen proponiendo una reforma del sector salud en su totalidad, a través de medidas de descentralización, integración o recubrimiento de costos, el sistema logístico debe seguir funcionando cuando se implementan las reformas. Para poder funcionar, un sistema logístico tiene que ser adaptable. 1• INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA 9 1.5 Términos clave de la logística Muchos de los términos mencionados en el presente manual tienen un significado especial propio a la logística, motivo por el cual las definiciones de un diccionario pueden diferir con las que se dan aquí. Los términos clave de la logística utilizados en el manual se definen a continuación, así como en el glosario ubicado al final del presente manual. Suministros, insumos, bienes, productos y existencias. Estos elementos circulan por un sistema logístico. Estos términos se emplean de manera intercambiable en todo el manual. Usuarios, clientes, pacientes y clientela. Las personas que reciben o utilizan los suministros. Estos términos se emplean de manera intercambiable en todo el manual. Usuarios es un término que comúnmente utilizan quienes recopilan información sobre usuarios nuevos o recurrentes, como es el caso en programas de planificación familiar. El término usuarios también puede referirse a las personas que utilizan un producto que no se entrega a usuarios o a pacientes pero que se utiliza para ellos, como sería el caso de pruebas para detección de VIH o un reactivo de laboratorio. En estos ejemplos, el consejero o el técnico de laboratorio es el usuario del producto. Pacientes es un término generalmente asociado a paciente en una clínica o un hospital que recibe tratamiento para una enfermedad, como sería el caso de los pacientes que forman parte de un programa de terapia anti-retroviral (TAR). Clientes es un término típicamente utilizado en el sector privado y contribuye a reforzar el concepto de atención al cliente. En los programas de salud pública, todos los usuarios y pacientes son considerados como clientes de la misma manera que un negocio considera a sus clientes: el proveedor de servicios, centro de salud y el laboratorio están aquí para servir a clientes. El concepto de atención al cliente también puede aplicarse entre los niveles de un sistema logístico: el almacén regional o provincial es el cliente del almacén central. Consumo, entregado, entregado al usuario, datos de uso. Datos sobre la cantidad de productos entregados a o utilizados por el cliente. Estos términos se emplean de manera intercambiable en todo el manual. Punto de entrega de servicios. Cualquier lugar donde los usuarios reciben suministros relacionados a servicios de salud. Los puntos de entrega de servicios (PES) son generalmente hospitales y centros de salud, aunque también pueden incluir unidades móviles, distribuidores de la comunidad, laboratorios y puestos de salud. Estos lugares se llaman PES porque allí se proveen servicios y se usan o se entregan productos. Sistema de distribución. Toda la cadena de almacenes y redesde transporte por los que se movilizan los suministros desde el fabricante al usuario, incluyendopuertos, almacenes centrales, regionales y de distrito, todos los puntos de entrega de servicios y vehículos de transporte, sin olvidar las redes de distribución de la comunidad. Véase figura 1-3. Al igual que un sistema de distribución de agua, el sistema logístico tiene tanques y tuberías (almacenes y medios de transporte) para almacenar y transportar el agua (el producto) a los hogares (los PES). A diferencia de un sistema de distribución de agua, cuyo flujo es generalmente continuo, un sistema de distribución logístico para programas de salud requiere del transporte para que, periódicamente, se trasladen suministros de un almacén a otro. En países con diversidad geográfica, los suministros pueden trasladarse en diferentes medios de transporte, como embarcaciones pequeñas, autobuses o incluso bicicletas. Lapso de reabastecimiento. Tiempo que transcurre desde que se piden nuevos insumos hasta que se reciben y estén listos para utilizarse. Cuando los gerentes de logística evalúan el grado de eficacia de un sistema logístico para cumplir con los seis “correctos”, analizan el lapso de reabastecimiento y tratan de acortarlo. Los insumos deberían llegar al cliente en el momento correcto, o sea antes de que el cliente pida el producto. El lapso de reabastecimiento se puede calcular dentro del sistema de un país determinado, desde la llegada al puerto hasta el usuario, entre niveles específicos del sistema, o inclusive el tiempo de reabastecimiento de las compras desde que un producto se pide hasta su llegada al puerto. Cuando se calcula el lapso de reabastecimiento, es esencial incluir todo el tiempo que transcurre hasta que los suministros están disponibles para su uso. Las existencias recibidas pero no inspeccionadas ni registradas, y que han sido organizadas en estantes, todavía no están listas para ser entregadas y, ciertamente, tampoco están disponibles para ser utilizadas. A fin de satisfacer las necesidades del cliente, los suministros deben estar disponibles para entregarlos al cliente cuando sea que los pida o los necesite. 10 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Figura 1-3: Sistema de distribución de insumos típico del sector público de un país determinado Almacén central Almacén regional Hospital de distrito Centros de salud Puestos de salud Almacén de distrito USUARIOS Puerto Promotor de salud comunitario 1• INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA 11 ¿En qué consiste el lapso de reabastecimiento en un país determinado? El lapso de reabastecimiento en un país determinado cuenta con las siguientes actividades: 1. El gerente del centro que hace el pedido (nivel inferior) determina que hacen falta más productos. 2. Se completa un formulario de pedidos que se envía al nivel superior. 3. El nivel superior recibe el pedido y un gerente lo aprueba (generalmente al firmar el formulario). 4. El gerente envía el formulario al encargado del almacén. 5. El encargado del almacén recoge el pedido, lo prepara y lo empaca, y se lo entrega a un conductor. 6. El conductor toma el pedido y lo transporta al centro que hizo el pedido. 7. El centro que hizo el pedido lo recibe, lo inspecciona visualmente, coloca el pedido en un estante y reporta el recibo en una tarjeta de control de estiba. El producto está listo para su distribución, o para ser entregado a usuarios, y aquí concluye el lapso de reabastecimiento. El lapso de reabastecimiento puede ser de unas horas o varios meses, dependerá de cada sistema logístico. Asimismo, puede variar de acuerdo con la velocidad de entrega, la disponibilidad del transporte, el estado de comunicación y, a veces, el tiempo. Cualesquiera que sean los factores que afectan el sistema, recuerde siempre considerarlos al calcular el lapso de reabastecimiento. 1.6 Más términos logísticos Muchos términos de logística pueden definirse mejor comparándolos con un término opuesto. Por ejemplo, asignación y requisición de reabastecimiento, datos de consumo y de distribución o sistemas verticales e integrados. En los apartados siguientes se compara cada uno de estos pares de términos. Aunque podrían definirse muchos conceptos más, se trata de comparaciones básicas esenciales que se encuentran en todo el manual. Sistema de asignación comparado con sistema de requisición Hacer pedidos es una actividad logística rutinaria. En la mayoría de los sistemas logísticos, se hacen pedidos de nuevos suministros una vez por mes o por trimestre, desde un PES hacia un nivel más alto. En algunos sistemas logísticos, la cantidad que se tiene que reabastecer la calcula la persona que hace el pedido. En este caso se habla de sistema de requisición. En otros sistemas, la cantidad que se tiene que reabastecer la determina la Asignación y requisición en el mundo del comercio En este manual nos referimos a asignación y requisición. El manual original en inglés incluye los términos empujar para asignación y jalar para requisición. Lo hace porque diferentes sectores u organizaciones pueden recurrir a una terminología diferente a la hora de referirse a conceptos similares. En las cadenas de suministro basadas en el sistema de asignación (empujar) del sector privado, los productos se pueden “empujar” o enviar desde el lado de la producción hacia el lado de la venta al pormenor; en este caso el productor determina los niveles de producción en base a datos históricos y a la estimación de la demanda. En un sistema basado en requisición, los consumidores “jalan” o sacan los productos cuando los necesiten o los quieran. Por lo tanto, la producción, las adquisiciones y la distribución se determinan por la demanda real, no por la demanda estimada. En la logística de la salud pública, se tiende a pensar en términos de asignación (empujar) y de requisición (jalar). En un sistema de asignación, el establecimiento del nivel superior decide cuáles suministros se tienen que empujar hacia el nivel inferior y en qué momento. En un sistema de requisición, el establecimiento de nivel inferior pide insumos conforme los necesita y los jala a través de la cadena de suministros. La diferencia entre asignación y requisición radica en la persona, o sea el nivel, que determina el reabastecimiento, no en los datos que se utilizan; idealmente, los datos deberían ser los mismos a través de los niveles. 12 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD persona que completa el pedido. En este caso se habla de sistema de asignación. • En un sistema de requisición, la persona que recibe los suministros calcula la cantidad que se solicita. • En un sistema de asignación, la persona que envía los suministros calcula la cantidad que se solicita. Volvamos al ejemplo del restaurante: si se sirve un bufet, los clientes seleccionan el tipo de comida que quieren poner en sus platos y la cantidad que quieren llevar; ellos deciden cuánta hambre tienen y seleccionan su comida como corresponde. El camarero no le dice al cliente lo que tiene que comer, el cliente es el que decide. Estos restaurantes utilizan un sistema de requisición. Por contraste, en el hogar, el cocinero generalmente decide qué servir y en qué cantidad de acuerdo con los gustos de la familia y los ingredientes disponibles; éste es un sistema de asignación. Las ventajas y desventajas de los sistemas de asignación y requisición se muestran en el cuadro 1-1. Nótese que el cuadro 1-1 muestra el contexto en el cual la mayoría de nosotros trabajamos, es decir un contexto en el que hacen los cálculos manualmente y un contexto en el que existen demoras en compartir información y retos en cuanto a la exactitud y la integridad de los datos. El cuadro se basa en la suposición que el establecimiento que recibe los insumos tiene acceso a datos más recientes que el establecimiento que los entrega. Sin embargo, si los sistemas de información funcionan correctamente y son automatizados (como es el caso en muchas partes del sector privado), y si los diferentes niveles tienen acceso a la misma información al mismo tiempo y pueden llevar a cabo los cálculos, entonces las diferencias entre el sistema de asignación y el sistema de requisición se desvanecen. Los principales asuntos que precisa considerar son: la visibilidad de los datos (por ejemplo, qué tipo de información se puede consultar, dónde y cuándo), los requisitos a nivel del personal (por ejemplo, ¿el personal disponible tiene la capacidad de hacer los cálculos?) y el nivel de las autoridades en cuanto Cuadro 1-1: Ventajas y desventajas de los sistemas de asignación y requisición ACTIVIDADES DEL SISTEMA SISTEMA DE ASIGNACION SISTEMA DE REQUISICIÓN Cálculos Ventaja: El nivel superior confía en sus Desventaja: El nivel inferior debe propios cálculos y en las cantidades tener la capacidad para hacer que entrega. cálculos, pero, aun así, es posible que el nivel superior deba Desventaja: El nivel superior debe verificar esos cálculos. calcular todos los pedidos. Uso de información Desventaja: Puede que la información Ventaja: En un sistema manual, que el nivel superior utiliza para hacer el nivel inferior dispone de la cálculos no esté al día. información más actual. Nota: Ningún sistema funciona si quienes toman decisiones no disponen de información. Lo ideal sería que todos los niveles utilizaran los mismos datos para tomar decisiones; sin embargo, los diferentes niveles no pueden siempre ver simultáneamente los datos más recientes. Capacidad de respuesta del Desventaja: Es posible que el nivel Ventaja: El nivel inferior dispone sistema superior no pueda responder de los datos más actualizados rápidamente a los cambios. y puede ser capaz de evaluar necesidades futuras. Necesidades de capacitación Ventaja: Menos personas requieren Desventaja: Es posible que los capacitación para calcular las cantidades niveles inferiores no dispongan de reabastecimiento. de los conocimientos necesarios para calcular las cantidades de reabastecimiento. Sentido de pertenencia por parte del personal Ventaja: Los gerentes consideran que Ventaja: El nivel inferior es el que tienen un mayor control del sistema. toma decisiones sobre pedidos y, por consiguiente, supone que tiene un mayor control del sistema. Volumen de trabajo del Desventaja: En los grandes sistemas, es Desventaja: El nivel inferior debe personal posible que el nivel superior deba hacer destinar tiempo a hacer cálculos más cálculos; tiene que calcular todos en lugar de prestar servicios a los pedidos para los establecimientos usuarios. del nivel inferior. 1• INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA 13 a presupuestos (por ejemplo, ¿el establecimiento individual de salud controla sus propios fondos para poder operar en un sistema de requisición o el distrito controla el financiamiento de los suministros, requiriendo así un sistema de asignación?). Los sistemas de asignación y de requisición pueden implementarse en un solo sistema logístico. Sin embargo, resulta generalmente ineficiente combinarlos en centros del mismo nivel. Por ejemplo, un sistema de requisición puede utilizarse desde el nivel central al regional y un sistema de asignación, desde los niveles regionales a los puntos de entrega de servicios. No obstante, debe implementarse un solo sistema dentro de cada nivel. Imagine la frustración y confusión que se produciría en un almacén regional si algunos establecimientos de salud requisitan suministros y otros necesitan que se les asignen suministros. Para que el sistema de distribución funcione correctamente, deben hacerse pedidos de cantidades apropiadas, que deben despacharse en el menor tiempo posible. Emplear dos sistemas en el mismo nivel genera confusión y demoras. Es importante además que, cuando se diseña un sistema logístico, el nivel inferior y el superior comprendan quién decide las cantidades que deben pedirse. Si el personal del nivel superior cree que se trata de un sistema de asignación, y el del nivel inferior de un sistema de requisición, los empleados del nivel inferior no entenderían porqué no reciben la cantidad que pidieron. Si esto sucede con bastante regularidad, el personal del nivel inferior podría suponer que nunca recibe lo que pide y dejaría de hacer pedidos. Racionamiento comparado con asignación No es raro funcionar en un contexto en el cual no se dispone de suficientes insumos de salud para poder satisfacer a todos. En este caso, se dice que no hay abastecimiento completo en un país determinado. ¿Qué conviene hacer en tal situación? Los sistemas de asignación y de requisición funcionan tal como se diseñaron en situación de abastecimiento completo. Cuando no hay abastecimiento completo, le corresponde al nivel superior determinar cómo distribuir equitativamente lo que está disponible. Este proceso se llama racionamiento. Sin embargo, si un sistema de requisición ya existe y que funciona cuando la cadena de suministros se enfrenta a subabastecimiento, el personal que calcula las cantidades necesarias puede darse cuenta que no cuenta con las cantidades pedidas. Este tipo de situación puede constituir un problema puesto que si los establecimientos no reciben lo que pidieron, es posible que pierdan confianza en el sistema. Por lo tanto, los niveles deberían comunicar claramente entre si los casos de discrepancias entre las cantidades pedidas y las entregadas. Si se anticipa que la situación de subabastecimiento se prolongue, tal vez se tenga que volver a diseñar el sistema. Los datos de consumo proveen información sobre la cantidad de bienes realmente entregados a o utilizados por los clientes ¿Consumo o distribución? Los sistemas logísticos cumplen con los seis “correctos” para el cliente. Por este motivo, todas las decisiones de logística deberían basarse en información sobre los productos recibidos o usados por el cliente. Los sistemas logísticos deben recopilar información sobre las cantidades de un determinado producto entregadas a los clientes. Un producto se considera utilizado luego de haber sido recibido por el cliente; aún si el producto es desperdiciado o descartado por el cliente, el sistema logístico todavía tendrá que reabastecer el producto, sin importar su uso final. (Nótese que al margen del ámbito de la logística, desde luego, conocer cómo el cliente utiliza o desecha el producto que recibe es un elemento que reviste especial interés). La información sobre la cantidad de productos entregada a los clientes se denomina datos de entrega al usuario, expresión frecuentemente abreviada como datos de consumo. Debido a que un punto de entrega de servicios es el único lugar donde se entregan suministros directamente a los clientes, constituye el único nivel en el que podemos recopilar datos de entrega al usuario. Datos de uso es otro término que tiene un significado similar a datos de consumo, salvo que, en este caso, el producto es utilizado por el cliente pero no se entrega directamente al mismo (por ejemplo, reactivos de laboratorio, pruebas para detección de VIH, etc.). En lo que concierne estos productos, los datos de consumo (uso) deben proceder del establecimiento o del nivel donde se utilizan los productos (el laboratorio, el lugar de pruebas, etc.). El sistema de distribución de insumos incluye todos los almacenes intermedios. Para hablar de la información sobre el transporte de productos entre dos puntos de almacenamiento, se utiliza el término datos de distribución. Por ejemplo, cuando el nivel regional entrega/reparte insumos al nivel de distrito, se habla de datos de distribución para 14 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD referirse a la información sobre la cantidad de producto transportada. Igualmente, cuando la farmacia de un hospital entrega insumos a otros departamentos, salas o dispensarios, también se trata de datos de distribución. Siempre que sea posible, las decisiones gerenciales de logística deben basarse en datos de consumo. Si el almacén regional distribuyó el trimestre pasado 50.000 condones al almacén de distrito, ¿debe distribuir la misma cantidad este trimestre? La respuesta es no necesariamente, ya que los condones podrían estar acumulándose en el almacén de distrito. La cantidad de distribución será más exacta si se dispone de información sobre la cantidad de condones entregados a los usuarios durante ese período. En todo este manual, hacemos hincapié en la importancia de utilizar datos de consumo para tomar decisiones. Los sistemas que no disponen de datos de consumo pueden sustituir esta información con datos de distribución. Sin embargo, si utiliza datos de distribución, asegúrese de siempre utilizar los datos de distribución del nivel más bajo posible. Por ejemplo, los datos de distribución de distritos a centros de salud son preferidos a los datos del almacén central a distritos, ya que las distribuciones de distritos deberían reflejar mejor la demanda de los usuarios. Todavía mejor, los datos de distribución del almacén del centro de salud al dispensario constituirían una estimación más cercana al consumo real. Dado que la relación entre los datos de distribución y la demanda de los usuarios no es exacta, especialmente en el nivel más alto de los datos de distribución, la recopilación de los datos de entrega al usuario reales debería ser una prioridad para los sistemas logísticos que no disponen de estos datos. Los datos de distribución proveen información sobre la cantidad de bienes distribuidos de un nivel del sistema a otro, o de un departamento a otro en el mismo establecimiento Integración de productos Muchos países disponen de diversos sistemas logísticos paralelos para seleccionar, obtener y repartir diferentes tipos de suministros a los clientes. Con frecuencia, los programas de salud (planificación familiar, salud materno- infantil, control de la malaria, control de la tuberculosis, VIH y SIDA) gestionan y reparten suministros para sus propios programas. Estos programas se denominan programas para enfermedad específica o, a veces, programas verticales; se llaman así porque, históricamente, se puede ver que tienden a tener estándares de procedimientos separados, cadenas de distribución separadas, y se pueden manejar desde el nivel central por diferentes unidades de gestión. No obstante, muchos países comenzaron recientemente a dirigirse hacia la integración de productos, es decir la combinación de la gestión de algunas o de todas las funciones logísticas para diferentes categorías de insumos (por ejemplo, planificación familiar, malaria y tuberculosis) dentro de una cadena de suministros compartida. Así, un sistema que gestiona anticonceptivos para el programa de planificación familiar también podría gestionar sales de rehidratación oral, vitamina A y otros productos para el programa de salud materno-infantil. Es posible que, dentro de un determinado país, algunas funciones logísticas se mantengan separadas mientras otras se combinan. Por ejemplo, pese a que los anticonceptivos, nevirapina para la prevención de transmisión de madre a niño (PMTCT, por sus siglas en inglés) y pruebas para detección de VIH, pueden obtenerse por programas separados, estos productos podrían posteriormente ser almacenados y transportados juntos. El proceso de adquisición en este ejemplo es separado (o vertical), mientras que el almacenamiento y el transporte son funciones integradas. A la hora de determinar cuáles funciones logísticas combinar entre sí, uno debe de considerar la administración de los requerimientos propios de cada producto (como la cadena fría o la vida útil corta) con el costo de las funciones y el servicio al cliente (por ejemplo, asegurarse que la unión de la distribución de distintos productos no interrumpa el servicio). Se puede leer más acerca de las consideraciones a tomar en cuenta para el diseño de un sistema logístico que integra los productos en el capítulo 10; también se puede consultar la lista de lectura sugerida ubicada al final del presente manual para obtener más información sobre cómo la integración puede afectar la logística. Integración de la cadena de suministro Este manual hace la distinción entre la integración de productos (tema descrito arriba) y la integración de la cadena de suministro. Al hablar de integración de la cadena de suministro, nos referimos a un proceso de mejoramiento del rendimiento que desarrolla vínculos continuos entre los diferentes actores, niveles y funciones dentro de una cadena de suministro dada a fin de maximizar el servicio al cliente. Los objetivos de la integración 1• INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA 15 Vertical comparado con funciones de distribución Al igual que muchos países, Malawi mantiene un sistema logístico vertical dedicado al programa de terapia anti-retroviral (TAR). Los medicamentos antiretrovirales se almacenan y se entregan separadamente de los medicamentos esenciales porque el sistema central de bodegas de medicamentos no puede llevar a cabo estas funciones para el programa de TAR. No obstante, en Nicaragua, los anticonceptivos y los medicamentos esenciales se almacenan y se entregan conjuntamente. En el caso de Tanzania, se almacenan, se entregan, se piden/hacen reportes para un conjunto de más de 150 insumos de salud por medio del sistema integrado nacional de logística. La integración de estas funciones logísticas ha reducido los costos de transporte y de administración. de una cadena de suministro son el mejoramiento de la eficiencia y la reducción de la duplicación de procesos; así, se mejora la disponibilidad de productos y, a menudo, se reducen los costos. Las medidas tomadas para mejorar el rendimiento son de varios tipos: unidades de administración logística, planes estratégicos mixtos, mecanismos de reparto de información y grupos de trabajo técnicos. En Ruanda, por ejemplo, el Grupo de Trabajo Técnico de la Planificación Familiar (FPTWG, por sus siglas en inglés) se formó a fin de mejorar la coordinación y minimizar la duplicación de esfuerzos. Gracias a reuniones regulares y el reparto de información, el grupo ha fomentado confianza de parte de los socios; a su vez, esta confianza contribuyó al mejoramiento de la disponibilidad asegurada de insumos: las estimaciones y las adquisiciones se realizan dentro de un plazo razonable, se minimizan los desabastecimientos, se capacitan más proveedores y se mejoran más centros en todo el país. El resultado final que procede de los esfuerzos del grupo es una mejor eficiencia y un mejor servicio al cliente. El presente manual se enfoca en la logística de la cadena de suministro y en la manera en que la integración de ciertas funciones dentro de la cadena puede crear un nivel de servicio más alto. En el mundo de las cadenas de suministro, los diversos sectores y organizaciones tienen su propia interpretación de la integración; por lo tanto, se pueden encontrar diferentes jergas o definiciones. Sin embargo, en el mundo de la salud pública, el enfoque se encuentra en una simplificación de la cadena de suministro de los programas para una enfermedad específica. De manera que este manual ilustra cómo crear funciones que se complementen, cómo establecer o fortalecer las conexiones que existen entre estas funciones y cómo estas actividades pueden respaldar abastecimientos fiables de productos de calidad. Servicio al usuario Independientemente de su lugar de trabajo en el sistema logístico, usted presta servicios a diversos tipos de clientes. Por lo general, las personas consideran al cliente un usuario final: el cliente que ingresa a un centro de salud para obtener un producto que necesita. Cuando usted trabaja en un establecimiento de salud regional o distrital, ¿tiene clientes? Sí; sus clientes son las personas a quienes usted les entrega productos. En este caso, a estas personas se las denomina clientes internos, en contraste con clientes externos, o usuarios finales. El almacén de distrito espera que el almacén regional preste un buen servicio al cliente. El almacén de distrito también espera recibir la cantidad correcta del insumo correcto, en el lugar correcto (su almacén), en el tiempo correcto, en la condición correcta y al costo correcto. Los seis “correctos” se aplican tanto a los clientes internos como a los externos. Toda persona que trabaja en logística debería recordar que presta servicios a clientes, ya sean internos o externos, y que, a su vez, él o ella es un cliente de su nivel superior. Observe el ciclo logístico en la sección 1.4 y preste atención a la posición de la etiqueta “Servicio al cliente”. El servicio al cliente está ubicado en la parte superior del ciclo para destacar la importancia de nuestra meta final: hacer llegar productos al usuario final. Todas las personas que trabajan en logística deberían tener esto presente. El cliente es el principal motivo de nuestro trabajo. 16 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Resumen del capítulo En este capítulo aprendió lo siguiente: 1. La razón por la que la logística es tan importante para todos los sistemas de salud: ¡Sin productos, no hay programa! 2. El propósito de un sistema logístico— 3. Suministrar los insumos correctos, en cantidades correctas, en la condición correcta, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto; y, por supuesto, proveer un buen servicio al cliente. 4. La manera en que los diferentes componentes de un sistema logístico funcionan en conjunto dentro del ciclo logístico. 5. Definiciones de términos clave de logística— – suministros, insumos, bienes, productos y existencias. Todos los artículos que circulan por un sistema logístico. – usuarios, pacientes y clientes. Las personas que reciben o utilizan los suministros. – consumo, entregado, entrega a usuario, datos de uso. Datos sobre la cantidad de bienes realmente entregados a o utilizados por los clientes. – punto de entrega de servicios. Cualquier centro donde los clientes reciben suministros. – sistema de distribución. Toda la cadena de almacenes y enlaces de transporte por los que se transportan suministros del fabricante al consumidor, incluidos puertos, almacenes centrales, regionales y de distrito, todos los puntos de entrega de servicios y vehículos de transporte. – lapso de reabastecimiento. Tiempo que transcurre desde que se piden productos hasta que se reciben y estén listos para su uso. – sistema de requisición. En un sistema de requisición, el personal que recibe los suministros calcula las cantidades de insumos necesarias. – sistema de asignación. En un sistema de asignación, el personal que despacha los suministros calcula las cantidades de insumos necesarias. – datos de distribución. Información sobre la cantidad de insumos enviados de un almacén a otro (ya sea entre niveles o dentro de un centro). – integración de productos. Se trata de combinar la administración de algunas o todas las funciones logísticas para diferentes categorías de insumos. – integración de la cadena de suministros. Proceso de mejoramiento del desempeño que desarrolla vínculos continuos entre los diferentes miembros del personal, los niveles y las funciones dentro de una cadena de suministro dada a fin de maximizar el servicio al cliente. Para continuar con la introducción a la logística, consulte la sesión 1: Introducción a la logística, que forma parte de la capacitación en línea: “Lessons in Logistics Management for Health Commodities” en la siguiente página web: http://deliver.jsi.com/dhome/topics/organizational/distancelearning 2 • Sistemas de información para la administración logística Objetivos En este capítulo el lector aprenderá lo siguiente: • el propósito de un sistema de información para la administración logística • la información esencial necesaria para la administración logística • el propósito de los tres tipos de registros logísticos y los datos que deben contener • el propósito de informar • los tipos de reportes logísticos y los datos que deben contener • el propósito de los reportes de retroalimentación en logística. Figura 2-1: El ciclo logístico 18 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD 2.1 Sistemas de información para la administración logística Así como se aprendió en el capítulo 1, la información es realmente el motor que impulsa todo el ciclo logístico. Se recopila información para tomar decisiones y, mejor sea la información obtenida, mejores resultarán las decisiones tomadas. Un sistema de información para la administración logística (SIAL) es el sistema de registros y reportes que se utiliza para recopilar, organizar y presentar los datos logísticos de todos los niveles del sistema. Lo más importante del SIAL es que permite al personal de logística recopilar los datos necesarios para tomar decisiones fundadas que, a la larga, mejorarán el servicio al cliente. Véase figura 2-1. Si los datos y la información se recopilan con otro fin que la toma de decisiones, no se deben recopilar en el SIAL. La recopilación de datos para la administración de un sistema logístico constituye una actividad separada de la recopilación de datos sobre usuarios y servicios de salud; un sistema de información gerencial en salud (SIGS) recopila estos datos. Existen unas cuantas diferencias clave entre un SIGS y un SIAL. Un sistema de información para la administración logística recopila, organiza y reporta los datos necesarios para la toma de decisiones en cuanto al sistema logístico. ¿Cuáles son las diferencias entre un sistema gerencial de información en salud (SGIS) y un sistema de información para la administración logística (SIAL)? SIGS SIAL ¿Qué información se Información sobre la salud de los Información sobre los insumos, por recopila? usuarios o sobre los servicios proveídos. ejemplo las cantidades entregadas, distribuidas, utilizadas, recibidas, extraviadas/robadas/dañadas, pedidas, etc. ¿Con qué frecuencia se La información se recopila y se La información se recopila y se recopila la información? registra diariamente, y generalmente, registra diariamente, y generalmente, se recopila y se reporta mensual o se recolecta y se reporta mensual o trimestralmente. trimestralmente. ¿Con qué frecuencia se La información recopilada se puede La información se analiza diariamente utiliza la información analizar mensual o trimestralmente a para evaluar el nivel de abastecimiento; para la toma de fin de determinar los patrones de una la información se analiza y utiliza decisiones? enfermedad; se pueden usar los datos mensual o trimestralmente para anualmente, incluso una vez por varios determinar las cantidades de años, para hacer seguimiento de los reabastecimiento o pedidos; la patrones de enfermedades o del uso información se utiliza anualmente para de los servicios de salud. realizar ejercicios de cuantificación. 2.2 Datos esenciales para la toma de decisiones Si los datos se recopilan para la toma de decisiones, debe saber qué tipo de datos recopilar y con qué frecuencia hacerlo. Para decidir qué tipos de datos debe recopilar, analice las decisiones que tiene que tomar. Piense en qué preguntas podría formular un gerente de logística. ¿Qué información necesitaría el gerente para responder a esas preguntas y tomar decisiones informadas? Las preguntas podrían incluir lo siguiente: • ¿Cuánto tiempo durarán las existencias actuales de suministros? ¿Cuándo tenemos que pedir más suministros? • ¿Dónde se encuentran nuestros insumos dentro del sistema de distribución? ¿Necesitamos trasladar suministros de un nivel superior a niveles inferiores? • ¿Dónde se encuentra el nivel máximo de consumo? ¿Necesitan más recursos estos establecimientos? • ¿Estamos perdiendo insumos dentro del sistema, requiriendo que tomemos medidas al respecto? • ¿Los insumos fluyen normalmente dentro del sistema de distribución? ¿Necesitamos ajustar el sistema de distribución para evitar embotellamientos en el sistema? • ¿Hay insumos que están a punto de vencer? ¿Deberíamos retirarlos del sistema de distribución? ¿Podemos volver a distribuirlos? ¿Se pueden usar antes de su vencimiento? 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 19 Para tomar decisiones logísticas, un gerente de logística necesita tres datos esenciales: (1) existencias disponibles, (2) consumo y (3) pérdidas y ajustes. Si bien en logística se puede hacer buen uso de otros datos, éstos son imprescindibles para administrar un sistema logístico: debe utilizar un SIAL para registrarlos y reportarlos. (Véase Cuadro 2-1.) Cuadro 2-1: Tres datos logísticos esenciales DATO DEFINICIÓN EJEMPLO Existencias disponibles Consumo Pérdidas y ajustes Las cantidades de existencias disponibles utilizables. (Los artículos que son inutilizables no se consideran parte de las existencias disponibles. Se les considera pérdidas del sistema.) La cantidad de existencias entregadas a los usuarios o utilizadas durante un periodo determinado. Las pérdidas son la cantidad de existencias retiradas del sistema de distribución por cualquier motivo excepto el consumo por parte de los usuarios o el uso en el punto de entrega de servicios (vencimiento, robo, daño, etc.). Los ajustes son las cantidades de existencias entregadas a o recibidas por otros establecimientos en el mismo nivel del sistema de distribución. Además, los ajustes pueden ser correcciones administrativas de los registros de existencias; por ejemplo, si, al contar los insumos, se llega a una cantidad diferente de la cantidad indicada en las tarjetas de control de existencias. Por este motivo, los ajustes pueden incluir tanto cambios positivos como negativos en las existencias. El centro de salud dispone de 300 frascos de paracetamol en su almacén el último día del mes. A nivel nacional, existen 780.000 frascos de paracetamol disponibles, según los datos de existencias disponibles de los centros de salud, de los distritos y del almacén nacional. El mes pasado, el centro de salud utilizó 120 pruebas de detección de VIH Determine. El mes pasado, el centro de salud entregó 1.045 condones a usuarios. El mes pasado, el hospital de distrito disponía de: • 30 condones masculinos vencidos (pérdida) • 4 DIUs robados (pérdida) • Le prestó a otro centro de salud 12 paquetes de sales de rehidratación oral (ajuste negativo). • Recibió de otro centro de salud 20 mosquiteros tratados con insecticida para prevenir la malaria (ajuste positivo). 2.3 Tres tipos de registros logísticos Desde la perspectiva de la logística, los productos de un sistema de distribución pueden estar sujetos a tres procedimientos: se pueden almacenar, transportar (en un viaje) o se pueden consumir (se utilizan). Dado que queremos monitorear constantemente los insumos en el sistema de distribución, debemos contar con tres tipos de registros logísticos para poder rastrear esos suministros. Cada tipo de registro tiene un formato y un uso distintos. • Registros de existencias. Contienen información relativa a los productos almacenados. • Registros de movimientos. Contienen información relativa a los productos trasladados. • Registros de consumo. Contienen información relativa a los productos consumidos o utilizados. Registros de existencias ¿Cuál es el propósito principal de los registros de existencias? Se utilizan para registrar información sobre los productos almacenados. ¿Qué datos esenciales contienen los registros de existencias? Deben contener, separada por producto, la cantidad de existencias disponibles, la cantidad de pérdidas y la cantidad de ajustes. 20 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD ¿Qué sucede con el tercer dato esencial, el consumo? Por lo general, los productos no se entregan (despachan) directamente del almacén al usuario. Por lo tanto, los datos sobre el consumo real no figuran en los registros de existencias. Los datos de distribución en el registro de existencias del nivel más bajo del sistema pueden sustituir los datos de consumo si éstos no están disponibles (por ejemplo, de un almacén a un dispensario). ¿Quién completa el registro de existencias? Puede hacerlo cualquier persona que reciba o entregue existencias del almacén, o cualquier persona que realice un inventario físico de las existencias; esto incluye el gerente u otro personal del almacén y el personal del punto de entrega de servicios. Las farmacias almacenan insumos y el personal debería también utilizar registros de existencias. El farmacéutico y el personal encargado de la farmacia son responsables de completar estos registros. ¿Cuándo se realizan las entradas en los registros de existencias? Se consignan en el registro de existencias siempre que se reciban o entreguen productos. También se registran las cantidades cuando se realiza un inventario físico de las existencias o en cuanto se note alguna pérdida. Cuando el registro está lleno, se inicia uno nuevo utilizando el saldo final del registro anterior. ¿Cómo se organizan los datos en un registro de existencias? Se organizan por fecha y por referencia de transacción (el número único de la transacción en el registro de movimientos por producto recibido o entregado y/o el nombre del establecimiento del que proceden los insumos recibidos y despachados). Registran cantidades recibidas, distribuciones, pérdidas y ajustes, y el saldo disponible. Igualmente, registran los resultados de inventarios físicos (es decir, cuando se cuentan los insumos para verificar la cantidad en el almacén). ¿Cuáles serían unos ejemplos de formatos de registros de existencias? Los formatos más comunes para los registros de existencias son las tarjetas de existencias y los libros mayores. Los diferentes tipos de registros de existencias incluyen tarjetas de existencias, tarjetas de control de existencias y tarjetas de control de estiba. ¿Qué es una tarjeta de control de estiba? Es un registro individual de existencias que contiene información relativa a un solo producto por número de lote (véase figura 2-2). Cada insumo del lote tendrá la misma fecha de vencimiento. Por ejemplo, una tarjeta de control de estiba contendría la información relativa a un solo lote de paracetamol en un almacén. En esta tarjeta, se deberían registrar las cantidades disponibles de paracetamol sólo para este lote, así como cualquier pérdida y ajuste para este mismo lote. Las tarjetas de control de estiba se encuentran con el producto en el almacén, generalmente en los estantes o en el lugar en la tarima donde se encuentra el lote. 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 21 Figura 2-2: Tarjeta de control de estiba ¿Qué es una tarjeta de control de inventarios? Es una tarjeta individual que contiene información relativa a todos los lotes de un solo producto. Se recomienda usar una tarjeta de control de inventarios para cada producto. La tarjeta de control de inventarios puede ser una síntesis de todas las tarjetas de control de estiba para un solo producto. Por ejemplo, una tarjeta de control de inventarios podría contener la información relativa a todos los lotes de paracetamol en un almacén. En ésta, se deberían registrar los totales de existencias disponibles de paracetamol en el almacén, así como los totales de pérdidas y ajustes sin tomar en cuenta el número de lote o la ubicación del producto en el almacén. Véase figura 2-3 para un ejemplo de de tarjeta de control de inventarios. Para asegurar la correcta administración de cada lote en los almacenes más grandes, es conveniente mantener tanto las tarjetas de control de inventarios como las de control de estiba puesto que los almacenes más grandes pueden almacenar muchos lotes de un mismo producto en diferentes lugares. En almacenes más pequeños, basta con guardar un solo registro de existencias, como una tarjeta de control de estiba o una tarjeta de control de inventarios. 22 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Figura 2-3: Tarjeta de control de existencias ¿Qué es un libro mayor de existencias? Es un registro de existencias que contiene la misma información que la tarjeta de control de inventarios descrita antes. A diferencia de las tarjetas de control de inventarios, un libro mayor de existencias está encuadernado. Se utiliza en lugar del formato de tarjeta individual. En algunos países, la política del gobierno exige el uso de mayores de existencias. (Los gerentes pueden considerar que el uso de este registro representa una mayor responsabilidad, ya que la ausencia de páginas resulta evidente). Sin embargo, el formato de libro mayor no es tan práctico como las tarjetas individuales, ya que resulta muy fácil que se acabe el espacio disponible para un determinado producto. Por otro lado, es difícil agregar nuevos productos y no ofrece la opción de ordenar alfabéticamente sus páginas, cosa que sí puede hacerse con una serie de tarjetas de control de inventarios conforme se agregan nuevas tarjetas. En muchos países, el Ministerio de finanzas determina el formato de registro de existencias es utilizado por todas las unidades del gobierno ya que los insumos son considerados parte de los activos del gobierno y, por lo tanto, se tienen que justificar cuidadosamente. (Véase figura 2-4.) 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 23 ¿Se deberían rastrear las pérdidas y los ajustes por separado? Una práctica adecuada es rastrear y reportar separadamente las pérdidas y los ajustes. Es muy útil rastrear las pérdidas por separado y utilizar estos datos como indicador del rendimiento del sistema puesto que los motivos de las pérdidas (como caducidad o robo) son distintos a los de los ajustes (como el traslado administrativo de los insumos). A modo de ejemplo, si se quiere medir el efecto de una iniciativa de un sistema de mejoramiento, como sería el caso de protocolos de seguridad más robustos, se tendría que medir un cambio en la tasa de pérdidas. A pesar de todo, recopilar datos sobre pérdidas y ajustes puede constituir un desafío, y más todavía si los datos se encuentran en dos columnas separadas en una tarjeta de control de estiba. Sin embargo, por lo menos las pérdidas se deberían rastrear. Por lo tanto, , el diseñador de un sistema debería de tomar tal decisión en el momento de evaluar la capacidad del personal y de los recursos para llevar a cabo esta actividad. Figura 2-4: Libro mayor de existencias (cubierta, contenido, página de productos) ¿Qué otros datos logísticos, además de los datos esenciales, se pueden incluir en una tarjeta de control de inventarios o en un libro mayor de existencias? Dado que la información se registra por fechas, tanto las tarjetas de control de inventarios como los libros mayores de existencias incluyen información relativa a la fecha de recepción de un envío y cuando se hacen distribuciones, junto con la cantidad del envío. Para rastrear el movimiento de existencias, las tarjetas de control de inventarios y los libros mayores de existencias también deberían incluir un número de referencia para el documento de envío o embarque. Automatización de los registros de existencias En Bangladesh, el almacén central del Departamento de Servicios de Ganadería (DLS, por sus siglas en inglés) utiliza un sistema de administración de inventarios de almacenes automatizado para rastrear las entregas, las salidas y el saldo de los insumos de control de la gripe aviaria. Este sistema automatizado permite al personal ahorrar tiempo y, además, mejorar la exactitud y la habilidad del DLS de coordinar una respuesta de emergencia en caso de un brote de enfermedad. 24 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Los registros de existencias deberían incluir una columna para comentarios u observaciones en las que se pueden reportar los motivos de pérdidas o ajustes. En establecimientos con más de un bodeguero, es necesario agregar una columna para anotar las iniciales de la persona que recibe, despacha o cuenta las existencias, para luego poder rastrear estas actividades. Además, tanto las tarjetas de control de inventarios como los libros mayores de existencias deberían incluir información de descripción de los productos (concentración, formulaciones, marcas y códigos de identificación) y la información de ubicación de las existencias. ¿Cómo y dónde se trasladan los registros de existencias? En general, los registros de existencias no se trasladan; permanecen donde están almacenados los productos (por ejemplo, en el almacén, la farmacia, la bodega). Registros de movimientos ¿Cuál es el propósito principal de un registro de movimientos? Los registros de movimientos se utilizan para registrar información relativa al movimiento de existencias de un establecimiento a otro. Además, los registros de movimientos constituyen una prueba de pedidos, salidas y/o entregas. ¿Qué datos logísticos esenciales se incluyen en un registro de movimientos? Si bien los registros de movimientos son fundamentales para registrar el movimiento de existencias, no necesitan incluir ninguno de los datos esenciales ya mencionados. A veces, el registro de movimientos se combina con algún tipo de reporte e incluye información como las existencias disponibles actuales y, según el diseño del sistema, las pérdidas y los datos de consumo. ¿Quién completa los registros de movimientos? El personal del almacén de los establecimientos de emisión y recepción asienta los registros de movimientos. En farmacias o en puntos de entrega de servicios, los bodegueros, el personal encargado de la farmacia o los enfermeros efectúan los registros de movimientos. ¿Cuándo se completan los registros de movimientos? Se inician cuando un establecimiento solicite o entregue existencias. Se asientan en cualquier momento del proceso de pedidos, salidas y entregas, una vez que la custodia del producto en movimiento cambia. Se cierran cuando el establecimiento receptor confirma la recepción de las unidades enviadas. ¿Cómo se organizan los datos en un registro de movimientos? Por lo general, se organizan por fecha y por referencia de transacción, lo que facilita la identificación de la transacción. Si sobran copias de registros de movimientos, puede indicar que un pedido se hizo pero todavía no se recibió, o que un insumo se despachó pero que la confirmación de recepción todavía no llega. Lo ideal sería que los registros de movimientos incluyan un número de referencia que identifique cada transacción. Los datos de un registro de movimientos se organizan de acuerdo al producto solicitado o entregado. Un registro de transacciones se utiliza generalmente para solicitar o entregar cualquier cantidad de productos. En los registros de transacciones sobre papel, los nombres de los productos pueden estar preimpresos o escritos a mano. ¿Cuáles serían unos ejemplos de formatos de registros de movimientos? Los formatos más comunes son las órdenes de reparto, los registros de recepción, los comprobantes de despacho, los comprobantes de entrega, y los comprobantes combinados de solicitud, despacho y recepción. El contenido de los registros de movimientos dependerá del número de transacciones y de la parte de las transacciones que se rastrean en el registro. Igualmente, el formato del registro de movimientos puede depender de que se trate de un sistema de requisición o de asignación. En todos los casos, es útil que figure en cada registro de movimientos un número de comprobante preimpreso para rastrear envíos individuales más fácilmente. ¿Qué es un comprobante de despacho y recepción (CDR)? Un comprobante de despacho y recepción (CDR) enumera los productos y las cantidades correspondientes enviados a un establecimiento. Incluye una columna aparte para las cantidades recibidas por si acaso algún producto se dañó o se extravió en el traslado. Los CDR se utilizan en los sistemas de asignación: el establecimiento emisor determina la cantidad que se tiene que mandar y despacha los insumos al establecimiento de recepción. Véase figura 2-5 para un ejemplo de CDR. Un CDR se tiene que completar por triplicado (tres copias). Véase figura 2-6 para una representación visual de cómo circulan los CDR entre los establecimientos. 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 25 1. El establecimiento emisor completa la fecha y las cantidades enviadas, firma el comprobante y manda las dos primeras copias (1 y 2) junto con los suministros al establecimiento receptor. La tercera copia (3) suele denominarse recordatorio ya que el establecimiento emisor la conserva para recordar que la confirmación de recepción del envío está pendiente. 2. El establecimiento receptor comprueba la cantidad recibida, firma el comprobante, envía de regreso la primera copia (1) y archiva la segunda (2). 3. Cuando la primera copia (1) llega al establecimiento emisor, éste se deshace de la tercera copia (3) y archiva la primera. Cada uno de los establecimientos retiene una copia completa del comprobante como archivo permanente. Todas las copias del CDR contienen el mismo número de transacción, lo que facilita la comunicación entre los gerentes de establecimientos si llegasen a tener que comunicar en caso de problema con el envío. Figura 2-5: Comprobante de despacho y recepción 26 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Figura 2-6: Circulación de los comprobantes de despacho y recepción ¿Qué es un comprobante de solicitud, despacho y recepción? Un comprobante de solicitud, despacho y recepción (CSDR) es muy similar a un CDR, salvo que se realiza solamente en un sistema de requisición (si se completa por el personal del establecimiento) (véase figura 2-7). Un CSDR enumera los productos y las cantidades correspondientes solicitadas por un establecimiento. Incluye también una columna aparte para las cantidades realmente surtidas. Este elemento es importante cuando resulta imposible entregar la cantidad entera solicitada de insumos. Al igual que un CDR, el CSDR incluye una columna para las cantidades recibidas donde se pueden señalar posibles pérdidas o daños producidos en el traslado. 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 27 Figura 2-7: Comprobante de solicitud, despacho y recepción Entre dos niveles, los CSDR deberían efectuarse por cuadruplicado (cuatro copias) en los sistemas de requisición. Véase figura 2-8 para el diagrama del flujo de los CSDR entre los establecimientos. 4. El establecimiento receptor completa la fecha y las cantidades solicitadas para cada producto, firma el comprobante y manda las tres primeras copias (1, 2 y 3) al establecimiento distribuidor. Conserva la última (4) como recordatorio que existe un pedido pendiente de recepción. 5. El establecimiento emisor abastece el pedido, firma el comprobante, envía de regreso las dos primeras copias (1 y 2) junto con los suministros al establecimiento receptor y conserva la tercera copia (3) como recordatorio. 6. El establecimiento receptor firma el comprobante, comprueba la cantidad recibida, envía de regreso la primera copia (1), archiva la segunda copia (2) y se deshace de la cuarta copia que servía de recordatorio (4). 7. Cuando la primera copia (1) llega al establecimiento emisor, éste se deshace de la copia que le servía de recordatorio (3) y archiva la primera. Cada uno de los establecimientos retiene una copia completada del CSDR como archivo permanente. Dado que la transacción tiene sólo un número de CSDR para ambos establecimientos, no debería haber lugar a confusión entre los gerentes si llegasen a tener que comunicar en caso de problema con el envío. 28 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Figura 2-8: Circulación de los comprobantes de solicitud, despacho y recepción ¿Qué otros datos logísticos, además de los datos esenciales, se pueden incluir en un registro de movimientos? Además de la descripción del producto y la cantidad correspondiente que se traslada, todos los registros de movimientos deberían incluir fechas, firmas y un espacio para hacer comentarios. Las firmas indican la responsabilidad hacia y la autorización de una transacción (procedente, por ejemplo, de un departamento de contabilidad o de un gerente de programa). Precisa limitar el número de firmas necesarias en un registro de movimientos, cuando sea posible, para reducir la carga administrativa y el tiempo requerido para obtener las firmas. Debería proveerse un espacio para poder explicar porqué las cantidades enviadas son diferentes de las cantidades recibidas. Registros de consumo ¿Cuál es el propósito principal de un registro de consumo? Sirven para registrar la cantidad de cada producto utilizado por o entregado a un usuario, o utilizados en un punto de entrega de servicios al proveer los servicios. ¿Qué datos esenciales contienen los registros de consumo? Tal como su nombre lo indica, contienen los datos de consumo o, más explícitamente, la cantidad de cualquier producto específico consumido en un período de tiempo específico. ¿Qué sucede con los otros datos logísticos esenciales: existencias disponibles y pérdidas y ajustes? Por lo general, los registros de consumo no registran las existencias disponibles ni las pérdidas y ajustes. ¿Quién completa los registros de consumo? Los proveedores de servicios que entregan productos a los usuarios o utilizan los productos en los puntos de entrega de servicios. 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 29 ¿Cuándo se completan los registros de consumo? Siempre que se entregan suministros a los usuarios o que los proveedores utilizan insumosdurante la entrega de servicios. La cantidad total de cada producto utilizado o entregado se suma al final del período sobre el que se informa. ¿Cómo se organizan los datos en un registro de consumo? Generalmente por fecha de visita, o por fecha de entrega o de uso. Registra la cantidad de un producto específico entregado a usuarios o utilizado por el usuario. ¿Cómo se organizan los registros de consumo? Los registros de consumo generalmente están encuadernados o impresos en un papel más grande que lo normal. Habitualmente se utiliza un registro (quizás de varias páginas) por mes; sin embargo, en un libro encuadernado, se debe comenzar una página nueva todos los meses. ¿Cuáles serían unos ejemplos de formatos de registros de consumo? Los formatos comunes incluyen los registros diarios de actividades (RDA), los registros de despachos de la farmacia, los registros del uso diario y las hojas de llenado. ¿Cuáles son algunas de las diferentes maneras de captar el consumo? Aunque esta sección se enfoca en los registros de consumo que captan la cantidad de productos realmente entregados, existen otras maneras de recopilar datos sobre el consumo. En ciertas circunstancias, los diseñadores de sistemas pueden escoger calcular el consumo basándose en las existencias disponibles y usando información de una tarjeta de control de estiba en lugar de un registro de consumo. Así, en Zimbabue el sistema de camión de reparto fue diseñado para calcular el consumo por medio de inventarios físicos. El grupo de reparto llega a un establecimiento, realiza un inventario físico y compara los resultados con el inventario físico anterior para calcular su consumo. El equipo de reparto calcula las cantidades de reabastecimiento basándose en este consumo y reabastece los productos de los establecimientos hasta el nivel máximo. Como alternativa, se puede estimar el consumo por el uso de los datos de distribución del nivel más bajo. Por ejemplo, el almacén de un centro entrega a menudo productos al dispensario o salas de hospitales. El uso de este tipo de datos de distribución puede constituir un sustituto para el consumo ¿Qué es un registro diario de actividades (RDA)? Registra la cantidad de cada producto recibida por un usuario (por nombre o por número de usuario) por fecha (véase figura 2-9). Estos registros funcionan mejor cuando las marcas (para los productos de planificación familiar) o los nombres/concentración/formulación de cada producto (para los medicamentos) están preimpresos en el formulario. En la parte inferior del RDA, la cantidad total entregada o utilizada se calcula para cada producto y luego se utiliza con el propósito de realizar un reporte. Otro ejemplo de RDA es el registro de despacho diario. 30 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD F ig ur a 2- 9: R eg is tr o d ia ri o d e ac ti vi da de s 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 31 ¿Qué es un registro del uso diario? Se utiliza para registrar las cantidades de un producto, generalmente relacionado con el laboratorio, que el personal del centro utiliza en una fecha particular. Por ejemplo, el número de pruebas de detección de VIH que se utiliza en un centro de consejería de VIH o un departamento de pruebas en un cierto día, o el número de tubos de Vacutainer™ que se usan en un laboratorio en un cierto día. Estos registros de uso funcionan mejor cuando los nombres de los productos ya están preimpresos en el formulario. (Véase figure 2-10) Figura 2-10: Registro del uso diario ¿Qué es una hoja de llenado? Se utiliza para registrar la cantidad de cada producto entregada a los usuarios (véase figura 2-11). Se coloca un tic o una marca (a menudo una X) por cada unidad entregada. En algunos casos, cada casillero representa un usuariousuario, y se escribe la cantidad de cada artículo entregado en ese casillero. En una hoja de llenado no se registra información por día ni por usuario. En algunos casos, las hojas de llenado pueden elaborarse en un cuaderno ordinario espiralado. Funcionan bien en centros de salud pequeños que no recopilan datos generales de pacientes y para los distribuidores de la comunidad. 32 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD F ig ur a 2- 11 : H o ja d e lle na do 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 33 Además de los datos logísticos esenciales, ¿qué otra información puede incluirse en un registro de consumo? Se puede incluir otra información en un registro de consumo. Sin embargo, precisa evitar su uso para recopilar datos que no sean útiles para la toma de decisiones en administración logística porque se volvería una carga para el personal clínico encargado de implementar el sistema. Una sobrecarga de campos de datos adicionales en los formularios implica una sobrecarga de trabajo para el personal encargado de llenarlos, lo que, a su vez, incrementa el riesgo de retrasar los reportes y de impedir que los datos se transmitan a tiempo para las tomas de decisiones. Sin embargo, si la recopilación de una cantidad limitada de datos sobre los servicios puede realmente reducir una parte de la carga de reportes que les corresponde a los proveedores de servicio, entonces resulta apropiada la inclusión de un segmento del reporte de datos sobre los servicios en un registro de consumo. Más importante aún, los datos relevantes tienen que recopilarse desde lugares apropiados en el sistema logístico; los formularios y los reportes utilizados para recopilar y transmitir la información deben ser claros y fáciles de emplear. ¿Cómo y dónde se trasladan los registros de consumo? Generalmente, los registros de consumo no se trasladan. Lo habitual es que queden en el establecimiento de entrega de servicios. Relaciones entre datos encontrados en los registros En un SIAL que funciona bien, las relaciones entre los datos de los registros son claras. Por ejemplo, en el nivel de entrega de servicios, los datos de consumo registrados en el RDA deberían aproximarse a las entregas registradas en la tarjeta de control de inventarios (TCI). Además, los números de transacciones que figuran en un CSDR o un CDR deberían coincidir con los números registrados en la TCI. Los gerentes de logística deberían comprobar la calidad de los datos periódicamente. La exactitud de los registros es crucial para la buena gestión de la cadena de suministros. En cualquier nivel del sistema, los gerentes deberían poder informar rápida y fácilmente sobre las existencias disponibles de cualquier artículo. En un almacén pequeño, esto puede implicar caminar por el almacén, ubicar las tarjetas de control de estiba y leer los números que contienen. En un almacén grande, esto puede implicar el poder localizar rápidamente el archivo de las tarjetas de control de inventarios o buscarlo en una base de datos. Toda la transacción debería ser clara: quién realizó el pedido y cuándo lo efectuó, cuándo se atendió y se despachó el pedido, y cuándo se recibió. Si surgen preguntas, se debería poder rastrear una transacción utilizando el número de referencia de los registros de existencias para localizar los registros de movimientos. Herramienta Software: Supply Chain Manager Supply Chain Manager es un sistema de información para la administración logística (SIAL) computarizado que permite a los gerentes de logística monitorear los niveles de existencias en toda la cadena de suministros. Para más información, mande un correo electrónico a askdeliver@jsi.com. 2.4 Sistemas de información y consolidación de datos Los registros de existencias, de movimientos y de consumo registran datos. Para que sean de utilidad, los datos recopilados deben estar a disposición de los gerentes de una manera que sea útil para la toma de decisiones. En esta sección, se examina de qué manera la información se traslada en los reportes. Los seis “correctos” para los datos de un SIAL Si los clientes esperan encontrar los productos correctos, en las cantidades correctas, en el lugar correcto, en el momento correcto, en condición correcta y al costo correcto (véase sección 1.3 sobre los seis “correctos”), ¿es razonable que los gerentes de logística esperen lo mismo de la información que necesitan? ¡Definitivamente sí! Los seis “correctos” se aplican también a los datos. Necesitamos los datos correctos (los datos esenciales), en el momento correcto (a tiempo para tomar acción), en el lugar correcto (el lugar donde se toman las decisiones) y en las cantidades correctas (contar con todos los datos esenciales de todos los establecimientos). Los datos deben ser de la calidad correcta (debemos creer que los datos son correctos y exactos) y obtenerse al costo correcto (no deberíamos gastar más para recopilar información que lo que gastamos en los suministros). 34 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD ¿Cómo llegan los datos a manos de quienes toman las decisiones? Como ya se explicó, los registros de existencias y de consumo permanecen en los almacenes y en los puntos de entrega de servicios, a pesar de que contienen todos los datos esenciales necesarios para la toma de decisiones. Y, a pesar de que los registros de movimientos se trasladan de un establecimiento a otro, normalmente no contienen datos logísticos esenciales. Los datos se deben entregar a los tomadores de decisiones para que puedan hacer su trabajo en base a información adecuada. Por consiguiente, los reportes se utilizan para poner datos esenciales en manos de quienes toman las decisiones. Sistemas de información Los reportes trasladan información entre los niveles superiores e inferiores de un sistema logístico y proveen a quienes toman decisiones a varios niveles la información correcta, en el momento correcto, en el lugar correcto, en la cantidad correcta, de la calidad correcta y al costo correcto. Se debe implementar un sistema de información para asegurar que la información se traslade de manera correcta y consistente. Un sistema de información en una cadena de suministros puede incluir niveles fuera de los almacenes y puntos de entrega de servicios. Por ejemplo, una Oficina de Salud de Distrito tal vez no cuente con existencias o no esté involucrada en la distribución de productos; sin embargo, esta oficina tiene que recibir reportes SIAL para asegurar que los centros cuenten con existencias apropiadas y para determinar si la Oficina de Salud de Distrito tiene que invertir más fondos y/o recursos para capacitación, contratación de personal, cantidades de suministros, etc. La figura 2-12 es un ejemplo de sistema de información que incluye a la vez reportes consolidados y reportes de retroalimentación. También destaca de qué manera los diferentes niveles involucrados en decisiones sobre presupuesto y supervisión (aunque no necesariamente en gerencia y distribución directas de existencias) requieren también información logística para poder tomar decisiones. Figura 2-12: Ejemplo de sistema de información logística: Programa nacional de vacunación 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 35 Reportes consolidados ¿Cuál es el propósito principal de un reporte consolidado? Se utiliza para trasladar todos los datos logísticos esenciales sobre productos de un establecimiento específico y un período determinado (por ejemplo, en forma mensual, bimestral o trimestral) a los encargados de tomar decisiones. ¿Qué datos logísticos esenciales contienen los reportes consolidados? Deben contener los tres datos logísticos esenciales: existencias disponibles, consumo y pérdidas. Los ajustes se pueden reportar si resultan útiles para la toma de decisiones; en este caso, se tienen que reportar separadamente de las pérdidas. ¿Quién completa el reporte consolidado? Por lo general, el gerente responsable de recopilar los tres datos logísticos esenciales realiza el reporte consolidado. Se suele preparar y presentar un reporte consolidado por o para cada establecimiento del que se requieren informes, para un período determinado. ¿Cuándo se completan los reportes consolidados? Se completan cuando finaliza el período de reportes (por lo general, mensual, bimestral o trimestralmente). Habitualmente se establece una fecha de entrega de reportes para los establecimientos de niveles inferiores, y luego se determina otro plazo para que cada nivel superior entregue los reportes al siguiente nivel. Por ejemplo, los centros de salud pueden tener hasta el décimo día del mes siguiente para entregar sus reportes a los distritos, los distritos pueden tener hasta el vigésimo día del mes para mandar sus reportes a la gerencia regional, y ésta última puede tener hasta el último día del mes para presentar sus reportes al nivel central. Algunos países escalonan su programa de reportes. Por ejemplo, en un sistema de reportes bimestrales, la mitad de los establecimientos del nivel inferior mandan reportes un mes y la otra mitad lo hace el mes siguiente. Este sistema tiene como ventaja de reducir la carga de reportes en los establecimientos del nivel inferior puesto que solo tienen que mandar reportes cada dos meses. La carga de trabajo en el nivel siguiente se reduce de la misma manera puesto que le corresponde revisar la mitad de reportes en un mes determinado. A pesar de todo, el sistema de reportes escalonados tiene implicaciones en la consolidación de datos, en los horarios de supervisión y en la gerencia de entregas. En lo que concierne a la consolidación de datos, tal vez se tenga que esperar un mes suplementario antes de que estén disponibles los datos de consumo. Se puede contemplar, por ejemplo, un sistema en el que la mitad de los establecimientos (grupo A) manda reportes a finales de febrero (para enero y febrero) y la otra mitad (grupo B) entrega reportes a finales de marzo (para febrero y marzo). Para poder determinar los datos de consumo a nivel nacional para febrero, se tienen que esperar los datos de los establecimientos del grupo B. ¿Cómo se organizan los datos en un reporte consolidado? Por lo general, los reportes consolidados se organizan por fecha: mensual, bimestral o trimestralmente, según el ciclo de reportes. Lo más frecuente es que provean información sobre las existencias disponibles iniciales, los productos recibidos, las cantidades despachadas o entregadas, las pérdidas, los ajustes y las existencias disponibles finales durante un período determinado. ¿En qué formatos se imprimen los reportes consolidados? Los formatos más comunes incluyen los reportes simples de los establecimientos, los reportes consolidados de los establecimientos y formularios combinados de reporte y solicitud. 36 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD ¿Porqué utilizar reportes autoequilibrados? Algunos reportes son autoequilibrados; quiere decir que si el revisor suma y resta datos en el reporte como conviene, puede determinar si un reporte es matemáticamente correcto. Veamos el siguiente reporte entregado por un almacén de distrito a uno regional: Saldo inicial + Recepciones – Entregas – Pérdidas ± Ajustes = Saldo final 100 + 35 – 65 – 0 ± 0 = 70 En este ejemplo, el supervisor del nivel regional puede ver claramente que los cálculos son correctos. Los informes autoequilibrados son útiles, pues permiten a los supervisores comprobar los cálculos. Es importante que el centro del nivel inferior lleve a cabo un inventario físico al principio o al final de cada mes; los reportes autoequilibrados pueden ayudar a los supervisores a comprobar la exactitud de las existencias disponibles, determinada por el conteo físico. Si los distritos completan los reportes sin comparar el saldo final con la cantidad disponible real, puede que los reportes autoequilibrados no reflejen las cantidades disponibles reales. Así, los saldos iniciales deberían coincidir con los saldos finales del reporte anterior, y el saldo final reportado debe ser igual al saldo de las existencias disponibles reales (no unas existencias calculadas); de esta forma, la cantidad que se tiene que solicitar está determinada directamente por las existencias disponibles reales y no por un número calculado. Si un inventario físico revela una discrepancia en las existencias disponibles iniciales o finales, la discrepancia debería registrarse como una pérdida o un ajuste para el período reportado. ¿Qué es un reporte consolidado? Una de las decisiones más importantes que deben tomar los gerentes de logística al recopilar datos en reportes consolidados consiste en determinar cuándo y a qué nivel se pueden consolidar los datos. La decisión en cuanto a qué datos consolidar y a qué nivel depende de muchos factores. Para empezar, ¿qué tan visibles tienen que ser los datos a nivel del establecimiento una vez que lleguen a los niveles superiores del sistema (por ejemplo, ¿el nivel central tiene que saber con exactitud lo que cada centro de salud entregó o sus existencias disponibles?)? Luego, ¿qué decisiones se tienen que tomar a qué nivel (presupuesto, supervisión, distribución de existencias, etc.) y qué datos detallados se requieren? Después, ¿cuáles son las responsabilidades y tareas actuales del personal que va a tener que recopilar los datos consolidados? ¿La consolidación de datos podrá constituir una sobrecarga? ¿Cuáles son los niveles que disponen de herramientas (computadoras) y de personal que pueden hacerse cargo de la consolidación? Veamos un sistema de distribución de tres regiones, cada una con dos distritos, y cada distrito con cuatro centros de salud. Los centros de salud envían mensualmente sus reportes al distrito. A su vez, el distrito reporta los datos a la gerencia regional y lo puede hacer de tres formas diferentes: 1. Incluir información del almacén de distrito únicamente en el reporte, y luego incluir una copia del reporte de cada centro de salud por separado. 2. Incluir información del almacén del distrito únicamente en el reporte, y luego sumar todos los datos de los centros de salud en un segundo reporte. 3. Sumar los datos del distrito y de los centros de salud pero, en la columna correspondiente a enviados/despachados, reportar únicamente los datos consolidados de entrega al usuario que proceden de las clínicas (sin incluir los datos de distribución del distrito a los centros de salud). Con cualquiera de estos tres métodos, el nivel regional recibirá todos los datos logísticos esenciales del distrito. Sin embargo, cada método tiene sus ventajas y desventajas. Éstas se describirán más detalladamente en el capítulo 3: Evaluación de los niveles de existencias. Errores en la consolidación A la hora de consolidar datos, resulta muy fácil reportar la información equivocada, a menos de que los procedimientos de consolidación de datos estén muy claramente establecidos. Es importante que el personal a todos los niveles entienda cuáles existencias disponibles reportar (solamente las del establecimiento que reporta, las del establecimiento que reporta y las de todos los centros de los niveles inferiores, o solamente la consolidación de los niveles inferiores). Si se reporta la información equivocada (como sería el caso de las distribuciones en lugar de los datos de entrega al usuario), las decisiones que se toman en base a estos datos resultarán también incorrectas. 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 37 ¿Qué es un formulario combinado de reporte y solicitud? Es un reporte consolidado que presenta la información al nivel superior siguiente y que solicita nuevos suministros. La ventaja de este reporte es que el nivel superior puede comprobar la necesidad, y que el nivel inferior envía un solo formulario que incluye a la vez su reporte de datos y su solicitud de suministros. A veces, el formulario de reporte y solicitud se combina con un comprobante de despacho y recepción, lo que resulta muy útil para los otros pasos en la transacción (véase figura 2-13). Otra ventaja que presenta la combinación del reporte con la solicitud es que, en muchos casos, los índices de reportes mejoran porque cuando un reporte está atado a un pedido, generalmente estimula una presentación a tiempo de los reportes. Es más probable que los establecimientos presenten sus reportes si reciben algo a cambio (reabastecimiento). Cuando los reportes están combinados con las solicitudes, precisa considerar el hecho que la frecuencia de los reportes establece la frecuencia de la distribución (por ejemplo, si el reporte se hace mensualmente, la distribución también tiene que hacerse mensualmente). El establecimiento emisor debe contar con la infraestructura y la capacidad necesarias para poder distribuir productos siempre que recibe reportes. Figura 2-13: Reporte y requisición mensual de ARVs (ultima hoja de un formulario de 4 hojas) ¿Cuál es la conexión entre los reportes consolidados y los registros de movimientos? El dato común entre estos dos es generalmente la cantidad de pedido/cantidad solicitada. Por ejemplo, la cantidad de pedido (columna J en el formulario de reporte y solicitud) debería ser igual a la cantidad solicitada en el comprobante de solicitud, despacho y recepción (véase figura 2-7). Una manera de optimizar la información es combinar todos los datos en un solo formulario, lo que permite tener todos los datos logísticos –así como la prueba de entrega- en una sola hoja de papel. Sin embargo, los almacenes tienden a tener su propio registro de movimientos. Además, la combinación de todos los datos en un solo formulario implicaría que este formato se traslade numerosas veces entre los diferentes niveles y, además, tener que recurrir a papel auto-carbonizado puede resultar un desafío por el número de copias necesarias. 38 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Además de los datos logísticos esenciales, ¿qué otra información puede incluirse en un reporte consolidado? La información que se encuentra en un reporte consolidado puede incluir también una mínima cantidad de datos de servicio. Los reportes consolidados siempre deberían proveer un espacio para comentarios, en especial para explicaciones sobre pérdidas y ajustes. La persona encargada de completar el reporte debe firmarlo e indicar la fecha. En los niveles superiores del sistema, el reporte consolidado también podría indicar la proporción de reportes recibidos. Por ejemplo, el reporte puede indicar que se esperaban 100 reportes pero que solamente se recibieron 92. Consciente de esto, el gerente del nivel superior siguiente puede establecer la precisión de los establecimientos en cuanto a la entrega de reportes y luego realizar ajustes matemáticos para los datos faltantes. ¿Cómo se trasladan los reportes consolidados? Se trasladan a través del sistema de distribución desde los puntos de entrega de servicios (PES) hasta la gerencia central. Según dónde se consolidan los datos, los reportes procedentes de los PES pueden trasladarse hasta el nivel central o pueden permanecer en el nivel en el que se consolidaron. Los reportes consolidados que están combinados con las solicitudes (pedidos) pueden saltar los niveles intermediarios y mandarse directamente a los niveles superiores, por lo general desde el establecimiento que procesa los pedidos (por ejemplo, el almacén del distrito o el almacén central). La ventaja de este sistema es que reduce el lapso de reabastecimiento para reportar la información. Sin embargo, los demás niveles tal vez requieran todavía ver los reportes consolidados por cuestiones de supervisión, de monitoreo del sistema de distribución y de presupuesto. Además, es posible reducir considerablemente el lapso de reabastecimiento de los reportes si éstos se envían electrónicamente, ya sea por correo electrónico, teléfono celular o por página internet/base de datos SIAL. Al mismo tiempo, el envío electrónico de reportes disminuye la posibilidad de perder reportes durante el traslado. Reportes de retroalimentación Como ya lo hemos mencionado, los gerentes de programas y de logística reúnen información para tomar decisiones. Cuando reciben datos que saben que son incorrectos, necesitan comunicarse con el establecimiento que los envió. Los gerentes también pueden utilizar los datos recibidos para felicitar a los establecimientos que avanzan hacia el cumplimiento de los objetivos del programa. Para llevar a cabo esta tarea, los gerentes pueden utilizar los reportes de retroalimentación (véase figura 2-14); estos reportes son tan importantes para los establecimientos y los gerentes como para los actores clave de los demás niveles de la cadena de suministros, particularmente en el nivel central. Los reportes de retroalimentación consolidan y analizan los datos contenidos en los reportes SIAL rutinarios presentados por los establecimientos. Estos reportes del nivel central contienen por lo general información sobre las tendencias del consumo, el nivel de abastecimiento nacional, el porcentaje de los establecimientos que mandan reportes y el porcentaje de los establecimientos que se enfrentan a un desabastecimiento. Los reportes de retroalimentación deben utilizarse para identificar problemas o debilidades generales del sistema logístico, informar la administración y planificación general del programa, y reconocer áreas de mejoramiento del sistema logístico. Resulta más fácil la preparación de reportes de retroalimentación cuando el SIAL es automatizado. Las computadoras identifican rápidamente los errores matemáticos y destacan los plazos incumplidos, enumeran los porcentajes de reportes previstos recibidos y buscan datos promedios, altos y bajos. Los reportes de retroalimentación son esenciales para los sistemas manuales también, aunque el tiempo y el esfuerzo necesarios para preparar y procesar los reportes a mano pueden resultar enormes. Todos los sistemas logísticos deberían diseñarse con mecanismos de retroalimentación. Retroalimentación para los establecimientos Los reportes de retroalimentación informan a los niveles inferiores sobre su desempeño, mejoran la capacidad, dan reconocimiento y, en algunos casos, proveen información sobre los reportes de otros establecimientos. Además, los reportes de retroalimentación dan a conocer a los gerentes de los niveles superiores cómo está funcionando el sistema. Los reportes de retroalimentación pueden ayudar a resolver muchos problemas. Por ejemplo, cuando los reportes consolidados son autoequilibrados, es fácil identificar con exactitud los errores en los reportes individuales. Los reportes de retroalimentación pueden incluir información sobre estos errores y cómo corregirlos. Además, los reportes de retroalimentación permiten dejar saber a la persona que envía el reporte que su trabajo fue recibido (y cuándo se recibió). También se pueden utilizar para motivar a los niveles inferiores a que entreguen informes exhaustivos, sin errores y a tiempo, y notificar sobre los establecimientos que realizan reportes de calidad y los que no. 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 39 La retroalimentación para los tomadores de decisiones en la cadena de suministros Los gerentes pueden utilizar los reportes de retroalimentación para medir qué tan bien funciona el sistema. Por ejemplo, un reporte de retroalimentación puede enumerar los establecimientos que se enfrentan a un desabastecimiento o a un sobreabastecimiento; o puede dar los porcentajes de estos establecimientos que mandan reportes a cada nivel; o proveer las cantidades de pérdidas o ajustes para cada nivel. De la misma manera, los reportes de retroalimentación pueden tratar de un solo establecimiento o de un solo producto. Además de proveer retroalimentación a los establecimientos, los reportes de retroalimentación se usan para entregar información a los encargados de tomar decisiones a través de toda la cadena de suministros. Cuando se habla de los encargados de tomar decisiones, se puede tratar de divisiones dentro del sector público, como por ejemplo el Ministerio de Salud, unidades de adquisiciones del gobierno, almacenes (por ejemplo, el almacén central de medicamentos [ACM] o distribuidores [si se re recurre a contratistas fuera del sistema]). Otros donantes, agentes de financiamiento, socios en la implementación y organizaciones no gubernamentales (ONG) también pueden ser encargados de tomar decisiones dentro de un sistema y les puede beneficiar el uso de reportes de retroalimentación. Un elemento clave de los reportes de retroalimentación, que se manden a un establecimiento o al almacén central de medicamentos, es que incrementan la visibilidad de la información al comunicar los datos logísticos a todos los niveles del sistema. Reportes de retroalimentación en Zambia Además de reunir y analizar datos logísticos, la Unidad de Gerencia Logística que radica en el almacén de Medical Stores Limited en Zambia entrega reportes de retroalimentación mensuales a los establecimientos. Estos reportes incluyen datos sobre la exactitud de los reportes entregados por los establecimientos y el nivel de abastecimiento actual de las existencias en el nivel central. ¿Qué se debe hacer si todos los establecimientos no entregan sus reportes a tiempo? Uno de los problemas más complicados para los gerentes de logística es decidir qué hacer cuando los establecimientos no entregan los reportes. ¿Debe enviar el reporte tarde? ¿Debe enviar su reporte sólo con los datos disponibles? ¿Debe reemplazar los datos que faltan o que son incompletos con datos disponibles? Cualquiera de estas respuestas podría ser apropiada. Cada programa puede tener un procedimiento diferente para manejar los datos que faltan. Y, más importante aún, todos los gerentes deben saber qué procedimiento seguir, y deben seguirlo sistemáticamente. Los reportes bien diseñados incluyen la cantidad de reportes previstos y el número de reportes recibidos, lo que permite a los gerentes de los niveles superiores calcular el porcentaje de reportes realizados. Es obvio que todos los gerentes deberían animar a los establecimientos a que entreguen sus reportes a tiempo. El supervisor debería comunicarse con todos los establecimientos que no cumplan con lo requerido antes posible y ofrecer ayuda. Véase el capítulo 3 para más información sobre el ajuste de datos en caso de reportes incompletos. 40 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Figura 2-14: Reporte de retroalimentación 2 • SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA 41 2.5 El uso de un SIAL para la toma de decisiones Fundamentalmente, el proceso de toma de decisiones puede visualizarse como una caja negra en la que fluye la información y de la que emergen las decisiones. A pesar de que ofrece una perspectiva algo simplificada, la figura 2-15 muestra lo que realmente hacen los gerentes de logística e ilustra algunos puntos importantes que con frecuencia se pasan por alto en el desarrollo de los SIAL. • Si le interesan las decisiones de toda índole, debe comprender el proceso de toma de decisiones. • Para mejorar las decisiones, podría (1) mejorar la información que fluye dentro de la caja o (2) mejorar el proceso en su interior. Éstos son dos tipos diferentes de actividades; en la mayoría de los casos, deben realizarse las dos simultáneamente para que surtan efecto en las decisiones. • No es posible definir una mejor información sin un entendimiento claro de cómo se toman las decisiones y del proceso de la toma de decisiones. Este es el principio más importante del desarrollo del SIAL: para diseñar un sistema relevante y útil, primero se debe considerar qué decisiones se toman y, segundo, cómo se toman. Se puede decir qué información es necesaria y cómo recopilarla sólo si se comprende bien este concepto. Por lo general, los sistemas de información fracasan porque la información que recopilan no es relevante para la toma de decisiones. Figura 2-15: Proceso de toma de decisiones Monitoreo de calidad del sistema de información para la administración logística Este capítulo se enfoca en los datos esenciales necesarios para la administración logística. Puesto que estos datos se utilizan para tomar decisiones informadas destinadas a mejorar el servicio al usuario, la calidad es un elemento esencial; de hecho, la calidad de los datos es uno de los seis “correctos” para los datos del SIAL. Aunque la calidad de los datos resulta ser un reto a menudo, existen pasos específicos que se pueden tomar a fin de mejorar la calidad de los datos del SIAL: Recopilación de datos: Todo el personal responsable de mantener los registros logísticos –ya sea de existencias, movimientos o consumo- debería ser apropiadamente capacitado y disponer de suficiente tiempo para cumplir con esta responsabilidad. Los formularios deberían ser claros y sencillos, y tener suficiente espacio para completar. Tiene que implementarse capacitación en servicio y supervisión capacitante para asegurar que los formularios sean completen correctamente. Reporte de datos: Los datos se deberían reportar regularmente y los gerentes de logística deberían revisar los reportes para verificar la calidad de los datos. Se pueden utilizar reportes de retroalimentación e incentivos para animar a los niveles inferiores a que entreguen reportes completos y sin errores. La combinación de reportes y solicitudes también motiva para reportar a tiempo. Monitoreo, consolidación y análisis de datos: Se debería validar los datos al compararlos con otros reportes para garantizar su ingreso, consolidación y reportee de manera exacta y consistente. Es importante asegurar una calidad óptima de los datos sin procesar a punto de ser analizados para que los reportes sean fidedignos para la toma de decisiones. SIAL automatizado: Un SIAL automatizado (es decir que utiliza computadoras, dispositivos de mano, teléfonos celulares o Internet) puede contribuir a una mejora de la calidad de los datos. Puede ayudar a reducir los errores matemáticos, a destacar información que falta y a facilitar la captura, el análisis, el reporte de los datos y los reportes de retroalimentación. Sin embargo, los SIAL computarizados son caros y requieren de aportaciones significativas (por ejemplo, hardware, programación, electricidad, capacitación, etc.); por lo tanto, se tiene que comparar cuidadosamente los beneficios para la mejora de la calidad con los costos. 42 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Resumen del capítulo En este capítulo aprendió lo siguiente: 1. El propósito de un sistema de información para la administración logística es recopilar, organizar y reportar datos que permiten al personal de logística tomar decisiones en cuanto al sistema logístico. 2. Los datos esenciales necesarios para la administración logística son: – existencias disponibles. Estas cantidades de existencias utilizables están disponibles en cualquier nivel o en todos los niveles del sistema. No se pueden contar los artículos inutilizables pero se tienen que considerar como pérdidas del sistema. – consumo. Las cantidades de un artículo particular entregadas a usuarios o utilizadas por proveedores de servicios durante un período determinado. – pérdidas y ajuste. Las pérdidas son la cantidad de existencias retiradas del sistema de distribución por cualquier motivo excepto el consumo por parte de los usuarios (por ejemplo, pérdidas, vencimiento, robo, daño, etc.) o por uso cuando se proveen servicios. Los ajustes incluyen las cantidades de existencias que se trasladan entre establecimientos o entre niveles. Los ajustes también pueden dar cuenta de cambios administrativos; por ejemplo, una corrección matemática después de un conteo físico cuando se halla una cantidad diferente de la cantidad indicada en las tarjetas de control de existencias. Recuerde: los ajustes pueden ser cambios positivos o negativos en las existencias. 3. Los tres tipos de registros logísticos y los datos que deben contener son: - registros de existencias. Éstos se utilizan para registrar información relativa a los productos almacenados. Como mínimo deben contener la cantidad de existencias disponibles, y la cantidad de pérdidas y ajustes. - registros de movimientos. Se utilizan para registrar la información relativa a los productos trasladados de un almacén a otro. No deben contener necesariamente todos los datos esenciales. - registros de consumo. Registran la cantidad de cada artículo entregado a un usuario o utilizado en un establecimiento. 4. Los reportes procesan los datos esenciales en un formato práctico para la toma de decisiones. 5. Los reportes consolidados deben contener los tres datos esenciales: existencias disponibles, consumo, y pérdidas y ajustes. Los tipos de reportes incluyen los reportes simples, los reportes consolidados y los formularios combinados de reporte y salud. 6. Los reportes de retroalimentación notifican a los niveles inferiores sobre su desempeño y, en algunos casos, proveen información complementaria sobre los reportes de otros establecimientos. Además, los reportes de retroalimentación dan a conocer a los gerentes de los niveles superiores la eficacia del funcionamiento del sistema. Para aprender más sobre los SIAL, consulte la sesión 2: Los sistemas de información para la administración logística, que forma parte de la capacitación en línea: “Lessons in Logistics Management for Health Commodities” en la siguiente página web: http://deliver.jsi.com/dhome/topics/organizational/distancelearning 3 • Evaluación de los Niveles de Existencias Objetivos En este capítulo el lector aprenderá lo siguiente: • el propósito de la evaluación de los niveles de existencias • los datos necesarios para la evaluación de los niveles de existencias • la fórmula general para evaluar los niveles de existencias • el modo de uso del análisis de las tendencias de los datos de consumo • el proceso para determinar los meses de existencias disponibles en cualquier nivel, si se cuenta con los datos de existencias disponibles y con los datos de consumo. 3.1 Evaluación de niveles de existencias Tal vez no lo sepa, pero puede ser que usted ya entienda los principios de la evaluación de los niveles de existencias. Un ejemplo simple de la vida diaria demostrará que es probable que evalúe con regularidad los niveles de existencias. ¿Con qué frecuencia decide preparar arroz y empieza por averiguar en el paquete cuánto arroz queda? Al determinar si la cantidad de arroz es suficiente, escasa o excesiva, está evaluando el nivel de existencias. Suponga que se le pidió evaluar los niveles de existencias de un suministro de aspirina en un centro de salud. Por ejemplo, encontró 100 tabletas de aspirina. Al contar con esta información, ¿diría que el centro de salud tiene demasiada aspirina? ¿Muy pocas? ¿Apenas lo suficiente? Lo que realmente quiere saber no es “¿cuántas aspirinas tiene el centro de salud?” sino “¿cuánto tiempo le durará el suministro de aspirina al centro de salud?”. Cuando responda a esta pregunta, está evaluando el nivel de existencias. Si sabe que la clínica entrega alrededor de 25 tabletas de aspirina cada mes, se puede determinar que el suministro de aspirina durará unos cuatro meses a partir de esta fórmula sencilla: El propósito de la evaluación de los niveles de existencias es determinar la duración de los suministros. .o, en este caso: Cantidad disponible de un producto dado Duración del producto= Cantidad utilizada durante un período determinado (en número de períodos) 100 tabletas disponibles = 4 meses de suministro de las tabletas 25 tabletas por mes s Acaba de realizar una evaluación del nivel de existencias de aspirina en la clínica. La evaluación del nivel de existencias es una función gerencial; es información que se utiliza donde sea que se evalúe el nivel de existencias. Por lo general, las evaluaciones de niveles de existencias no se escriben en reportes al nivel de los establecimientos, ni tampoco los números de meses de existencias disponibles registrados en las tarjetas de control de inventarios. El nivel de existencias se evalúa ante todo para tomar decisiones relacionadas con el reabastecimiento. Según el sistema de control de inventarios que utilice, con esta evaluación sabrá si debe hacer un pedido o, en algunos casos, solicitar un pedido de emergencia. Si, a partir de la evaluación, descubre que no necesita hacer un pedido, puede retomar sus otras tareas con la seguridad de que contará con suministros hasta su próximo pedido. 44 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD 3.2 Cómo evaluar los niveles de existencias Nuestra fórmula para evaluar el nivel de existencias puede expresarse en términos familiares para los técnicos en logística. La cantidad con la que contamos es la misma que las existencias disponibles. La cantidad que utilizamos es la mismo que la tasa de consumo. Dado que la evaluación de existencias se mide en relación con los meses de suministro (una medida conveniente dado que, por lo general, los datos se obtienen mensualmente a un nivel PES), el consumo promedio mensual (CPM) es uno de los datos más precisos para describir la tasa de consumo. ESTO. ES LO MISMO QUE. Cantidad con la que contamos Existencias disponibles Cantidad que utilizamos Tasa de consumo / consumo promedio mensual Cuánto tiempo dura Meses de existencias disponibles Con los términos logísticos, la ecuación es: Existencias disponibles = Meses de existencias disponibles Consumo promedio mensual Por lo tanto, las existencias disponibles y el consumo promedio mensual son los datos que se necesitan para evaluar los niveles de existencias. ¿Por qué es importante evaluar los niveles de existencias? Al evaluar los niveles de existencias, el tiempo es un factor esencial. En el ejemplo anterior de la aspirina, habría sido una situación muy diferente si la clínica hubiera entregado 100 tabletas de aspirina por semana y no hubiese recibido otro suministro durante un mes. Tal vez piense que 100 tabletas de aspirina sean una cantidad más que suficiente para una clínica o un hospital. O, por el contrario, si trabaja para o en un almacén grande, 100 tabletas de aspirina es muy poco, lo que hace que el suministro sea escaso. En consecuencia, es importante preguntarse la duración de los suministros. En la gestión logística, su trabajo es convertir los datos y los números en información que pueda ser utilizada para la toma de decisiones. En este caso, tiene que usar los datos para determinar si posee suficientes existencias hasta recibir el siguiente pedido y que estén disponibles para entregarse o distribuirse. Existencias disponibles Para calcular los meses de existencias disponibles, primero debe conocer la cantidad de existencias disponibles. Puede buscar los datos sobre existencias disponibles en sus registros de existencias (tarjetas de control de existencias, tarjetas de control de estiba, libros mayores o, tal vez, en su sistema computarizado). La fuente más exacta es el inventario físico. Los inventarios físicos se discuten detalladamente en el capítulo 8. Un inventario físico es el proceso por el cual se cuenta manualmente el número total de unidades de cada producto en su bodega o centro médico en un momento determinado. 3 • EVALUACIÓN DE LOS NIVELES DE EXISTENCIAS 45 Consumo promedio mensual Además de tener conocimiento de las existencias disponibles, también debe saber cuál es el consumo promedio mensual (CPM, o sea el promedio de las cantidades de productos entregadas a usuarios o pacientes en los últimos tres meses según corresponda). Se puede utilizar datos de consumo para determinar el CPM; los datos de consumo real se hallan únicamente en los registros de consumo (registros diarios de actividades, registros de uso diario u hojas de llenado). Dado que el consumo varía con el tiempo (a veces, estas variaciones son muy marcadas), no se debería utilizar los datos de un único mes. Para calcular el CPM, empiece por calcular un promedio simple sumando las cantidades consumidas en un número de meses y dividiendo el total entre el número de meses que usted usó. Al determinar el CPM, por lo general, debería analizar los datos de los últimos tres meses. Por ejemplo, imagine que durante los tres últimos meses, el número de blísteres de artemetero/lumefantrina (ALu) 1×6 entregado cada mes en un hospital fue el siguiente: Abril 1.250 Mayo 1.364 Junio 1.255 Total 3,869 Dilema decimal: consumo promedio mensual (CPM) Al calcular el CPM, probablemente obtendrá un número con decimal. Dado que no se puede distribuir una fracción de un producto, se debe redondear siempre hacia arriba el número a la unidad entera más cercana. El consumo promedio mensual es el promedio de las cantidades de productos dispensado a los usuarios o pacientes en los últimos tres meses, según corresponda. El consumo promedio mensual es: 3.869 (número total de blísteres) ÷ 3 (datos de tres meses) = 1.289,6 o 1.290 blísteres por mes (CPM) ¿Qué pasa con la cuestión de las temporadas? A la hora de decidir cuántos meses de existencias utilizar para calcular el CPM, se debería tener en cuenta las características particulares de los diferentes programas. Algunos programas tienen tendencias cíclicas; por ejemplo, durante la temporada de lluvias, la demanda y el uso de medicamentos antipalúdicos, pruebas y otros insumos pueden incrementar. Por lo tanto, en este programa, considerando el carácter temporal de la malaria, el uso de solamente tres meses de datos podría causar una subestimación de la demanda anual si se calcula al principio de la temporada de malaria, y una sobreestimación si se calcula al final de la temporada. Si los datos están disponibles, el cálculo resultaría más preciso al usar más bien los datos de seis meses. De la misma manera, se podría analizar la tendencia del año anterior y compararla con la del año en curso. Sin embargo, tres meses de datos son apropiados para la mayoría de los programas de salud para el cálculo del CPM. Utilización de la fórmula En el ejemplo anterior, si la existencia disponible de ALu 1X6 es de 3.000, y el CPM calculado para los blísteres es de 1.290 por mes, disponemos de los datos para evaluar el nivel de existencias. La fórmula es: .y el cálculo es: Existencias disponibles ÷ CPM = meses de existencias disponibles 3.000 blísteres ÷ 1.290 blísteres/mes = 2,32 o 2,3 meses de existencias disponibles 46 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD La respuesta que obtuvo significa que, en función de la utilización reciente, las existencias disponibles actuales de ALu 1×6 durarán por los próximos 2,3 meses. Si considera nuevamente por qué debe evaluarse la disponibilidad de existencias, recordará la importancia de este cálculo. Si recibió un reporte que indicaba una existencia de 3.000 blísteres en un almacén, podría suponer que esta cantidad es más que suficiente para varios meses. En realidad, dada la tasa de consumo actual, la duración de estas existencias sólo sería de 2,3 meses. Si no se reciben existencias antes de que transcurran los 2,3 meses, el establecimiento correrá el riesgo de quedar desabastecido y, en última instancia, no podrá cumplir con los usuarios. Dilema decimal: meses de existencias Al calcular meses de existencias, probablemente obtendrá un número con decimal. Si un mes es 1,0 entonces 0,25 meses equivale aproximadamente a una semana. En función del lapso de reabastecimiento, una semana de diferencia podría ser decisiva para obtener suministros y evitar un posible desabastecimiento. Por lo tanto, no se debe redondear al mes entero más cercano; se tiene que incluir una décima parte del mes. A la hora de evaluar el nivel de existencias, siga las reglas normales de redondeo: redondee hacia arriba al decimal más cercano si el dígito de la centena es igual o mayor a 5; redondee hacia abajo si es 4 o menor. Por ejemplo, 3,36 meses serían entonces 3,4 meses y 6,74 meses serían entonces 6,7 meses. 3.3 Cuándo evaluar los niveles de existencias Debería evaluar periódicamente el nivel de existencias de cada producto en su almacén. Se recomienda una evaluación mensual del nivel de existencias de todos los bienes en su establecimiento. Aun cuando sólo realice reportes o pedidos trimestralmente, debería evaluar el nivel de existencias con más frecuencia para garantizar que no correrá el riesgo de desabastecerse. El nivel de existencias siempre se debería de evaluar durante los ejercicios de cuantificación. Véase el capítulo 6 para más información. Si la cantidad de productos que almacena es grande, tal vez no pueda evaluar el nivel de existencias para cada producto en forma mensual. En tales casos, considere un análisis VEN (vital, esencial, no esencial): este análisis categoriza los productos según las prioridades de salud pública. Igualmente, puede considerar un análisis ABC: éste categoriza los productos por costo. Estos dos sistemas permiten generar subgrupos de productos que se pueden contar mensualmente, basándose en su importancia y su costo. Estas técnicas se describen en el capítulo 8. Evaluar frecuentemente el nivel de existencias es la mejor manera de garantizar que estará pendiente de posibles desabastecimientos. Con sólo observar un estante y tomar una decisión sin conocimiento de los datos de consumo podría generar desabastecimientos y, en consecuencia, los prestadores de servicios no podrán proporcionar un buen servicio a los usuarios. 3.4 Evaluación del nivel de existencias en cualquier nivel del sistema Como gerente de logística o de un programa de salud, es probable que trabaje en la capital o en un centro regional que comprende varios almacenes de distrito y provinciales, y/o centros de salud distribuidos en todo el país. A pesar de las distancias que separan a estos establecimientos dispersos, es importante que pueda evaluar el nivel de existencias en cualquier nivel de su sistema. Importancia del nivel de existencias en diferentes niveles Evaluar el nivel de existencias en cualquier nivel, o incluso en todos los niveles, le puede dar más que una idea del nivel de existencias en su propio almacén. Le permitirá saber también si: • Los niveles que supervisa enfrentan un sobreabastecimiento. • Los niveles que supervisa enfrentan un desabastecimiento; se necesitan envíos adicionales. • Existen productos que vencerán en almacenes antes de llegar al usuario. • Algunos establecimientos poseen demasiados insumos y otros no poseen los suficientes. • Los insumos llegan a los usuarios en lugar de permanecer en los almacenes. 3 • EVALUACIÓN DE LOS NIVELES DE EXISTENCIAS 47 Conocer el nivel de existencias a diferentes niveles de su sistema de distribución puede evitar estos problemas. Debería evaluar el nivel de existencias en diferentes niveles con la misma frecuencia con la que recibe reportes sobre datos de entrega a usuarios. Habitualmente, no todos los reportes se presentan al mismo tiempo. Un distrito puede presentar reportes mensualmente, mientras que un nivel central podría tener datos sólo trimestralmente. No importa cuándo lleguen los nuevos datos de entrega al usuario, éstos deben usarse para evaluar el nivel de existencias. Cómo evitar el vencimiento de los productos Una ventaja de la evaluación del nivel de existencias es que permite al gerente poder prever si los productos van a vencerse en el almacén y, si es el caso, poder remediarlo antes de que ocurra. Por ejemplo, si un gerente regional calcula que un almacén tiene más existencias disponibles de lo que va a poder distribuirse antes de la fecha de vencimiento, y si el mismo gerente sabe de otro almacén que se acerca a un desabastecimiento, entonces pueden ponerse de acuerdo y trasladar insumos para evitar el vencimiento en el primer almacén. De la misma manera, si el almacén central de medicamentos determina que dispone de más existencias de lo que va a poder distribuir a nivel nacional, puede organizar un traslado de insumos a otro país para evitar su vencimiento. La evaluación del nivel de existencias en los niveles superiores Cuando se evalúa el nivel de existencias en un nivel superior a los PES, a nivel del distrito por ejemplo, se pueden utilizar los datos de las existencias disponibles de una o más de estas tres fuentes: • nivel de existencias en el almacén de distrito • consolidación (suma) de los niveles de existencias en todos los PES que mandan reportes al distrito • consolidación de los niveles de existencias en el almacén de distrito más los PES que reportan al distrito. La fuente que utilice dependerá de la pregunta a la que quiera responder: ¿Quiere saber solamente el nivel de existencias del almacén de distrito? Las existencias disponibles en el almacén de distrito solamente no le van a decir nada sobre los niveles de existencias en los PES, pero sí van a indicar por cuánto tiempo el almacén de distrito puede distribuir insumos a los PES; esto es importante para determinar si el distrito necesita reabastecimiento. ¿Quiere saber solamente el nivel de existencias de los puntos de entrega de servicios? Si utiliza los datos de los PES solamente, sabrá cuál es la duración de las existencias en todo el nivel de entrega de servicios, pero no tendrá información sobre el almacén de distrito o sobre los niveles de existencias en cada PES. ¿Quiere saber los niveles de existencias del distrito en su totalidad? Si suma las existencias disponibles de los PES y del almacén de distrito, evaluará el nivel de existencias del distrito en su totalidad, pero no podrá distinguir entre las existencias en el almacén de distrito y las existencias en los PES. Algunos países realizan casi simultáneamente estudios especiales para evaluar el nivel de existencias para cada establecimiento en el sistema. Un estudio de este tipo genera una visión global de los niveles de existencias que puede brindar información a los encargados de tomar decisiones sobre cambios que necesiten planificarse para el próximo año. Es importante notar que cada vez que se suman datos, se puede perder cierta visibilidad en el sistema. Por ejemplo, si, en el nivel central, se quiere saber el nivel de existencias de establecimientos particulares, entonces no se puede consolidar ningunos datos. Si el nivel central necesita solamente el nivel de existencias del nivel regional, entonces los datos del distrito y de los establecimientos se consolidan y el nivel central no tendrá visibilidad de los niveles de existencias reales al nivel del distrito o en los establecimientos. 48 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Uso de los datos de existencias disponibles para evaluar el nivel de existencias en niveles superiores El ejemplo a continuación muestra cuatro métodos para evaluar el nivel de existencias en niveles superiores. Imagine que es el gerente de un almacén de distrito con dos centros de salud que le brindan informes. A finales del mes, realiza un inventario físico de su almacén y recibe reportes de ambos centros. Observa que: NIVEL EXISTENCIAS DISPONIBLES CONSUMO PROMEDIO MENSUAL MESES DE EXISTENCIAS Centro 1 100 200 0,5 Centro 2 600 300 2,0 Distrito 3.000 700 (distribuidos) 4,3 (basado en distribuciones) Método 1: Uso de datos de existencias disponibles del almacén de distrito solamente Dado que el distrito cuenta con los datos de entrega al usuario, puede realizar una mejor evaluación del nivel de existencias utilizando los datos de CPM de ambos centros. El cálculo sería: NIVEL EXISTENCIAS DISPONIBLES CONSUMO PROMEDIO MENSUAL MESES DE EXISTENCIAS (DE LOS CENTROS) Distrito 3.000 500 6,0 Si los supervisores regionales evalúan el nivel de existencias con estos datos solamente, se les escaparía un posible desabastecimiento en el nivel del centro 1. La región se sentiría segura al saber que el almacén de distrito cuenta con suficientes existencias para abastecer a sus centros de salud durante los próximos seis meses. Método 2: Uso de datos de existencias disponibles de los centros de salud solamente Si el distrito reporta solamente las existencias disponibles consolidadas de los centros a la región, el cálculo sería: NIVEL EXISTENCIAS DISPONIBLES CONSUMO PROMEDIO MENSUAL MESES DE EXISTENCIAS Ambos centros 700 500 1,4 Si los supervisores regionales evalúan el nivel de existencias con estos datos solamente, identificarían a una emergencia grave. Esta evaluación revela que los centros necesitan un reabastecimiento urgente. Sin embargo, dicha evaluación no nos muestra que la situación se puede resolver bastante rápido porque el distrito cuenta con suficientes insumos como para reabastecer los centros de salud fácilmente. Lo ideal sería que el supervisor regional disponga de estos datos, así como de los datos del método 1; así, el supervisor podría tomar una decisión bien informada. Método 3: Suma de datos de existencias disponibles del distrito y de los establecimientos Si el distrito reporta todos los datos consolidados, el cálculo sería: NIVEL EXISTENCIAS DISPONIBLES CONSUMO PROMEDIO MENSUAL MESES DE EXISTENCIAS Todos 3.700 500 7,4 Si los supervisores regionales evalúan el nivel de existencias con estos datos solamente, se les escaparía un posible desabastecimiento en el nivel del centro 1. La región sabría que existen suficientes suministros en el distrito entero, pero no podría decir cómo están distribuidos entre el nivel de distrito y el de los centros de salud. Método 4: Datos desagregados En una situación ideal, el supervisor regional recibiría todos los datos de todos los establecimientos. Esta información podría utilizarse para identificar problemas en todos los establecimientos en todos los niveles. No obstante, podría ser difícil procesar los numerosos reportes mensuales necesarios para tantos establecimientos. Los gerentes deben entender qué información brinda cada método de los presentados, y las fortalezas y debilidades de cada uno de ellos para poder elegir el método más adecuado a su programa. 3 • EVALUACIÓN DE LOS NIVELES DE EXISTENCIAS 49 Entender la evaluación del nivel de existencias en niveles superiores La figura 3-1 demuestra por qué es importante evaluar el nivel de existencias en los niveles superiores. La cantidad de existencias disponibles en todo el país (número total de meses de suministros en todos los niveles) parece ser relativamente estable y alto. No obstante, si evalúa sólo el nivel de existencias en el almacén central, podría creer que las existencias se están agotando rápidamente y que se necesitan más existencias urgentemente. La gráfica muestra que esto no es cierto; más bien, las existencias vuelven a distribuirse gradualmente a los niveles inferiores del sistema de distribución. Sin embargo, la gráfica muestra también que el producto se vuelve a distribuir en cantidades muy grandes: sus clínicas tienen 12 meses de existencias y ¡tal vez se enfrenten a sobreabastecimiento! Por lo tanto, es importante entender el nivel de existencias en todos los niveles del sistema cuando se administra un sistema de distribución. Figura 3-1: Evaluación del nivel de existencias Existencias de la clínica Existencias del almacén de distrito Existencias del almacén central. M es es d e ex is te nc ia s Año 1 Año 2 El ajuste de los datos de consumo Cuando evalúa el nivel de existencias en los niveles inferiores del sistema de distribución, usted debería basar el consumo promedio mensual en los datos reales de entrega al usuario (datos de consumo). Estos datos sólo pueden provenir de los PES. Sin embargo, podría tener problemas con los datos de consumo: los datos podrían estar incompletos por falta de un período de tiempo, los reportes podrían estar incompletos o podría haber desabastecimientos. Cuando los datos de entrega al usuario de los tres últimos meses no están disponibles, utilice una de las siguientes técnicas: • Utilice los datos de entrega al usuario de reportes completos anteriores (de más de tres meses). • Ajuste los datos incompletos para aproximar un reporte completo. • Ajuste los desabastecimientos. • Para los datos de consumo, sustituya con datos de distribución desde el nivel más bajo posible 50 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD El ajuste de los datos en reportes incompletos En niveles superiores, obtener el 100% de los reportes completos de los PES (que incluyan los datos de consumo) puede presentar un desafío. Muchos sistemas tienen estos desafíos porque es raro que todos los PES presenten reportes a tiempo. Cuando éste sea el caso y desee evaluar el nivel de existencias, puede utilizar los datos de consumo disponibles y ajustar los datos faltantes. Para ajustar los datos, divida la cantidad reportada por el porcentaje que reporta, usando la fórmula siguiente: Suma del consumo reportado = Consumo total estimado Porcentaje de reportes recibidos Por ejemplo, si recibe ocho de diez reportes, posee el 80% de los reportes esperados. Si la suma del consumo en estos reportes equivale a 100 unidades consumidas, entonces el consumo total estimado será de: 100 ÷ 0,80 = 125 estimadas unidades de consumo Al igual que con la evaluación de cualquier nivel de existencias, divida el consumo total estimado por el número de meses de datos utilizados (siguiendo las pautas descritas en la sección 3.2). Esto le proporcionará un CPM estimado que se pueda utilizar en la fórmula general a fin de evaluar el nivel de existencias. Si utiliza esta técnica para estimar el consumo, recuerde: • Documente cómo realizó el ajuste. • Si el porcentaje de informes es muy bajo (debajo del 70% por ejemplo), sustituya los datos de consumo con los datos de distribución (según se describe a continuación). • No todos los PES son iguales en términos de número de visitas de usuarios o de productos entregados. La técnica básica descrita aquí supone que las tasas de consumo para los PES faltantes son casi las mismas que para los PES que mandaron reportes. Sin embargo, si los PES que no han mandado reportes son muy diferentes de los que sí lo hicieron (por ejemplo, se sabe que entregan cantidades más grandes o más pequeñas a los usuarios), reemplace los datos de consumo por los datos de distribución, o ajuste los datos de consumo reportados para reflejar el porcentaje de consumo total representado por los establecimientos que entregan reportes. Para ajustar los reportes incompletos cuando los centros que no reportan no tienen tamaño similar a los que reportan, utilice la fórmula siguiente: Suma del consumo reportado = Consumo estimado durante período determinado Porcentaje de consumo representado por los que reportan El ajuste de los datos para el desabastecimiento Al obtener las existencias disponibles o los datos de consumo, es posible que observe un desabastecimiento. En algunos casos, podría descubrir que los establecimientos racionaron los suministros para evitar un desabastecimiento o que acapararon los suministros (reuniendo grandes cantidades) para evitar problemas futuros. Para los programas establecidos, si usted sabe que ocurrió un desabastecimiento, un acaparamiento, un racionamiento o algún dato incorrecto en un mes determinado, debería ignorar los datos de este mes e incluir datos de meses anteriores (antes de que ocurrieran estos hechos) hasta obtener tres meses de datos sin ningún problema de este tipo. Puede utilizar la siguiente fórmula para determinar un promedio de (n) otros períodos y utilizar este elemento como información para el período de desabastecimiento: 3 • EVALUACIÓN DE LOS NIVELES DE EXISTENCIAS 51 Suma del consumo en otros n períodos Número de períodos (n) = Consumo estimado durante el período de desabastecimiento Para los programas nuevos o en expansión, o para los programas que tengan consideraciones de temporadas, tal vez tenga que ajustar los datos de consumo para lo que habría sido si las existencias hubieran sido disponibles y distribuidas normalmente. En estos casos, es posible que no dispongan de suficientes meses de datos históricos o que, por cambios en el programa, los datos de los meses anteriores no reflejen las realidades actuales o futuras del programa. Por lo tanto, los supervisores podrían analizar tendencias, metas y datos de establecimientos que no enfrenten desabastecimientos, a fin de desarrollar suposiciones en cuanto a las tasas faltantes de consumo. Estos ajustes y cálculos no se deberían realizar a nivel de los establecimientos. El personal del nivel de los establecimientos debería enfocarse en proveer servicios y en servir a los usuarios, no en realizar cálculos sofisticados como los descritos aquí. Estos ajustes se efectúan por dos razones principales: (1) si se decidió que las cantidades de reabastecimiento deberían justificar los días desabastecidos y (2) cuando se evalúa el consumo para todo un programa o un país entero a fin de evaluar el nivel de existencias. Independientemente del enfoque escogido, documente cómo realizó el ajuste de datos y guarde notas detalladas sobre cómo hizo sus cálculos. Es importante saber cómo repetir la evaluación del nivel de existencias y calcular las mismas respuestas si se le pide que explique el proceso de toma de decisión. El uso de datos de distribución en lugar de datos de consumo Se pueden reemplazar los datos de entrega al usuario con los datos de distribución cuando realiza la evaluación del nivel de existencias en los niveles superiores, pero esto puede resultar problemático. Los datos de distribución pueden sobrevaluar el consumo si se trasladan cantidades excesivas de un producto de un nivel del sistema a otro. De la misma manera, los datos de distribución también podrían subvaluar el consumo si se racionan los productos. Para poder limitar la sobrevaluación o la subvaluación del consumo, en los casos de reemplazo de datos de de consumo con datos de distribución, es mejor recopilar datos de distribución de los niveles más bajos posible. Por ejemplo, podría tratarse de los datos de distribución de un almacén al dispensario. El ajuste de los datos de existencias disponibles Otro caso muy similar al ajuste de datos de consumo, es cuando se encuentra en una situación en la que no se reciben todos los reportes. Cuando no son disponibles datos completos de existencias disponibles en todos los establecimientos, los datos de existencias disponibles deben ajustarse en los reportes incompletos. Este proceso puede realizarse de dos maneras, exactamente como se describe en las explicaciones sobre el ajuste de los datos de consumo. El ajuste de las existencias disponibles por el reporte de porcentajes Para hacer este cálculo, divida la cantidad de existencias disponibles (ED) reportada por el porcentaje de reportes recibidos. Suma de todas las ED reportadas = ED estimadas para el fin del período Porcentaje de los reportes recibidos Sin embargo, no todos los PES son del mismo tamaño. El cálculo que acabamos de describir se puede realizar si usted piensa que los establecimientos que mandaron reportes son representativos de todos los demás. Si no los son, entonces tiene que hacer un cálculo ligeramente diferente. 52 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD El ajuste de existencias disponibles por el porcentaje representado Para hacer este cálculo, divida la cantidad de existencias disponibles (ED) reportada por el porcentaje de existencias disponibles de los establecimientos que reportan representa. Suma de todas las ED reportadas = ED estimadas al final del período Porcentaje de ED representado por los establecimientos que reportan Igual como lo hizo con los datos de consumo, documente todos los cálculos y las suposiciones que realizó, incluido las razones del método de ajuste escogido. Una vez más, este cálculo no debería efectuarse a nivel del establecimiento; más bien, los gerentes del nivel central (o, en ciertos casos, del nivel intermedio) deberían hacerlo cuando quieran evaluar el nivel de existencias para un producto. Datos para la toma de decisiones La evaluación del nivel de existencias es un ejemplo de uso de datos para la toma de decisiones: se realiza una evaluación y se toman las medidas necesarias. En niveles superiores, la evaluación de los niveles de existencias informa a los gerentes sobre el movimiento de las existencias dentro del sistema; los cuellos de botella en el sistema se identifican con mayor facilidad y se pueden tomar medidas. Los gerentes también pueden revisar el nivel de existencias para darse cuenta si los responsables del manejo de existencias están cumpliendo con el mantenimiento de niveles de inventario adecuados. La evaluación del nivel de existencias también es un buen ejemplo de técnica que permite observar los datos mediante un enfoque sistémico, es decir, observar cómo todos los elementos del ciclo logístico funcionan en su conjunto. La cantidad y la calidad de los datos le brindarán información sobre cómo funciona el SIAL. El saldo de existencias en cada nivel le informará sobre la ubicación de existencias en el sistema de distribución y puede identificar posibles problemas de vencimiento. El nivel de existencias le informa si los establecimientos mantienen las cantidades disponibles adecuadas. Los problemas con los niveles de existencias también pueden indicar problemas de transporte, problemas de gestión debido a prácticas de acaparamiento o de racionamiento y una variedad de dificultades logísticas. Por consiguiente, la evaluación del nivel de existencias puede brindarle información sobre el funcionamiento de su sistema. 3 • EVALUACIÓN DE LOS NIVELES DE EXISTENCIAS 53 Resumen del capítulo En este capítulo aprendió lo siguiente: 1. El propósito de la evaluación de los niveles de existencias es determinar la duración de los suministros. 2. Se necesitan datos específicos para evaluar el nivel de existencias: existencias disponibles y tasa de consumo. 3. La fórmula general para evaluar los niveles de existencias es la siguiente: Existencias disponibles ÷ consumo promedio mensual = meses de existencias Para calcular los meses de existencias, se tiene que seguir los cuatro pasos clave siguientes: 1. Organice los datos de consumo mensual para un producto dado en secuencia cronológica. 2. Calcule su CPM: – añada los tres últimos meses de datos – divida la suma por tres meses – redondee este número hacia arriba a la unidad entera más cercana. 3. Recopile sus datos actuales sobre existencias disponibles. 4. Calcule sus meses de existencias disponibles: – divida las existencias disponibles por el CPM – redondee este número hacia arriba a la decena fracción más cercana. Para determinar los meses de existencias disponibles en cualquier nivel, si cuenta con los datos de inventario y de entrega a usuario, realice lo siguiente: 1. Aplique la fórmula general utilizando las existencias disponibles para el nivel que quiera evaluar. 2. Para el CPM, utilice los datos de consumo real cuando sea posible y utilice el nivel más bajo de datos de distribución cuando no estén disponibles los datos de consumo. 3. Ajuste los datos reportados para mejorar los reportes incompletos. Para ajustar los datos de consumo, puede: – utilizar los datos de consumo de reportes anteriores – ajustar los datos incompletos para aproximar un reporte completo (ya sea por el reporte de porcentajes o el porcentaje representado) – ajustar los desabastecimientos – sustituir datos de distribución desde el nivel más bajo posible – tomar en cuenta el carácter de temporalidad, si aplicable, y ajustar si es necesario. Para aprender más sobre las maneras de evaluar los niveles de existencias a nivel local y a nivel nacional, consulte la sesión 3: Evaluación de niveles de existencias, que forma parte de la capacitación en línea: “Lessons in Logistics Management for Health Commodities” en la siguiente página web: http://deliver.jsi.com/dhome/topics/organizational/distancelearning 54 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD 4 • Sistemas de control de inventarios máximos y mínimos Objetivos En este capítulo el lector aprenderá lo siguiente: • el propósito de un sistema de control de inventarios • términos clave en el control de inventarios • descripción de tres tipos de sistemas de control de inventarios máximos y mínimos, y reglas para los responsables del manejo de las existencias en relación con cada sistema • cómo determinar cantidades de pedido/distribución • cómo definir niveles de existencias máximos y mínimos • las ventajas de utilizar un sistema de control de inventarios máximos y mínimos • cómo seleccionar el tipo de sistema de control de inventarios máximos y mínimos que se tiene que implementar. 4.1 El propósito de un sistema de control de inventarios Es probable que su hogar tenga numerosos sistemas de control de inventarios. Por ejemplo, piense en la leche en su cocina y considere las siguientes preguntas: • ¿Qué cantidad de leche fresca mantiene en su hogar? • ¿Con qué frecuencia compra leche? • ¿Cuál es la cantidad mínima de leche que quiere tener antes de comprar más? • ¿Qué cantidad de leche quiere tener en cualquier momento? • ¿Consume leche regularmente o su consumo varía? • ¿Cuántas personas en su hogar consumen leche? ¿Cambia este consumo? • ¿Existen limitaciones financieras o de otros tipos para comprar leche, como por ejemplo insumos limitados o transporte disponible? Aunque puede utilizarse cualquier otro artículo doméstico en este ejemplo, la leche es un buen producto para comparar con los productos de salud. Al igual que la leche, los productos de salud son artículos de primera necesidad: no quiere que le falten y cada uno de ellos puede utilizarse para muchas cosas. Por ejemplo, la leche puede utilizarse en el desayuno, con café y durante todo el día para cocinar o hacer pasteles. De igual forma, los antibióticos se utilizan en diversos tratamientos. Utilizar la leche como ejemplo también demuestra que simplemente tener una gran cantidad de un artículo no garantiza que siempre tendrá suministros, ya que la leche y los antibióticos se echan a perder (o vencen) después de un tiempo. Aunque tal vez no necesite tener un sistema formal de inventario para la leche, usted sí necesita un sistema más formal cuando se trata de asegurarse tener suficiente combustible en su vehículo; en este caso, se trata del indicador de gasolina (véase figura 4-1). Lo peor que puede suceder, y que puede prevenirse, es que se acabe el combustible. Del mismo modo, lo peor que puede suceder en un centro de salud es un desabastecimiento (ya no tener existencias). La mejor manera de garantizar que no sufrirá un desabastecimiento en un centro de salud es establecer un sistema de control de inventarios. Un sistema de control de inventarios informa al responsable del manejo de existencias cuándo hacer un pedido o hacer una distribución, la cantidad que debe solicitar o distribuir, y cómo mantener un nivel de existencias adecuado para todos los productos a fin de evitar desabastecimientos y sobreabastecimientos. 56 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD El indicador de gasolina de un vehículo lo ayuda a mantener su nivel de existencias. Figura 4-1: Indicador de gasolina Al conducir, usted echa un vistazo al consumo de gasolina de vez en cuando y decide cuándo comprar más gasolina. Al evaluar el estado de suministros del tanque, puede calcular cuándo y qué tanto llenar el tanque, en función de su destino (y quizás de su presupuesto). Los conductores utilizan a menudo la zona roja como un indicador de cuándo comprar más combustible. En otros casos, los conductores vuelven a echar gasolina un día específico de la semana, independientemente del nivel, hasta tener el tanque lleno. Al tomar una decisión sobre una estrategia, los conductores eligen una forma de control de inventario. 4.2 Términos clave en el control de inventarios Ya que se está hablando de los sistemas de control de inventarios, los siguientes términos clave son importantes: Sistema de control de inventarios máximos y mínimos. Un sistema de control de inventarios máximos y mínimos es un sistema que garantiza cantidades de existencias dentro de un rango establecido. En el presente manual, se utiliza el término sistema máximo-mínimo como abreviatura para un sistema de control de inventarios máximos y mínimos. Los sistemas de control de inventarios más exitosos en cuanto a la gerencia de suministros de salud son los sistemas máximo-mínimo de uno u otro tipo. Nivel máximo de existencias/Cantidad máxima. El nivel máximo de existencias es el nivel de existencias que los niveles de inventarios no deberían exceder en situaciones normales. El nivel máximo de existencias se establece como un número de meses de existencias (por ejemplo, el nivel máximo puede establecerse en cuatro meses de existencias). El nivel máximo de existencias indica la duración de los suministros. El nivel máximo de existencias puede convertirse en la cantidad máxima (por ejemplo, la cantidad máxima podría ser 120.000 unidades). El nivel máximo de existencias es fijo, mientras que la cantidad máxima de existencias varía a medida que cambia el consumo. La cantidad máxima se calcula al multiplicar el consumo promedio mensual (que puede cambiar) por el nivel máximo de existencias (número de meses). Por ejemplo, 100 mosquiteros (CPM) × 6 meses = 600 mosquiteros (cantidad máxima). Nivel mínimo de existencias/Cantidad mínima. Es el nivel de existencias en el que, en condiciones normales, se deberían tomar medidas para reponer el inventario. Al igual que con el nivel máximo, el nivel mínimo de existencias debería expresarse en un número de meses de existencias (por ejemplo, el nivel mínimo es un mes de existencias); luego puede convertirse en una cantidad (por ejemplo, la cantidad mínima es 30.000 unidades). El nivel mínimo de existencias es fijo, mientras que la cantidad varía a medida que cambia el consumo. Según el diseño del sistema máximo-mínimo, alcanzar el mínimo puede ser un indicador para solicitar un pedido (frecuentemente denominado nivel de nuevo pedido o punto de nuevo pedido). En algunos sistemas, alcanzar el mínimo puede indicar que se deben monitorear las existencias con precaución hasta solicitar el siguiente pedido o que se ha llegado al punto de pedido de emergencia, definido a continuación. Período de reabastecimiento/Existencias del período de reabastecimiento. Es el intervalo de tiempo de rutina entre las evaluaciones de los niveles de existencias para determinar si se debe solicitar suministros adicionales. Este término también se denomina un intervalo de pedido o intervalo de reabastecimiento, pero se prefiere período de reabastecimiento, ya que, en algunos sistemas máximo-mínimo, un reabastecimiento no siempre genera un nuevo pedido. Las existencias del período de reabastecimiento son la cantidad de existencias entregadas durante el período de reabastecimiento. 4 • SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS MÁXIMOS Y MÍNIMOS 57 Nivel de existencias de seguridad. Se trata del amortiguador, del colchón de seguridad o de la reserva de existencias disponible como protección contra desabastecimientos causados por distribuciones demoradas, demanda significativamente mayor a lo esperado u otros acontecimientos imprevistos. El nivel de existencias de seguridad se expresa en número de meses de suministros que, a su turno, puede convertirse en una cantidad. Nivel de existencias del lapso de reabastecimiento. Es el nivel de existencias utilizado entre el momento en que se solicitaron las nuevas existencias y el momento en que se recibieron y están disponibles para su utilización. El nivel de existencias del lapso de reabastecimiento se expresa en número de meses de suministros o como una cantidad. Punto de pedido de emergencia (PPE). Es el nivel de existencias que genera un pedido de emergencia; puede ocurrir en cualquier punto del período de reabastecimiento. El PPE tiene que ser menor al nivel mínimo. 4.3 Tres tipos de sistemas de control de inventarios máximos y mínimos Se pueden aplicar tres tipos de sistemas de control de inventarios máximos y mínimos a los sistemas logísticos para los suministros de salud: pedidos forzados, reabastecimiento continuo y pedidos estándar. Como ya se comentó, un sistema de control de inventarios sirve para determinar la cantidad que se tiene que solicitar o distribuir, así como el momento en que conviene hacerlo. Se utiliza la misma fórmula en cada uno de los sistemas para determinar la cantidad que se tiene que solicitar o distribuir. La diferencia esencial que existe entre los sistemas es lo que genera un pedido o una distribución, es decir, el momento en que se tiene que hacer el pedido o la distribución. 1. En un sistema de pedidos forzados, el fin del período de reabastecimiento es lo que genera el pedido. 2. En un sistema de reabastecimiento continuo, el hecho que un establecimiento llega al nivel mínimo es lo que genera el pedido. 3. En un sistema de pedidos estándar, el fin del período de reabastecimiento para los insumos que llegaron al nivel mínimo es lo que genera el pedido. Las secciones a continuación revisarán el cálculo de las cantidades a pedir o a distribuir, el momento en que se debería hacer el pedido/la distribución y las fórmulas para cada uno de los tres sistemas. En esta sección, usaremos el verbo fijar para referirnos al diseño de un sistema máximo-mínimo y el verbo calcular para referirnos a la implementación rutinaria del sistema. Los diseñadores del sistema fijan niveles en un sistema máximo-mínimo y los responsables del manejo de las existencias calculan las cantidades que se deben solicitar o distribuir. 4.4 Cómo calcular la cantidad a pedir o a distribuir Independientemente del sistema de control de inventarios utilizado, la fórmula para calcular la cantidad a pedir o distribuir es la misma. No importa si se trata de un sistema de asignación o de requisición. En un sistema de asignación, se calcula la cantidad a distribuir; en un sistema de requisición, se calcula la cantidad a pedir. Para calcular la cantidad que se debe solicitar o distribuir, los encargados de almacenes deben poder convertir los niveles de existencias establecidos (niveles máximos y mínimos de existencias) en las cantidades reales necesarias de un producto. Un encargado de almacén no puede, por ejemplo, enviar un pedido al almacén central solicitando dos meses de existencias de un producto. El almacén central no sabría a qué cantidad corresponden dos meses de existencias. El encargado del almacén debería utilizar la siguiente fórmula para calcular la cantidad de cada producto que debe solicitar o distribuir: Cálculo de cantidades a pedir o distribuir Cantidad máxima de existencias – existencias disponibles = cantidad a pedir/distribuir 58 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Siendo: • Cantidad máxima de existencias = Consumo promedio mensual × Nivel máximo de existencias • Consumo promedio mensual = promedio de las cantidades de producto entregadas a usuarios o a pacientes en los tres meses más recientes, según corresponda. Nota: véase el capítulo 3 para más detalles sobre el CPM. ¿Se deberían incluir las cantidades ya pedidas cuando se calculan las cantidades de pedidos? En un sistema bien diseñado y que funciona bien, el establecimiento debería reabastecerse antes de mandar su siguiente pedido o antes de su próxima distribución de insumos. Sin embargo, si un establecimiento no ha recibido el pedido o la distribución anterior por alguna razón, pero sabe con certitud que las existencias van a llegar, entonces debería sustraer las cantidades esperadas de la cantidad del próximo reabastecimiento. En este caso, la fórmula para calcular la cantidad a pedir debería ser: Cantidad de existencias máximas – existencias disponibles – cantidad ya pedida = cantidad a pedir. Ejemplo de cálculo de pedido (sistema de pedido forzado) Imagine un centro de salud en el que se le proporciona al responsable de las existencias un nivel máximo de tres meses y un punto de pedido de emergencia de un mes. Su período de reabastecimiento es un mes y ya llegó el fin del mes, o sea ¡ya es tiempo de mandar un pedido! Él calcula que su consumo promedio mensual (CPM) es de 100 condones por mes. Luego calcula su cantidad máxima: 100 condones (CPM) * 3 meses (nivel máximo) = 300 condones (cantidad máxima de existencias) Al fin del mes, cuenta con 200 condones disponibles. Con esta información, calcula la cantidad a pedir: 300 (cantidad máxima) – 200 (existencias disponibles) = 100 condones Según sus cálculos, necesita solicitar 100 condones este mes. 4.5 Cómo determinar el momento en que se tiene que hacer un pedido o una distribución La diferencia entre los tres sistemas de control de inventarios es lo que genera la necesidad de hacer un pedido o reabastecer . En esta sección se revisan las reglas que se aplican en los tres sistemas de control de inventarios máximos y mínimos: pedidos forzados, reabastecimiento continuo y pedidos estándar. Sistema de pedidos forzados máximos y mínimos Aunque este sistema de control de inventarios máximos y mínimos se llama pedidos forzados, este tipo de sistema máximo-mínimo puede utilizarse tanto en un sistema de requisición como en un sistema de asignación. En ambos casos, la acción del sistema de pedidos forzados máximos y mínimos ocurre al final de cada y todos los períodos de reabastecimiento; o bien el establecimiento solicita un reabastecimiento , o bien el establecimiento envía un reporte conteniendo datos que ayudan al proveedor a determinar la cantidad que se tiene que distribuir a este mismo establecimiento. 4 • SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS MÁXIMOS Y MÍNIMOS 59 Regla de decisión para el encargado de las existencias En un sistema de pedidos forzados, el establecimiento se reabastece conforme a la regla de decisión siguiente: Regla de decisión para el encargado de las existencias en un sistema de pedidos forzados máximos y mínimos Al final de cada período de reabastecimiento, revise todos los niveles de existencias y solicite o distribuya cantidades suficientes para alcanzar los niveles máximos. Mande un pedido de emergencia si el nivel de existencias para cualquier producto cae debajo del punto de pedido de emergencia antes del final del período de reabastecimiento. En un sistema de pedidos forzados máximos y mínimos, los encargados de manejar las existencias no utilizan el mínimo, ya que siempre actúan al final de cada período de reabastecimiento. Así, el período de abastecimiento es lo que genera un pedido. Los encargados de manejar las existencias deben tener cuidado de no llegar a un desabastecimiento. Por lo tanto, además de aplicar la regla de decisión para solicitar un pedido, se les debe proporcionar un PPE. Los encargados de manejar las existencias sabrán que alcanzaron el PPE si evalúan las existencias frecuentemente. Éste es el motivo por el cual, en sistemas que solicitan pedidos trimestralmente, el estado de existencias debería evaluarse más seguido. Los resultados de una evaluación del nivel de existencias alertan al responsable de manejar las existencias de la necesidad de solicitar un pedido de emergencia para un producto que ha alcanzado el PPE. Ventajas y desventajas del sistema de pedidos forzados máximos y mínimos Un sistema de pedidos forzados ofrece a la vez ventajas y desventajas: • La regla de decisión del responsable del manejo de las existencias es simple: solicitar/distribuir cada producto al fin del período. • Dado que los pedidos se solicitan a intervalos regulares (por ejemplo, al final de cada período de reabastecimiento), el transporte puede programarse para momentos específicos y, de esta manera, es más fácil garantizar la disponibilidad de los recursos de transporte. • Cada establecimiento hace un pedido o recibe un reabastecimiento al final de cada período de reabastecimiento. • Dado que todos los productos se solicitan/distribuyen al final de cada uno de los períodos de reabastecimiento, los encargados del manejo de las existencias no necesitan evaluar el nivel de existencias constantemente, a menos que consideren factible una posibilidad de desabastecimiento. • Una desventaja del sistema de pedidos forzados es que los pedidos de algunos productos pueden ser por cantidades pequeñas, ya que todos los productos se solicitan independientemente de las existencias disponibles. Sistema de pedidos forzados máximos y mínimos en Nepal En 2002, el Ministerio de Salud de Nepal decidió hacer una integración del sistema logístico para más de 200 insumos de salud, lo que significó que se iban a hacer pedidos para diferentes tipos de productos en el mismo formulario de solicitud de existencias y que todos se iban a entregar al mismo tiempo. A la hora de diseñar un sistema de inventarios máximos y mínimos apropiado para el sistema logístico integrado, el Ministerio de Salud tomó en cuenta la realidad de la distribución en Nepal. Dado que algunos establecimientos son extremadamente difíciles de acceder (para alcanzar algunos hasta se requiere caminar 14 días), el aspecto imprevisible de la llegada de los pedidos, como se requiere en un sistema continuo, no resultaba factible. Por lo tanto, el Ministerio de Salud escogió un sistema de pedidos forzados que incluya un período de reabastecimiento trimestral. En este sistema, los establecimientos deben solicitar hasta su nivel máximo cada trimestre; sin embargo, el pedido de emergencia es posible si el nivel de existencias cae debajo del punto de pedido de emergencia en cualquier momento. La disminución de la frecuencia de entregas hizo que los niveles inferiores tuvieron que mantener niveles más altos de existencias disponibles. En respuesta a la cuestión del cambio a nivel de requerimientos de espacio de almacenamiento, el Ministerio de Salud está reconstruyendo los 75 almacenes de distrito del país. 60 MANUAL DE LOGÍSTICA • GUÍA PRÁCTICA PARA LA GERENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE SALUD Variación del sistema de pedidos forzados: sistema de camión de reparto Una variación del sistema de pedidos forzados mínimos y máximos es el sistema de camión de reparto, a veces llamado sistema de relleno o sistema de camión de pan, o también sistema de inventarios administrados por el comerciante (sistema VMI, por sus siglas en inglés). Las reglas de decisión para el encargado de manejar las existencias y las consideraciones para el diseñador son las mismas que para un sistema regular de pedidos forzados. La diferencia entre un sistema de pedidos forzados regular y un sistema de camión de reparto es la forma en que se realizan las entregas. En un sistema de camión de reparto, se carga un camión con suministros al final del período de reabastecimiento. El camión y el equipo de distribución se desplazan a cada establecimiento, evalúan las existencias y dejan (rellenan) una cantidad de cada producto suficiente para que las existencias lleguen a su nivel máximo en dicho establecimiento. Sistema de camión de reparto (DTTU, por sus siglas en inglés) en Zimbabue El Consejo Nacional de Planificación Familiar de Zimbabue utiliza un sistema de camión de reparto para entregar insumos de condones, anticonceptivos, nevirapina y pruebas para detección rápida de VIH en los centros de salud. En este sistema de control de inventarios con pedidos forzados por camión de reparto, los centros no mandan pedidos. Más bien, los camiones de reparto pre-cargados con cantidades estimadas de suministros necesarios visitan 1.400 establecimientos trimestralmente para realizar cálculos de existencias y tareas de reportes, así como rellenar hasta el nivel máximo las existencias en los establecimientos visitados. El sistema DTTU en Zimbabue ha permitido un incremento significativo de la disponibilidad de los productos en todos los establecimientos. Igualmente, ha mejorado las tasas de reporte y, a la vez, ha reducido la carga de reportes para el personal de los centros de salud. Los sistemas de camión de reparto pueden ser sistemas de requisición o sistemas de asignación. En el primero, el camión llega, el encargado de manejar las existencias del establecimiento completa el reporte/registro de movimientos y hace su pedido desde el mismo camión. En el segundo, el supervisor en el camión

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